高校档案利用工作存在的问题及解决对策

张晓霞

(内蒙古化工职业学院，呼和浩特 010070)

摘要： 高校档案利用工作存在较多问题，如宣传力度不够，高校师生不知道档案室内留存的信息有哪些，更不知道这些档案信息的价值所在。档案管理人员素质偏低，大多数都没有经过专业培训，对档案利用工作的流程不熟悉。档案管理人员的服务水平不高，把工作精力全部放在了档案的保存、搜集和管理上，主动为档案信息利用者提供服务的意识不强。档案信息收集不全，导致各种信息的分散和消失，影响档案利用者对档案信息进行查阅。提出了提升高校档案利用效率的有效策略，如加强宣传力度，档案管理人员可借助新媒体技术、计算机技术、互联网技术进行宣传，以达到事半功倍的效果。提升档案管理人员的综合素质，定期对档案管理人员进行培训，打造一支高素质、高水平的档案管理团队。强化档案利用工作的硬件基础设施建设，向学校提供本部门的基本情况，包括已取得的成绩和所需要的财政、政策、人才上的支持。

关键词： 高校；档案利用工作；问题；解决对策

1 高校档案利用工作存在的问题

1.1 宣传力度不够

档案信息是一种潜在信息，大多都藏在档案室内，不会暴露出来，档案管理部门只有大力宣传档案信息的作用才能充分发挥档案的利用价值。但在档案利用工作的实际开展过程中，对档案价值的宣传力度不够，宣传效果不明显，高校师生不知道档案室内留存的信息有哪些，更不知道这些档案信息的价值所在，高校的领导层也没有认识到档案信息的重要价值，导致高校档案利用部门在资金、人力资源上都存在一定不足，严重阻碍了高校档案的利用效率。

1.2 档案管理人员素质偏低

高校档案利用工作是一项相对复杂且综合性较强的工作，对服务性、科学性、技术性的要求较高。但高校缺少专业的档案管理人员，从事高校档案管理工作的人员大多都没有经过专业培训，整体素质偏低，对档案利用工作的流程不熟悉，不了解档案室内的档案信息，严重影响了高校档案利用工作的效率。还有很多档案管理人员是兼职的，无法全身心投入到档案利用工作中来。此外，高校对档案利用工作的重视程度不高，档案管理专业人才流失现象严重，阻碍了高校档案利用工作的可持续发展。

1.3 档案管理人员的服务水平不高

随着高校人数的不断增加，高校档案利用工作的服务范围越来越广，工作量越来越大，档案信息的利用率也越来越高，单一的档案信息提取方式已不能满足档案利用者的要求。档案利用工作必须朝着精准、系统、快速的方向进行转变，只有不断提升服务水平才能促进高校档案利用工作的可持续发展。但高校的档案管理人员存在严重的“重管理、轻利用”的思想，把工作精力全部放在了档案的保存、搜集和管理上，主动为档案信息利用者提供服务的意识不强。高校对档案管理工作的评价标准也只是确保档案信息数据不丢失，而针对该如何有效提升档案管理人员的服务水平却没有明确要求，导致高校档案室一直处于被动服务状态。

导游韩语教材的首要职能是满足本土旅游市场需求，为地方社会培养合格的韩语导游人才。这就决定了该类教材要结合本土文化特点，收集真实、准确的语料信息，融入更多具有代表性的本土文化元素，为学习者提供真实的语言环境，使之成为能够彰显地域文化的优秀本土教材，从而强化学生对本土文化知识的储备，激发其传播本土文化的热情。

1.4 档案信息收集不全

档案信息收集是有效开展档案利用工作的基础和前提，如果档案信息收集不全，势必会造成各种信息的分散和消失，会影响到档案利用者对档案信息进行查阅。档案的收集和管理工作就是记录高校发展过程中的一点一滴，档案信息缺失会对高校的发展产生负面影响。

事情就这么说定了。阿东心里竟是有些兴奋。他把闹钟上到六点，准备自己提前半小时起来，然后六点半再叫阿里起床。洗漱耗去半小时，七点出门。这是第一次，阿东和罗四强准备一起陪着。说好早点由罗四强准备。

1.5 档案利用工作缺乏统一的管理标准

档案管理人员的综合素质、工作能力决定了高校档案的利用效率。高校要重视档案管理人员的综合素质，定期对档案管理人员进行培训，使档案管理人员能够熟练掌握档案管理的基础知识，并强化业务能力，打造一支高素质、高水平的档案管理团队，充分发挥高校档案信息的利用价值，不断提高高校档案的利用效率。

2 提升高校档案利用效率的有效策略

2.1 加强宣传力度

档案利用工作有效开展的前提是让档案利用者熟知档案的作用，了解档案信息的内涵。档案管理人员要加强宣传力度，以促进新经济形式下档案利用工作的蓬勃发展，使更多档案利用者能够积极参与到高校档案利用工作中来，为档案利用工作的发展建言献策。同时，让档案利用者学会如何才能检索到自身所需的档案信息，并引导档案利用者要正确使用档案。在开展宣传工作时，档案管理人员可借助新媒体技术、计算机技术、互联网技术进行宣传，以达到事半功倍的效果。

2.2 提升档案管理人员的综合素质

高校学生的档案信息来自全国不同地区，不同地区的纸质档案管理存在较大差异，档案信息构成也不尽相同。如果没有一个统一、严格的管理标准，势必会导致学生档案管理混乱，不利于档案利用率的提高，还会给高校的档案管理工作带来一定负面影响。

3.3.1 重视需加强防寒。一些花卉在冬季寒冷季节易冻伤甚至冻死，做好防寒工作，有利于维护花卉品种。可采用将花卉转移至暖室或搭棚基本防寒措施。

2.3 强化档案利用工作的硬件基础设施建设

随着高校办学规模的逐步扩大，高校原有的基础建设已不能满足高校档案利用工作的发展需求，设施老化、库房不足、管理手段落后，这些因素都会对高校的档案利用工作产生影响。因此，要从多方面强化档案利用工作的基础设施建设，档案管理部门应向学校提供本部门的基本情况，包括已取得的成绩和所需要的财政、政策、人才上的支持。

3 结语

我国高校档案利用工作情况不容乐观，还存在诸多的细节问题，严重影响了高校档案的利用率。档案管理人员应不断提升自身的综合能力，要为档案利用者提供更好的服务，以促进高校档案利用工作的可持续发展。

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Problems and solutions of archives utilization in colleges and universities

ZHANG Xiao-xia

(Inner Mongolia Vocational College of Chemical Industry, Hohhot 010070, China)

Abstract : There are many problems in the use of archives in colleges and universities, such as insufficient publicity, teachers and students do not know what information remains in the archives room, let alone the value of these archives information. The quality of archives managers is low; most of them have not received professional training, and are not familiar with the process of archives utilization. The service level of archives managers is not high. They put all their work energy on the preservation, collection and management of archives. They are not conscious of offering services to the users of archives information on their own initiative. The incomplete collection of archival information leads to the dispersal and disappearance of various information, which affects the access of archival information by archival users. It puts forward some effective strategies to improve the utilization efficiency of archives. For example, to strengthen publicity, archives managers can use new media technology, computer technology and Internet technology to publicize, so as to achieve twice the result with half the effort. Improve the comprehensive quality of archives managers, regularly train archives managers, and build a high-quality, high-level archives management team. We will strengthen the construction of hardware infrastructure for archives utilization and provide schools with basic information about their departments, including the achievements they have made and the financial, policy and personnel support they need.

Key words : Universities; Archives utilization; Problems; Solutions

中图分类号： G647. 24

文献标志码： B

文章编号： 1674-8646( 2019) 15-0086-02

收稿日期： 2019-05-18

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