摘要：无论在企业还是在机关单位，档案管理是一项非常重要的内容。尤其在大数据时代，电子信息档案管理已经成为档案管理中不可或缺的重要部分。但是由于主客观方面的原因，电子信息档案管理还存在一定的不足之处，需要就这些问题进行认真的解决。本文对大数据背景下电子信息档案管理中的优点、存在的不足以及应采取的措施进行了专门的分析论述。
关键词：大数据；电子信息；档案管理
一、大数据背景下的电子信息档案管理优点
1、提高管理和服务效率
采用大数据手段对电子信息档案进行管理，能够有效地提升管理效率和服务效率，给管理人员和使用者带来便利，降低查找所用时间，还可以根据大数据趋势分析，将重要的档案内容进行智能推荐和提醒，促进管理水平的提升。
2、有利于档案保密
电子信息档案管理能够有效地提升档案的秘密程度，在查询过程中，不需要对所有信息档案进行调出和查询，只需要对所需卷宗信息进行检索查询和调阅即可，不仅使得查阅过程变得更加方便快捷，还有效的增强了档案的保密性。
3、有利于查漏补缺
电子信息档案在查阅和处理过程中能够更方便的进行查漏补缺，传统档案的查漏补缺往往需要找到只是档案袋然后进行拆卷和装卷，一旦所查数量较多，就会带来巨大的工作量，影响了工作效率。而电子信息档案管理能够直接对系统中的信息记录进行修改，既方便又快捷。
4、标准化管理
电子信息档案管理中，可以通过对系统的设置，统一确定档案的标准和模式，从而实施智能化管理，使管理过程中档案的使用和归纳更加规范有效，减轻了工作人员的劳动量，提高了管理效率。
二、目前电子信息档案管理中存在的主要不足
1、管理的基础设施与要求还存在一定的差距
电子信息档案和纸质档案在管理上有着较大的不同，那就是电子信息档案管理需要现代化的管理设备，管理设备是电子档案的管理的有效载体和保障。特别是在现代化技术的与时俱进，电子档案管理对基础设施要求非常高。但是木而去在一些单位中，虽然将电子信息档案管理作为档案工作的重要内容，但是由于投入的力度不够，以至于档案管理的设备与现代化的技术要求还存在较大的差距。这种差距主要表现在档案基础管理设施比较落后，不能够有效地保存电子档案，甚至于有的已经存入到该设备中的电子信息档案发生了丢失或者破坏的现象；有的电脑设备因为其内部的构造已经被淘汰，但是由于该单位经费的问题却依然在使用，但是在使用过程中不注重对电脑进行维护，特别是电脑中没有安装安全或杀毒软件，使得网络中的一些病毒侵入到电脑中，对电子信息档案所造成的损失是难以估量的。
2、管理中缺乏科学有效的制度以及相应的工作机制
在电子信息档案管理中，不能够机械式的管理，而是要按照档案管理的科学标准，并结合本单位管理档案的现状，制订以及完善相关的工作制度，用制度来规范电子档案管理过程中遇到的种种问题，在档案得到落实以后，还要就制度管理的经验建立相关的机制，使得工作机制变得更加科学、系统。但是在当前的情况下，有的单位在档案管理的制度上仍然存在较为严重的问题，具体表现在档案管理的制度不符合要求，有的单位没有从本单位的实际情况出发，照搬照抄其他单位的制度，甚至不做任何修改，将其作为自己单位管理电子信息档案的工作制度，将这个制度加以滥竽充数，根本没有起到任何的作用。有的单位虽然制订了档案管理的一些制度，出发点是非常好的，但是在实际的操作中，该制度同样没有发挥作用，其原因是制度没有得到落实。有的单位不仅缺乏电子信息档案管理的制度，还缺少相应的工作机制，这种情况使得电子信息档案管理缺少相应的抓手。
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3、缺少负责任、素质高的工作人员
电子信息档案管理过程中，工作人员是非常重要的。但是缺乏综合素质强的工作人员是当前很多单位都面临的问题，有的单位运用从事档案管理的人员更多的是兼职人员，他们除了管理档案工作之外，还从事着其他的工作。再有就是有的工作人员对科学地管理档案缺乏专业的知识，没有掌握现代化的知识技能，在这种情况下，有的工作人员甚至在工作中缺乏较强的责任心，没有进行认真的管理。
三、在大数据背景下强化电子信息档案管理的重要措施
1、优化档案管理信息流程，提升档案管理的服务水平
在大数据背景下，电子信息档案管理应该全面以信息技术为基准，不断提升档案管理的信息化水平，全面优化档案管理的信息流程，综合性提升电子信息档案的整体质量。一方面，在电子信息档案管理实践中，应该积极构建完善科学的档案管理系统，实现电子档案的分类归档、快速共享和及时应用，实现档案管理中不同节点与信息技术的高效融合。另一方面，在电子信息档案的管理实践中，档案管理部门还应该优化档案管理流程，全面提升档案管理的技术水准。科学的档案管理流程，能够为档案管理指引方向，从电子信息档案的筛选、整合、录入、分类、提取、应用等方面，综合优化档案利用率，全面提升电子信息档案的服务水平。
2、优化档案管理技术支持，提升档案管理的技术思维
在大数据背景下，电子信息档案的管理，无法脱离完善的技术支持，也无法摆脱科学的技术思维，只有注重这两方面的能力优化，才能综合性提升档案管理的整体水平。一方面，档案管理部门应该结合档案管理的实践，全面优化技术条件，及时更新技术水平，以更优良的技术标准来服务于档案管理工作。在大数据背景下，档案管理部门传统的技术条件，已经无法适应档案管理工作的整体实践。因此，档案管理部门必须全面提升技术水平，积极更新技术支持条件，以迎合时代发展的需求。另一方面，在电子信息档案的管理实践中，档案管理部门还需要全面优化技术思维。传统的档案管理过于注重电子档案的管理功能，淡化了电子档案的开发与应用。在大数据时代背景下，电子信息档案无论是种类，还是数量都得到了较大程度的拓展。因此，在电子信息档案的管理实践中，档案管理部门必须优化技术思维，以档案的开发和利用为基准点，全面丰富和拓展档案管理的功能，突出档案的指导、指示，甚至反馈与决策功能。
3、提高档案管理员队伍建设
（1）档案馆招聘时应当选择专业的、综合性的档案管理人才。档案管理员的工作不仅限于档案的整理，还应当包括电子档案的接收、存储、修改档案格式、监控系统分类等。因此，需要管理人员同时具备档案管理知识和计算机知识，对于档案管理人员的招聘也应当注重全方位专业技能、专业素质综合考量。
（2）定期进行管理人员培训。档案信息化建设改变了传统档案的管理方式，但部分管理人员没有意识到信息技术对于档案管理的重要意义，认为信息技术只是帮助档案更好的保存，而忽视了信息技术起到的集中、筛选、分析等功能，阻碍了档案管理水平的提高。因此，应当定期举行档案管理者培训，普及信息技术及其在档案管理方面的应用知识，增加档案管理人员的业务能力和业务水平，加强管理人员素质培养，建立信息时代、高水准的档案管理员队伍。
结语：在大数据技术得到充分发展的前提下，电子信息档案管理取得了长足的进展。在未来，档案管理将会呈现出更加多样化的面貌，所以工作人员更要认真研究新形势下电子信息档案管理方式方法，将其与大数据技术能够有机结合起来。
参考文献：
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论文作者:尉艳
论文发表刊物:《电力设备》2019年第6期
论文发表时间:2019/7/9
标签：档案管理论文; 档案论文; 电子信息论文; 数据论文; 单位论文; 制度论文; 信息技术论文; 《电力设备》2019年第6期论文;