摘要：随着我国经济的发展，国有集体企业改制不断深入，改制企业不断增加，随之而来的改制企业退休职工的档案管理问题也日益凸显，本文正是基于这一背景展开对改制企业退休职工的档案管理的论述，对改制企业退休职工的档案管理存在的问题进行了分析，并提出了相关的改进措施。
关键词：改制企业；退休职工；档案管理
随着国有企业通过改制重组，需要优化内部治理结构和相关资源配置，着力构建现代企业制度，以顺应市场竞争的进程。改制企业职工档案管理存在的问题不容忽视，这些问题的出现，影响了档案管理的严肃性，侵害了职工个人利益。加强改制企业职工档案管理工作，既是对历史和现实负责的客观需要，也是为企业、职工和社会着想的必然要求。
1 改制企业退休职工档案管理现状
改革开放以来，我国职工档案管理仍按照传统模式运行。随着市场经济的不断深入发展，这种传统的档案管理模式已经不能适应现在档案管理的模式，在企业退休职工档案管理方面的现状主要表现在以下几方面：
一方面随着我国社会不断发展和进步，档案管理制度已逐渐向信息化、网络化发展，但在许多地区还是以手工管理手段为主。此外，由于我国档案管理在观念上认识不统一和地区发展的不均衡，在不少地方的档案信息管理方法相对落后，所以，大多以手工操作为主管理档案，而且退休员工一般年龄都较大，处于便于辨认和登记的目的，也主要以手工操作管理其档案。这种手工操作包括人工翻查，纸质档案登记等。
另一方面在退休职工档案内容管理上，职工档案管理包含的内容较多，但在我国的退休职工的档案管理内容以费用为主，这也是由我国现行养老制度决定的。在这些档案内容中，主要包含了离退休职工的基本信息管理、医疗费用管理、退休金管理等一系列相关的管理内容，更偏向于养老机制并非人才信息贮存机制，并在档案信息传达上基本立足于这一类信息的传达上，使得档案机制往往依附于医疗保险系统。最后，由于各个企业性质的不同，在职工档案的管理上，职工档案管理工作重视程度和规范水平相差比较远。例如，国有大中型企业职工档案管理还是比较规范的，而非公企业对职工档案管理不够重视，管理不到位。
2 改制企业职工档案管理存在的问题
2.1 档案管理体制不健全
多数改制企业职工档案没有统一管理，有的企业主要管理固定工身份工人档案，有些企业也管理合同制工人档案。这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益。
2.2 对档案管理的重视程度不够
职工档案管理混乱，职工在调动工作时找不到档案或把档案长期存放在个人手里，有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案不给，使职工办不成调动手续。相关管理人员对档案管理的重视程度也在档案管理中发挥着关键性的作用。
2.3 职工档案材料的客观性、准确性、完整性差
由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份职工档案，致使有的档案错漏百出，甚至随意更改，档案记载职工年龄前后不一致，个人经历前后记录不完整，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。
2.4 档案管理人员素质急需提高
多数改制企业档案人员身兼多职，档案工作弱化为边缘性工作。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力，这样才能够有效对员工档案进行有效管理。
2.5 档案保管条件较差
多数企业档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，容易造成档案损坏。
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3 做好改制企业职工档案管理的对策
3.1 建立健全企业职工档案管理体制
适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要，由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。有条件的大中型企业由劳动保障部门指导，可以独立管理职工档案。小型企业和私营、个体、外资企业的职工档案由劳动保障部门的人事档案部门统一管理。为确保职工档案的安全和利用，职工档案管理机构保管职工档案，必须明确领导分工负责，设有专（兼）职档案管理人员，建立领导、专（兼）职档案人员责任制。
3.2 制定规范有效的档案管理制度
各改制企业要高度重视企业职工档案管理，建立健全职工档案的归档、管理、利用、转递、保密等有关管理制度，并在实际工作中贯彻落实，加强督促，定期检查，发现问题，及时解决。定期对档案管理人员进行业务培训，不断提高档案管理人员业务水平。针对目前企业职工档案管理存在的诸多问题，在规定时期内对所有企业职工档案进行全面的清理、规范，确保职工档案的完整、真实、准确。职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的用人单位或劳动代理机构。任何单位和个人无权擅自更改职工档案的相关内容，更不得弄虚作假，通过更改档案中的工种、年龄、工龄等内容，为职工办理提前退休和提高退休待遇。凡办理职工社会保险业务需要将职工档案带出单位时，一律由本单位人力资源管理部门的工作人员负责传递。任何个人不得借用本人及亲属的档案，严禁任何人涂改、圈划、抽取、撤换职工档案资料，严禁任何人私自保存本人的档案或利用档案资料营私舞弊。
3.3 加强改制后企业档案规范化管理
企业档案工作做得好坏，将直接影响到企业各项工作的顺利开展。如何抓好企业改制后的档案工作，笔者认为：
一要加大《档案法》宣传力度，进一步增强全体职工的档案意识。各级领导和企业法人要提高对档案工作的认识，把档案工作真正纳入企业管理程序，列入企业的工作计划，纳入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
二要强化档案业务监督指导，全面提高企业档案管理水平。各级主管部门的档案机构要按照有关规定，加强对所属企业改制后的档案工作的监督和指导。各级档案部门也要大胆地、理直气壮地抓好改制后企业档案工作，要明确企业改制后档案的收集、分类、归档等具体办法，帮助推进企业档案管理规范化、标准化建设。
三要转变工作作风，重视对改制后企业档案工作的调研，做好服务工作。改制后的企业档案工作如何适应新形势、新情况，需要我们去研究、探索。我们必须转变工作作风，深入企业开展认真细致的调查研究，针对企业档案工作中的热点和难点，总结出一套符合企业现状、切实可行的档案管理办法，使企业档案工作为促进企业管理、加速企业发展做好服务工作。
3.4 切实将企业职工档案管理纳入法制化体系
各企业要为保管档案提供必要的物质条件和经费保障；要进一步完善档案管理保密制度，职工档案要及时立卷归档，整理规范，集中管理，任何个人不得据为己有。依据相关档案法律法规的要求，对丢失、更改职工档案、弄虚作假的单位予以通报批评，并责成相关单位进行整改，整改期间暂停该单位职工的退休审批。对直接责任人由主管部门或单位视情节轻重予以批评教育、纪律处分，并建议单位撤换档案管理人员，构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。要有符合条件的档案库房和装具，库房要和阅览、办公室分开，以确保职工档案的安全。
4结束语
根据上文所述，改制后的企业档案工作如何适应新形势、新情况，需要我们去研究、探索。我们必须转变工作作风，深入企业开展认真细致的调查研究，针对企业档案工作中的热点和难点，总结出一套符合企业现状、切实可行的档案管理办法，使企业档案工作为促进企业管理、加速企业发展做好服务工作。
参考文献：
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[2]张明哲.当前企业职工档案管理工作存在的问题与改进措施[J].黑龙江档案，2016（05）：43-44.
[3]姜远进.企业职工档案管理工作面临问题及对策[J].山东人力资源和社会保障，2018（10）：23-23.
论文作者:李志强
论文发表刊物:《基层建设》2020年第2期
论文发表时间:2020/4/30
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