摘要：文书档案整理是档案管理工作中承前启后的关键环节，因此本文针对档案整理中存在的问题，探讨并提出了文书档案整理方法创新对策与应用。
关键词：文书档案；整理；创新；应用
文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理活动中形成的具有保存价值的文书资料，如公文、报告、批复、书信、契约等。文书档案整理则是将归档的文书档案文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目的过程，目的是让档案文件有序化。整理是档案管理的中间环节，上承文书资料收集，下续文书档案的保管、利用，它不仅关系文书与档案衔接的效果，也影响档案保管的方便性与利用的效率，所以文书档案整理是非常重要的基础性工作[1]。随着时代发展，文书档案管理也应与时俱进，档案整理工作需要创新发展。因此，本文对文书档案整理方法的创新与应用进行了探讨。
一、文书档案整理中存在的问题暨创新的必要性
（一）文书档案整理中存在的问题
1.归档范围不明确。文书成为档案的关键在于其保存价值，有些档案管理人员不熟悉归档范围，以为“有文必档”，将不需要归档的文书也进行归档，结果耗费大量人力、物力和财力。例如上级机关普发的不需本单位办理的文件材料。但也有走向另一个极端，需要归档的文件不整理，例如未就上级机关对本单位的批复或意见归档，导致重要文件无从查考。
2.归档分类不合理。根据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）第5.2.2条，归档文件应按“年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）”等方法进行三级分类，可见按年度分类是档案文件分类的主要方法，但面对跨年度文书，有些人却不知道如何正确处理。因为文件资料的时间特征往往有多个，如成文时间、批准时间、收发时间等，而有些单位又有这样的习惯，年初大量发文，但落款日期却为上年底的日期，有人就归入到本年度范围。
3.归档编码不正确。根据DA/T 22-2015第6.3.1条，归档文件以件为单位编制页码。而文件本身就存在页码，于是有些人就以文件原来的页码进行编码。也有人习惯只编文件正面页码，不编背面页码。还有人只编奇数页码，不编偶数页码。更有人对折叠纸张编码困惑，里面编了页码，折叠后外面又编页码。凡此种种，造成编码的混乱。
4.档案装订不规范。DA/T 22-2015第6.2节对装订有明确的规定，尤其是第6.2.3条规定，不使用回形针、大头针、燕尾夹等材料进行装订，然而有些人可能为图省事，不取下文件上的订书钉、回形针就装订起来，甚至有人省去了装订步骤，直接用夹子夹住文稿就归档了。
5.随意省略备考表。DA/T 22-2015第6.4.2条对备考表包含的内容、填写要求作了规定，然而有些人并不理解备考表的作用，以为可有可无，于是干脆不填写备考表。
（二）文书档案整理方法创新的必要性
以上问题的出现，反映了文书档案整理工作仍有改进的空间。随着信息技术的迅猛发展，在文书档案整理过程中不仅要按传统方法进行组件、分类、排列、编号、编目、装订、装盒、排架，还要针对归档电子文件进行整理，工作量比较大，花费的时间比较多，于是就对档案整理有所懈怠，出现顾此失彼、疏忽遗漏、各种差错问题，因此文书档案整理工作应有所创新。创新途径，一个是利用现代管理技术提高文书档案整理工作效率，计算机技术可以成为也应成为文书档案整理工作的得力助手；第二个是档案管理人员应当主动适应现代管理手段的应用，信息技术不仅可提高工作效率，而且能够带动文书档案整理方法上的变革，例如不需要重新制定案卷标题，以件为基本归档单位后，可以利用计算机检索，减少人工操作的差错[2]。因此，文书档案整理方法亟待创新和变革。
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二、文书档案整理方法的创新策略与应用
（一）加强文书与档案的衔接
文书档案整理工作量大，容易出现差错，有一个原因是文书与档案分块管理，两个体系存在割裂现象。虽然分块管理使系统内分工明确，但也因此造成文书与档案衔接脱节。为改变这种状况，应加强两者的衔接，文书、档案一体化就是最有效的方法。采用文、档一体化可以简化流程，提高工作效率。尽管这种做法早有人提出，但实践效果却不理想，这与主管领导对文书档案重视程度不够有关[3]。因此，文书档案工作人员应主动向单位领导提出建议，加强档案部门与文书产生部门的联系。目前来看，可以先从加强前端控制做起，将文书档案要求纳入文书处理程序之中，由档案整理人员向文书人员提出要求并进行监督，这样可减少文书档案整理环节的许多麻烦，从而提高档案管理效率。
（二）提升文书档案工作人员的业务能力
前述归档范围不明确、归档分类不合理、归档编码不正确、档案装订不规范、随意省略备考表等问题，显然与档案工作人员业务素质有关系。目前，不少单位档案员岗位不固定，所学专业可能并非档案管理专业，对文书档案整理要求一知半解，在工作中拿捏不准、把握不当，所以应加强档案工作人员的培训，提高档案管理理论水平，同时应加强档案工作人员之间的交流互动，取长补短，总结经验。另外，应参照国家档案局相关标准制定本单位的《文书档案整理细则》，细化文书档案整理工作的具体要求。例如根据本单位文件特点，划分为发文件、批文件、办文件、其他文件四类进行整理，明确每一类文件具体归类要求。再如对于跨年度的普通文件按正文落款日期归档，而对于年终总结、计划、统计报表按签发日期归档。
（三）改进文书档案整理方法
在文书档案整理过程中，应以文书档案管理原则为依据，设法从文书档案管理的科学性出发，对现行工作方式进行改进和完善。以文书档案分类为例，年度分类法是最常采用的方法，根据时间顺序进行排列，操作简单，效率也比较高；其实，也可根据本单位实际情况采用其他分类法，如问题分类法，按文件反映的“事由”进行分类。再如档案装订，通常一份文件装订一次，但有些文件也可以归并装订，如批复和请示可装订成一件。还有档案页码编写十分繁琐，可以通过在文件右上部位加印档案章，除了载明档案提要，重点突出档案号码的编写，这样可提高效率。
（四）运用计算机辅助整理
文书档案整理工作量大、繁琐是不争的事实，为了解决这个难题档案工作人员想了很多办法，利用计算机辅助整理就是一个有效方法。计算机辅助整理针对的是纸质实体档案的历史联系，计算机通过对文件材料历史特征的分析，建立实体档案间的历史联系。但对于计算机来说，不经过人工干预，它并不能自动地模拟档案间的历史联系，要解决该问题需要借助大数据和语义网等新技术，通过分析档案历史数据并聚合人工经验，形成文件录入、分类鉴定、编目、装盒等规则，对于提高档案整理效率有很大帮助[4]。
三、结束语
文书档案整理是一件需要耐心、细致和专业的工作，为了改变传统文书档案整理效率低、易出错的弊端，应对档案整理方法进行创新。本文探讨了相应对策，并从理论上论证了档案整理方法创新的可行性和实践应用的合理性，为提高文书档案整理效率建言献策。
参考文献：
[1] 谢春霞. 机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法[J]. 云南档案，2016（12）：42-43.
[2] 杨栩. 文书档案的整理与保管方法的创新探究[J]. 办公室业务，2017（23）：75，77.
[3] 叶燕娜. 当前文书档案管理的缺失与对策探析[J]. 城建档案，2017（11）：62-63.
[4] 佘建新，张伟，张雪. 档案智能辅助整理模块建设实践[J]. 中国档案，2017（12）：62-63.
论文作者:陈群英
论文发表刊物:《基层建设》2019年第10期
论文发表时间:2019/7/3
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