高校内部审计档案的规范化管理
文/王俊倩
高等学校的内部审计档案是高校档案的重要有机组成部分，对整个审计工作的进行有着极大的影响。随着教育行业的飞速发展及审计行业的精细化，高等学校内部审计档案的规范化工作显得越来越重要。高等学校内部审计资料是评估内部审计品质的关键依据，通过调查我们发现有些高等学校对内部审计档案资料的重视程度还不足，针对当前高校内部审计档案管理存在的一些瑕疵，提出了一些措施和建议。本文阐述了高校内部审计档案规范化管理的意义，指出了当前高校内部审计档案管理的困境，并提出了高校内部审计档案规范化管理的建议，以期提高高校内部审计档案规范化管理的水平。
一、高等学校内部审计档案规范化管理的意义
（一）为宏观决策提供可靠依据和参考
高等学校内部审计档案通过具体、详细地记录高校内部审计的信息，客观、高效地反映了高校内部审计的运行情况。通过高等学校留存的内部审计资料，可以真切地体现高等学校内部审计的运行情况，为之后的工作提供经验教训。随着高校内部审计作用的不断增强，其价值也日益提升，规范化的内部审计档案材料不仅体现出高校内部审计过程的基本情况，体现出高校内部审计运行的规律，也对办学规模、人才培养模式等宏观决策提供了可靠、详实的依据和参考。
在可靠性设计优化中，极限状态约束边界与当前设计点附近都属于关键区域，因此在当前设计点附近的约束边界采样显得尤为重要。Chen等[19]提出的局部自适应采样方法中，作为局部采样中心的当前设计点可能会远离极限状态边界[21]，无法保证序列样本点的最优配置。而以极限状态约束边界上的MPP作为局部采样中心，可将更多约束边界纳入局部采样区域中，因此选择MPP作为局部采样中心。
（二）为总结、评估审计品质提供材料和根据
高等学校内部审计档案是高校审计部门对一些图表、电子、影像、文字等真实物品的收集与整理。它是对相关图表、文字等各种数据的精细化分析与处理之后，通过立卷、编号等，对其进行标准化的集中管理。高效合理的审计档案管理，可以帮助审视审计证据齐全性、审计定性客观性、审计过程规范性、审计结论落实情况。高效合理的审计档案资料，还便于对审计内容的整体掌握和评价审计工作的及时性、有效性，从而发现薄弱环节，针对问题提出改善的方法。
（三）为规避审计风险提供依据
高等学校内部审计是高校管理必备的有机构成单位，随着外部环境的不断变化和高校运行的复杂化，高校所面临的审计风险也随之增多。审计档案是各项审计工作真实、完整的记录，也是审计结果的重要依据和支撑，通过详实、全面的审计资料，得到真实的审计依据，不仅可以对高校审计工作提供依据和参考，也能为高校规避审计风险提供一些重要依据，促进高等学校审计流程的正常高效进行和优化改善。
二、当前高等学校内部审计档案管理的困境
（一）审计档案保管者的专业化程度不够高
高等学校内部审计档案的保管者专业化水平和素养的高低直接制约和影响着档案管理的规范化程度。档案管理体系的专业性比较强，而工作内容又比较繁琐，制度化、标准化的内部审计管理工作，对工作人员的专业知识和综合素质提出了更高的要求，更需要一支人员稳定、业务精练的队伍来从事这项工作。一方面，应该注重对审计档案保管者的训练与培植。有条件的高校可以定期或不定期地举办档案管理、审计等方面的培训班，邀请行业专家进行专业报告，分类指导档案的制度化、专业化管理标准、具体步骤等，提升档案保管者的业务能力；没有条件的高校，可以为审计档案管理的工作人员提供外出参观、培训、学习的机会，通过不断地吸收新知识，学会新的档案管理理念和技巧，增强整体素质，有助于审计档案规范化管理的开展。另一方面，审计档案管理人员也应该主动提升自身素质，通过慕课等网络渠道，不断增强工作能力和全面素养。
由于大数据、信息技术等高科技的广泛应用和进步，当前社会对智能化需要的水平也逐年上升。伴随着高等教育改革的不断深入，我国高等教育得到快速发展，高校内部审计工作的重要性也逐渐突出，当前高校内部审计档案的智能化发展水平已经不能满足审计工作的需要。审计档案是真实情况的还原，是审计工作人员的书面结晶，在审计时，如果能够有效地利用审计档案，将会大大地提高工作的效率。审计材料的失真或不完整、不标准往往对审计档案的效用有损。而规范化的制度标准与高水平的智能化建设将会大大提高审计资料档案的发掘使用水平。但是在实际工作中，审计档案的利用率还较低，其中一个重要的原因就是数据多、资料复杂，查找不便，而智能化建设水平的提升，可以优化这些问题，对于审计档案的发掘使用水平提高有不可忽视的作用。
（二）审计档案的规范化管理意识有所欠缺，管理制度不健全
在高校档案中，内部审计是其不可或缺的有机部分，其档案具有专门性，在审计档案的管理过程中需要严谨的管理制度去约束和规范。但是在实际的审计档案管理中，部分高校的管理人员和审计人员相对于审计过程来说，更加看重审计结果，对审计档案的规范化管理工作认识不足，内部缺少健全的、完善的审计档案管理规章制度，审计档案管理者对审计档案规范化管理的认识还不足，在审计档案的搜集与汇总、存档流程中，会出现不符合规范、不完整等情况。有的审计档案没有明确到具体的保管人，致使档案各部分散落在不同的项目经手人手中，人事变动、工作调整等特殊情况都可能会使这些档案丢失。在缺乏健全的管理制度的情况下，审计档案的不规范、遗失等都会影响高校内部审计档案的质量与工作效率。
（三）智能化建设有待提高，审计档案开发利用程度不足
[4]Qtd in Southam,B. C. Jane Austen:The Critical Heritage.Vol.2.1987.London:Routledge,2002,pp.242.
根据IEC 60228—2004 Conductors of Insulated Cables[6]或GB/T 3956—2008《电缆的导体》[7]的规定，电缆的导体分4种类别，在化工装置中固定敷设用的仪表电缆主要使用实心导体(Class1)和绞合导体(Class2) 。绞合导体可提高导体的柔韧性和挠性，便于接线安装，当在振动场合采用绞合导体时，可适当提高电缆的使用寿命。
三、高校内部审计档案规范化管理的建议
（一）加强培训，增强审计档案保管者专业化水平和素养
由于审计档案不仅涉及一些个人隐私，还可能涉及学校发展的重大决策信息，所以审计档案保管者的专业化程度要求相较于一般档案的保管者要高很多，保管者的专业化程度直接影响到审计档案管理的质量与水平，可以说审计档案保管者是审计整个工作顺利开展的关键。有些高校的审计档案保管者团队没有合理的总体部署与长期规划，档案管理团队人员短期内不太固定，变动比较频繁，岗位变动后工作的交接也不全面、不细致，缺乏档案管理的专业人员。有些高校的内部审计人员专业素质很高，但是缺乏审计档案管理方面的培训，对档案管理经验不足。审计档案保管者的业务水平不太高，对相关的管理制度、操作流程理解不透彻，特别是对一些复杂的文件材料收集整理得不全面，档册摆放不标准，单元细化不够精确，进而对审计档案的资料完整性及精练性难以保证。
（二）制定工作标准，优化和完善审计档案管理的相关制度
为了确保内部审计档案的完整性与真实性，提升高校内部档案管理的质量，必须建立工作标准，优化和完善管理体制，并严格执行和落实到位。只有建立了规范的管理制度，才能做到有法可依、有章可循，明确工作应该达到的标准和要求。审计处室应该结合自身情况，制定合适的档案相关制度标准，优化和完善档案的立档管理和归档管理、整理方法及保管期限、修复等制度，确定具体标准与要求，以确保审计档案的完整性；建立健全立卷工作责任制度，实行谁审计谁立卷、审计与收集整理同步进行的责任制度；建立健全审计档案的查看、借出与移交方面的相关管理制度，优化和完善档案安全保密相关条例，避免档案的遗失、损坏与泄密等情况的发生；建立健全审计档案管理员的责任制度，明确规定保管者的岗位职责，确保整个管理流程的法制化、规范化，确保构建一系列完备、规范的档案管理制度。
（三）加强信息化建设，促进档案开发及利用
为了跟上快速发展的科学技术，提高高等学校审计档案管理的水平，在加强内部审计档案管理信息化建设的过程中，应该注重加强档案管理人才队伍信息化水平，鼓励档案保管者不断地通过学习更新自身的知识体系，学习新的理念、技术，提高自身的信息化管理水平；注重审计本领、审计手段的革新及进步，把各类常用的、有效的审计软件及时地应用到日常的工作中，构建完善的审计智能化管理系统，通过及时性、经常性审计，详细实施跟踪审计等，使得信息化得以普及；借助云计算技术、大数据技术等，将纸质资料转变为电子文档，并存储在安全的介质中，提高数据的安全性和完整性，便于查询及利用。内部审计档案的信息化建设使得电子审计档案得以进行，应该不断鼓励现代信息技术的应用，充分发挥审计档案资料的作用，对审计档案进行最大限度地开发和利用。
四、结语
内部审计档案是高等学校审计工作和档案管理工作的重要组成部分，其管理应该结合具体情况，主动适应新的形势，达到新的要求，不断推进培训体系构建，健全和完善档案管理制度，利用新的技术和手段，以促进提高其管理水平的提升，提高审计档案开发利用效率，为促进高校发展作出更大的贡献。
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（作者单位：河南农业大学资源与环境学院）
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