巧妙运用统计表格和图形提升文秘工作质量
文/青海油田花土沟社区管理中心 李国润
【摘要】 企业文秘工作任务越来越重，传统的文秘服务理念已经不能满足现阶段企业的发展，所以，应该转变文秘的管理观念，赋予文秘更多的权限，全面提高文秘工作的水平与质量。本文对巧妙运用表格和图形提升文秘的工作质量进行分析，希望能够使文秘更好地完成任务，为企业发展作出贡献。
【关键词】 文秘；企业；表格；图形；质量；水平
无论是哪一个行业的企业，办公室文秘工作都属于企业的核心工作管理部门，其主要的工作内部不仅繁重、复杂，而且还需要对领导的指示进行准确的传达，并且与基层的工作也要保持密切的联系，使企业内部的沟通效率能够得到有效提升，所以，这就需要文秘具备更加高水平的表格与图形运用能力，使整个工作过程更加规范，相关的人员能够更加清楚地了解具体的工作内容，从而使企业能够保持更加规范的状态向前发展。
一、文秘工作的重要性
文秘工作在企业的发展中可以说起着承上启下的作用，能够在很大程度上促进企业的正常发展，换句话说，文秘部门在企业占据着核心的地位。文秘工作的主要工作内容是正确传达领导的指示，督促工作人员按照要求工作，使整个企业上下都能够按照要求完成任务。
从回归结果的系数可以看出，现金支付方式和混合支付方式对收购方绩效有负效应，但是从回归结果看都不显著。相对于现金支付和混合支付，股票支付更能提高收购公司的短期绩效。其中的原因可能是通过股票支付可以从一定程度上反映了公司控股股东对上市公司的信心并且改善了公司治理结构,因此采用股票支付方式的并购具有相对较高的短期绩效。
对于文秘工作人员的要求来说，不仅需要其具备专业的工作能力，也需要具备强大的交流与共同能力，能够全面掌握企业的发展情况，并且对各个部门了如指掌，同时，文秘也要具有一定的乐观精神，采用理性的态度分析问题，使文秘工作的质量能够得到有效的提升。此外，也要要求文秘具有一定的计算机能力，能够通过图形、表格的方式规划出具体任务的操作规范，并且也能够对企业的日常经营发展工作进行记录，采用表格与图形的形式能够使具体的内容更加清晰，从而进一步提高企业的工作效率。
二、文秘所具备的素养
（一）职业素养。一名合格的文秘必须要具备超强的职业素养。一方面，文秘应该根据企业具体的规章制度，完成工作，不迟到、不早退，按时整理好各项工作内容，对各种事项进行全面的掌握与把控，严格避免出现手忙脚乱的现象，降低工作中出现失误的情况，同时，也要对琐碎时间进行合理的利用，从而有效提升工作的效率与质量。另一方面，文秘应该具备一定的紧急事件处理能力，对于一些突发事件进行紧急处理，避免出现遗漏、重复等现象，同时，文秘也要结合自身的工作经验，使工作能够有条不紊地开展，全面提高自身的工作效率。
在所有患儿中,有380例患儿患有麻疹,有150例患儿患有流行性腮腺炎,有180例患儿患有水痘。在冬、春两个季节是最普遍发生急性呼吸道传染性疾病,其中疾病的高峰期是在4-6月份,大多数情况下,婴幼儿患有麻疹情况居多,4-6岁的幼儿患有水痘的情况是最多的,通常情况下,学龄前儿童最为常见。在学龄期,大约7-12岁,主要发生流行性腮腺炎。
探察队在到达奥古斯丁聚水坑扎下营地后不久，探险家肯尼·布罗德发现，在潜入聚水坑400多米后，有一个充满空气的石室，可以供队员浮出水面歇歇脚。那么是否可以最终冲过整个聚水坑呢？肯尼返回宿营地后，另一位探险家伊恩·罗兰自告奋勇愿意冒险试探。他来自苏格兰，有妻子和3个孩子，患有糖尿病，平时经常服用胰岛素。伊恩在当初出发前就下定决心，绝不让病痛阻碍他向肖特拉洞深处进军。斯通考虑到伊恩长期投身于这项探险计划，觉得阻止他于心不忍，就同意了伊恩的请战要求。当时他俩都没意识到两人做出的错误选择。
（二）道德素养。文秘工作的内容与企业的实际发展息息相关，所以，文秘应该时刻以企业的利益为首要任务，在做任何事情时，都应该以大局为重，从企业发展的角度思考问题，严禁假公济私、损害企业形象、破坏企业经济效益等现象出现，同时也要对自身的利益与企业的利益进行权衡，确保企业中的各项工作能够顺利开展，进一步实现文秘自身的工作价值，为企业的发展贡献力量。
三、提高文秘表格与图形使用效果的措施
（一）在文件拟写工作中应用表格与图形。相比于纯文字的表述，表格与图形能够使统计的资料更加清晰、直观，使观看的人能够更加方便地对数据信息进行分析，进一步提高了工作的效率，使文件的内容能够跃然纸上。因此，为了能够进一步提高文秘工作的质量与水平，应该加强文秘表格与图形的使用效果，从而使企业的数据信息的展现能够更加简洁、清晰、有条理，同时，以图形和表格的形式进行记录，也能够使企业的数据资料得到长期的保存，十分有利于企业的发展。
（二）在会议记录中应用图形与表格开展文秘工作。会议记录文秘的工作可以分为三个步骤：首先，是会前的准备工作。文秘应该在正式开会前，做好会议准备工作，确定开会的日期、时间以及地点，同时也要细化参会的人员、餐饮的安排，车辆的安排以及所需要使用的资料等，通过表格的方式进行记录，能够使其更加清晰地展现，这样就能够进一步提高文秘工作的效率。同时，在通过表格的方式进行会议记录时，应该确保每一项实际的工作都能够落实到个人的头上，充分做好协调工作，并且明确责任人。其次是会中的具体工作。文秘不仅要做好记录工作，也要对会议室内的音响、投影、桌椅、话筒等进行逐一检查，并且详细做好登记。最后是会后收尾工作。文秘应该做好离开的准备工作，安排制定的人员将东西搬离，并且对会议室进行周全的检查，防止出现贵重物品、资料的遗漏现象，同时，文秘在通过整理后，应该采用电子版与纸质版的两种记录形式，交由领导确认，然后复印逐一下发给各个部门。
（三）使用表格与图形处理日常事务。文秘工作所涉及的内容非常多，而且复杂，所以，应该使用表格与图形的方法开展日常工作事务，从而提高文秘自身的工作效率。一方面，文秘的日常工作中，包括很多重要文件的收发工作，所以应该使用表格的形式进行记录，这样就能够有效避免出现纰漏。另一方面，对于领导日程的安排也是文秘的日常工作，采用表格的形式做好精心的安排，能够使自身的工作以及领导日程的安排都非常具有条理性。
四、结束语
总之，文秘的工作水平与能力，能够直接影响企业的经营与发展，所以，必须要不断对文秘的工作能力进行提升，使其能够正确的运用表格与图形完成日常工作，从而使文秘的工作更加清晰、方便，进一步推动企业的发展。
【参考文献】
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[2]袁丽英.如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].办公室业务,2018(11)：51.