档案鉴定原则的比较研究，本文主要内容关键词为：鉴定论文,原则论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
（王英玮 周艳编译）
令档案工作者一直感到头痛的问题是：巨额的档案文件及微弱的管理手段。由于现代文件数量的激增，行政机关和档案工作者一样，都被迫考虑采取比以前更为果断和坚决的办法来处理这一问题。对学术研究而言，数额庞大的现代文件也是一种威胁。正确地销毁部分文件，已逐渐被人们认为是对研究者的一种帮助。
一、英国的鉴定工作
在第一次世界大战以前，英国就已存在着一种传统的倾向，即认为销毁文件比保存文件更重要。1875年，基珀就宣称：“在公共档案馆所保存的大宗的法律及政府文件中，有些对于法律、历史、军事、统计、经济或官方等各个方面，以至于对任何人都毫无用途可言。”他要求有权销毁已经入藏的没有价值的文件，并且有权拒绝接收他认为没有价值的文件。1877年颁布的《公共档案馆法》，使他获得了这种权利。1715年以前形成的文件（后来改为1660年以前形成的文件），则是禁毁的。但是，除了这一年代标准外，对具有永久保存价值的文件构成，似乎未做什么规定。只是在文件销毁计划中提出了一般性的告诫，即“任何能够被合理地认为具有法律、历史、家谱、文物等方面用途或重要性的文件”，不应包括在被销文件之列。但是，对那些持有偏见的人来说，随意销毁文件的大门仍然是敞开的。直到1912年，牛津大学的档案人员仍持有这样的看法，即只有反映行政行为结果的文件（最后的法律性文件），才值得永久保存。正是在这种历史条件下，杰拉里·詹金逊写成了著名的《档案手册》（1922年版）一书。
詹金逊的主要论题之一，就是如何销毁文件。他提出“难道销毁文件是档案工作者业务的一个固有部分吗？”的疑问，并指出，无论是档案人员还是历史学家，均不应承担这种责任。历史学家们不是偏见太多，就是非常缺乏鉴别文件价值的经验。他还认为，不销毁过去遗留给我们的文件是可以接受的。因为不会再有有资格的人来从事这种工作。由于大量的现代文件的存在，对档案馆而言，是一种真正的危险，而且档案人员和历史学者均无能力胜任这方面的鉴定工作，所以，鉴定可能变成一项无望完成的工作。他提出的解决办法是，文件的销毁应当交给行政机关去完成。一个行政机关销毁其不需要的文件，完全是其能力范围内的事情，也是将来不可能被认为是不明智的或影响档案馆地位的行为。
菲力普C·布鲁克斯告诫人们要提防英国的做法，并为鉴定文件价值确定了三个基本标准，即对文件产生机关的价值、行政史价值、历史研究价值。1943年后，英国接受了布鲁克斯的理论，即由行政机关自己决定应当为工作目的保存哪些具有产生机关价值的文件，是适当的。他们还补充了理论，认为“对回答有关一定组织从事的职能的技术性问题”有用的文件，也具有历史研究价值。
故此，英国已确定了用于永久保存文件的三个鉴定标准，即能够明确解释行政机关职能的文件，能够明确解释行政机关历史的文件，以及能够满足学者的普遍性情报需要的文件。
1952年，英国成立了一个旨在制订新的鉴定制度的格里格委员会。它提出：“采用一种行政的可行的办法挑选文件，比按其他方法（尽管从理论上提供了各种防止销毁有价值文件的安全保证，而实际上由于不能将它们付诸施行，所以根本不能提供任何安全保证）选择文件，对历史学者更为有利。该委员会提出了两个鉴定标准，一个是行政的标准，一个是历史的标准。它还认为：“假如某个机关认定一份费时较少的文件，不能为其工作目的所需要，那么这份文件就不可能具有任何重要的历史意义。”
文件的鉴定分两步进行。在第一次鉴定中，机关对已保存5年的文件，可采用行政标准，剔除其中的50%-90%的文件。在25年后的第二次鉴定中，留存下来的文件将被利用历史的标准，削减至一个易于管理的数量。
但是，英国人仍存在着不同的看法。威尔逊在一个报告中批评了格里格委员会的鉴定制度，并认为它是一个彻底的失败。他主张应当更致力于保存文件，而非销毁文件；档案工作者在挑选永久保存的文件的活动中，应扮演一个能动的角色。然而，英国政府并未对此做出什么反映。
二、挪威的鉴定工作
1961年，挪威政府颁布了一个《档案馆训令》，提出了：禁止无价值文件的归档及制作毫无价值的文件；审查保管满5年的文件是行政机关的职责，如果对文件是否具有历史意义存在疑问，这时国家档案工作者应予以审核；25年后的第二次审查，由档案工作者与行政机关合作进行，但这只适用于鉴定1945年以后产生的文件。行政机关销毁战争期间形成的文件及年代久远的文件，是不允许的。
可见，挪威人对行政标准的应用不同于英国，即他们在对文件的第一个阶段的审查时，就已经使用了历史的标准，而根据詹金逊等人的理论，这样做是不允许的。
1988年，挪威的国王又颁布了一个关于挑选和销毁政府文件的训令。据此，行政鉴定标准被取消了，并规定，在没有国家档案工作者的鉴定评价和同意的情况下，行政机关不得销毁档案文件。
三、德国的鉴定工作
德国的文件鉴定工作不同于英国。他们一直首先考虑文件的保存问题而非文件的销毁问题。所以，他们一直在探求选留永久保存文件的答案。这种情况是历史造成的。普鲁士早在1833年，其各个部就编制了文件选留一览表。1858年，它的一项法令要求：档案机构应通知一个行政机关可以销毁什么文件。但是，这种“通知”制度从未令人满意地实行过。
巴伐利亚的档案工作者早在1897年就认识到，有责任确定哪些文件（过去的和现在的）应当留给后代。在1926年，K·O·缪勒指出：鉴定是档案馆的最重要的问题，有必要取消行政机关对文件命运的唯一决定权；博学的档案人员应参与第一阶段的鉴定工作，而且应拥有决定性的权利。这既可挽救有价值的文件，又可剔除无价值的文件。“不值得保存的文件，将永远不允许进入档案馆”。他还将机关划分为：核心的，中间的和基层的三种类型。认为对现代档案馆而言，前两种机关会制作更多的有价值文件，而基层行政机关的文件则意义不大。
1927年，普鲁士颁布了一道法令，规定档案机构应对各部的所有文件进行一次有组织的审查，挑选具有永久价值的文件。这项工作大约每十年进行一次。
1937年，H·Q梅思纳建议各行政机关每5年审查一次它们的文件，并拣出他们不再需要的文件。之后，由档案部门决定已不再为机关行政所需要的文件，是否值得保存。他还提出了鉴定文件的三个基本原则：
1.年代。不同的国家会有不同的文件禁毁期。德国的禁毁年限为1600年左右。
2.内容。含有已设机关情报的文件应当加以保存，而用于特定的、暂时性目的的文件，如各种统计，调查材料，则应当加以处置。
3.行政机关的等级。他采纳了缪尔的区分方法。机关的层次越低，它的文件所具有的价值越小。来自中间的行政机关的文件所具有的价值，是由它们独立决策权利的程度决定的。
由于现代文件数量的巨大，所以从事详细的鉴定活动已经不可能了。他们提出：人们应当确定整个行政机关的文件之中，有多少值得永久保存。鉴定人员必须重视机关的行政级别及其独立决策权利的程度。
F·W齐莫尔曼则认为，决定文件保存或销毁的关键因素是文件的内容而非其产生源。文件数量巨大的问题可以通过考查文件的“需要价值”来解决。有哪些方面的需要？现代的学者和研究者们需要什么文件？这是确定文件的“需要价值”应当予以考虑的。但是，他后来又修改了他的认识，认为利用文件的某种兴趣或需求的可能性，对文件的价值，才有决定性的作用。
阿瑟泽查尔认为，有三种形态的“历史”。一是一系列真实的重大历史事件，它们不断消失在过去的岁月里，并被人们遗忘，但仍留有痕迹；二是“记忆的”历史，它是通过某个历史资料源来弥补的历史；三是记录下来的历史，是学者用原始材料说明的“再现的”历史。档案工作者同第二种形态的历史有关系。所以，只有来自文件产生者的史料，对档案工作者才是重要的。如果这种认识成立，那就表明：
1.历史工作者同档案工作者的术语联系会更紧密；2.历史学家们的兴趣不会影响档案工作者选留文件；3.这种分类，有助于结束无休止的关于档案工作者是否应当是历史学家的争论。因此，当一位档案人员鉴定文件时，他只是从档案的角度评价文件的价值，但当文件对公众有用时，他应当用一个历史学家的眼光来评价它的价值。
四、美国的鉴定工作
自从1918年后，美国档案工作者就面临着大量文件的处置问题。他们一直对外国的各种鉴定思想持开放的态度。谢伦伯格赞同英国的鉴定观点，认为判定哪些文件对有效行政是重要的，这是一种简单的、暂时的工作，应当留给行政人员来判定。文件的第二价值是通过它们对研究工作的重要性获得的。
在谢氏与英国人之间的最大差异是：英国人设想在文件的保存与销毁之间存在着一个确定的，客观的界线，即通过允许行政人员销毁对他们不再有用的文件，那么，余下的文件正是对研究有价值的文件。此外，英国人还为具有研究价值的文件，设计了三个价值标准。他们认为，这种文件应能够让人们了解某个机关的历史、职能，并对研究工作具有重要价值。这种思想也体现在谢氏的理论中。他的鉴定理论可以表述为：
原始价值——文件对证明产生机关所具有的价值。
从属价值——对研究工作的价值
1.证据性价值 提供有关机关的a)历史b)组织和职能情报的文件。
2.情报价值 c)对普遍性研究具有重要性的文件
谢氏认为，档案工作者应更注意的是文件的长远的从属价值。他努力确定了一组用于这类文件的鉴定标准。他认为，应当首先确定一个机关在行政系统中的位置，这对于评价文件的证据性价值有着重要的影响。处在行政机关等级最低层的机构，是一些执行具体的且常常是例行职能的机构，“这使其所产生的文件很少有可能具有长远的价值”。
然而，具有情报价值的文件必须依据不同的标准来评价。谢氏认为：“我的不关心文件的来源，以只须考查文件中所含的情报”。他还认为，鉴定是档案工作者的任务，他们应当在文件鉴定活动中起到一个积极的作用。1956年出版的著作，极好地代表了美、英、德的文件鉴定理论的综合水平。
五、结论
文件的鉴定问题，以及关于它的讨论，可以从不同角度予以考察。主要的课题并不只是销毁哪些文件，同时也包括由谁来销毁的问题。在这方面，英、德是相互对立的。英国的档案人员倾向于从鉴定工作中退出来，而德国的档案人员则强烈要求参与这项工作。除英国外，许多国家均赞同德国的做法。前苏联和东欧国家主张，利用一个法定的方式来限定哪些文件有长远保存价值，并以此为档案人员解决鉴定问题。相反，德国的齐默尔曼却提出“市场需要”是鉴定人员的指南的观点。
文件的销毁是对学者们的一种帮助，这种认识已成为具有代表性的思想。我们的詹金逊、谢伦伯格、布鲁克斯等人的观点中，都能看到它的踪迹。澳大利亚的瓦尔特·金格，在1980年对此作了较好的表述：“对一名档案工作者来说，不能逃避这一重任，即用最少量的文献提供最大量的信息”。
在这方面，由于计算机的出现，有些问题也需重新考虑。利用计算机，采用新的方法，大量的文件就能易于处理和利用。但即便如此，它仍不能解决文件的鉴定问题。削减文件体积的要求，是一个经济性的需求，这已越来越为人们所认识。
文件的制作、保存及其使用，是一个民主化的进程。文件鉴定工作的出发点是，努力使一个国家的行政机关的行为得到较好的文献证据，并使公众易于接近这些文件，这些文件也是学者们或有兴趣的公民有用的文献。
（编译自《美国档案工作》第55期，1992年）