“信息高速公路”与档案管理现代化_档案管理论文

“信息高速公路”与档案管理现代化_档案管理论文

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“信息高速公路”是1993年引起世界性轰动的话题,被认为是信息领域发展的重要动向。

什么是“信息高速公路”,它有什么样的技术特点,将给人们的社会活动带来什么变化,各个国家和地区如何建设和发展这项技术设施等都是让人感兴趣的问题。作为档案工作者,对于这项技术设施将对档案管理现代化的发展带来什么影响,则不仅是热门话题,而是应当进行分析研究,进而采取相应对策的一个非常有意义的问题。本文以一些国家和地区对“信息高速公路”的建设规划和应用设想为依据,结合我国档案管理自动化和现代化发展的一些情况,力求对上述问题进行一些介绍和讨论。

一、什么是“信息高速公路”

“信息高速公路”是指在现代技术条件下,建设的一个以超大容量光纤传输网为骨干,以高性能计算机为枢纽,以多媒体终端为联接和操作手段的宽带、高速、智能信息网。它可以融计算机联网服务、电话、有线电视、无线通讯系统等所有功能为一体,作为科教、卫生、金融、商业、娱乐等服务项目的载体,为机关、企业、大学、研究所、家庭等各种机构和人员提供广泛的信息服务。

1993年初,美国克林顿政府上台不久,戈尔副总统就提出了“信息高速公路”的建设问题,其正式名称是“美国信息基础设施(NIT)”。从此“信息高速公路”就引起了全世界的关注。美国计划此项工程从1993年开始到1998年建成,共耗资300亿美元。这是一个全美国范围的光纤通讯系统,并且适用于多媒体信息传输处理的超大容量的巨型网络,其末端将伸入美国的一般家庭。

日本以美国“信息高速公路”为蓝本着手建立一个名为“省际研究信息网络”的类似系统,耗资9500万美元,第一阶段工程1994年底完成,该高速数据网络最终将与美国的网络相连。在此基础上日本通产省于1994年1月公布了一个发展多媒体的计划,其骨干网络9月份建成,它的光纤信息传送速度将达到每秒10千兆位的世界最高速,到2015年完成面向家庭用户的光存取网。

欧共体委员会1993年12月建议开发欧洲信息网基础设施,计划在5年中该委员会出资330亿法郎,另外再由私营部门提供4100亿法郎用于发展欧洲信息高速公路。

新加坡1994年1月宣布建立“国家信息基础设施”的总计划,并称将使新加坡变成一个“智能”岛,预算经费12.5亿美元,促使该国成为建成“信息高速公路”的第一批国家之一。

韩国政府1994年3月23日确定了关于建设“信息高速公路”的综合计划,计划规定到2015年为止共投资44.8万亿韩元。该设施由两部分组成,一是公共机关、研究所、大学、企业等对加强国力有关的系统,另一个是敷设同所有家庭相连接的光缆。

我国于1994年3月提出了发展高速信息网的设想,并组织有关部门和一些专家就我国高速信息网的内涵、社会经济作用及对该网的需求、现有基础能力、如何组织对该网的研究和建设等重大问题提出了意见和建议,并以邮电部为主,各部门配合,大力推进我国高速信息网的研究、规划和建设。4月13日,我国又公布了建设国家经济信息网的计划。指出这个网络是我国建立社会主义市场经济体制的客观要求,是当代通讯与计算机技术进步的必然结果。这个信息网实际上是我国“信息高速公路”的一个初级实体,它由我国的信息资源网和信息通信网组成,实现通信、电子计算机与信息应用三方面的结合。

1994年4月止已有几十个国家和地区公布了自己的“信息高速公路”建设规划和设想。

二、“信息高速公路”的作用和功能

对于建设“信息高速公路”的意义之重大,人们已有所认识。不少国家的首脑人物或著名学者在谈到这个问题时有过很深刻的论述。有的说,这项设施的建造意义超过了建造铁路运输网;有的说,这是世界范围的“数字化信息革命”的基础;有的说,哪个国家或地区如果不加紧建设“信息高速公路”几年后将成为“信息孤岛”,在世界国林中无以立足;有的说,“信息高速公路”是国力强盛的主要推动力。更有不少务实的企业家和技术专家已计算出“信息高速公路”的巨大经济效益和市场份额。据日本邮政省1994年1月发表的《面向信息产业的新创造》估算,随着“信息高速公路”的充实而新生出来的市场(图像节目、电视购物等新式服务及用于它们的终端机等)到2010年将超过5000亿美元,加上现有的相关市场(已有的终端机和软件等),到2010年总的市场份额将达到1万亿美元以上。

人们之所以对“信息高速公路”有如此高的评价,可以从其具体功能和作用方面找到答案,以下列举一些主要功能应用方式:

1.“信息高速公路”的传输容量和速度比现有的高速数字网络要大或快1000倍到10000倍。

2.由它传输的信息媒体更加多样化,如语言、文字、图形、影像等信息都可以同时传送或兼容处理,而且在计算机技术支持下,信息完全数字化,保证了传输的高质量和信息网络的智能化。

3.它把电话的交互式功能和计算机的“人——机对话”方式扩展到广播、电视等领域,把被动的收听、收看,变成主动的点听、点看、选购物品,甚至参与节目制作。

4.它的终端将深入到各个家庭,使个人计算机、电话、传真机、电视、音响等设备有机联系起来,构成一个与社会相联的家庭信息中心。

5.它使与信息网相联的移动式计算机获得普及。据报导,在美国移动式计算机用户已有20万人,主要是职员和商务人员,预计6年后用户将超过3000万个。用户有了一台随身带的计算机,可把“报纸”、“广播”、“电视”、“电话”、“游戏机”、“图书馆”、“商场”、甚至“办公室”等都“带”在身上。几乎个人所涉及的一切公事、私事都可以随时随地完成。

6.它将加速多媒体时代的到来。以“信息高速公路”为基础,美国的电脑公司、电话公司、信息传媒、娱乐公司、商业企业等正在互相联合组成一个崭新的“超级多媒体帝国”。这使美国于1998年左右进入多媒体时代,比原来的设想提前近10年。多媒体信息处理被认为是计算机应用的革命性变革,使计算机的“数据处理”概念上升到更为完整的“信息处理”概念。从1992年开始,多媒体计算机发展很快,但它还是以单台或局域网为主要工作方式,效能远远得不到发挥,而“信息高速公路”则与多媒体计算机是极为合适的“搭挡”,它们的结合将给人们的社会生活带来极大的变化。

三、“信息高速公路”对档案管理现代化的影响

作为档案工作者,我们更关心“信息高速公路”对档案工作的现代化带来的影响。下面列举一些初步的分析。

1.新的办公方式促进档案管理方法的改变。可以设想,当人们不再受时间、地点的限制进行办公、商务、研究、设计等工作时,这种计算机和高速信息网的组合使档案的生成方式发生很大变化。例如文书的起草、签发、催办、归档等运作过程都在计算机和通信线路中进行。科研和生产过程也与其类似。这样,档案的前身将以机读文件和机读资料为主要形态,必然使档案以机读形式存在。这些机读档案的管理与纸质载体档案的管理方式有很大不同,其管理规律尚需要摸索。据了解,在一些发达国家的企业中,技术资料和图纸几乎全部以机读形式保存。我国一些指挥系统和某些机构中的命令或文书发送也实现了以机读形式进行处理,在文件归档时只有软磁盘、传真件或打印件,有的甚至见不到负责人签发、批阅的手迹和印章,而只有代码作为依据。不能不说,这种变化预示着档案管理方法的变革。不远的将来,档案工作者将面对着更多的机读形式的档案。

2.将促进档案信息管理的网络化。计算机应用效率与网络化程度成正比,也就是说,网络规模越大,每台入网的计算机发挥的作用也就越大。我国计算机使用效率不高的主要原因是多数计算机以单机形式运行,每台计算机只能处理自己存贮制作的少量信息。现在可以从国外一些应用计算机比较有效的档案管理部门看出这样的发展趋势,一是用计算机网络衔接各种业务工作,例如从文书处理一直到档案管理的各种业务环节,均在网络中实现一体化管理。二是用计算机网络把上、下级联系起来,成为一种综合性管理决策系统。三是跨行业、跨部门、跨地区的大规模计算机网络,不仅可以使各级、各类档案部门联网,而且使档案信息与图书、情报资料等信息一起构成综合性信息网。前二种情况是计算机局域网络,已经比较常见。第三种是广域网,在我国只有个别部门进行了这种规划和设计,属于行业系统网。而“信息高速公路”实现的是一种更为优异的集多种信息服务的广域网络。实际上,任何国家的档案管理部门都很难自己实现本系统联网,只有借助于社会化的网络设施才能办到。从另一个角度看,档案信息在加入了综合性大网络之后,将发挥出更大的作用,而且“档案管理”与“档案信息管理”之间将难以严格区分。

3.档案管理现代化的模式将呈现新的特征。近10年来,我国的档案管理现代化发展较快,无论是管理水平、人员素质、技术设施等方面都有较大的进步。但人们的思路主要是针对某一个档案馆或某一个行业部门来考虑如何实现现代化,或衡量其现代化程度。随着“信息高速公路”的出现,人们的观念将有较大的转变,在考虑现代化时将不只着眼于局部,而会更多地注意到档案部门之间的联系,着眼于档案信息与其他各种信息的联系。人们将发现档案管理的现代化不再仅仅是档案部门自己关心的问题。现在已经有国际性的计算机信息库积极向档案部门寻求信息。而档案工作者目前对此尚未重视起来,甚至有些不知所措。可以说我们还没有认真想过如何在档案信息数据库中容纳别种信息,也还很少考虑把档案信息融进别种信息库。在“信息高速公路”的发展基础上,将会使档案工作与其他种类的工作互相交错、融合,界限将变得模糊起来。同样“档案工作者”这一概念也将变得模糊,在档案信息加入“信息高速公路”的过程中,人们会发现有更多的人参与了档案工作,同时档案工作者也直接为“外部”做了大量工作。对于在信息网中进行检询的用户来说,他们将更关心信息内容,而不特意费心去区分查到的是档案还是其他资料或是按其他什么名目分类的信息。用户只是借助于“信息高速公路”获得更为完善的服务,不过是其中包含着档案信息而已。况且档案信息又与其他种类的信息一起以文字、手迹、照片、影像、声音等多种形态(媒体)直接提供给终端用户。在“信息高速公路”支持的大信息网络中,信息库的结构也很复杂,档案信息在初入网络时只是一种源信息库,它将与其他各种源数据库在网络中重新组合生成多种派生信息库,以满足多种用户的需要。

此外,还有一些认识和工作方法会发生变化。在以往考虑建立档案信息数据库时,只需着眼于某一个馆、或某个专业系统,强调的是应尽快把保管范围内的档案数据存入计算机,在只输入部分数据时,将影响整个效益发挥,此时不能不重视数据的完整性。在“信息高速公路”的信息网中,人们更重视信息的时效,例如图书资料是把最新的信息,以最快的速度输入网络数据库,系统性和完整性也要考虑,但排在其次。这种情况对于档案信息来说必然造成影响,也会更多地考虑时效,一方面及时公布开放的档案,另一方面还应针对社会需求的变化,分轻重缓急,以灵敏的反应把利用率高、价值大的档案信息输入网络。我国正在建设的经济信息网络,对档案中涉及的经济信息也是要求其新且快。

四、面对即将出现的“信息高速公路”在档案管理范围应做什么准备工作

1.在制定档案工作发展规划时,应把“信息高速公路”的建设和使用情况考虑在内。“信息高速公路”离我们并不远。发达国家预计在三、四年后可初步建成,我国也会在数年后初见规模。据邮电部公布的资料,我国通达21个省市的全国高速数字数据骨干网(DDN)第一期工程在1994年7月投入运营。在此基础上将进一步加快以光缆为主体的大容量数字干线传输网的建设,尽快为各种信息处理系统的建立提供高效的信息大通道和可靠的通信平台,预计第二期工程的建设时间不会超过5年。档案部门制定规划时应考虑这一因素,尽早与有关部门联系和讨论有关问题,以免给将来的工作造成被动。在我国的“信息高速公路”全貌尚不明朗时,档案工作中的某些规划也应超前拿出部分对策。例如国家级的三个目录中心的建立,不仅要考虑普通计算机的应用,还必须对将来的入网问题有所研究,制定措施,使这些档案信息中心能顺利地与最新技术接轨,做到一步到位,避免返工。

2.必须加快档案工作的标准化进程。与世界上的许多国家相比,我国档案管理的标准化是很落后的。由于非标准状况至今严重存在,至使计算机软件难以统一。据一些专家分析,仅软件的重复性开发就使我们多花了几百万元人民币,而且许多软件水平不高,应用寿命极短。在计算机未联成大网络时,数据互不交换,软件也可以互不相关地运行,除了多花些钱之外,还不至于造成更多的问题。但对于“信息高速公路”的网络来说,如果离开标准化工作,任何信息都会被拒之门外。以我国正在建设的国家经济信息网来说,就涉及到各行各业,要使用包括高速传输、宽带交换、网络管理和传输监控等几乎所有现代通信技术,要使用大量的现代电子工业产品和计算机及其软件技术,要对信息系统的应用环境和业务要求有更深入的了解,要求有高度统一的通信规程、技术规范和信息格式。只有通过通信部门、电子工业部门和包括档案在内的信息系统应用部门之间的密切合作才能搞好。我国的档案标准化工作,一是起步晚,二是过份强调档案的行业特点,三是制定和推行工作也略嫌迟缓,已有的标准还没完全配套。今后几年如果不抓紧这项工作,将会对档案的现代化管理带来不利影响,甚至会造成脱离大信息网络之外的“档案信息孤岛”。

3.注重多媒体技术的研究应用。“信息高速公路”的特点就是支持多媒体信息处理技术。档案信息的形态也是多种多样的,多媒体技术可以大大地扩展计算机处理档案信息的种类。为了及时而妥当地使用多媒体技术,就要早些进行这种技术应用于档案管理的研究。我们已在计算机光盘技术应用于档案原文图形信息存贮检索方面进行了应用试验,取得了初步进展,但是还只是原文图形等静止图像处理,这仅是多媒体技术中的一项。多媒体技术领域中尚有很多方面有待档案工作者尽快进行应用实验。

4.加快各类档案数据信息的机读化准备工作。数据信息不足是一些计算机档案管理系统长时间不能发挥作用的原因。大信息网的建设除了对信息的质量和数量的要求更高之外,还增加了种类多(多媒体)的要求。我们对于档案机读目录的制作已有了一定的经验和基础,也试验了原文图形信息存贮,而对于声音档案、影像档案的信息处理还不熟悉,对于这些信息在大信息网络中的综合管理更加生疏。提前进行这方面准备工作,已刻不容缓,必须切实重视起来。

“信息高速公路”对档案管理产生的影响实际上还有更多的问题需要考虑,需要深入研究并尽快解决。希望有更多的同行关注“信息高速公路”的建设与发展,使档案管理工作能紧跟现代化的步伐。

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