林萍
（广西建筑科学研究设计院，广西，南宁，530005）
【摘 要】本文阐述了工程设计档案在保护工作中存在的问题，提出了工程设计档案保护管理和修复应采取的科学方法和措施。
【关键词】档案；保护；管理
工程设计档案直接记述和反映各单位工程设计活动的全过程，是设计活动的直接成果，它在设计、研究过程中的作用是举足轻重的，并且是利用率最高、查考价值最大、利用范围最广的核心部分。工程设计档案对今后的质量工作监督起着决定性作用。因此，对工程设计档案的保护管理显得尤其重要。笔者从保存、保护和修复等方面分析了工程设计档案的有效保护管理方法。
一．工程设计档案保存中的影响因素
1．环境因素造成的档案损害
工程设计是把不同专业的设计人员组成队或组、按照严格的、科学的设计程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展设计工作，并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体。一项工程设计全部设计文件材料的总和，包括设计依据材料（合同、批文、红线图、计算书等）、中间设计成品（方案规划图）和最终设计成品（正式施工用图）等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，以上这些特点决定了工程设计档案的成套性。
而组成这些成套工程设计档案的制成材料既有传统的纸质材料，也有特殊材料制成的硫酸质底图，以及由底图晒制而成的蓝图，更有逐步代替纸张成为档案新型载体材料的光盘。
纸张的主要化学成分是纤维素，半纤维素和木质素，这些成分会发生化学反应，使纸张变脆、让纸张卷曲，纸张的颜色改变等。其次是字迹的变化，高温对字迹的损害很大，油墨耐热性很差，会发生油透扩散现象，使字迹变得模糊不清；湿度能增加有害气体对字迹的破坏；强光的辐射、酸、碱度过高会使字迹颜色变浅、甚至褪色；灰尘能黏附在档案上，会将字迹覆盖，可视度下降；氧化剂能与字迹色素中的某些发色团发生作用，从而使色素中的发色团遭到破坏使字迹变色；霉菌不仅能污染纸质档案，还遮盖了字迹，甚至使档案完全损坏。
由于硫酸质底图的制成材料比较特殊，且具有独特的物理性质，因此造就了底图的材质较薄且易脆开裂，若将底图摊开平放保管，即把图纸展平后按顺序存放在多层抽屉的框架里，这种方法虽然能够保护图纸的平整，但在取放的过程中会由于取放等操作问题容易碰伤底图或由于放置太厚取出时容易撕裂。摊开平放的缺点是占用面积较大。经底图晒制而成的蓝图，其感光性差，对外在的不利因素的抵抗能力弱，在不利因素下损毁过程快，如在无遮挡的普通环境中存放时间过长就会褪色发白，且在使用过程若不注意遇水则字迹模糊不清。
电子档案是社会进步的表现形式，具有方便，快捷，占地空间小，文件的利用不受时间，地点和距离的限制，能与世界各地共享等特点，正被人们广泛应用，笔者所在设计单位为适应新形势的发展,同时也为更安全有效的保管好工程设计档案,对归档的高层建筑项目要求增加光盘存档,光盘内容包括提资图、各专业计算书和施工图等。光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。在温度过高或过低条件下，易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料易膨胀或收缩弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。灰尘和霉菌中所含的化学成分会不同程度地引起光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；外来磁场和机械震动会造成光盘信号失落，破坏记录信息和信号，影响读出效果。
2．使用功能造成的档案损害
工程设计档案是集科技研究和技术开发于一体的综合技术成果，也是设计单位数量最大、价值最高、使用最频繁的资源储备，而且设计是一项继承性和创造性的工程，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，由于工程设计档案具有广为复用的条件，也就决定了工程设计档案的通用性。工程设计的图纸档案除了用于某一特点的工程建设项目外，还被本单位其他工程项目的设计工作中或外单位生产建设做参考和借鉴。在施工过程中因各种原因反复调晒图纸，造成底图在晒制过程中受高温影响纸张变脆、字迹磨损甚至开裂。蓝图因科技人员经常借阅参考翻看而变得褪色损坏。而其中的依据性文件也由于招投标和资质审核的要求不断的被复印和验审，这些都对工程设计档案造成不可忽视的损害。
二、工程设计档案保护的途径及措施
1．对归档的工程设计档案中的纸质档案除了避光、防潮、防尘、防氧化以外，还要减少档案原件的利用率，一般采取复制件代替原件的做法，这样不仅能减少了原件的利用次数，减轻了原件的负担，又能使档案充分利用服务于社会，也做到了更好地保护档案，使之能保存的更久远一些。纸质档案的表现和存储形式直观、简单、明了，并具有方便保存、阅读等特点，纸张记录材料的稳定性更是电子档案一时不能取代的。因此在纸质档案保护过程中，要最大限度地延长档案的寿命，必须排除各种不利因素，注意档案室的管理条件，为档案创造适宜的保管环境。
2．对一些特殊类型的档案,如笔者所在单位所存的工程设计项目的图纸档案, 由于它的制成材料比较特殊，对酸和碱的稳定性差，因此要特别注意防潮、防火，有条件的档案库房应安装空调设备；存放工程设计档案的库房应清洁卫生，控制适宜的温度和湿度，通风、防火、防晒、防灰尘、防虫，特别是应采取相应的防光措施，避免光线直接照射图纸。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆由于图纸的制成材料比较特殊，且幅度较大，易磨损破碎，因此不同于一般档案材料保管要求。目前在我们在工作中对蓝图采用的管理方法以折叠保管，相关人员在进行图纸档案归档时，按照多年的工作实践经验我们将蓝图蓝色面在内按“手风琴式”折叠起来，保存在相应的卷宗内，实行盒装式管理。这种保管方法比较美观方便。设计底图以其纸质的特殊性、图幅大小不一而区别于其它的纸质档案。对底图我们采用的是卷起保管的方法。就是将图纸卷成圆筒状，再用厚纸包好后注明项目名称及所属专业，用绳子捆好保存在专门设计底图抽屉里。只要严格做好各项档案保护措施, 就能使档案保存更长久更完整。
3．光盘的稳定性能较好，应用率也高，光盘的保护应着重预防划伤预防受热、受挤压变形和老化。由于光盘数据密度比较大，因此要求定位准确度更高，尤其数据光盘一旦划伤或变形将可能导致整张盘的数据无法读出。光盘在使用中不能用手直接触摸数据面，应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。放置时数据面朝上平放，以免弄脏或划伤，用完后及时放回保护套或盒中立放，,避免大量堆叠,以防光盘翘曲。保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。光盘若被弄脏用无腐蚀性的清洁剂清洗干净还可正常使用。对于长期保存不需要修改变动的档案资料，可以刻录在一次性写入的只读光盘上，以保证其不被修改。
三、工程设计档案的安全存放条件
1．工程设计档案存贮的库房要求
（1）档案库房应做到有“三铁”，即安装铁门、铁窗、铁柜，并有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗。
（2）档案库房窗子要配挂窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。
（3）库房内外温湿度应定时测记，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节，湿度较大的库房应配备除湿机及放置吸潮剂。档案库房可通过机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。有条件的单位应配备空调设备，以达到库房理想的温度。
（4）档案库房周围要灭绝火源迹象，库房内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材，并按设备要求定期检查、更换。
（5）为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药。
（6）为防止灰尘对档案的损害，库房最好加双层窗，同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。
（7）档案柜架应放置防虫防霉药品，以防各类害虫霉菌破坏档案。
2．工程设计档案的安全及保密
工程设计院档案是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，不但要重视其载体的保管和保护，更要重视其所含信息的开发利用，既要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。应结合本单位的实际工作情况，建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定不同的审批手续，做到档案利用工作有章可循。对接收、移交、销毁等各个环节，建立相关工作措施。纸质档案作为传统档案，是做好档案保密与利用工作的基础部分。作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密，同时还应切实加强档案工作者的政治素质修养，提高保密意识，做到守口如瓶。使档案信息资源更好的为实践活动服务，使档案的价值真正在利用中体现出来。
四．工程设计档案的保护及修复
档案修复技术是档案保护技术的一项重要内容。在档案的保管和利用过程中，由于受物理、化学因素和有害生物等的影响，能使各种档案制成材料遭到不同程度的损害。为了使这些破损档案恢复原貌，继续发挥作用，必须对破损档案进行修复。不论是纸质档案还是电子档案在保存时都应注重保护方法与技术。除了不同载体的档案采取不同的保护措施外，修复技术也是档案保护中不可缺少的一部分，通过人为的后天修补，延长档案的使用寿命。
比如把在使用过程中已被污染的纸质档案采用去污技术，恢复本来面貌；把纸张发黄、变脆、字迹褪色、扩散、渗透、模糊的档案，使用一些化学方法进行加固；把本已破损的档案进行修补和托裱以恢复原貌。这样就能使档案更好的服务于社会，服务于人类。
对于特殊材料制成的底图和蓝图，最常见的损害是撕裂、断裂和破碎，在这种情况下需要沿着破裂处，用不渗水的透明纸进行修补，先仔细地把撕裂的边缘弄平直、吻合，然后把透明纸用胶水贴在底图的背面，为防止修补处起皱，需用重物压一下，待胶水干后即可。也可用质量较好的透明胶带粘补裂口，用这种方法粘得比较牢固。随着新技术的发展，可以将以前大量的有保存价值的图纸档案，通过扫描转化为电子档案保存，电子档案有利于保存图纸，不仅可以减少搬动，还可以把磨损和撕裂减至最小程度。
为了保证破损档案能恢复原来的面目，在保存和利用中发挥作用，修复档案时要一定要保持文件的面貌；修复工作不能弄脏档案文件；修复档案的各种材料不能对档案制成材料产生任何副作用；修复档案使用的各种加固材料要尽可能是可逆的。也就是说，修复好的档案在使用中损坏了，仍可以再次修复。
五、结束语
综上所述，工程设计档案保护是一项比较系统的工程，在档案保护的过程中，一定要注重细节，提升档案保护的工作水平，不断更新档案保护的方法，及时转变陈旧的档案工作理念，将正确的档案保护意识融入其中，不断的创新，将档案保护工作推向新的高度。
参考文献：
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[2]韩鸿立.关于做好档案管理工作的思考[J].经营管理者,2010,(21)
[3]雷震甲.网络工程师教程[M].北京：清华大学出版社，2004.
论文作者:林萍
论文发表刊物:《工程建设标准化》2015年7月供稿
论文发表时间:2015/11/9
标签：档案论文; 工程设计论文; 库房论文; 光盘论文; 材料论文; 字迹论文; 纸质论文; 《工程建设标准化》2015年7月供稿论文;