摘要：合同台账的建立，是为了更好的管理合同。电网企业对社会的日常运转具有重要的作用。工程的建设需要一定的合同进行规定和约束，现阶段电网企业采取的物资合同台账的管理则是顺应了社会的发展趋势，实现了物力的集约化。由于电网企业在改革的过程中，对合同台账的管理还受传统模式的制约，工作人员的工作强度和效率明显不成正比，因此转变传统模式，实现物资合同台账管理是电网企业亟须解决的问题。文章通过讲述物资合同台账管理的主要内容，分析传统合同台账管理的不足，强调物质合同管理系统的主要功能，促进合同的履约效率。
关键词：物资合同台账管理；存在问题；主要功能
一、引言
随着经济体制的改革和社会的转型，电网企业通过建立物资合同台账管理系统，加强了对电网合同台账的有效管理，通过约束合同当事人的行为，明确各自的责任和义务以及后续需要承担的法律责任，落实了公平交易的原则，也确保了企业生产安全、供应联系以及服务的提升，增加了风险管控能力，进而为合同安全、有效的履约和企业的可持续发展提供了保障。可见物资合同台账管理弥补了传统的合同管理模式的不足，对企业的发展和社会的稳定都具有重要作用。
二、物资合同台账管理的主要内容
1、合同的签约管理，主要包括对物资的采购要严格按照采购结果、技术规范、商务要求等，确保合同实质内容的一致性，同时签订的合同要符合合同文本的规范，合同签署完毕后应当予以签字或加盖单位公章或财务专用章等。
2、合同的履约管理，主要包括对已经生效的合同内容的执行，行使双方权利，履行双方义务，确保合同的时效性。
3、合同的变更和撤销管理，对于在合同履约阶段，由于出现突发状况或受不可抗力的影响，在确保合同法律效力的基础上，由合同当事双方协商，按照一定的程序，对合同内容予以变更和撤销。
4、验审核算管理，电网物资合同管理中，都要对物资进行严格的验收，按照验收、投运、质保三单并存的管理方式，统一结算单据，便于资金的支付和运转。一旦对物资进行了验审，就必须履行核算义务，支付费用或其他商品，并对该合同进行整理、存档，同时通过合同管理，若在合同期限内，出现违约情况，则可以对该行为予以追究法律责任，从而使交易行为具有了法律保障。
三、传统合同台账管理存在的主要问题
1、缺乏准确性和时效性。电网企业在早期就对计算机技术进行了简单的运用，逐步涉及到了台账的管理，尤其是电子表格，对于数据的记录和查阅较为方便，但是由于合同管理内容众多，数据繁杂，在数据整理、修改等过程中往往会出现数据漏入、错入或者混淆等情况，导致数据的不完整和不准确性，致使合同在实质内容上欠缺了保障，影响合同效力、履行，最终将会影响物资的核算和支付，给电网企业造成经济损失和信誉度下降。另外合同数据的操作往往是由工作人员手工录入、整理，然后计算、审核和支付，工作量大，强度高，不仅不利于保证数据的准确性，还造成了工作效率的低下。
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2、信息封闭性。现代社会处于一个开放的信息经济环境，所有企业都会对掌握的信息实现共享，便于企业交易行为的准确和规范，有利于企业的正常发展。但是传统合同管理模式仅仅是对于某一部门或某一人员进行操作，工作强度大，对信息的更新和反馈缓慢，无法及时有效的进行传递，缺乏了时效性，同时管理工作对同一数据也无法进行同时的操作和掌握，信息分析存在封闭性和滞后性。
3、缺乏风险管控性。数据的正确与否往往决定了合同风险的大小。传统合同台账管理中，由于多数是人工操作，在对电子表格数据和合同内容进行审核时，只能是靠自己去判断，管理系统无法自动的提示错误或提出限制，整体上也就无法保证合同内容的准确定，从而增大了合同的风险，等到具体的履行过程中才发现问题，为时已晚，已经对企业形成了不利影响。
四、物资合同台账管理系统的主要功能
1、导入功能。合同的签订是以投招标结果作为依据，若对标的没有达成一致，则双方就不会有签订合同的意向。根据台账管理内容，在标的结果下达以后，将会按照规范的、一定的导入模版，对数据进行集中、统一的导入 ，确保合同涉及的数据和内容具有详细性完整性和真实性，从而为合同签订、履约及结算工作奠定基础。
2、自动审核功能。 通过系统的导入功能，在将合同基本内容和数据导入完毕后，当事双方就中标意向签订纸质合同，并将合同内的关键信息与系统数据进行比对、审核，确定之后，将相应的合同进行系统上的审核，系统则会自动的对基本的审核信息进行记录，对于协议库存匹配单，只有对应的协议库存合同完成签订后，才可进行合同签订和审核。
3、交接管理和结算功能 。对合同履行结束后，当事双方就结算单据进行提交、审核管理人员可自动的在系统相应的板块上进行简单的步骤操作，所有信息一览无遗，之后对单据进行交接、登记、核算，并打印出交接单，单据交接完毕，而因提高了单据的准确性实现了数据的自动计算，使结算环节也变得相对简单，不仅提高了工作效率，也减轻了管理人员的工作强度，从根本上保证了合同管理的规范性和时效性。
4、信息查询和设置功能。物资部门是业务发展的基础，需适时对物资合同中实质内容和数据等相关信息进行统计和分析。而物资合同管理系统，本身就具有对角色管理、用户管理、日志管理和供应商管理等基础信息的设置功能，并可根据实际情况进行调整、更改等，从而在项目的基本信息上也都能进行多维度的查询，便于数据的汇总分析。
五、结语
物资合同台账管理系统的建立，弥补了传统台账系统上的不足，通过科学的板块、合理、简捷的操作流程，保证了合同运行的安全稳定，实现了合同管理的精准化，提高了电网企业合同管理的水平和工作效率，促进了企业与时代的接轨。
参考文献
[1]潘苇春《企业物资采购合同履约管理》.
[2]张道荣《电网企业物资合同台账管理系统的建设与实践》.
[3]郅青《电网企业物资合同管理探讨》.
论文作者:和心,李冰郁,刘宇,段琳凤,陈曦
论文发表刊物:《基层建设》2017年第22期
论文发表时间:2017/11/10
标签：合同论文; 台账论文; 物资论文; 电网论文; 企业论文; 数据论文; 管理系统论文; 《基层建设》2017年第22期论文;