借款合同档案的收集整理及其特点，本文主要内容关键词为：借款合同论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着经济的不断发展，金融市场日趋繁荣，金融业的竞争亦越来越激烈，但随之而来的是日益增多、日益严重的金融诈骗、金融犯罪行为。英国巴林银行警钟余音未渺，日本大和银行和住友银行又相继出了问题，为了保证银行的信贷资产的安全，防范金融犯罪活动给银行带来的资金损失，银行界纷纷对风险防范控制管理程序的缺陷及不足进行自省，我们国有商业银行同样应从中吸取教训，得到启示，全面推进风险管理的进程。
从目前来说，国有商业银行为了将适应计划经济体系的运行机制向市场经济转变，重要的是建立一个职责分明、互相制约、协调配合、完善而严密的信贷风险防范管理体系，借款合同档案的管理作为事后监督，也是其中必不可少的一环。本文就借款合同档案档案的收集、整理及其特点谈一些看法。
一、借款合同档案的收集和整理。
借款合同是银行从事信贷业务工作过程中，用以确定借贷双方权利和义务的、具有法律约束力的原始凭证。由完整的借款合同及其签订过程中产生的所有的重要材料所组成的借款合同档案，是银行管理贷款，回收贷款，防范信贷风险，解决合同纠纷，乃至申报核销呆帐贷款的基础和依据。
从借款企业单位申请贷款，银行对借款企业进行审查、评估，同意对企业发放贷款，其中还有可能遇到借款单位要求对贷款作展期处理，银行对借款利率进行调整，直至最后归还贷款，这是一个十分复杂的过程。在全过程中形成了许多重要的文件，对这些文件进行系统的收集、整理、管理，就是银行的借款合同档案形成的过程。
一般说来，借款合同档案由以下几部分材料构成。
第一部分材料是在借款合同签订之前形成的。当借款企业提出贷款申请时，信贷人员应要求他们提供贷款申请书、企业报表、企业法人营业执照等等能证明该企业经营状况和信用的有关资料，同时还应根据贷款性质提供信誉担保或抵押担保资料。当信贷员取得这些资料后，根据对资料的分析，写出对该企业的审查意见，资产情况分析、信誉等级分析、贷款风险情况预计等，包括向行领导及贷款审查委员会提出发放贷款的意见。如这笔贷款有望获得通过，而其又是抵押贷款，那么，可能还需要到公证处取得对抵押物进行公证的文书。最后，当行领导或贷款审查委员会签批了此笔贷款后，就需要认真填写贷款合同，当然也包括保证合同、抵押合同等等。
第二部分材料形成于预立卷过程中，在这个时段里收集工作仍然是十分重要的。首先要注意收集的是在贷款时期内由于银行利率变动而开具的调整利率通知单。这是工作量很大的工作，一遇到利率调整，往往有几十份甚至上百份通知单要归入各个案卷中去，而重视这部分材料的收集可以为今后查找利率计算依据提供极大的方便。其次是贷款展期的有关材料，其中包括展期申请、展期签报、展期通知、展期担保和展期申请时的企业财务报表等。这些都是借款合同档案要注意收集的，与合同文本同样重要的文件。
第三部分材料应该说是极少数合同档案会遇到的问题，这就是法律诉讼材料，但是从目前情况来看，这部分材料有日渐增多的趋势。如果一项贷款无法正常归还，需要通过法律程序进行追索，那么，合同档案除了需要提供利用，还要注意完整地收集法律诉讼全过程中的重要材料，如诉讼书、答辩状、法院传票、律师调解书、法院判决书等，作为法律收贷的依据，从而使银行的信贷资金免遭或者减少损失。
第四部分材料也是极少的，就是如果此笔贷款确实无法收回了，只能作为呆帐上报冲销时，那么冲销呆帐的请示、报告、报表和上级机关的批复，以及银行在努力回收过程中的一切凭证都是必不可少的。
仅从借款合同档案的收集和整理过程，我们可以看出，重视对银行借款合同档案的管理，是银行档案工作的一项极为重要的工作任务。
二、借款合同档案的特点
借款合同档案作为银行档案的一个门类，它既有同其他档案相共性的一面，也有不同于其它档案，特别是文书档案的不同之处。
首先，材料的完整性是作为法律文件的借款合同档案收集的必要条件。由于此类档案有其特定的收集期限标准，因此，相比其它档案其收集的完整性就显得更为困难也更为重要。由于借款合同从申请、发放直至还款清户是一个不短的时期，不同于文书档案，在每个年度有一个固定的归档时期，借款合同每一个合同都有其不同的起贷期和止贷期，短则半个月甚至十几天，长则几个月乃至几年，如果遇到需要展期的话，时间将更长，因此与文书档案相比，要将材料收集有其复杂性和一定难度，这要靠信贷管理人员与档案人员互相配合进行。且在预立卷期间的收集和整理是一个极为繁琐、细致的工作，所以需要特别注意经常进行检查、整理，注意收集的完整性和保管的安全性。过去在管理借款合同时往往只注意合同和担保文件，不重视审贷过程中的材料，以及合同执行过程中的补充材料，因此就影响了档案的完整性，给利用工作带来了诸多不便。就以调整利率通知为例，某银行由于在项目执行过程中没有注意将调整利率的通知书及时收集到档案中去，以至到了最后，项目面临破产清算时，为了将整个利率计算清楚不得不由几个财会人员花费好几天时间埋在帐本堆中查找利率计算的依据，影响了回收资金的进度。
其次，借款合同档案的规范性成为防范风险的重要环节。所谓规范性，一是指合同等材料填写的规范性。由于是涉及到经济利益的法律文件，因此在合同的填写时，各方单位、贷款种类都应写规范化的全称，不应用简称，特别是不规范的简称；贷款金额应用大写，不能有涂改、修正液修改的痕迹；次要之处的修改应加盖校正章；当然，同文书档案一样，应用毛笔或钢笔（蓝黑或碳素墨水）书写。只有规范填写的合同，才能在需要时起到法律证据的作用。二是指制度执行的规范性。当前的商业银行都有一系列风险防范制度，如贷款审批权限、审批程度等等，对这些制度执行情况的监督检查与制度的制定同样重要，借款合同档案的收集和整理过程，也是对风险防范制度检查的一个环节。每一笔合同是否依据贷审权限审批，是否经领导签批、盖章，都是档案整理中必须检查并在必要时给予补救的。例如一家银行由于贷审制度混乱，为了资金调度的一时急需，一笔上亿元的委托贷款居然没经行领导签批就发放出去了，且由于没有抓好借款合同档案的管理，连合同正本都没有留存，当这笔贷款无法偿还，委托方上告到上级行去，该行领导还被蒙在鼓里，致使银行资金受到极大的损失。
第三，把握借款合同的真实性和准确性是对银行资金安全性进行的事后监督。目前，金融诈骗行为十分猖獗，假公章、假法人、假证件等违法行为层出不穷，因此对合同担保文件的可靠性，企业报表、企业法人证明的真实性，资金审查表的准确性等的审查就特别重要。这些问题的把关主要应由信贷人员来做，但档案收集和整理过程仍不失为一个事后监督的管理环节。过去一些信贷员缺乏警惕性，为贪图方便让借款企业自行填写审查表上的有关数据，或放弃对担保单位的审查，由企业经办人员单独办理担保文书签字盖章手续，这就给一些预谋行骗的不法分子造成有机可乘。使银行领导在签批时无法把握真实情况，而万一需要进行法律诉讼时又缺乏有力依据。如一家银行信贷人员在发放贷款时，一味相信企业经办人员，对由企业出具的担保书没有进行审查，后来到了担保单位不承认曾作担保时，才发现担保书印章有问题，但已形成了法律纠纷。虽然这样的问题不是档案工作中都能解决的，但在收集和整理中如能对有关材料加以注意，例如担保文书是否齐全，印章是否清楚，亡羊补牢也不是没有可能的。我们在工作中就遇到过填写不规范、数字差错及漏盖公章等问题及时给予了补救。
第四是借款合同档案在预立卷时的整理和管理尤为重要，提供利用也有其特别之处。首先由于银行贷款有一定的期限，且由于风险管理制度的逐步健全，银行审计稽核工作进一步加强，经常要对合同进行检查，因此合同档案从预立卷到正式归卷之间的保管是十分重要的，而且提供利用地往往是在这个时段之中。与文书档案的预立卷工作有所不同，由于借款合同档案的每一个案卷有其独立性，在预立卷过程之中，就可以将已经收集到的文件资料按照贷款合同在前，保证、抵押合同在后，签报在前、申请和审查材料在后，放款通知在前、还款通知在后等顺序将有关材料整理好，一方面方便查找，一方面也便于保管，同时还应将贷种分类、贷款帐号记录及交纳粘贴印花税票等工作做妥，随时准备提供审计或查找利用，以免届时措手不及。
最后，借款合同档案的保存时间的界定也有较大的弹性。虽然借款合同，特别是其中的短期流动资金贷款一旦合同履约结束，还款清户后，档案只需要作为短期保存，一般仅存放两至三年即可销毁，但是它与文书档案中的短期保管的案卷不尽相同，有时对银行信贷工作将起十分重要的作用。例如一家银行的一笔抵押贷款，由于借款单位没能及时还款，该行即根据合同条款规定，将担保方用作抵押的美元存单结汇还款。按说还款通知到达后，此笔借款业务即为结束，但由于担保方与借款方的纠纷诉诸法律，这份合同案卷多次被调用，不仅证明了银行业务操作的合法性，而且也为法律机构判断案件提供了法律依据。由此可见，借款合同档案的利用有时还会延长到正式归卷之后的一段时期，这对档案的销毁审查也提出了更高的要求。