广东电网有限责任公司东莞供电局 广东 东莞 523008
摘要：改革开放以来我国的各行各业都取得了飞速发展，伴随着经济的发展和各行业生产技术的进步，社会各行各业对于电力供应的要求也越来越高。随着电力客户对于电力产品要求的不断变化和升级，电力企业面临的挑战和机遇并存，且分别占据着企业发展的重要地位。如何进一步深化电力企业的改革，塑造电力品牌形象，加强企业的管理能力，加强企业内部控制力和自身发展力，加强任务完成准确率，提高功能工作效率，成为公司提升手段之一的管理。文章主要结合现今文件传达的方式对其进行了分析，以专业化为前提、系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段提出了有效的解决方法。
关键词：精细化管理；电力企业
精细化管理并非什么新想法，而是源于发达国家的一种管理理念。它是社会分工以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的关键一步。
步入二十一世纪以来，中国在生产力普遍发展的基础上已告别了短缺经济，中国企业也在同时进入了微利时代，企业发展进入了高原期。作为传统企业代表之一的电力企业，也已经走在逐步从“局”向“公司”转化的现代管理路上。随着电力客户对于电力产品要求的不断变化和升级，电力企业面临的挑战和机遇并存，且分别占据着企业发展的重要地位。公司的壮大、业务增多，往往需要完成的各类工作任务也会成倍的增加，过多的任务、消息、通知等文件的下发，容易导致文件笼统繁多，而在办公自动化系统日渐完善和应用广泛的形式下，当前任务传达主要以文件转文件的形式为主，这样的运转下更容易导致任务理解错误，工作效率低下，如何进一步深化任务下达明确的改革，提高工作人员的工作效率，明确下达的各项工作任务，成为公司面临的必要问题。
美国著名学者法约尔?泰勒在他的著作《科学管理原理》中写道：“管理是所有的人类组织（不论是家庭、企业或政府）都有的一种活动，这种活动由五项要素组成：计划、组织、指挥，协调和控制。管理就是实行计划、组织、指挥、协调和控制。”
一、管理的意义
管理的目的在于使本身拥有的有限资源发挥最大的效能。随着社会经济的发展，社会分工的细化、专业化程度越来越高，日益增大的资源需求与有限的矛盾日益凸现，精细化管理应运而生。
二、电力企业文件管理现状
而当前由于电网业务的日益增多，人员的分工愈加详细，消息和任务的派发以文件转文件的形式为主，由文转员请示部门负责人转达至相关班组或各个人。通过层层传达，班组面对一堆要求笼统的转发文件，工作思路并不清晰，信息传递功能薄弱，部门文转员只能等待部门负责人批示或根据有限经验派发任务，既消耗了工作时间，也容易导致员工因理解文件不到位，执行任务时出现偏差，导致工作效率低、工作反复修改的现象。因此，我们急需探索“无文件”的精细化管理，力求做到组织战略清晰化、资源效益最大化。简单来说所谓精细化管理就是以避免浪费资源为着眼点，明确计划目标，并持续不断地寻找提高效率与效益的改进方法。
三、现代“无文件”管理要求
“无文件”精细化管理要求以专业化为前提、系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段、以获得更高效率和更多效益。
因此，我们急需研发一套班组“无文件”管理平台改变过往以文件传达文件的任务下达方式，采取的方法是先由专责或业务员消化和理解相关文件，分解提取具体的工作任务和重点，形成“工作任务单”后，再下达给班组实施的工作方式，形成从任务确定-作业准备-工作实施-结果反馈-分析总结全过程的精细化管理方法。以此达到以下三个目标：（1）减负——切实减少班组的无效工作，消除班组的隐形负担；（2）高效——由部门消化，明确分工，充分过滤，提升班组工作质量和效率；（3）规范——通过文件系统分类，摘取关键信息，形成清晰化表单，规范管理，事事有跟踪、有回应、有落地。
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1、专业化
专业化是精细化的前提任何企业的资源都是有限的，如人力资源、资金资源、物质资源、公共关系资源等，精细化管理的目的就是通过管理手段将这些有限的资源扩大化，满足企业发展需要。
有效的运用专业的人员资源，既提高了人力资源使用的最大化，也提到工作效益。把需下发的任务文件先由相关的专业的专责或业务员查阅分析，分解提取具体的工作任务和重点，再形成“工作任务单”后，下达给班组实施的各工作人员，充分过滤了无效信息对工作人员的困扰，提高了任务完成的准确率，节约了各工作人员的不必要时间，大幅度的节约了工作的时间成本，提高了工作效率。
2、系统化
在办公自动化日渐完善和应用广泛的形式下，系统化办公已成为提高工作效率必不可少的手段之一，一个好的辅助系统，能管理大量的数据以及精确的分析出所需的问题，并大大的改善了不必要的工作流程，节约了各项经济的浪费，班组“无文件”管理平台运用科学的管理模式，切实的解决了当下笼统文件过多导致任务下达不明确，工作人开展工作误差率大，工作效率低下的问题。
班组“无文件”管理平台采用B/S（浏览器/服务器）结构建设，平台基于J2EE的B/S结构，通过WEB的方式提供人机交互的界面，便于系统远程维护及升级，便于用户随时随地通过网络登录系统平台。只需一套软硬件设备，具备投资少、远程维护方便的特点。规范了分局内部文件表单传递流程，简化文件表单分流程序，实现无文件管理，提高分局内部工作效率。并基于工作流的管理模式，工作流可以自行定义，满足工作需要。
3、信息化
信息化来源于计算机技术与现代通信技术。它在企业管理中的应用解决了决策与调度的高效化、沟通与控制的实时化、存储与检索的条理化等问题。
现代社会是一个信息社会，到处充斥着各类信息，对于企业来说则包含着内部信息和外部信息两大块。
信息正在驱动着整个企业中许多至关重要的系统，但是如果没有一套全面的系统对数字内容开展安全和高效管理，就无法实现信息投资的回报。这些重要内容信息甚至正在成倍的增长，特别是包括在很多领域内的非结构化数字内容。
因此，企业对内容管理的需求正在加剧，企业希望确保信息内容的安全性、真实性及完整性，并且利用自动化的策略简化管理，为企业和机构内各个部门的内容共享提供条件，并以恰当的成本为重要的信息内容进行分级别保护。对于站内来说信息化的重点便是台帐的建立。
4、数据化
数据化记录是企业的成长日记，也是企业运行中的黑匣子。企业不仅仅可以在其中找到行进的足迹，更可能在其中找到自身管理的问题，以便分析总结，修正自己的目标、计划，达到基业常青。
一堆无序的数据相当于信息垃圾，整理成有序的数据就可以说明问题、反映问题。孤立地看待某一项数据，会得到盲人摸象的结论，也会得出杞人忧天的判断。
全方位的观察数据，虽然可以对事物有一个整体的认识，但是可能陷于只知其表不知其里的困境。全方位地解剖分析数据才能够知其然亦知其所以然，才能够驾驭事物的发展。
同样的道理，只有把杂乱笼统的各类下达文件先整理出准确的任务信息再下达到相关的人员手中执行，才能高效的完成工作，准确的实施任务。
班组“无文件”管理平台有效的与电网现有的OA系统进行对接，当OA系统有发文到各基层单位时，OA系统将自动推送相关发件人、收件主题、收件人、附件数据给平台数据库，平台数据库进行物理存储，系统模块调用相关功能轮询数据库，提取数据。
四、总结
如前面提到的，作为电力企业的基层单位，位于电力前线，肩负着安全生产的重要责任，同时也是精细化管理的基本组成部分和重要显现部分。
对于各类下达文件实行“无文件”精细化管理有利于电网的安全稳定运行，有利于提高各工作岗位人员的员工素质，从根本上改善基层工作人员对于下达文件有效准确的执行。
作者简介：刘才有，女，1972年8月出生，广东东莞人，本科学历，信息系统管理工程师，从1995年开始主要从事信息系统开发及维护管理工作。
项目名称：班组“无文件”管理平台研发及应用
项目编号：GDZC-031920160309
论文作者:刘才有
论文发表刊物:《电力技术》2016年第8期
论文发表时间:2016/10/20
标签：文件论文; 班组论文; 精细化论文; 数据论文; 信息论文; 企业论文; 工作效率论文; 《电力技术》2016年第8期论文;