档案信息网络化推动档案服务创新发展——全省档案互联网站建设综述，本文主要内容关键词为：档案论文,互联论文,网站建设论文,全省论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案互联网站，作为社会了解与利用档案的一个窗口，使档案工作形象焕然一新。我省档案互联网站建设于2002年7月全面正式启动，经过一年多的努力，全省96个档案局（馆）中，已有95家建立了档案网站，一个覆盖全省档案系统的三级互联网络体系初见成效。跳跃式的发展规模和速度，在全国来说都是非常突出的，引起了同行们的普遍关注。
一、发展回顾
一年多来，全省档案互联网站建设秉承“服务、创新、发展”的档案工作新思路与新理念，以技术为依托，以用户需求为导向，以提升服务水平为目标，努力为新形势下档案事业的发展增添活力。
（一）规模发展，档案网站数量居全国第一
在经过长时间的摸索、尝试、运行之后，省档案局认为凭档案部门自身实力建设一个功能比较强大、运行比较可靠、维护比较方便的档案网站难度相当之大，财力、物力和技术人才的匮乏，是各级档案部门，特别是基层档案部门构建网站的最大障碍。为此，要将网站建设作为推动全省档案信息化进程的一个“抓手”，势必要降低档案部门搭建网站的门槛。
“数字浙江”提供的自助式网站应用平台，以其操作的简便性，运行的安全性和可靠性，使用户在无需掌握较深专业技术的背景下就能建立网站，并能实现轻松的维护。这种新型的信息平台，为档案部门建立网站彻底解除了瓶颈，是一条切实可行的解决之道。
为了鼓励基层档案部门建网，省档案局除了推荐使用“数字浙江”自助式平台之外，对申请建网的单位，由省局为其支付年租费；对于一些缺乏技术力量的档案局（馆），省档案局和“数字浙江”公司一起承担免费操作培训、技术咨询等服务。
从2002年7月建网方案实施后，经过短短三个月紧张的组织动员、技术培训和网页设计，到10月底，全省已有91个档案网站在Internet上亮相，发布自己的主页，其中32个网站已是图文并茂，内容丰富，功能渐趋完善。
发展到现在，全省除了1家档案局（馆）外，其余95家档案局都已建成了网站，比率高达99%。据国家档案局初步统计，截止2003年8月份，全国档案系统约有300个档案网站，浙江省档案网站数量占32%，在省级行政区域中档案网站的总量居全国第一。
图1 全国档案网站数量地区分布
实践证明，应用自助式网站设计平台对于经济、快捷、高效地构造一个覆盖全省的档案互联网络体系效果非常显著。2002年10月份前，全省已建档案网站的，仅有包括省馆、杭州、宁波、温州、湖州、绍兴等地的14家，占总数的15%。但到10月份后，由于各市县档案局纷纷应用“数字浙江”平台，网站数量迅速扩张，比前增加了81个，占了总数的85%。
（二）完善功能，网站的技术含量不断提高
很多网站在建立之初尚属静态型，即只提供简单的机构介绍、馆藏介绍、工作信息、查档需知等，但作为一个档案网站，要在浩如烟海、形形色色的因特网中打响自己的品牌，提高访问率，仅有这种单向的宣传功能是远远不够的。因此，要开发档案网站信息检索、文件查询等特色功能及意见反馈、电子邮箱等辅助功能。
各地档案网站开设“在线交流”栏目后，得到了利用者的青睐，反响颇好。仅对“浙江档案网”的不完全统计，自2002年7月份此栏目面世后，访问者络绎不绝，总共收到用户在线询问信息600多条，在线解答500多条。此在线交流量可称全国第一。
功能的强大，版式的更新，内容的丰盛，都需要相关信息技术的支撑。各网站，不论是自建网站还是自助网站，都为不断提高网站的质量而学习应用各种技术，如数据库技术、多媒体技术、OCR扫描技术、图像压缩技术、视频转换技术以及FLASH技术等等。这些技术的综合运用，显著提升了档案网站的品位，缩小了与主流网站的距离。
（三）创新服务，网站的知名度和访问率直线上升
要使档案网站不被形形色色的其他网站所淹没，拥有自身的发展空间，就必须发挥其专业特性。档案网站不仅仅是宣传档案和档案工作的窗口，更重要的是档案为经济建设、为社会利用服务的窗口，做到有档可查，有档案信息可看，有历史知识可汲取，有档案文化可品茗。因此，大力充实网上信息内容，成了各级档案网站的工作重点。
一年来，各网站都结合自身实际，加强馆藏资源的开发，开辟了许多富有本地历史与文化气息的栏目，如“浙江档案网”的“百年百人”、“老照片”、“名人手迹”等；“绍兴市档案信息网”的“档案展厅”；“新昌档案信息网”的“历史上的今天”、“新昌风情”；“杭州市档案网”的“西博会”、“中国杭州”、“新照片老照片”；“宁波市档案局馆网”的“甬城漫谈”、“服饰文化”等等。
信息媒介的多元化，满足了用户的不同需求。文字、照片是普通的网页元素，但多介质的馆藏结构，同样需要开发多介质的网页元素以满足访问者的各种利用需要，诸如声音文件、影像文件等。自宁波市档案局率先将声像资料上网以来，现在全省已有22个网站开辟了声像点播栏目。
上网信息量飞速增长，大部分项目实现了零的突破。经过一年的努力，仅以参加2003年全省优秀档案网站评选的40家网站（不含浙江省档案局馆网站）统计，开放档案目录总量达到335.5万条，文件全文18660份，照片8934张，视频信息约106分钟。初步估计，我省上网开放的信息总量居全国第一，其中已上网的开放目录量与全国其他所有档案网站开放目录总量持平，而文件全文、照片、视频信息量则远远超过其他所有档案网站的数量总和。
浙江省档案局馆网站——“浙江档案网”的信息量也有显著的增加。现已拥有“本周历史主照”、“档案检索”、“现行文件”、“百年百人”、“政务平台”、“在线交流”、“搜索引擎”等36个栏目，上网开放档案目录10万多条，现行文件8000多件，文件档案全文3000多份，照片4000多张。
建立网上文件中心，拓展创新服务空间。现行文件阅览中心是档案部门实践“三个代表”重要思想的务实行动，是档案工作为三个文明建设的创新服务机制。为了扩大这种服务方式的范围，借助互联网方便、快捷的传输优势，绍兴市档案局首先在网上建立了文件中心，得到了社会的广泛好评。此后，各地档案网站相继开设了“文件中心”栏目。
随着栏目的多样化和信息量的直线上升，各档案网站的知名度与点击率不断提高。综合评析我省档案网站的点击率，不论与省级网站还是市级网站的点击率相比较，都名列全国前茅。从档案检索的角度来讲，访问量也远非传统档案接待服务所能类比。
图2 全国部分省市级档案网站访问量
(2003.1.8～12.18)
图2从全国选择了上海、北京、浙江、天津、山东、辽宁和福建等6家水平较高的档案网站，通过对其2003年近一年的访问记录进行观察比较，上海档案信息网的访问量为305316人次，月均点击率27756人次，名列全国榜首；北京市档案局馆网的访问量为298190人次，月均点击率27108人次，排列第二位；浙江档案网的访问量是137780人次，月均点击率12525人次，位居全国第三。
全省11个市级网站月点击率的平均值是990次，这个访问量在全国地市级档案网站中也是非常不错的。
（四）多元建网，培养了一批网站建设的技术骨干
“自建”与“共建”相结合，走多元发展、个性活跃的道路，也是我省档案网站建设的一大亮点。在全省95家网站中，83家是依托“数字浙江”的网络平台，12家属于自建性质。自建网站较共建网站有其优势，就是它们可利用自身的技术力量，在网络空间、数据结构、版面风格等方面具有更大的灵活性，有利于网站向高级阶段成长。
当然应用“数字浙江”平台建设网站的优势也是非常突出的，就是投资成本很低，平均每个网站一年仅需560元，这个建设费用在全国来说是最低的。相比较，如果属自建网站的，仅网站维护的开支一年至少就要2000多元。
通过网站建设，各地培养和造就了一支既熟悉档案业务，又掌握网络技术的专业人员队伍，这为我省档案信息化建设，为推动各级档案局馆业务水平的提高，奠定了坚实的基础。
二、主要体会
体会一：服务是档案工作的生命力，也是档案网站的生命力所在
档案网站只有突出服务，体现服务，提供综合而全面的服务内容，才能茁壮成长，否则必定因无人问津而中途夭折。
“浙江档案网”的发展，可以鲜明地印证这个结论。
“浙江档案网”最早与某计算机公司合作开发，于2001年7月正式开通，至2002年7月，运行一年后移至“数字浙江”平台。这一年中，访问量约2万人次。但自挂入“数字浙江”并全新改版后，2003年一年的访问量就达到了14万人次，整整增加了7倍。访问量急剧增长的原因，大致可以归纳如下：
1、“浙江档案网”链入“数字浙江”平台后，受众面更广，知名度增加；2、初建时期，尽管已设有“档案检索”栏目，能提供开放档案目录的检索，但毕竟其他栏目不多，信息量不大。自改版后，“现行文件”、“老照片”、“浙江之最”、“在线交流”、“档案政策法规”、“政务平台”等栏目的相继推出，结合档案政务与档案查询两项功能，牢牢地吸引了一大批固定用户；3、强化引擎功能，丰富链接，整合资源，提升“浙江档案网”在全省档案网站中的门户作用，保证互联互通；4、扩大交流，通过各种途径和形式加大网站宣传力度。
综合分析这些原因，不难看出其中第2、3个原因是促使访问量直线上升的关键因素。庞大的档案信息对于用户来讲，不论是查询档案，处理工作，回忆历史，还是增加知识，都是开卷有益的。另外，“在线交流”又提供了一个实时对话的场所，释疑解惑，吸引了众人的回访。
体会二：坚持以用户需求为导向，以满足用户需求为最大目标建设网站
档案网站服务的对象是来自四面八方的网民，这些网民的访问目的和需求是形形色色的，因此就需要对浏览者进行分析，要针对不同用户群设置不同的栏目。只有这样，努力使访问者的需求得到实现，提高用户的满意度，才能提高用户的回访率。
据“浙江档案网”统计，今年在线咨询400余人次，在线答疑340多条，有效答复率在85%以上。不管问题难度有多大，网站管理员总是在第一时间，千方百计搜集各种资料，咨询职能部门，尽可能给用户以最佳的解答。
在设计栏目或信息时，必须体现人本主义。要设置导航条，方便用户在各层次的浏览；网页的脚本文字要生动，通俗易懂；在线答疑时，要尽量语气缓和，深入浅出，方便用户理解档案专业问题。
另外为满足用户的其他需求，除推出链接全省档案网站的栏目外，还推出了“法律法规检索”，此栏目不仅能查找档案方面的法律法规，而且还网罗了其他行业的法律法规。“你所需要的信息”对国内主要新闻、报纸、图书、天气、航班、火车时刻等查询网站进行了链接，“搜索引擎”则链接了国内外著名的引擎如Google、雅虎、搜狐等。
体会三：办好网站需要一支相对固定的人才队伍
人才，是网站建设最宝贵的资源。从今年获选的22家优秀档案网站来看，无一不是有专门的工作机构，或拥有固定的专职技术人员，这对保证网站的质量和安全维护都是至关重要的。
当然对一些条件较差、人手较少的档案部门来说，这还是相当不容易的。因此，各地除了要加紧培养技术人员外，还要保证兼职人员的稳定性，为其开展网站工作给予足够的时间保证和物力保障。
三、问题分析
2003年10月，省档案局组织开展了全省优秀档案网站评选活动，从申报的40家网站中评出22家优秀网站。此次评比活动表彰了先进、鼓励了后进，同时暴露了在档案网站建设中存在的一些弊端。
（一）发展很不平衡，网站建设水平参差不齐
此次参评的40家网站中，成绩好的评估分有90多分，成绩差的只有20来分（满分100分），可见差距之大。另外，在已开通的95家网站中，甚至还有几家一年几乎没上过什么信息，整个网站一片空白。
（二）网站信息量尚不能满足用户的需求
从纵向比较看，尽管大部分网站信息量有了明显增加，但仍显不足，尤其是文件档案全文，特别薄弱。评比中“全文信息”这一指标，没有一家网站拿满分（满分需有3000份文件档案全文），其中有15个网站则是1分未得。
（三）网站信息的制作质量比较粗糙
这个问题在各种介质，从文字、图片到声音、视频等文件中普遍存在。如文字格式配置不合理；图片色调尺寸等未作处理就上网；全文扫描质量不高，有的因图像文件压缩技术跟不上，导致画幅占用空间过大，严重影响读取时间；档案检索经常出错，因超级链接等各种问题而引起查准率不高；有的网站将许多既无档案查考价值又无文化价值的照片、信息搬到网上，造成网上垃圾。
（四）信息更新频率不高，电子邮箱管理较松懈
在优秀网站评比期间，省局信息科技处对各地网站的信息更新率每半个月进行了跟踪监测，总共测了6次，有四分之三的网站得了10分以上（满分15分），但由于监测的周期比较长，要求比较低，因此实质上总体来讲很多网站更新率还是偏低的。
电子邮件是信息时代非常重要的沟通工具，能大大提高工作效率。对电子邮箱的管理，从评比的结果看，非常不理想，得分都很低，拿满分10分的仅2家，大多数都在4分以下。
（五）上网信息审查缺少规范
没有经过审查的信息上网，会导致发生一些纰漏。例如，部分网站提供的开放目录，包含了许多涉及个人隐私的内容；把有政治争议的人物照片上网；有的主页上出现了一些与档案网站性质不相称的链接与广告。
四、发展目标
今后一个阶段，全省档案网站建设将进入巩固和发展阶段，实现从量的增长向质的提高的转变，发挥网站在档案信息服务和电子政务管理中的巨大作用。
（一）各市要立足本区域，把各自网站建成当地的档案门户网站；（二）融入当地综合门户网站，做大做强档案网站；（三）加强领导，树立精品意识，进一步扩大网站信息数量，提高信息质量；（四）开发馆藏资源，建设富有区域特色、个性鲜明的档案网站；（五）提高网站管理的制度化、科学化，保证网站的长期健康发展。
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