基于知识管理的数字档案馆建设策略研究，本文主要内容关键词为：档案馆论文,知识管理论文,策略论文,数字论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G271文献标志码：A文章编号：1006-0766(2008)02-0124-05
目前，国外已陆续开展了一些基于知识管理的数字档案馆项目，而国内的数字档案馆建设项目还普遍停留在基于信息管理的阶段。基于信息管理的数字档案馆的典型特征是：强调信息技术的主导作用，通过开发和建设档案管理信息系统和档案的数字化，实现数字档案馆的信息管理功能。这种基于信息管理的数字档案馆能否满足知识经济时代的未来需要；在数字图书馆、商业化咨询公司等各种类型的信息和知识提供机构中，数字档案馆如何作为独特的信息和知识管理机构发挥其不可替代的作用，是档案馆未来生存和发展所必须考虑的问题。
要解决以上问题，必须引入知识管理理念，由“信息型”向“知识型”发展，建设基于知识管理的数字档案馆。作为信息管理的升华，基于知识管理的数字档案馆不仅建立在先进的信息技术基础上，具备卓越的信息管理功能，而且还引入先进的知识管理理念，涉及知识发现、信息与知识交流、信息管理与知识应用。基于知识管理的数字档案馆强调对知识的交流和创新，融知识信息的管理和人的管理为一体，进一步拓展了数字档案馆的管理功能。
一、基于知识管理的数字档案馆建设的目的和意义
1.加强档案管理，推动国家信息化建设和电子政务建设。档案馆是国家档案事业的主体，是永久保存档案的基地。作为保存文化遗产，信息时代人类文明的资源宝库和构筑数字时代的社会记忆大厦的重要场所，数字档案馆应当以数字档案资源为对象，以现代信息技术为手段，加强包括电子文件在内的各种档案资源的管理，通过收集数字档案信息和数字化传统档案，保证电子文件的真实、完整和可靠。同时，做好电子文件的备份和防灾恢复工作，最大限度地延长档案信息的存储时限，保证电子文件的长期可读性。应将数字档案馆作为电子政务建设的重要组成部分，纳入整个国家信息化建设体系，依托互联网，实现管理自动化，方便检索利用，提供档案信息和知识服务，以提升档案部门的信息化水平。
2.适应信息社会的要求，更好地保障社会信息服务。随着计算机和网络技术的普遍应用，电子文件成为重要的信息资源。作为具有长久保存价值的电子文件的重要保存场所，档案馆开始承担电子文件中心的职能。据国际档案理事会展望，“信息时代的档案馆将成为提供信息的服务机构”[1]。2004年全国档案工作会议也将“档案信息服务中心”作为档案馆的“四位一体”①功能之一。独特的信息服务优势决定了档案馆成为社会中不可替代的信息服务机构。同时，档案馆的公益性决定了它在社会信息保障方面具有特殊的价值。开展数字档案馆建设，可以凭借数字档案馆的技术优势，充分利用档案馆丰富的电子文件资源，使档案馆成为档案信息的交流中心，为社会提供超越地域、时空限制的档案信息服务，更好地保障公民的基本信息权利。
3.适应知识经济时代的要求，开展知识管理和知识服务。知识竞争是21世纪知识经济时代的基本特征，而数字档案馆可以充当知识管理者、知识开发者、知识导航者和知识提供者角色。基于知识管理和服务的数字档案馆将成为一个真正“以人为本”、充分弘扬个性化服务理念的知识型档案馆。它不仅要提供档案和档案信息服务，还将针对不同用户群体的需要，实现档案知识服务多元化和多层次化，并可提供具有较高知识含量的知识服务：对用户提出的有关咨询作出答复，对一些比较复杂的问题进行推理和演绎，最大限度地挖掘和发挥档案的知识价值。
4.进一步开展功能建设，拓展档案馆社会服务功能。2004年全国档案局长馆长会议对档案馆的功能建设作了进一步阐述：“档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，不仅具备收集、保管、利用档案资料这三项基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。”②2006年拓展档案馆社会服务功能座谈会还将社会服务功能作为档案馆功能建设的重要方面，纳入档案管理部门综合评估档案馆工作的范围③。数字档案馆既具有传统档案馆的基本功能，又适应信息社会的发展需要。开展基于知识管理的数字档案馆建设，是拓展档案馆社会服务功能的重要举措。
研究基于知识管理的数字档案馆建设，在理论上可以将档案专业领域与知识管理相关的研究引向深入。目前，国内档案界对知识管理与数字档案馆建设的研究多停留在探讨二者关系层面。研究基于知识管理的数字档案馆建设，不但可以加强数字档案馆建设的研究深度，而且可以促进图书情报档案各学科在知识管理研究方面的同步发展，促使相关的知识管理课题成为我国档案学研究的重要方向之一。在实践上，研究基于知识管理的数字档案馆建设，可为数字档案馆建设提供有益的参考，为已经开展的基于信息管理的数字档案馆的二期、三期建设向着知识管理的方向发展提供有益的思路，从而推动数字档案馆从信息管理到知识管理的转型。
二、基于知识管理的数字档案馆建设的主要内容
基于知识管理的数字档案馆建设，是按照知识管理理念，以共享创新为价值导向，以知识主管负责制为组织基础，以知识管理系统为核心的数字档案馆。
如上图所示，基于知识管理的数字档案馆建设主要内容包括以下几个方面：
1.以知识库和知识流为对象的档案馆业务管理。如果说知识是组织起来的信息，那么知识库就是将信息网织成各种关系的模式。数据库属于知识库的一部分，但数据库要真正成为信息源和知识库，还必须包含所有相关的信息和知识。建立数字档案馆知识库，可以积累、保存信息和知识资产，加快内部信息流通，实现内部知识共享。这是实施知识管理的基础性工作。知识流(Knowledge Flow)指知识从获取、产生、共享、创新、利用到知识挖掘、衰亡的整个知识生命流程。为了实现知识在流动过程中的价值增值，不仅需要建立知识库，还需要在档案馆信息管理系统基础上，建立数字档案馆业务管理系统，其核心层是知识管理(KM)系统和内容管理(CM)系统。
2.以知识生产和处理技术为支撑的档案馆知识资源管理。必须以知识生产和处理技术为基础，采用包括智能搜索引擎为代表的知识获取技术以及知识合成工具、知识创新工具等知识生产技术，和包括数据自动分类、数据仓库、数据挖掘、中间件技术、集群技术、联机分析与辅助决策技术等在内的知识处理技术，并采用知识编码技术，建立以档案编研成果库、用户资料库、档案工作专家库、档案工作经验库、档案管理方法库、相关新闻库等为内容的知识仓库，以及帮助用户了解在哪里能够找到相关知识的知识地图，固化与数字档案馆相关的各种知识，形成档案馆知识资源体系，以进行数字档案馆知识资源管理。
3.以用户为中心的档案馆个性化知识服务。这里的用户，不仅是指政府部门和学者，而更应当包括普通公众，无论贫富、性别、年龄、种族、宗教、政治或其他见解、社会地位或其他身份等区别的所有用户。同时，以用户为中心，还包含改变部分档案馆“重藏轻用”甚至以档为本④的做法，倡导以人为本，注重人文关怀，处处考虑人的需要。而“知识服务”，是档案馆应对知识经济时代的重要举措，档案馆提供的不仅仅是档案信息，更重要的是为用户提供经过整合加工的有一定知识含量的个性化知识服务。
4.以知识传播和教育为目标的档案馆宣传培训。知识只有在使用中才能更好地创造价值。知识的共享和交流是知识管理的重要组成部分，基于知识管理的数字档案馆需要向外拓展，开展一系列以知识传播和教育为目标的宣传培训活动，让社会各界了解档案馆的新目标和新举措，掌握基于知识管理的数字档案馆的使用方法，促进知识传播和交流，加快档案馆知识的外化进程。
5.以人为本的档案馆人力资源管理。按照知识管理的两个维度(人和技术)理论，基于知识管理的数字档案馆建设包含两个方面的内容：一是从“技术”维度的管理知识的策略，即数字档案馆的知识资源、知识管理业务和知识管理系统的技术整合、开发与利用。二是从“人”的维度管理知识的策略，即以人为本，建立良好的组织文化，促进隐形知识的交流与共享，充分开发档案人员的智力知识，发挥档案人才资源的潜力。
6.以学习型档案馆为组织文化的档案馆环境。通过对知识成长机制的分析，知识管理的目的有二：一是提高知识管理水平，二是削弱知识老化影响。这需要建立促进知识共享和知识交流的组织学习机制，即学习型的档案馆，以促进各部门之间、馆员之间的信息交流和知识共享，鼓励知识的转移与创新。具体办法之一是建立一个完整集成、实时服务的馆员学习交流平台，满足数字档案馆知识管理要求。
7.以数字档案馆联盟为基础的知识共享保障体系。要建成真正意义的基于知识管理的数字档案馆，仅限于建设以一个档案馆实体为基础的档案馆业务流程系统和档案馆网站是远远不够的。基于知识管理的数字档案馆，在一个国家范围内来说，应当是一个以数字档案馆联盟为基础的知识共享保障体系，即以综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆和事业单位档案馆分别建设的数字档案馆为基础，由各级各类数字档案馆共同构成数字档案馆联盟，保障各系统内部和各系统之间档案馆的知识共享。同时，应加强国际交流与合作，与国外数字档案馆建设单位在相关项目上建立联系，扩大数字档案馆联盟的覆盖范围。
三、基于知识管理的数字档案馆建设的基本策略
基于知识管理的数字档案馆建设的基本策略，可以从下图所示的几个方面来开展：
1.标准体系建设。由于没有统一的数字档案馆建设的规范化国家标准，国内对这方面的研究也刚刚开始，目前我国数字档案馆建设普遍参照国际标准和相关的地方标准，有时则无标准可依。因此，基于知识管理的数字档案馆的标准体系建设已迫在眉睫。首先应当确定标准规范建设的原则、方法和内容，制订包括数字档案馆建设的管理性标准、技术性标准、业务性标准和数据使用交换规范在内的数字档案馆建设的标准目录库；然后对已有的相关标准进行整合，对过时的标准进行检查和修改，对空缺的标准进行研究立项。
2.人力资源建设。知识管理将人的能力的提高作为组织实施管理的出发点，将知识创新的实现作为实施管理的目标，强调实现显性知识与隐性知识的转换与创新。因此，基于知识管理的数字档案馆必须实行“以人为本”的管理。基于此，应设立一位主管馆长或馆长助理担任知识主管⑤，专门负责实施知识管理。知识主管的职责为：建立数字档案馆的知识库系统并对之进行有效管理和对相关人员进行管理。知识主管不但要对数字档案馆中涉及的各种信息技术进行管理，更重要的是按照档案馆的知识需求，制定知识政策，建立知识组织，营造一个知识交流与共享的环境，促进知识集成、知识生产、知识共享和知识创新。
3.用户需求分析。基于知识管理的数字档案馆建设的目的是通过现有档案馆情况总结、用户调查和个案分析等方法，分析传统档案馆环境下和数字环境用户对档案的一般需求，以及政府、企事业单位、研究者和普通公众等不同类型的用户的个性化需求，并预测这些用户的潜在知识服务需求。同时，探索最方便用户使用数字档案馆相关服务的途径和方法，如E—MAIL原文传递、RSS信息推送、短消息定制和实时在线咨询等在线知识服务。通过用户需求分析，将最大限度满足这些需求作为建设基于知识管理的数字档案馆的基本依据。
4.基础设施建设。基于知识管理的数字档案馆基础设施建设包括三部分：一是网络环境建设，包括档案馆业务局域网环境建设、档案馆与相关单位的接口建设、数字档案馆对外网络管理与维护；二是硬件基础设施建设，包括服务器、交换机、存储设备、数字化设备、数据库、安全保密设备等硬件设施的建设；三是系统软件建设，包括数字档案馆所需的各种系统软件和应用软件。上述设施建设可以纳入部门信息化的轨道，设立基础设施建设专项资金，以档案馆原有的基础设施为基础，有计划有步骤地进行。
5.知识资源建设。数字档案馆的知识生产，主要包括两部分：一是传统馆藏文献的数据库生产，即对传统馆藏文献中的精品内容进行数字化再生产和深加工，建立起具有高附加值的数据库系统，诸如档案目录、档案全文数据库等。二是网络档案信息资源的开发与再生产，即对政府网站等网络档案信息资源进行收集归档与整理保存，再运用替代、重组、综合、浓缩等传统印刷型文献的信息加工方法，生产出高质量的知识产品，实现网络档案信息资源的增值。
6.技术系统建设。技术系统建设是基于知识管理的数字档案馆建设的核心，可设计为一个由三层架构和七个子系统组成的相互关联的系统。其中，三层架构是指知识门户层、知识管理层和技术支撑层。知识门户层是用户使用数字档案馆进行知识管理的门户系统，一般为包含面向政府部门、企业事业单位、社会团体和普通公众等几大模块的数字档案馆网站。知识管理层是档案馆工作人员围绕用户知识服务，开展档案业务活动的操作处理系统。技术支撑层是数字档案馆开展知识管理的网络基础设施和技术支持系统。七个子系统包括：知识采集系统、知识处理系统、知识存储系统、知识开发系统、知识共享系统、知识服务系统和知识评价系统。
7.组织体制建设。在国家信息化的体系下，建设一个共建共享的基于知识管理的数字档案馆，需要由国家相关部门(如国家信息化建设领导小组和国家档案局)统一领导和部署，在部分省市选取几个档案馆试点，有目的有计划地分工合作，开展标准建设、技术攻关、项目建设等工作，由点到面，从省市档案馆到具备条件的地县档案馆，从综合档案馆到一些有实力的专门档案馆和企事业单位档案馆，逐步把基于知识管理的数字档案馆组织体制建设起来，实现共建共享。
结束语
限于篇幅，本文仅将建设目的、内容和策略作为基于知识管理的数字档案馆建设的主要问题进行了探讨。实际上，在研究基于知识管理的数字档案馆建设时，还有很多问题，如基于知识管理的数字档案馆如何借鉴基于知识管理的数字图书馆的成功经验；采取哪种建设模式；是独立建设还是与其他机构(如图书馆)联合建设等需要关注。此外，在基于知识管理的数字档案馆建设具体实施时，由于涉及组织体制、人财物等各种主客观因素，肯定还会遇到各种新情况、新问题，需要我们去探讨和解决。真诚期待更多同行加入我们的研究行列。
注释：
①2004年全国档案工作会议指出：“在新世纪新阶段，各级国家档案馆应该具有四位一体功能，即档案安全保管基地，利用档案开展爱国主义教育基地，已公开现行文件集中向社会提供利用的中心，档案信息服务的中心。”
②毛福民同志2004年12月1日在全国档案局长馆长会议上的讲话。
③毛福民同志2006年3月1日在全国档案馆拓展社会服务功能座谈会上的讲话。
④长期以来，档案馆引以自豪的是其独一无二的馆藏，档案界习惯将档案馆当作人类文化遗产的保管场所，将档案工作者视为人类记忆的守护神。档案工作者往往为了履行维护档案完整与安全的职责，把档案保管放在工作的首位，甚至产生一种以档为本的价值取向，出现了“重藏轻用”的现象。
⑤知识主管(CKO,Chief Knowledge Officer的简称)，又叫首席知识官，或知识总监，是指在一个组织内部专门负责知识管理的行政官员，是近年随着知识管理的发展在组织内部出现的一个新的高级职位。
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