关键词：信息化；事业单位；档案管理
引言
通过档案信息化建设，可以将日常工作中形成的资料与数据收集起来，建立一个完善的信息查询系统，机关事业单位档案信息化建设是我国档案信息化建设过程中极其重要的部分，对机关事业现代化管理有着重大提升作用，所以，机关事业单位要从实际出发，建立完善的档案信息化建设体系，提升档案管理工作的效率。
1信息化技术在档案管理工作中的优势
1.1工作效率提升
档案管理是一项长期而系统的工作。机关事业单位，从单位成立之初就形成了档案。随着时间的推移和单位的发展，档案资料的内容越来越丰富，种类越来越多样化，档案管理工作越来越繁重，档案人员的工作压力越来越大，导致工作效率越来越低。因此，有必要对档案馆进行信息化管理，利用信息技术不仅可以满足档案资料收集的需要，而且可以提供档案的智能检索空间，简化档案管理的操作流程，优化档案存储的工作模式，提高档案管理的工作质量，提高档案管理人员的工作效率，实现管理时间的科学规划。
1.2提高档案保存的稳定性
纸质文件不利于存储，首先，易受自然环境的影响，造成文件中数据的损坏，无法长期保存。其次，手工绑定的文件容易造成数据的丢失和损坏。电子档案可以长期保存，不受自然环境的影响。同时，电子档案还可以通过办公设备进行备份，使档案能够保持一定的稳定性，为机关事业单位的快速发展提供了有力保障。
1.3提高档案信息的传递速度，同时保障安全
传统的纸质档案在传递过程中会浪费大量的人力、物力和财力，也存在着亏损的情况，会给机构带来一定的风险，不利于机构的发展。电子档案在传输过程中，可以提高传输速度，保证档案安全，有效降低传输成本，避免档案丢失，尽可能避免风险。
2事业单位档案管理信息化建设存在的问题
2.1对档案信息化建设的认识不足，重视力度不够
机关事业单位长期实行着传统的档案管理方法，对档案信息化建设的认识不够，缺乏长期的工作计划,虽然有些机关单位的档案室已经安装了档案文件管理软件系统,并进行了档案信息的录入工作,但是由于缺乏对档案信息化建设的认识，以及档案管理部门和领导人不够关注档案信息化建设,导致档案信息工作进展缓慢,档案信息化建设的程度较低。一些机关和机构只是简单地收集和储存档案，就认为是档案信息化建设，对档案信息化建设存在误区。一些单位对档案信息建设缺乏足够的思想认识，甚至存在误解，有人认为把档案数据输入电脑就标志着档案信息化管理的实现。
2.2经费不足
事业单位在文件信息管理硬件设施配置不够。在技术支持之外，一些机构无法从文档信息化建设中获得良好的软硬件配合，文档管理业务依然摆脱不了以纸张为媒介的传统管理模式，功能性设施不足。缺少应用软件或人员不使用该软件，将降低档案信息管理的效率，影响档案信息建设的进程。
2.3工作单位管理的工作人员缺乏专业知识和职能
在事业单位的访谈调查和公文专业教育发现，负责专职公文管理信息业务的工作人员缺乏专业培训，缺乏计算机技术培训，仍使用以往文档管理的方式，虽然涉及一些专业和文献管理，但根据信息技术的发展和社会的需要，还不能满足当前事业单位文献管理信息化建设的需要，也不能满足相关人员对信息技术的需求。
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3信息化时代机关事业单位档案管理的创新措施
3.1转变管理模式
信息发展时代下，人们对信息的需求与日俱增。在信息技术的大力支持下，事业单位的工作媒体、工作思路和工作身份发生了变化，从纸质档案向电子档案转变，从传统的工作方式向办公自动化转变，从循序渐进的工人向更加务实的管理者转变。根据档案工作需要，加强基础设施建设，制定规范的档案管理流程，利用信息技术对档案进行收集、整理、分类，减轻档案管理人员的工作压力，提高工作效率，丰富档案管理工作内涵。
3.2建立信息数据库
在档案管理模式转变过程中，机关事业单位建立信息数据库，将数据库划分为不同模块的子数据库，合理划分档案数据资源的使用权限，加强档案的分级管理，提高数据的安全性。档案管理者应科学管理档案，对不同类型的档案进行分类，并分发到相应的子数据库中。工作人员根据实际需要进行检索，有效缩短了资料检索时间，为档案信息的应用提供了便利条件。
3.3对档案信息化建设创新性规范化管理
随着信息技术的不断创新与进步，档案信息化建设也需要创新与进步，才能应对日益变化的社会格局，旧式的信息化建设和管理技术太过于表面化，应当借助先进的科技不断改进和创新，加快建成满足新要求、新高度的档案信息化系统。目前，各种档案管理软件层出不穷，各个机关事业单位所使用的档案软件也不尽相同，这导致在档案的转接过程中，很难实现无缝衔接，因此对档案的转出与接收十分不便。并且一些机关事业单位目前还没有建立科学、系统的管理体制，缺乏创新性和规范化管理方法，无法体现出档案信息化管理的优势。
3.4网络安全问题对信息资源运营管理的威胁
近年来，互联网技术的迅速发展和信息化建设进程的加快，给档案管理信息化建设工作带来了极佳的发展前景。档案信息的开发有利于实现档案数据的长期存储,提高档案信息的检索效率,充分发挥远程档案查询、调动等服务功能,提高档案管理工作的效率。但是，因为信息系统网络环境的复杂性和文件信息系统本身的局限性，当前的信息工作仍然面临着病毒攻击、系统漏洞、应用安全等网络安全风险。网络资源环境的安全问题日益突出，不法分子通过利用网络环境的漏洞，采用各种不良手段盗取机关事业单位的档案信息，导致档案信息泄露，档案管理系统崩溃或损坏。并且管理人员的错误操作、系统故障等，也会给档案信息化建设带来不同程度的威胁。因此，机关事业单位在进行档案信息化建设的过程中一定要特别重视网络安全问题。
3.5加强工作单位文件管理员的技术培训
工作单位文件管理员职业教育和培训相对较少，学习和经验积累一般。文献管理人员虽然接受了专业教育，但随着信息技术的不断发展和工作实际需要的变化，知识也需要及时改变，否则，在文档管理信息化的进程中，业务将受到阻碍。在这种情况下，事业单位应加强对相关人员的业务职能和综合素质培训，特别是要确保计算机的应用、信息技术知识的普及和培训，文件管理人员的综合素质和业务职能能够满足岗位的实质性需求，为事业单位文件管理信息化建设提供重要人才。
结语
综上所述，传统的纸质档案不适应当前的发展，电子档案得到了大力推广。机关事业单位要适应时代的变化，优化和创新传统的档案管理方式。采用信息化管理模式，既提高了档案管理效率，延长了档案资料的存储周期，又保证了档案资料的安全，使档案馆更好地为单位提供帮助和服务，为事业单位的长远发展作出有益贡献。
参考文献：
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论文作者: 赵林
论文发表刊物:《科学与技术》2019年第12期
论文发表时间:2019/11/14
标签：档案论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 信息技术论文; 机关事业单位论文; 工作论文; 信息论文; 《科学与技术》2019年第12期论文;