史春艳 单位辽宁东兴计算机技术有限公司
【摘要】近年来机关部门的电子政务建设的步伐逐步加快。本文首先概述当前机关档案管理的相关制度，其次分析网络环境下机关档案管理的影响，最后笔者总结出提高网络环境对机关档案管理的建议，以期对机关档案管理有所裨益。
【关键词】网络环境；机关档案；管理
随着时代的发展，互联网已经成为人们日常生活、工作中不可或缺的一部分，计算机技术渗透到各个领域。机关部门事务繁杂，工作量大，为了提高办公效率，加快电子政务建设的步伐，各级机关档案管理工作中也引进计算机技术，然而网络环境下对机关档案管理出现新情况、新问题，需要引起档案管理工作者的重视，并寻求科学合理的应对策略。
1 当前机关档案管理的相关制度
机关档案管理工作是一项十分繁复的工作，涉及到许多机密资料因而保密工作是尤为重要的。因而国家就档案管理工作颁布了《中华人民共和国档案法》，对文件进行法律的保护，如果出现擅自使用机关档案资料，一经查出将按照档案管理条例及刑法相关规定给予严厉处罚。在当前的档案管理制度中详细规定了档案管理人员资质、档案保存、管理方法等【1】。通常而言地方档案局负责地方的档案的全面管理，集中管理方式可以最大限度保障档案资料的完整性，也有利于档案管理工作保密管理。
2 网络环境下机关档案管理的影响
2.1 档案的形成过程出现新变化
随着网络技术及计算机的普及，机关档案管理工作也置于网络环境之下，促使机关文件的形成过程也发生变化。（1）手工制作。手工制作就是在机关单位内，从文件的起草、传递、归档、保存等流程中，档案管理员手工书写文件，在输入电脑成为正式文件传递方式是人工传递，保存方式是纸质归档【2】。（2）计算机生成。机关文件制作人员利用计算机形成文件，修改后通过计算机打印出正式文件。可以在文件上填写内容形成正式文件，归档形式以电子文件为主。（3）数码设备生成。随着科学技术的发展，数码设备日益增多，在会议、活动中都可以用数码设备记录下来，视频材料、音频材料等，随后整理好档案材料，形成电子档案 。
2.2 档案内容记录、载体出现新变化
机关档案管理模式在以往的管理中是机关档案室为主，人工记录下来，进行纸质材料收集各种档案，纸质容易磨损，不便于长久的保存与阅览，出现错误难以修正。而网络环境下，纸质档案会以文字形式记录内容，慢慢的电子文件与日俱增，档案内容记录也有新变化：电子文件通过“0”、“1”进行组合，按照一定数字编码记录文件【3】。视频文件通过语音记录及现代数码技术进行信息的储存，主要以光盘、磁盘为主要形式，光盘利用激光技术收集信息、录入信息。语音文件是波形文件。档案的载体主要是通过光盘、磁盘等磁性材料，通过电流传递信息，将电流转变为磁记录到介质上，用剩磁转变为电流磁将收集的信息录入文档。
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21世纪是一个高节奏讲究高效率的时代，随着计算机技术的普及，推动电子政务建设迅猛发展，尤其文件数量大增，数码技术与新材料的应用下，机关档案载体更为多样化，例如：电话录音、电子文件等可保存在磁性材料之后，音频材料、视频材料也可以储存在光盘中。
3 网络环境下机关档案管理的相关建议
3.1 定期培训提高档案管理人员的专业技能
时代在发展，各行各业的竞争也异常激烈，机关档案管理人员更应该与时俱进加强学习，定期开展培训，了解最新的国内外的档案管理最新理念、动态，丰富自己的档案管理知识面，便于在实际工作中可以冷静的应对新情况、新问题。做为一名机关档案管理员，每年需要整理大约2000多盒档案，文书，资料，业务等，为了能更高效率的经办一些五险的经办材料，需要我们不但熟悉运用互联网技术，灵活运用网络档案技术提高自己的档案管理技能，为更好的服务民众而努力。
3.2 深入优化档案的鉴定整理工作
档案鉴定工作是一项较为繁琐的工作，在网络环境下又出现许多新问题增加工作的难度，因而可以从几个方面去着手：首先，从最基础的开始，为了能有效做好机关档案收集的工作，以制度建设为切入点，增强机关档案管理人员的自律性。“无规矩不成方圆”，无论兼职还是专职的机关档案管理工作，需要相应的制度来规范档案管理人员的行为，尤其档案鉴定工作更需要严谨的工作态度。其次，提升机关鉴定工作水平。鉴定工作单纯鉴定枯燥的纸质档案还涉及到各种电子文书档案，需要档案管理人员依据不同类型针对性的进行档案整理。最后档案管理人员应加强理论的学习，基于网络环境下，机关单位需要引进先进的档案管理模式与设备，使得纸质档案与电子档案处于平衡状态，推动档案管理现代化发展。
3.3 增强档案管理服务创新意识
首先，不断扩展档案管理的服务领域，以往的机关档案主要是为机关单位自身提供方便，很少对外开放，而时代的发展中，档案服务逐步面向社会，多种行政活动、生产建设、管理活动都与信息服务息息相关，人们对于档案信息的需求也呈现出多元化，凭借网络可以轻松实现档案资源共享，满足社会发展的多中需求，也已逐步成为档案管理的新趋势。其次，服务手段呈现多样化，为适应时代发展需求，网络环境下的档案管理员可以构建档案馆网站，提供多层次的服务，例如，单位网站资源建立自己的网页，构建电子文件全文数据库等，推动机关档案服务自动化、网络化。
结语
在各级的机关单位中普及网络办公自动化程序已经成为一种必然趋势，档案管理工作也需要计算机技术作为“好帮手”推动档案管理向国际化、现代化、信息化的方向发展。网络环境下机关档案管理的影响是深远的，需要机关档案管理人员能够勇于探索，不断创新，有责任心，真正将这份看似枯燥的工作，认真的完成，为做好机关档案管理工作，踏实的走好每一步。
【参考文献】
[1] 王娅.网络环境对机关档案管理的影响[J].兰台世界,2008,(6):9-10.
[2] 李和文.网络环境对机关档案管理的影响初探[J].现代经济信息,2013,(22):34-34.
[3] 高鹏.分析网络环境对机关档案管理的影响[J].管理观察,2015,(16):17-18,21.
论文作者:史春艳
论文发表刊物:《文化研究》2016年2月
论文发表时间:2016/7/25
标签：档案论文; 机关论文; 档案管理论文; 文件论文; 环境论文; 网络论文; 工作论文; 《文化研究》2016年2月论文;