中外进馆前的文件、档案管理比较研究，本文主要内容关键词为：档案管理论文,中外论文,文件论文,进馆前论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
本文所论“进馆前的文件、档案管理”。是指我国通常所说的“机关文书、档案工作”，和国外常用的“文件管理”。本世纪20年代以来，国外档案学者已从侧重于档案馆档案管理理论与实践的研究，转向同时重视文件管理和文件生命周期的研究，并将其列入现代档案学。我国亦重视机关文件、档案管理在我国档案事业中的重要作用，强调档案事业以档案室为基础。因此，笔者选了这个领域中的两个热点问题进行分析比较，以期能起到扬优弃劣，促进发展的作用。
一、关于档案形成和运动规律与文件生命周期
（一）对于文件生命周期与档案形成和运动规律，中外都共同经历了一个由发现、认识到自觉运用的过程。
文件、档案的形成和运动规律是客观存在的。它始终制约着人们管理文件、档案的活动。受文件数量、管理水平、管理条件等诸多因素的制约，人们对它的认识从必然王国走向自由王国经历了一个渐进的过程。从整体上说，文件管理也是一项有悠久历史的活动。在古代，由于受整个社会文明程度的档案书写材料原始性等的限制，文件、档案数量有限，因而没有产生划分文件和档案、文件管理和档案管理的客观需要，也就不可能出现研究文件从形成到最终进馆永久保存或销毁的逻辑思维。在中世纪的欧洲，一些国家已经出现了承担文件管理任务的机关登记室。（1984年国际档案理事会出版的七种文字对照的《档案术语词典》将其定义为“机关、团体、组织中负责形成、管理和保存现行案卷（文件）和（或）半现行文件的部门。”）德国早期的档案学者冯·拉明根在1571年就出版了论述登记室的两本著作（《总结报告——怎样才算一个完美的登记室》和《登记室及其机构和规章》），但是受当时水平的限制，他未能从中发现和认识文件、档案形成和运动的规律。
进入20世纪以后，随着科学技术的飞速发展，各种机构雨后春笋般地出现，参与社会活动的各种机构和人员每日每时都在制作文件，致使机构文件堆积如山，迫使档案馆转变观念——从只收藏历史档案转向面对机关的“文件山”。实践给档案学理论提出了新的课题，而美国国家档案馆1934年的成立，又加速了对这一课题的研究。我们知道，美国由于建国历史较短，历史档案少，所以国家档案馆成立后一开始便是接收各机关积压多年的文件、档案，而各政府机关为缓解堆积如山的文件压力，未经严格鉴定，便纷纷将具有不同价值的文件移交给了国家档案馆。其结果不仅严重影响了进馆档案的质量，更加重了国家档案馆的鉴定任务。为了避免不同价值的文件雪崩般地涌入档案馆，美国档案工作者和历史学者发起成立了一个“辅助检查员小组”，负责考察政府部门的文件，为鉴定哪些文件应当移交国家档案馆提供帮助。该组成员菲力浦·C·布鲁克斯依据所掌握的材料于1940 年为美国档案工作者协会的一次会议提交了一份报告，题目是“我们应当保存什么文件”。他在报告中首次提出了“文件生命周期”概念，要求档案人员对文件的产生和管理给予更多的合理的关怀。从此拉开了认识和自觉运用文件生命周期即文件、档案形成和运动规律的序幕。之后，美国国家档案馆第二任馆长索伦·J ·巴克在总结二战期间美国出现的文件中心实践经验的基础上，又发展了布鲁克斯提出的文件生命周期思想。巴克指出，文件中心是负责保存和按保管期限表处置文件的费用低廉的文件管理机构，这种机构可以解决政府机关的文件压力，可以保证国家档案馆进馆档案的质量，符合文件生命周期。随之，美国在1950年颁布了《联邦文件管理法》。该法授权刚成立的美国国家档案与文件局负责建立联邦政府文件中心（现共有14个），从而确立了文件中心的法律地位，它是隶属于档案系统的独立机构。
与此同时，英国档案学者马勃斯在1950年召开的第一届国际档案大会上提出了文件生命过程三阶段的理论，从而把文件生命周期理论提到了国际档案学术交流的大讲台，引起了国际档案界的重视。1956年，美国档案学者谢伦伯格把文件管理作为自己著作——《现代档案——原则与技术》的核心内容之一，进行了系统论述。他指出一个有完善计划的文件管理，是成功地进行现代档案管理的必要前提，说明了文件管理与档案管理的关系。70年代以后，文件管理和档案管理发展成为两个并行的又相互衔接的专业。不同国度的档案学者从本国的实际出发或从专业的角度，或从对工作现实性的角度对文件生命周期及其阶段性的特点进行了论证，使文件生命周期的理论研究逐步深化，成为外国同行研究的特点。
与此同时，我国档案学者自60年代初开始启用“档案形成规律”这一概念来研究和论证文件从制作、产生到进馆永久保存或销毁的全过程。我国老一辈的档案学者、第一任国家档案局局长曾三在1962年提出“要研究和认识档案的形成规律，按照档案的形成规律管理档案。”他接着指出，“什么是档案的形成规律？在工作中，如何遵循档案的形成规律？我们还研究得不深。”在曾三发表这段论述时，国外关于文件生命周期的理论尚未传入我国。这说明我国档案界是在自己的档案土壤上发现了档案的形成规律，认识到必须按照这一规律管理档案。
理论源于实践，实践使我们与外国同行取得了共识，使中外档案界同在20世纪中期发现并认识了档案的形成和运动规律及文件生命周期。
（二）对文件生命具有与文件保存场所相对应的阶段性，中外总体认识一致，阶段划分同中有异。
所谓总体认识一致，是指中外对文件运动阶段与其保管场所相对应的认识大体相同，没有实质性分岐。在阶段划分上同中有异，是指中外对文件和档案所处的现行、半现行和非现行阶段的划分有同有异。中国与美、加、英等国有同有异，与阿根廷比较接近。我国关于文件、档案运动阶段划分的观点，最具代表性的是曾三的观点。他在1962年提出，“档案是文件材料、科技文件转化而来的，是工作和生产活动的必然产物。”（这句话说明文件在文书处理部门产生和使用，是文件生命的第一阶段）“这些文件在处理完毕后，其中有许多在日后工作、生产、科学研究中还要查考利用。”（这段文字说明了文件与档案的关系，档案只是文件中有查用价值的那一部分）接着曾三明确表达了文件运动的三个阶段，他指出，文件“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆， 这就是档案形成与运动的过程。 ”1985年曾三在讲到“档案学的理论究竟什么是它的中心、它的核心”时又再次讲了文件、档案的形成过程。他说，“我想我们要讲档案学，必须先讲档案，……讲档案的时候还要讲文书。讲档案，就要从它的产生，它的运动开始讲起，直讲到它的归宿，直到如何利用。”〔1 〕从曾三的论述中可以明确地看出，文件在其生命过程中存在着泾渭分明的三个阶段——文书部门阶段、档案室阶段和档案馆阶段。前一个阶段为文件，后两个阶段为档案，“归档”是从文件到档案的“边界”。这就决定了档案阶段长于文件阶段。
在国外，如前所述，阿根廷档案学家M ·巴斯克斯对文件生命阶段划分的模式，与我国比较接近。他从阿根廷的档案实际出发把文件生命周期划分为文件的办理形成阶段、文件的行政利用阶段和文件的历史阶段。他分析说，第一个阶段为文件的前档案阶段，后两个阶段为文件的档案阶段。与我国基本相同，档案阶段长于文件阶段。
而英、美、加等国在文件和档案所处阶段的划分上与我国存在明显的不同。这些国家的文件阶段长于档案阶段。例如英国档案学者马勃斯1974 年出版了《文件中心的组织》一书，
在书中进一步阐发了他在1950年提出的文件生命过程三阶段的思想。他指出，机关形成的文件其生命周期有三个运行阶段：第一个阶段是文件形成者在现行活动中的频繁利用时期，经常被称为“现行期”；第二个阶段是文件在现行活动中不再频繁利用，但偶尔仍有行政管理作用的时期，通常被称为“休眠期”（即半现行期——笔者）；第三个阶段是文件不再有行政管理作用而被销毁或由于其具有永久保存价值而被送进档案馆永久保存阶段。马勃斯接着指出，文件在第一阶段保存在其形成者或使用者的办公室；在第二阶段保存在文件中心；在第三个阶段保存在档案馆。〔2 〕由上可见，马勃斯的文件生命三阶段也是与文件的保存场所相对应的，前两个阶段属文件，后一阶段被送进档案馆永久保存的才是档案。
又如，加拿大档案学者C·库蒂尔和J—Y ·卢梭在他们合著的《文件生命——档案与文件管理综合探讨》（1982年）一书中将文件划分为现行、半现行和非现行三个阶段。与此相应的保管场所是文件形成机关、文件中心和永久性档案馆。在头两个场所保存的是文件，在永久性档案馆保存的是档案。
再如美国档案学家詹姆斯·B ·罗兹在他的《档案管理和文件管理在国家信息系统中的作用的调研报告》中提出，文件生命周期包括四个阶段：文件的形成阶段、文件的使用和维护阶段、文件的处置阶段和文件的档案管理阶段。〔3 〕罗兹把四阶段中的前三个阶段称为文件管理阶段。其中第一、二阶段在文件形成单位，第三阶段在文件中心；第四阶段是档案阶段。文件的生命阶段显然长于档案阶段。
由上可见，中外档案学者对档案形成和运动规律或文件生命周期的认识是一致的，差别仅在于对文件和档案阶段的划分上，因此差别不是本质性或实质性的。应当说，有差别，才有特色。中国的特色是把文件从归档即进档案室保存起，称作档案，这就决定了档案含长期和永久两种价值。美、英等国的特点是把“进馆永久保存”作为从文件到档案的“边界”，只有进馆的文件才是档案，因此文件阶段长于档案阶段。我们在进行比较研究时，既要看到对档案形成规律认识的共同性，又要看到各国在文件档案阶段划分上的区别。
二、关于档案室和文件中心
外国进馆前的文件管理机构，除文件中心外，在欧洲一些国家还有中世纪沿袭下来的机关登记室，在前苏联和俄罗斯有非终极性机关档案馆（以前译为机关档案室或主管机关档案室）、机关联合档案馆和馆藏成分不固定的区级档案馆等。限于篇幅，更由于文件中心在当代最具有普遍性，而且我国从1979年以来就发表了不少文章和译文介绍文件中心，论点不尽统一，因此笔者拟就以下四个问题把文件中心与我国的机关档案室（以下统称档案室）作比较。
（一）两者性质基本相同——都是中间性或过渡性机构，都具有“中转站”性质
中国自民国时期开始把管理本机关档案的机构正式称为档案室，当代中国大多数机关、团体、企业、事业单位中都设有档案室。外国的文件中心二战期间最先出现在美国，50年代以后陆续传到世界五大洲许多国家。可见，档案室和文件中心都始于20世纪上半叶，两者的性质都是由文件生命运动的阶段性所决定的。如上所述，文件生命过程的三个阶段是与其价值形态的变化和保管场所相对应的。档案室和文件中心都是适应半现行文件即处于第二个阶段的文件的管理需要而产生的。而这个阶段的文件本身就是由两部分组成的，一部分保存一定时期后销毁；一部分因具有永久价值将送档案馆永久保存。这就决定了档案室和文件中心收藏的文件、档案具有流动性，也就是说文件、档案在档案室和文件中心经过鉴定、分拣，再分流出去。正因为如此，外国人把文件中心形象地比喻为“炼狱”，文件通过它，一小部分（约占全部文件的5～ 10%）升入“天堂”——进档案馆永久保存，大部分打入地狱——销毁。这种比喻也适用于档案室。
（二）隶属关系和地位各不相同
档案室是机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单位档案的机构。（见《中国大百科全书档案学分卷》）。文件中心从总体上说是“在档案行政管理机关管辖之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或被移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。”（联合国教科文组织的定义）。上述定义表明，档案室是机关的内部组织机构，隶属于所属机关，只接受档案行政部门的业务指导，而在经费、人员编制等方面由各机关管理。文件中心则不同，它全面接受本国档案行政管理部门的领导和监督，独立于机关之外，属于档案系统。
（三）收藏范围、服务对象和服务方式，中外同中有异。
1.收藏范围。档案室只负责收藏和统一管理本单位的档案，文件中心则负责接收和管理它职责范围内的各个不同行政机关的半现行文件。这就决定了，第一，档案室的文件是在机关内从生命的第一阶段转移到第二阶段，属于在机关内部运动；文件中心的文件是由形成机关运出，送进文件中心，属于由内向外运动。第二，档案室的文件管理，一般属于一个全宗内文件（案卷）的分类、排列，没有划分全宗，严格按全宗、按来源分类和保管档案的问题；文件中心则完全不同，由于它接收的是来源于许多机关的文件，所以首先必须遵守全宗原则（来源原则），按全宗划分和管理文件，保持全宗的完整。从这一点讲，文件中心对文件的管理等同于档案馆对档案的管理。文件中心属档案系统，与这一点不无关系。
2.服务对象。从总体上档案室与文件中心相同，都主要为文件形成单位服务，为非形成单位服务，要经过文件形成单位批准。这是因为无论是档案室，还是文件中心都必须尊重文件形成单位对文件的所有权和使用权以及保密规定。不同的是，保存在档案室的档案的分类、排列，甚至立卷，是由档案室完成的；文件中心的文件分类、排列都是在形成机关完成的，而且文件中心无权更改原整理顺序。
3.服务方式。档案室由于是机关内部机构，机关工作人员只要工作需要可随时去档案室查用，也可以电话查用。文件中心多采用电话、电传或电子网络服务；文件形成机关需要利用原件时，一般以60公里内外为界，机关距离文件中心60公里以内，由文件中心工作人员当天直接送达，60公里以外，用快件传递，保证在24小时内送到。按我国机关查用档案的习惯，恐怕档案室更为方便。
（四）立卷、归档和移交，中外同中有异，各有特色。
1.立卷和案卷装订。
立卷特征、标准、质量要求，中外大体相同，不作赘述，但在案卷装订上则不相同。我国要求归档的案卷必须用线装订成册（前苏联也是这样要求），以固定卷内文件的排列顺序（实际上这种顺序是由卷内目录、文件张、页号加以固定的），防止散失，便于保管和使用（用缩微和静电复印提供使用时并不方便）。装订时，要求将文件折叠整齐，边沿过窄不便装订的文件，还要补贴加边，过宽的要剪裁、切割。应当说，国外无此要求。随着现代技术在档案管理和查用方面的使用，外国的案卷一般不装订。他们认为不装订的最大优点有二：一是便于复制；二是有利于保持文件原貌。装订后，缩微或静电复印时，不拆卷，就影响清晰度，拆了再装订，多次反复，洞孔越来越多，对文件是一种破坏。我国不仅装订，为了整齐划一，还要“动手术”，沿边补贴或切割、剪裁，这无疑不利于保护文件原貌。起码对研究不同文件有不同规格的用纸，会产生不良影响。我们可以借鉴国外的做法，改变关于案卷装订、贴边、切边的规定。
2.归档和移交。
这里所谓的归档和移交，在我国是指文书、业务部门将工作活动中处理完毕的有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后定期向档案室移交集中的过程。我国把归档看作是文书处理的最后环节，是档案工作的起点，是正常情况下文件转化为档案的交汇点和条件。这个运动过程是在机关内部完成的。在外国，与归档含义基本相同的是文件从机关向文件中心的移交。国外把这种移交看作是文件管理的继续，是具有不同保管价值的半现行文件汇集在文件中心进行集约化管理和最终处置，而不是档案工作的起点，也不是文件转化为档案的汇合点和条件，外国通常把这种汇合点和条件界定在进档案馆永久保存的“入口处”。中外的这些不同，源于对文件生命周期或文件生命运动阶段中文件到档案的定界有别，也源于文件、档案管理体制之别，不可强求一致。
3.移交时间和手续。
对移交时间的规定，中外差别较大。我国规定在第二年的上半年向档案室归档，专门文件、特殊载体的文件或住地分散单位的文件，可适当延长归档时间。移交时档案室要逐卷清点，核对移交目录，并由交接双方在移交目录备考表上签名盖章。移交目录一式二份，各存留一份，以备查考。
在国外，各国也不尽相同。美国，其政府机关的文件一般有三种处理或移交时间。一种是保存期在6年以下的文件，一般在机关处理， 不向文件中心移交；另一种是肯定需要永久保存的文件，由机关直接移交给档案馆作档案保存；第三种是除上述两种外，其余的文件视情况和工作需要分期移交文件中心保管和处置，移交时间3～5年，10～20年不等。
德国，以科布伦茨文件中心为例，该中心负责保存联邦政府部级机关的半现行文件， 文件向文件中心移交的时间一般在停止现行效用后5～25年之间。外国要求案卷要装入文件盒（按标准规格统一制作）才能向文件中心移交。在交接过程中要形成两份书面表格文件：（1 ）文件交接表，这类似于我国的移交目录；（2 ）文件排架索引——存址指南，这一种我国没有，也无此需要。这两种文件均一式三份，移交机关保存两份，文件中心保存一份。这两种文件的作用，一是可用作交接凭据；二是便于交接双方存取和借阅。
三、四点看法
第一，中外都认为文件、档案形成和运动规律和文件生命周期是客观存在的。在这一共同认识的基础上，各国从本国关于文件和档案的概念及文件和档案管理的现实特点出发，对文件、档案阶段作出了不同的划分。这是正常的、合理的，因为文件阶段或短于或长于档案阶段，只是对档案的认识和划分方式的不同，并不违背，更不背离规律本身。相反，它所体现的正是各国的特点。
第二，通过比较可以看出，我国现行的进馆前的文件、档案管理体制以及对文件生命周期中文件阶段和档案阶段的划分，更容易实现机关文件、档案一体化管理，因为“不出屋”，只在机关内部经过调整便可实现。
第三，通过比较显示出，我国的文件管理和档案管理的含义，并不等同于外国的文件管理和档案管理。基于这种不同，尽管外国文件中心有诸多优越性，也不宜过分或不适度地强调文件中心在我国的可行性，还是要因地制宜，从国情，从我国进馆前的文件、档案管理的实际出发，合理地汲取文件中心的长处，以弥补我之不足。他山之石，固然可以攻玉，如若使用不当，可能适得其反。
第四，通过比较显示出，档案室和文件中心的基本业务职能是相同的，但履行职能的方式、方法各有千秋。国外案卷不装订、不动手术的做法，是很值得借鉴的。
注释：
〔1〕《曾三档案工作文选》，档案出版社1990年版，第210 ～212页，第440页。
〔2〕《文件中心的组织》，《浙江档案》1992年第1、2期。
〔3〕詹姆斯·B·罗兹《文件与档案管理规划报告选编》，档案出版社1990年版，第277、278页。