文书档案整理方法的创新与应用论文_陈群英

文书档案整理方法的创新与应用论文_陈群英

广州市从化区卫生健康局(广州市从化区城郊街明珠社区卫生服务中心)广东省广州市从化区 510900

摘要:文书档案整理是档案管理工作中承前启后的关键环节,因此本文针对档案整理中存在的问题,探讨并提出了文书档案整理方法创新对策与应用。

关键词:文书档案;整理;创新;应用

文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理活动中形成的具有保存价值的文书资料,如公文、报告、批复、书信、契约等。文书档案整理则是将归档的文书档案文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目的过程,目的是让档案文件有序化。整理是档案管理的中间环节,上承文书资料收集,下续文书档案的保管、利用,它不仅关系文书与档案衔接的效果,也影响档案保管的方便性与利用的效率,所以文书档案整理是非常重要的基础性工作[1]。随着时代发展,文书档案管理也应与时俱进,档案整理工作需要创新发展。因此,本文对文书档案整理方法的创新与应用进行了探讨。

一、文书档案整理中存在的问题暨创新的必要性

(一)文书档案整理中存在的问题

1.归档范围不明确。文书成为档案的关键在于其保存价值,有些档案管理人员不熟悉归档范围,以为“有文必档”,将不需要归档的文书也进行归档,结果耗费大量人力、物力和财力。例如上级机关普发的不需本单位办理的文件材料。但也有走向另一个极端,需要归档的文件不整理,例如未就上级机关对本单位的批复或意见归档,导致重要文件无从查考。

2.归档分类不合理。根据《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)第5.2.2条,归档文件应按“年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)”等方法进行三级分类,可见按年度分类是档案文件分类的主要方法,但面对跨年度文书,有些人却不知道如何正确处理。因为文件资料的时间特征往往有多个,如成文时间、批准时间、收发时间等,而有些单位又有这样的习惯,年初大量发文,但落款日期却为上年底的日期,有人就归入到本年度范围。

3.归档编码不正确。根据DA/T 22-2015第6.3.1条,归档文件以件为单位编制页码。而文件本身就存在页码,于是有些人就以文件原来的页码进行编码。也有人习惯只编文件正面页码,不编背面页码。还有人只编奇数页码,不编偶数页码。更有人对折叠纸张编码困惑,里面编了页码,折叠后外面又编页码。凡此种种,造成编码的混乱。

4.档案装订不规范。DA/T 22-2015第6.2节对装订有明确的规定,尤其是第6.2.3条规定,不使用回形针、大头针、燕尾夹等材料进行装订,然而有些人可能为图省事,不取下文件上的订书钉、回形针就装订起来,甚至有人省去了装订步骤,直接用夹子夹住文稿就归档了。

5.随意省略备考表。DA/T 22-2015第6.4.2条对备考表包含的内容、填写要求作了规定,然而有些人并不理解备考表的作用,以为可有可无,于是干脆不填写备考表。

(二)文书档案整理方法创新的必要性

以上问题的出现,反映了文书档案整理工作仍有改进的空间。随着信息技术的迅猛发展,在文书档案整理过程中不仅要按传统方法进行组件、分类、排列、编号、编目、装订、装盒、排架,还要针对归档电子文件进行整理,工作量比较大,花费的时间比较多,于是就对档案整理有所懈怠,出现顾此失彼、疏忽遗漏、各种差错问题,因此文书档案整理工作应有所创新。创新途径,一个是利用现代管理技术提高文书档案整理工作效率,计算机技术可以成为也应成为文书档案整理工作的得力助手;第二个是档案管理人员应当主动适应现代管理手段的应用,信息技术不仅可提高工作效率,而且能够带动文书档案整理方法上的变革,例如不需要重新制定案卷标题,以件为基本归档单位后,可以利用计算机检索,减少人工操作的差错[2]。因此,文书档案整理方法亟待创新和变革。

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二、文书档案整理方法的创新策略与应用

(一)加强文书与档案的衔接

文书档案整理工作量大,容易出现差错,有一个原因是文书与档案分块管理,两个体系存在割裂现象。虽然分块管理使系统内分工明确,但也因此造成文书与档案衔接脱节。为改变这种状况,应加强两者的衔接,文书、档案一体化就是最有效的方法。采用文、档一体化可以简化流程,提高工作效率。尽管这种做法早有人提出,但实践效果却不理想,这与主管领导对文书档案重视程度不够有关[3]。因此,文书档案工作人员应主动向单位领导提出建议,加强档案部门与文书产生部门的联系。目前来看,可以先从加强前端控制做起,将文书档案要求纳入文书处理程序之中,由档案整理人员向文书人员提出要求并进行监督,这样可减少文书档案整理环节的许多麻烦,从而提高档案管理效率。

(二)提升文书档案工作人员的业务能力

前述归档范围不明确、归档分类不合理、归档编码不正确、档案装订不规范、随意省略备考表等问题,显然与档案工作人员业务素质有关系。目前,不少单位档案员岗位不固定,所学专业可能并非档案管理专业,对文书档案整理要求一知半解,在工作中拿捏不准、把握不当,所以应加强档案工作人员的培训,提高档案管理理论水平,同时应加强档案工作人员之间的交流互动,取长补短,总结经验。另外,应参照国家档案局相关标准制定本单位的《文书档案整理细则》,细化文书档案整理工作的具体要求。例如根据本单位文件特点,划分为发文件、批文件、办文件、其他文件四类进行整理,明确每一类文件具体归类要求。再如对于跨年度的普通文件按正文落款日期归档,而对于年终总结、计划、统计报表按签发日期归档。

(三)改进文书档案整理方法

在文书档案整理过程中,应以文书档案管理原则为依据,设法从文书档案管理的科学性出发,对现行工作方式进行改进和完善。以文书档案分类为例,年度分类法是最常采用的方法,根据时间顺序进行排列,操作简单,效率也比较高;其实,也可根据本单位实际情况采用其他分类法,如问题分类法,按文件反映的“事由”进行分类。再如档案装订,通常一份文件装订一次,但有些文件也可以归并装订,如批复和请示可装订成一件。还有档案页码编写十分繁琐,可以通过在文件右上部位加印档案章,除了载明档案提要,重点突出档案号码的编写,这样可提高效率。

(四)运用计算机辅助整理

文书档案整理工作量大、繁琐是不争的事实,为了解决这个难题档案工作人员想了很多办法,利用计算机辅助整理就是一个有效方法。计算机辅助整理针对的是纸质实体档案的历史联系,计算机通过对文件材料历史特征的分析,建立实体档案间的历史联系。但对于计算机来说,不经过人工干预,它并不能自动地模拟档案间的历史联系,要解决该问题需要借助大数据和语义网等新技术,通过分析档案历史数据并聚合人工经验,形成文件录入、分类鉴定、编目、装盒等规则,对于提高档案整理效率有很大帮助[4]。

三、结束语

文书档案整理是一件需要耐心、细致和专业的工作,为了改变传统文书档案整理效率低、易出错的弊端,应对档案整理方法进行创新。本文探讨了相应对策,并从理论上论证了档案整理方法创新的可行性和实践应用的合理性,为提高文书档案整理效率建言献策。

参考文献:

[1] 谢春霞. 机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法[J]. 云南档案,2016(12):42-43.

[2] 杨栩. 文书档案的整理与保管方法的创新探究[J]. 办公室业务,2017(23):75,77.

[3] 叶燕娜. 当前文书档案管理的缺失与对策探析[J]. 城建档案,2017(11):62-63.

[4] 佘建新,张伟,张雪. 档案智能辅助整理模块建设实践[J]. 中国档案,2017(12):62-63.

论文作者:陈群英

论文发表刊物:《基层建设》2019年第10期

论文发表时间:2019/7/3

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