CAD电子文件管理的实践，本文主要内容关键词为：文件管理论文,电子论文,CAD论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在工程设计行业，设计生产的主要成果就是设计文件，CAD 出图率在有的单位或项目中已高达100%， 但验收归档管理还是沿用传统的方法，只对纸介质进行验收，电子文件散落在设计人员个人手中或简单收集在一起。由于电子文件没有经过归档整理，项目完成后，随着时间的流失，电子文件就逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再查找重复利用相当困难。而设计行业的设计文件重复利用率又比较高，所以CAD 电子文件的归档工作就显得更迫切。作为五部委推荐的试点单位之一，为了搞好电子文件归档管理，我院按照国家科委等五部委制定的《电子文件光盘存储及归档管理的试行标准》的要求，进行了设计项目电子文档的收集、验收、整理、存档全过程的实验，实现了试点项目电子文件的光盘存储、归档管理。本文主要介绍进行电子文件归档管理的办法，并讨论在设计单位实施工作中的一些问题。
一、电子文件归档管理实施过程
为了实现电子文件的归档，院成立了试点工作领导小组和由档案专业、计算机专业和设计项目组成员三部分人员组成的光盘存储归档实施专题研究小组。档案专业负责处理试点过程中出现的所有与档案专业有关的问题；计算机专业人员负责选用设备、软件、实施的环境，保证技术的先进性，保证选用数据传递、存储方法等计算机技术方法的合理性；设计人员配合档案专业和计算机专业人员的工作，确定档案人员和计算机人员选择的方法、采取的措施是否影响生产设计工作，向他们提出需求。专题小组根据《标准》的要求，在全院范围内进行了试点实施、研究工作，主要工作如下：
1.制定《院电子文件档案管理规定》
由于五部委制定的试行标准是针对全国各行各业的泛用标准，而每个单位都有自己的管理特点，为了能够在试点工作结束之后，立即推广、应用，就必须结合本单位实际编制自己的管理规定，使档案验收人员在验收工作中有章可循。我们在制定管理规定时，首先按照《标准》要求，在现有条件下对试验项目图纸进行修改、整理验收，然后总结方法、经验、问题，再按照《标准》的要求制定具体的实施方法。
2.建立试验网络
电子文件光盘存储和归档工作不仅与档案人员、计算机人员有关，与设计人员也是分不开的，大部分设计单位都建立了CAD 网或办公自动化网，所以电子文件的光盘存储和利用也应该在这样的环境下进行，而且必须能够同时满足档案人员管理和设计人员设计需要。否则，电子文件的归档不仅不能促进生产，提高效率，还会阻碍生产。由于试点工作还仅仅是在试验阶段，能否成功都是未知数，在试验过程中难免要安装新的软、硬件，增删数据，网络瘫痪的事情随时可能发生。所以，我们在试点中建立了独立于现行之外的设计和管理环境、但又与现行设计环境、管理环境一致的CAD／MIS综合实验网络，在网络基础上开发了档案信息管理系统，为电子文件的收集和管理准备了基本的条件。
3.电子文件收集、归档管理
要对电子文件进行档案管理，就要按照试行标准的要求，对试点项目电子文件进行修改、收集、验收整理、著录、归档、浏览查阅、刻录光盘等工作，反复试验，直到达到标准要求，找到适合于我院的电子文件归档方法为止。为了进行各项工作，首先按照试行标准对归档的电子文件的要求，根据院具体情况，将电子文件归档流程纳入到具体管理工作中，形成如下图所示的工作流程，确定各阶段的工作内容，然后一步步实现。
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│前端控制│ │归档验收│ ││
│
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│→│
↓
│→│查询利用│
│设计操作│ │归档整理│ ││
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文件生成收集归档 保管利用
要实现电子文件的归档，就必须进行前端控制，只有这样，才能使得电子文件的签字具有合法性。那么控制到什么程度呢？在一个企业内部，档案管理部门和生产部门的关系是服务与服务对象的关系，如果在设计过程中，设计人员的所有工作方法和环境都受到严格的控制，就会对档案人员的工作反感，不再配合工作，而且影响生产，那是管理者不允许的。因此，在这个阶段我们主要进行项目的建立和设计人员的权限级别设置、工作区的开辟。设计人员的工作程序不变。
设计操作过程是电子文件形成的过程，这个阶段的主体是设计人员。为了不影响生产，这个阶段设计人员可以在任何他们熟悉的环境下进行设计；但为了电子文件的收集方便，在文件交验前要在网络上对每个文件进行文件著录。其他工作沿用设计人员的习惯。
归档验收是电子文件归档的关键阶段，与纸介质文档的验收一样，是电子文件能否进入档案库的关口。只有保证了验收工作的进行，才能保证电子文件顺利归档、整理、提供借阅查询。否则，我们收集起来的文件只能称为设计资料。
《标准》中对归档的电子文件有如下要求：
①签署要齐全；②检验、鉴定归档文件符合归档要求；③能够正常打开，不加密，文件内容与交验单所述内容一致，没有病毒；④验收后归档的电子文件在归档区、备份区、光盘各存一份，要保证能够看到这些文件的内容，并可进行处理；⑤归档的电子文件和纸介质文件内容一致。
后三条是电子文件所特有的条件，并不难实现，但要保证前两条却不容易。我们在试点过程中，用人工完成这些控制，一个文件至少需要5分钟，检验一个项目少则一小时、多则一天或几天，即使这样， 还会经常出错，丢失文件。由于电子文件的不直接可见性，丢了文件不易发现，使用时发现文件少了，也就无法弥补了，这也是许多人担心电子文件档案不可靠的一个原因。而在设计单位的产品主要是设计文件，每天要验收的图纸不是几张，而是几百张。因此，要解决时间和准确性，保证验收存档文件的完整性，这个阶段必须使用专门的软件工具。为此，我们专门开发了符合验收工作要求的验收软件，较好地完成了验收工作。
归档整理阶段的工作主要包括：著录档案卡片信息、著录项目技术信息、整理文件、刻录光盘、编号存档。查询利用阶段工作的主要目的是将己有的、录入计算机的信息资源提供给设计人员，以提高设计质量和生产效率。这两个阶段的工作在纸介质存档管理中就是不可缺少的部分，大家做的工作都比较多，计算机辅助技术也比较成熟，而且已有许多现成的优秀软件，我们在试点过程中也是利用原有软件，进行改造、组合，在管理纸介质档案信息的基础上，增加电子文件信息，使整个系统形成比较统一的、综合的档案信息管理系统。
二、主要成果
经过对试点项目电子文件的收集整理、验收归档，刻录了存档光盘，实现了CAD电子文件的光盘存储和归档管理， 用实践证明了电子文件光盘存储和归档管理的可行性，现在我院已有的六万条档案卡片信息补录工作已基本结束，新开始的项目，信息从项目开始到项目完成逐步录入，在项目完成归档后信息录入也就输入完成。通过试点工作还建成了我院的CAD／MIS综合网、档案信息管理系统，编制了适用的电子文件归档管理文件，并已投入使用。分别介绍如下：
档案信息管理系统是电子文件归档工作必须具备的工具，但系统应具备哪些功能呢？到目前为止，在各种标准和文献中都无明确说明，通过试验工作证明电子文件归档管理应具备几个模块：（CAD ）电子文件著录子系统、电子文件归档验收子系统、档案信息查询子系统、档案业务管理子系统。市场上现有的软件难于实现所有上述功能，因此，我们配合电子文件的收集整理工作，边开发边试用，形成了适合的档案信息管理系统，保证了电子文件归档的全部工作的实现。我院的档案信息管理系统基于网络和ORACLE数据库系统，实现了一般档案和电子文件档案的统一管理，具体功能如下：
档案业务管理子系统：用于管理纸介质和电子文件共有的档案信息，具有蓝图档案信息著录、档案借阅管理、纸介质文件验收、项目参数著录工作需要的功能，可自动统计、汇总，覆盖了档案人员的大部分日常工作。
电子文件著录子系统：用户是设计人员，用于AutoCAD 文件的自动著录和验收提交，使电子文件的著录和收集自动化，减少重复劳动。
电子文件归档验收子系统：主要用于电子文件的验收和归档整理工作，可实现电子文件验收、归档、备份、刻录光盘和光盘信息的编写工作。使用该系统，归档整理工作完成后，自动完成电子文件的著录工作，保证收集的电子文件完整、有效、符合标准要求。该系统实现了文件目录和目录文件签署内容同时浏览的功能，使一个文件的验收时间从人工的几分钟缩短到了几秒钟，使不可操作的电子文件验收变为现实，该系统是电子文件归档不可缺少的有效工具。
档案信息查询子系统：用于查询所有归档文件的卡片信息、项目技术参数、浏览电子文件内容，便于设计人员利用。使用该系统既可查阅档案卡片也可查询项目的技术参数，并能在找到所需的项目信息后，直接浏览电子文件内容。使用方便，效率高，所有项目均可在几秒钟完成，完全可替代档案卡片柜。
网络。通过对试点项目的管理和电子文件的收集整理，建成了适合于我院的CAD／MIS综合网，在网络上建立了工作区、归档区、备份区，满足了标准规定的要求，符合设计人员和档案人员的需求。实现了电子文件的网上归档工作，制定了切实可行的网络使用与管理办法，明确了网络的管理职责和使用制度。
院电子文件归档管理规定。规定比较详细地规定了我院使用电子技术生成的工程设计、科研课题等电子文件的收集、积累、归档和档案管理的一般要求，明确了我院新建电子文件的归档范围、归档程序和档案管理办法。本规定具有简单明了的可操作性，对其他设计单位的电子文件应用光盘存储技术及档案管理也有很高的参考价值。为保护原件、方便使用而将已归档的图纸输入光盘管理的情况不属于本规定范围，但可参照本规定执行。
三、总结
由于电子文件光盘存储和归档管理是新生事物，为了实施应用，我们克服了大量的困难，总结电子文件归档工作的经验和教训，体会如下：
电子文件验收归档是所有档案验收归档的一部分，不能将电子文件文档与其他文档分离，而应将他们组合在一起，形成一个有机整体，为设计人员更好地服务。
电子文件验收归档工作，必须有专门的辅助软件工具，由于它的不直接可见性和易改性，如果不使用专用工具，电子文件的收集、验收、整理，耗时太长，理论上可行但无法操作、推广应用。
电子文件管理的实施、推广，将给设计行业的档案管理带来一场革命。档案管理以前是项目结束后进行验收控制，但电子文件的归档验收必须从项目开始进行设计过程的全过程控制，也就是档案管理从后控制变为前控制。只有这样，电子文件的签字才能法律化，电子档案才能代替纸介质档案。也就是说，电子档案完全可以代替纸介质档案，但电子档案时代的到来要依赖于过程管理的实现。
档案人员要不断进行岗位培训，更新知识、更新观念。计算机技术迅速发展，软件也日新月异，电子文件档案化能否实现关键在于档案专业人员能否掌握现代化的知识和工具。
CAD技术要发展，MIS的含义要变化。我国的CAD应用一直落后于MIS，项目管理落后于CAD，电子文件归档的实施， 必将使三者结合在一起，成为密不可分的整体，推动CAD和项目管理的发展，MIS的含义也将与从前不同，在内容和方式上都将发生质的变化。
电子文件归档实施工作是一项综合性的工作，技术含量高，涉及面广，所以实施推广人员技术要全面，电子文件归档试行开始时，要由计算机、档案、专业设计人员参加，主管实施的负责人应有综合性的多方面的知识，特别是计算机知识，否则决策就有可能失误，会造成不可挽回的损失。
下期请看：《电子档案原始性、真实性的保障体系》