谈科技档案定义的表述问题，本文主要内容关键词为：定义论文,档案论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
科技档案的定义不仅是关于“科技档案”这一概念的文字表达方法问题，而且是关系着“科技档案”的内涵外延和归档范围问题。所以我们应当给予足够的重视，有“咬文嚼字”的必要。
一、几种“科技档案”的含义和定义
科技档案的含义，档案界在认识上虽有分歧，但大体上是一致的：
1.科技档案形成的领域和范围，一般是在科学研究（一般是指自然科学研究）、生产技术、基本建设等活动中。档案的内容也是反映这些活动的。形成档案的单位一般是从事这方面活动的工厂、矿山、设计部门、科研部门、高等院校等企事业部门。
2.科技档案是科技活动的原始记录。原始记录性是区分档案与其他文献的关键所在。
3.科技档案是具有保存价值的，或者说是具有查考利用价值的科技信息。如果没有利用价值，人们也就不会保存它。
4.科技档案的载体形式，或者说档案的主要成份是图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带、录音带等。
5.科技档案是由本单位形成的，或者是反映了本单位的科技活动面貌的。
6.科技档案是完成或中断了某一特定现行效用的科技文件材料。如果不是“完成”或“中断”，它就不是科技档案，而是科技文件材料。
依据上面的科技档案的含义就可以归纳概括出科技档案的定义。然而结果却因人而异。下面几种在档案界就颇为流行：
1.国家1980年颁布的《科学技术档案工作条例》上的定义：“科学技术档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。”
2.国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》上的定义：“科学技术档案是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
3.冯明教授主编的《科学技术档案管理学》上的定义：“科技档案是指在一个单位科学技术活动中形成的，具有查考利用价值、已经归档保存的科技文件材料（包括图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片以及各种录音、录像、机读磁带、光盘等）。”
4.王传宇、沈永年教授主编的《科技档案管理学》上的定义：“科技档案是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件材料。”
二、关于科技档案定义的差异和分歧
上面列举的几个具有代表性、权威性的关于科技档案的定义，在文字叙述上有详有略，在表述的内涵上也不尽一致。有的只是文字叙述上的差异，有的则是内涵上的分歧。大致有下面几个问题值得讨论。
1.是否履行了归档手续问题。《科学技术档案工作条例》上的提法是：科技档案是“应当归档的……科技文件材料”。《科学技术档案管理学》上的提法是：科技档案是“已经归档保存的科技文件材料”。两者的提法显然不同，前者的外延要比后者的外延大些。笔者以为，两相比较，还是《条例》上的提法更好些。一般来说，科技文件材料转化为科技档案时都应当履行归档手续；事实上绝大部分的科技档案也都履行了归档手续。但是特殊现象总是有的，有些科技文件材料，已经丧失了特定的现时效用，又具有保存价值，本应归档保存。但由于某种原因，未能履行归档手续。我们对此类图件，应当如何称呼和对待呢？是称其为科技文件材料呢，还是称其为科技档案呢，抑或是另给它起个新的名称呢？显然还是称其为“档案”为好。事实上大家也是这样称呼的。如果说只有履行了归档手续的科技文件材料才算是档案，没有履行手续的就不算档案，那么势必把一些具有保存价值而尚未归档保存的科技文件排斥在档案的大门之外，没有资格列入档案的范畴之内，也不能成为收集工作的对象。像广州中山纪念堂和哈尔滨文庙的建筑图纸，原来都是存放在个人手里，没有归档。后来我们把它收集上来，成为有利用价值的科技档案。如果我们不承认它们是档案，不去收集，对这两个单位来说，显然是个损失。
2.要不要提“本单位”的问题。以前在给科技档案下定义时都明确指出，凡是归档的档案都必须是记述和反映本单位的科技活动面貌的科技文件材料，否则就应当视为科技资料，而不能视为科技档案。改革开放后随着科技专业档案馆的建立，有的同志认为，在科技档案定义的表述中再提“本单位”就不恰当了。因为进到档案馆的档案是不分哪个单位形成的，都是科技档案，提“本单位”反而会被人家误解为这些档案是由科技档案馆形成的。这种认识，粗看起来似乎有些道理。但仔细推敲，是站不住脚的。当科技档案馆在收集档案时，固然是不存在“本单位”的问题，不管哪个单位移送来的档案，只要符合该馆的收集范围，都应当接收。但是，这里还是有个潜在的“本单位”的问题。就是说，报送单位交给档案馆的档案必须是本单位形成的或是反映本单位科技活动面貌的，而不能将其他单位的档案移交给科技档案馆。如果没有“本单位”这一限定条件，那么科技档案馆所收集的档案就会出现许多重复的科技档案。因此，在科技档案馆大量建立的情况下，科技档案的定义，也应当保持“本单位”这一限制。不过我们可以把“本单位”这一提法改为“某一单位”，以免引起误解。
另外，取消“本单位”这一限制，对科技档案室的归档收集工作也是不利的，它使本来已经明确了的归档范围，可能出现混乱，混淆档案和资料的界限。
3.关于科技档案的上位属类问题。根据形式逻辑，给一事物下定义，应当是：属+种差。属就是它的上位类别，种差就是它与同级类别的区别。但同是这一原则，由于下定义的人站的角度不同，表述方法也就不一样。以前一些定义的上位属类有“信息”、“资料”、“材料”、“文件”、“文件材料”、“原始记录”、“原始物证”等等。“资料”、“材料”的概念比较模糊，而“文件”、“文件材料”又不应该认为是档案的上位属类，而是与档案同级并列的类别。科技文件材料就数量来说比科技档案多，它是科技档案的前身，归档以后转化为科技档案，但它并不是科技档案的上位属类，它与科技档案是平等并列的关系。
关于科技档案与科技文件材料的关系，很像“大学生”和“中学生”的关系。中学生通过考试筛选，有一部分转化为大学生，但中学生并不是“大学生”的上位属类。大学生的上位属类是“学生”。我们可以说“大学生是在高等院校学习的学生”，而不能说“大学生是在高等院校学习的中学生”。如果说“大学生是考上了大学的中学生”，尽管说得通，但作为“大学生”的定义，这种说法也不够妥当，没有谁会赞成。同理，我们说“科技档案是……科技文件材料”也是不恰当的。
4.关于科技档案成分的表述问题。前面列举出来的四种科技档案的定义，其中三种都提到了科技档案的成分。图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录音录像材料，并不是科技档案所特有的，其他档案也有这些形式。只不过有一些形式（像图纸、计算材料）少一些而已。对档案类别的划分主要是依据档案的内容，而不是看档案的载体形式。作为定义，罗列一堆档案成分和载体形式，实无必要。从表述方法上说不够科学，从文字形式上看也显得有些累赘。随着科学技术的进步，档案的成分和形式也在变化，还会出现一些新的档案成分。我们总不能因为档案载体形式的改变而经常修正科技档案的定义。
三、给科技档案下定义的要求
笔者以为，给科技档案下定义应当有下述几点要求：
1.定义必须体现出档案的原始记录性。原始记录性是档案的本质属性；
2.定义必须体现出档案形成的本单位性；
3.定义必须体现出档案形成的科技领域；
4.定义必须体现出档案的保存价值；
5.定义的落脚点，即所认定的科技档案的上位属类，应当符合科学，符合逻辑；
6.定义所使用的语言要简练，要有高度概括性。对档案形成的领域和所包含的档案成分的概括宜粗不宜细，越细越概括不全。
依据上述要求，科技档案的定义应当表述为：科技档案是记述或反映某一单位或个人的科技活动的、具有保存价值的、应当归档保存的原始科技信息。或表述为：科技档案是在某一单位或个人的科技活动中形成的具有保存价值应当归档保存的原始记录。
标签：科技论文;