中外文件运动周期理论之比较，本文主要内容关键词为：周期论文,中外论文,理论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件，作为人类社会的一种事物，它与任何事物一样有其形成、发育、成长以至消亡的过程，这是文件自身矛盾运动的结果。
文件运动周期理论产生于20世纪中叶，在我国最初表述为“档案自然形成规律”、“文件运动过程”、“档案形成与运动过程”，至80年代我国学者陈兆祦先生提出了文件运动周期理论。在国外，最初提出文件生命周期的概念，之后提出文件生命的三阶段论，至20世纪80年代正式提出文件生命周期理论。文件本来是没有“生命”的，这里借用“生命”这个词，只是为了比喻和形象化，正如有人提出“企业生命周期”、“产品生命周期”一样，无可厚非。
何谓文件生命周期，前美国档案与文件局局长詹姆斯·B·罗兹认为，文件生命周期是指“从文件的产生，经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到现实效用的消失，或者当其全部使用目的已经达到时，对其进行销毁，或者因它们具有值得永久保存的价值，而把它们作为档案，赋予新的使命。”①这就是文件生命的历程。
文件生命周期理论，就是研究文件在其生命历程中价值属性的变化，以及与人的主体行为（对其保存和管理）之间的关系，划分文件运动阶段，揭示其运动规律的理论。因此，文件生命周期理论是文件（大文件概念）管理理论的核心，也是现代档案学理论的重要组成部分。尽管各国基于文件管理实际的不同，而对文件与档案的划分存在多种模式，但这一理论本身应该说是具有普遍意义的。它不仅适合于外国，同样也适合于中国。
一
中外文件运动周期理论的区别何在呢？笔者以为有如下几点：
（一）文件运动周期理论（或文件生命周期理论）产生的背景与起因不同。
文件生命周期理论最初产生在20世纪40年代的美国。它的产生与文件的鉴定与保管有关。美国虽然建国只有二百多年，但联邦政府成立不久，美国的公共文件“正处在极度混乱和被人遗弃的状态中，正处在既不安全又有损国家尊严的境地。”②大批文件成捆成堆地堆在办公室的阁楼上、走道边或地下室里，任其霉烂。以后又经历了几次大火，使不少有价值的文件化为灰烬。于是，1878年美国总统拉瑟福德·B·海斯提出建立国家档案馆的建议。但直到1934年，美国国家档案馆才正式成立。档案馆建立后，联邦政府各机关纷纷要求将大批积存文件向档案馆移交。为了遏制这股文件移交潮，美国档案工作者和历史学者发起成立了一个“辅助检查小组”，对政府各部门要求进馆的文件进行价值鉴定。该组成员菲力浦·C·布鲁克斯于1940年（此时美国文件中心尚未出现）向美国档案工作者协会提出了《我们应当保存什么文件》的报告，根据文件自身规律首次提出了“文件生命周期”的概念，以确定哪些文件可以进馆永久保存，哪些文件暂不宜进馆，仍由机关办公室保存，哪些文件可剔出销毁。
1950年8月，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾利斯在第一届国际档案大会上正式提出对文件生命周期划分的“三阶段论”，即文件的现行、休眠（或暂时保存）和永久保存三个阶段。至20世纪80年代，美国、英国、加拿大、阿根廷等国学者，分别根据文件的管理程序、存留地点、价值形态及其作用等，划分文件生命周期，提出文件生命周期理论，并出版了一批专著。
我国文件运动周期理论发端于20世纪60年代。它是针对1958年大跃进运动中档案工作领域出现的浮夸风，所谓“大收、大编、大用”档案，“人人写档案”、“万物档案化”的违反事物客观规律的现象而提出的：“档案自然形成规律”。1959年曾三同志提出：“档案是在工作和生产过程中自然形成的，今天要谁来‘写’档案，是写不出来的。”③同年6月1日，曾三在全国档案资料工作先进经验交流会上还指出：“也不能把随意收集起来的东西都叫档案。”④这里，曾三着重强调了档案与资料的区分问题。
1960年11月，国家档案局在哈尔滨召开东北、华北档案工作协作区城市基本建设档案工作会议上正式提出“档案自然形成规律”。为此，《档案工作》1960年11期发表社论，对“档案自然形成规律”的内涵作了详细解释。强调了整理和管理档案要坚持全宗原则，坚持按档案的自然形成规律办事，但尚未涉及文件运动周期的问题。
1961年11月6日，原国家档案局副局长张中同志在贵州省、市机关、厂矿办公室主任、秘书、档案工作人员会议上的讲话：《我对档案和档案工作的认识》中提出：“文件的形成、运动和归宿，是一个具有规律性的运动过程。文件从产生、办理到立卷归档——结束了文书阶段，它就转化为档案。向档案室移交以后，它就进入了档案阶段。”“档案阶段也还是有它的段落的，第一步进入档案室……它的第二步就转入档案馆……档案室主要为本机关领导工作和本机关服务，同时准备为其他机关服务；将来进入了档案馆，同时准备为其他机关服务；将来进入了档案馆，为大家服务，为长远服务。”⑤这里，张中同志首先提出了文件、档案的运动过程，并根据我国实际提出了划分文书、档案运动三阶段的中国模式。
1962年12月，曾三在全国档案工作会议的报告《1958年至1962年全国档案工作的总结和今后的任务》中提出，“要研究和认识档案的形成规律，按照档案的形成规律来管理档案。”关于档案的形成规律，曾三提出了几个要点，即档案是怎样产生的、档案必须按全宗整理和保管、要保持档案的历史联系，并提出“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动的过程。”⑥
进入20世纪80年代，我国学者陈兆祦先生在总结我国文件、档案运动理论和引进外国文件生命周期理论的基础上，提出文件运动周期理论。他在《再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期》一文中说：“文件从其产生到成为档案以至消亡是有一个过程的，这个过程就是文件的运动周期，也可以称它为‘生命’周期。文件的运动周期，大致可以分为如下四个阶段：第一阶段是文件的制作（产生）阶段……第二个阶段是文件的现实使用阶段，或称文件的现行效用阶段……处于这一阶段的文件，有时称作现行文件……第三阶段是文件的暂时保存阶段……在国外，有的学者称它为文件的‘休眠’阶段，并把这一阶段的文件称作‘半现行文件’、‘非现行文件’，也有的称为档案、‘现时档案’。我国的习惯，一般将文件使用完毕后转入保存阶段称为‘归档’，并将这一阶段的文件称为‘档案’、‘现行机关档案’。第四阶段是文件的永久保存阶段，即文件存入档案馆的阶段……我国习惯上还称它为‘历史档案’。”⑦从而正式提出了文件生命周期划分的中国模式，并跟国外作了比较。
（二）文件运动周期（或文件生命周期）划分的模式不同。
外国学者关于文件生命周期划分的形式很多，有三段式、四段式、五段式等，据说有十数种之多。笔者认为，文件生命周期划分的关键是对文件阶段和档案阶段的划分。就现有材料而言，我国学者关于文件生命周期划分的模式主要有两种：
一是美国——加拿大模式，将文件与档案的分界划在档案馆入口处。前美国档案与文件局局长詹姆斯·B·罗兹将文件生命周期划分为四个阶段，前三个阶段（即文件的形成阶段、文件的利用与维护阶段、文件的鉴定选择阶段）为文件阶段，第四个阶段为档案管理阶段。第一阶段，文件保存在原机关、第二、三阶段文件保存在原机关或文件中心，第四阶段文件转化为档案，保存在档案馆。加拿大学者卡罗尔·库蒂尔和卢梭将文件生命周期划分为现行、半现行和非现行三个阶段，现行阶段文件保存在机关办公室，半现行阶段文件保存在文件中心，非现行阶段文件转化为档案，保存在历史档案馆。⑧
二是阿根廷模式，将文件与档案的分界划在文件承办完毕之时（阿根廷学者安娜·施蕾歇的观点）或文件的办理形成之时，文件一经签署盖章生效或外来文件正式签收，文件即转化为档案（阿根廷学者曼努埃尔·巴斯克斯观点）。⑨
我国学者陈兆祦先生根据中国文书、档案工作的实际，于20世纪80年代正式提出了第三种模式——中国模式，将文件与档案的分界划在机关档案室的入口处，即第二阶段与第三阶段之交。属于中国模式的国家，还有俄罗斯、独联体国家和一些东欧国家。
中国和美国模式之所以不同，是有历史原因的。美国是个年轻的国家，美国的文件管理是学习借鉴欧洲的管理模式。美国机关内部的案卷室可以溯源于欧洲中世纪的机关登记室，即登记保管现行、半现行文件的机构。到了二次大战期间，由于机关文件的急剧膨胀，一些单位开始在机关外建立专管机关半现行文件的文件中心，没有建立机关档案室。美国国家档案馆建于1934年。之后各州档案馆、私人企业档案馆大批建立，档案馆事业比较发达。在美国，文件移交档案馆后才称为档案。
我国历史悠久，古代档案与文书不分（同一实体），档案工作融于文书工作或秘书工作之中。直到北洋军阀统治时期，我国机关档案工作才逐步建立起来，成立了专管档案的机关档案室，这一制度一直沿续到今天。而我国近代档案馆成立较晚。1925年10月成立故宫博物院，下设文物馆和图书馆，图书馆下设图书部和文献部。机构几经变更，1951年5月才改故宫博物院文献馆为故宫博物院档案馆，1955年12月更名为中国第一历史档案馆。至于1946年在南京成立的国史馆是一个修撰中华民国史的机构，其史料处保管民国档案与图书，1964年更名为中国第二历史档案馆。我国中央档案馆建立于1959年，比美国国家档案馆的建立晚了二十多年。而全国各级各类档案馆的建立则是在1958年大跃进后才开始的。例如，1958年4月建立了第一个省、市级档案馆——北京市档案馆，1958年5月建立了第一个县级档案馆——河南襄城县档案馆。可以说，我国有长期的档案室工作的历史传统，而档案馆事业则建立较晚，相对薄弱。这也是我国将文件与档案的分界划在机关档案室入口处的一个重要的历史原因。
二
外国文件生命周期理论萌发于对进馆文件的鉴定工作，发展于对文件中心这一新事物的研讨，其理论基础是美国谢伦伯格提出的文件双重价值论。
外国文件生命周期理论是外国现代档案学的基本理论之一。它揭示了文件（大文件）运动的内在规律，告诫人们应该根据文件运动期间价值属性的变化去采取适宜的存放和管理形式，遵循文件运动的客观规律，不要去做违反客观规律的事。随着文件、档案管理工作的现代化，文件、档案一体化管理已经提到人们的议事日程。文件生命周期理论恰好为文档一体化管理提供了理论依据。
从档案学角度来看，文件生命周期理论的提出也标志着档案学已从过去热衷于（尤其是欧洲）研究历史档案的传统档案学时代而进入研究文件（大文件）及其生命过程的现代档案学时代。也就是说，档案学已从历史学的辅助学科脱颖而出，成为研究文件、档案自身以及文件、档案一体化管理的现代档案学，从而大大拓宽了它的研究领域，使古老的档案学焕发青春，成为一门真正独立的信息管理学科，在现代信息学科群中独树一帜，确立自己应有的学科地位。
文件生命周期的划分尽管模式多样，但其基本理论是具有普遍意义的。笔者认为，随着我国计划经济向市场经济的转轨、多种经济成分的发展、政府机构的改革以及文件、档案管理的现代化进程，我国半现行文件的中间保管形式将日趋多样化，文件中心、档案寄存所等机构正在兴办之中。这必将给我国文件运动周期理论的研究吹来一股清新的风，研究工作必将进一步深化，文件运动周期理论的内涵将变得更为丰富！
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