论IRM的形成领域与发展阶段，本文主要内容关键词为：发展阶段论文,领域论文,IRM论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号]G251[文献标识码]A[文章编号]1005—6610（2000）01—0003—06
20世纪是人类社会发生巨大变革的时代。在这一时期，随着信息经济的崛起，信息观念的更新，以及信息技术日新月异的发展，社会信息环境发生了极大的变化。美国、日本等经济发达国家相继进入信息社会，发展中国家的社会信息化程度也相应提高。同时，由于组织内部信息膨胀，组织规模不断扩大，管理的复杂性日益增强，计算机在管理中的应用逐步普及，从而引发了诸多的管理问题。在这些因素的综合作用下，信息资源管理（Information Resources Management——IRM）沿着信息管理发展的脉络，在不同的实践领域脱颖而出。
1 信息资源管理的形成领域
有关IRM的大量文献显示，信息资源管理形成于不同的领域， 我们可以根据不同的划分标准，将这些孕育了信息资源管理的领域区分为两类：
1.1 根据实践领域划分，IRM起源于政府和企业两个部门
1.1.1 政府部门。我们知道，文书管理、行政管理等是IRM的发源领域。在组织的文书管理工作中，人们为了解决日益膨胀的记录信息，开始考虑以政策为手段，控制信息量，实现信息共享，达到减轻组织文书工作的负担，美国政府在这方面作了诸多努力。1965年美国联邦政府实施布鲁克斯议案，以提高行政管理效率，加强政府日常文书工作的管理，实现数据资源有效管理的政策保证。1974年美国联邦政府文书工作委员会正式成立，其宗旨是解决组织中过载与无法有效满足信息需求的矛盾。1978年提出了控制日常文书工作的倡议。1980年通过的《文书削减法案》，就信息管理工作提出了7点要求。[1]
——减轻文书工作：明确组织的信息需求，消除信息冗余，保证信息资源共享。
——推动数据处理技术和远程通讯技术的应用。
——促进统计工作。
——加强记录管理。
——实现信息公开与共享。
——制定信息政策并加强监督。
——健全组织机构。
上述要求集中反映了人们已意识到要实现信息的有效贮存、检索和利用，解决组织机构中信息获取与传输问题，使组织的管理者能够充分、有效、经济地获取和利用信息，最终达到提高信息的吸收与利用的根本目的，必须在信息管理领域引入现代技术。同时也勾勒了IRM 的综合化、多要素管理思想的基本框架。可以说，IRM 这一术语首先在这个领域用于描述信息整体化、综合化的管理模式。1985年，美国以“联邦政府信息资源管理”为名颁布了A—130公告，直接提出了IRM， 进一步推动了IRM在文书管理领域的扩展和延伸。
1.1.2 企业部门。 企业管理是信息资源管理形成的又一重要领域。该领域的信息资源管理虽由文书管理领域移植而来，但却被赋予了新的内涵，即更多的体现信息资源管理的经济特征。在企业管理活动中，信息及时、准确的传输是企业内部工作保持正常、高效运转的必要条件。而外部环境信息，如市场信息，则是企业得以生存和发展所必须的“养料”。因而，信息对企业生产、经营活动的重要性是不言而喻的。随着社会经济的发展，全球经济一体化环境下企业竞争态势的形成，信息日益成为与人、财、物等资源具有同等重要地位的经济资源，这种理解为企业的管理活动注入了新的理念。同时，由于计算机技术在企业管理中广泛应用，使信息的搜集、处理、传输等活动发生了极大的变化，也带来了新的管理问题。在这种形势下，政府部门管理领域有效的信息资源管理活动给企业的管理者以有益的启示。于是，人们开始关注如何采用现代信息技术手段更好地管理企业的信息资源，使之充分发挥其经济价值。在这种实践活动的推动下，信息资源管理得以在企业管理领域形成与发展，其规模之大，影响之深，从某种程度上讲，可以说已超过了政府部门管理领域中的信息资源管理活动。
1.2 按技术手段划分， 即可将信息资源管理的形成领域划分为数据库管理和数据处理管理
1.2.1 数据库管理。20世纪60年代，由于数据量急剧增长， 计算机在组织机构中的应用得以实现，促使人们开始开发数据库管理系统，采用数据库存贮信息，以解决信息的管理问题。为了协调数据库管理系统的活动和应用程序，出现了数据行政管理，其管理要素是以技术为支撑展开的。到了70年代，由于数据库管理系统使用的日益广泛，人们逐渐意识到数据是组织的重要资源，必须对其整体实施有效管理。在这种思想认识的基础上，出现了数据库行政管理，其职责是制定、控制数据库的规划、决定数据的存贮方式等。管理范围涉及数据库的设计、建立和运行的各个环节。其管理重心集中到从组织的角度来运筹数据的整体管理。在实际运行中，无论是数据行政管理或是数据库行政管理，都没有赋予数据管理人员相应的地位和权力，很难实现从组织上整体完成数据管理。要解决这一矛盾，有必要从管理模式上加以调整，将数据行政管理与数据处理人员加以区分，并赋予数据管理人员适当的权力和地位，使他们能够解决信息管理中出现的诸多问题，这在一定程度上预示着新的信息管理模式产生的客观基础已形成。
1.2.2 数据处理管理。 数据处理管理是贸易管理和管理信息系统的深化，也是IRM的起源领域。 随着计算机技术和数据处理技术的发展，人们在进行数据处理的过程中，逐步意识到数据深化的必要性，特别是组织机构中的高层管理者，他们从数据处理中获益，因而加深了建设管理信息系统必要性的认识。由于人们对数据处理认识的不断深化，逐步形成了数据处理管理的概念，并有着不同的认识，但其核心思想集中体现在强调组织机构应建立适当的管理信息系统，从经营的角度管理信息系统，以解决组织运营所需的信息。实现该核心思想的基点是设置高层信息主管职务，履行信息处理与组织决策等职责。80年代，美国的政府部门、大型企业乃至高等学府，相继出现了一种新职务， 称为ChiefInformation Officer，简称CIO。中文译为“信息主管”、“首席信息经理”等。这一社会职务的出现，标志着信息管理进入了高层管理，在权利总体框架中得以确立，为实现信息全面管理提供了保证。总之，在实践活动中，由于过分关注技术因素，忽略了人文因素、环境因素，致使以管理信息系统为代表的信息系统未能取得预期的成效。人们在总结经验的基础上，意识到必须对信息及其相关要素进行全面管理。在此背景下，IRM应运而生。
综上所述，IRM虽然起源于上述诸多领域， 但每个领域的特定管理仅解决某个方面的信息管理问题，却不能完全解决信息的综合管理。从某种角度看，IRM虽起源于上述领域，但却是其升华。它是各个领域、 各种信息处理、相关技术的汇合，隶属于高层管理范畴。它的目标是通过现代信息技术、信息政策，实现完整性、可靠性，消除信息冗余，以满足组织机构的信息需求。可以说，上述诸领域不仅是信息管理的生长点，也是信息管理进入资源管理的历经阶段。总体上讲，IRM 所涉及的学科背景，有计算机科学、管理学、图书馆学、档案学；就其应用领域而言，则源于政府部门、组织机构（包括公司、企业）等。
2 信息资源管理的历史发展：学者的观点
有关信息资源管理的历史形成与发展，国内外学者对其有过诸多论述，目前尚未达成共识。在这里，我们着重介绍以下几种有代表性的观点。
美国信息资源管理学家马钱德（D.A.Marchand）和克雷斯莱因（J.C.Kresslein）曾提出“四阶段说”，[2]即：
第一阶段（1900—1950年左右）：物的控制
第二阶段（60年代—70年代中期）：自动化技术的管理
第三阶段（70年代—80年代）：信息资源管理
第四阶段（80年代—90年代）：知识管理
不难看出， 马钱德和克雷斯莱因的“四阶段说”是对19 世纪末至20世纪90年代IRM的形成与发展过程所作的阶段性划分。 可以这么理解，就信息资源管理的起源而言，马氏和克氏认为19世纪末是其生成时期。 与他们观点略有不同的是史蜜斯（A.N.Smith ）和梅德利（D.B.Medley），他们则认为信息资源管理始于20世纪30年代， 至今已经历五个发展阶段，即“五阶段说”[3]：
第一阶段：数据处理
第二阶段：信息系统
第三阶段：管理信息系统
第四阶段：终端用户及战略影响
第五阶段：信息资源管理
我国学者卢泰宏提出了“三时期说”，他强调信息管理的历史连续性，是以“全面把握信息管理的历史过程和发展趋势”为认识基点，指出“从古代的信息管理到现代的信息管理，其发展可分为三个时期”[4]：
第一时期 传统管理时期（1900—1950）：以图书馆为特征
第二时期 技术管理时期（1950—1980）：以信息系统为特征
第三时期 资源管理时期（1980—）：以信息资源管理为特征
与卢泰宏认识基点相似的研究者谢阳群，在1994年发表的论文，题为“信息管理刍议”中提到“现代意义上的信息管理，其诞生时间并不长。但考察一下信息管理的历史渊源，就可以发现，信息管理活动的有关内容在人类活动中早已存在”。因而，将其划分为三个阶段，即“三阶段说”：
第一阶段（1900—1950）：文献管理阶段
第二阶段（1950—1980）：数据管理阶段
第三阶段（1980—）：资源管理阶段
1995年，李惠珍与陈耀盛合作撰写的“试论信息管理的发展阶段”，刊载于《情报探索》第2期。在该文中， 作者提出：“信息管理在远古的人类活动中就产生，历经了四个不同的发展阶段”：信息天然载体管理阶段、文献工作分化管理阶段、信息技术管理阶段和整体综合的信息资源管理阶段。
马费成在文献[5]中依据人类对信息认识深化的过程， 将信息资源管理的历史沿革划分为三阶段：传统管理阶段；信息管理阶段；信息资源管理阶段。他指出传统管理阶段是以图书馆为象征，着眼于文献信息源的收藏管理，同时也包含档案管理和其它文献资料管理；信息管理阶段是以计算机为工具，以自动化信息处理和信息系统建造为主要内容，着眼于信息流的控制；信息资源管理则着眼于人类信息过程的综合性、全方位控制和调控。持另一种观点的研究者霍国庆，在文献[6] 中提出“三时期新说”，也对IRM的发展作了阶段性的划分，即：
第一阶段（20世纪40年代中期—70年代中期）：信息资源管理的萌芽时期
第二阶段（70年代—80年代末期）：信息资源管理的形成时期
第三阶段（90年代）：信息资源管理的发展时期
“三时期新说”集中反映了霍国庆对信息资源管理性质的理解，他认为：“信息资源管理是一种集成的管理活动，在各种信息活动或信息系统完成整合过程之前实质上并不存在所谓的信息资源管理”。
以上我们介绍了中外学者就IRM的历史发展所作的论述， 尽管各自的认识基点不同，结论也有所区别，但对于从事信息资源管理的研究却有一定的参考价值。从上面的论述可以看出，有的学者比较注重现代信息技术与信息资源管理活动的结合，有的则将信息资源管理活动置于人类信息活动的历史长河中加以考察，其阶段划分的基点不同，因而形成了不同的“时期说”、“阶段说”。
3 我们的认识
中外学者的研究启示我们，考察IRM 的历史发展应注意如下三个因素：一是，IRM是人类信息管理活动的组成部分， 它伴随着人类社会科学技术的发展而演化，每个历史时期均有不同的管理对象、技术手段、管理内容，共同铸造了各时期的特征。二是，IRM 与信息技术息息相关，信息技术有其自身的发展过程，它也经历了传统至现代的发展过程。三是，将信息视为资源加以综合管理是以现代信息技术为基础，也是信息社会的产物，可以说，信息作为资源管理的观念将信息管理引入了资源管理的阶段。因此，我们认为，IRM 的历史演变主要经历了传统管理阶段、系统管理阶段和资源管理阶段，现正步入知识管理阶段。
3.1 传统管理阶段。这一阶段的时间跨度较大， 是以文献整理为对象，以手工操作为主要手段，其公益性文献信息管理的特征十分明显。我们知道，图书馆、档案馆作为社会文化机构有着悠久的历史，自其诞生之日起，即承担了公共图书馆信息的收集、整理、存贮、传递的职能。1850年2月，英国议会通过了公共图书馆法案， 标志着近代公共图书馆运动的开端，从而揭开了公益性文献信息管理阶段的序幕。图书馆也由少数特权阶层所垄断的私有财产一跃成为大众化的传播信息、获取知识的场所，其文献信息服务的功能日益加强，文献信息管理活动逐步深化，图书馆作业管理日趋科学化。在图书馆史上，曾一度出现“管理说”，如法国图书馆学家赫西（L.A.C.Hesse）在1839 年出版的《图书馆管理学》著作中，强调图书馆学研究目的在于最有效地解决管理问题，提出了一套比较系统的管理学理论；再如英国的图书馆学家帕尼茨（A.Panizzi）致力于图书馆管理工作，他主编的《大英博物馆编目条例》旨在对馆藏文献进行有效的管理；美国著名的图书馆学家杜威（M.Dewey）在19世纪末20世纪初为图书馆事业所作的一系列开创性的工作，集中体现了他的图书馆管理思想。在中国亦如此，从《七略》、《别录》起始，历经《隋书·经籍志》，直至《四库全书总目》，皆为实现科学地管理国家藏书。可见，图书馆和信息管理存在着渊源的联系。
3.2 系统管理阶段。这是信息管理形成与发展的第二阶段， 以系统为象征。大家知道，20世纪40年代，科学技术的巨大变革给人类社会带来了天翻地覆的变化，生产机械化让位于生产自动化，系统科学、系统思想、系统方法成为一股潮流，有力地影响学术研究和实践的发展。自1937年奥地利生物学家贝塔朗菲（L.V.Bertalanffy ）的“一般系统论”问世以来，系统思想、系统方法逐步完善，并广泛用于社会各个领域。它为信息管理进入系统管理奠定了理论基础，这是一方面；另一方面，在信息技术领域，40年代中期计算机的问世，加快了信息处理、传递的速度，出现了数据处理（DP）、数据库管理系统（DBMS）和管理信息系统（MIS）。信息和通讯技术（ICTs）成为这一阶段的技术基础。
3.3 资源管理阶段。这是信息管理形成与发展的第三阶段。如前所述，IRM起源于美国政府部门，随后推广应用于社会组织机构，如公司、企业等。在现代社会，组织中各类信息密集，其信息管理是以现代信息技术为支撑，因而，组织管理者的工作可以理解为利用ICTs所进行的信息处理和提供。但是，信息管理在系统管理阶段，注重的是技术因素，强调利用信息技术控制信息，以实现信息的有效存贮和检索。也正因此，在技术管理上出现一系列问题，人们开始寻求完善管理信息系统的途径。在MIS的基础上，融合了人文因素、组织环境等内容， 形成了具有集成信息管理功能的信息资源管理。这一时期的信息管理，在组织结构上出现引人瞩目的部门和职务，即“信息与日常事务办公室（The Office of Information and Regulation—OIRA）和信息主管（CIO），前者的主要责任是明确组织对信息的需求，协调组织的信息管理活动，保障信息的共享。而CIO则负责处理与组织决策、制定信息规则、沟通各部门的信息需求，确保信息的及时性与准确性。CIO的产生，标志着信息管理人员从以往的辅助角色跃居为管理的主角，这从一个侧面显示了信息管理进入了新的发展阶段。
3.4 知识管理阶段。随着社会的发展， 知识经济作为一种重要的经济形态得以确立，知识日益成为组织面对竞争与增进发展的有力武器之一，知识型组织不断涌现，加之信息技术的发展为知识交流与共享提供了必要的技术支持，知识管理于90年代中后期应运而生。什么是“知识管理”？“知识管理是通过对知识的有意识利用使之变成一种可以管理的企业资源”。[7]“从本质上说，知识管理体现了组织寻求数据、信息处理能力以及人类的创造和创新能力相互结合，共同作用的过程”。[8]由于信息与人类认知能力的结合导致了知识的产生， 信息与人是实施知识管理的基本要素。因此，有效、成功的信息资源管理是实施知识管理的基础，而具有丰富专业知识和实践经验的高素质人才则是实现知识管理目标的前提。所以，知识管理是信息资源管理的深化和升华，是信息管理发展的第四阶段。
一般认为，知识有显性知识和隐性知识之分。显性知识分布于图书、期刊、光盘和Internet等媒体之中，易于获取、整理和存储，它们是信息资源的主要内容；而隐性知识则集中存储于个人的脑海中，是组织成员在工作和生活中获得的经验及孕育而成的体会、看法和观点，这部分知识除本人以外，别人难于掌握。长期以来，隐性知识由于它的隐蔽性，并未受到足够的重视。因而，知识管理的目的就是要为组织实现显性知识与隐性知识的共享提供新途径，以实现不断创新和创造有用的知识，激活知识的价值，提高组织的竞争力。由此拉动了新型职业——知识主管（Chief Knowledge Officer——CKO）的出现，其地位介于首席执行官与信息主管之间，主要职责是实施知识管理，为此，他们必须采取有效措施和先进的技术手段，建立一个能为公开交流提供完好基础设施的网络，创建有利于知识交流的组织文化环境，打破成员之间的知识封锁，促进成员之间的知识共享，建立相互信任的伙伴关系，并把获得和创新知识与员工报酬相结合。因而，CKO的职责有别于CIO，他们并不对技术工作负责，而是着重于提高组织的创新和集体的创造力，这也是知识管理目标的实质。
综合上述，信息管理经由信息传统加工系统（图书馆、信息中心），着重存储信息，到信息的高级有序系统（数据库、网络）强调开发、利用信息，直至在信息与人脑中隐性知识基础上实现知识创新，表征信息管理的发展历程。在这一发展过程中，随着信息管理进入资源管理阶段，信息已成为一种资源，成为竞争的关键因素之一；实施信息资源管理，要求对信息和一切与信息管理有关的资源进行统一的部署和规划，最大限度地发挥信息资源的价值；在这一阶段，影响信息管理成效的因素除技术外，还涉及到人文、政策、组织环境等因素；同时，信息管理所关注的是信息资源的经济效益、重视信息价值的测度以及信息升华为知识的管理。信息管理进入知识管理阶段，可以说是组织适应知识经济时代的必然选择。与此同时，我们也应看到，信息管理发展的每一阶段都是前一阶段的延续，新阶段的形成只是意味着旧阶段地位的变化，它们之间的关系如图所示：
据此，我们可以这样来认识，信息管理的发展是一个不断深化和扩展的过程，随着人们对信息、知识的认识逐步提高，信息管理思想将日益丰富，管理方式也日趋多样化。信息管理进入知识管理阶段后，其发展并未终结，新的信息管理思想和模式终将在知识管理这一母体中孕育，并顺应时代发展的需要，日益呈现，贡献于人类社会的文明与进步。
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