博罗县梅树下水库工程管理所 516148
摘要：水务档案是水务工程建设过程的真实记录，是水务工程维护、管理以及改扩建的重要依据，加强水务档案管理有利于推动水务事业健康平稳地发展。本文基于水务档案管理中存在的问题，探讨并提出了措施和建议。
关键词：水务档案管理；问题；措施；建议
水务档案是水务工程设计、施工、维护、管理全过程形成的具有保存价值的历史记录，包括文字资料、图表资料、声像资料等。水务档案的价值在于它可以为水务工程使用、维护、检修、改建、扩建等提供依据，为完善水务工作、提高水务工程质量提供保障[1]，所以水务档案在水务工程各个阶段都发挥着重要的作用。水务工程的参建单位一般包括项目法人（或建设单位）、施工单位和监理单位，故而水务档案也由这些单位的档案所组成，通常其他单位将收集、整理之后的档案移交给项目法人，后者统一编制整理为水务工程竣工档案，再移交给各级档案行政管理部门。由于水务一体化后原来各单位、人员对档案管理的要求不尽相同，随着水务工程建设项目的增多，水务档案管理中存在的问题日益明显，因此本文对水务档案管理中的问题进行了分析，探讨并提出了措施与建议。
1 水务档案管理中存在的问题
1.1 对档案工作重视不够
档案工作是一般的事务性工作，工程建设是阶段性任务，两相比较后者更易引起项目法人的重视，于是主要精力都集中到工程建设中，档案工作自然而然地被冷落了。就水务工程建设而言，工程建设是一个连续的过程，例如可行性研究、立项、勘察设计、招投标、施工建设、竣工验收，每一个阶段都有其中心任务，档案工作如果不能与之对应，就很容易陷于被动，拖到后期再来收集、整理就很难跟得上，遗漏在所难免，甚至事后补做档案，而真实性若不能保证，档案价值又何在呢？
1.2 档案管理制度不健全
不重视档案工作与档案管理制度不健全有着密切关系。一是未建立起完善的档案制度，或虽有制度却未落实，成了摆设。二是制度的核心应该是明确责任，并与工作绩效挂钩，当档案管理责任未落实到当事人身上时，制度往往难以严格执行，这也是各阶段档案收集、整理不及时而没有制度来约束的原因。
1.3 档案收集整理不同步
档案工作必须有专人负责，但是项目法人或其他参建单位常常因为阶段性工作紧，为赶进度而随意抽调人员，这样必然影响档案收集、整理，使档案工作与工程建设不同步，这既拖延了阶段性工程的验收，也影响工程档案的质量。
1.4 档案管理协调指导少
水行政主管部门的档案业务以部门机关资料为主，对工程建设档案没有直接的指导和监督业务，同时上级水行政主管部门也没有对地方水务工程管辖的权利，其结果是水务工程档案收集、整理缺乏统一的协调和指导，例如文件规格样式不规范、程序不合理、档案工作人员未经专业培训等，造成竣工验收移交档案时不合格。
1.5 档案信息化进展缓慢
档案信息化工作需要软硬件投入，还需要专业人员去实施。目前，档案收集仍以纸质档案为主，电子文件和声像资料很少纳入档案收集范围，使档案收集不全面。即使采用了信息化管理手段，因为没有实现资源共享，档案资料的利用也很不方便。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2 加强水务档案管理的措施与建议
2.1 明确管理责任，提高档案认识
水务档案工作能否做好，关键在于主管部门是否重视。要把水务档案工作作为工程建设的重要组成部分，充分认识到水务档案的重要性。水务工程事关国计民生，而工程的复杂性、专业性和隐蔽性等特点决定了水务档案必须准确、可靠、真实，所以必须给予水务档案工作以高度重视，在此基础上明确各单位、部门的档案管理责任，加强检查和督促，对档案工作不力的单位和部门责令整改。根据水务工程阶段性的特点，项目法人成立伊始就要设立档案管理部门，除负责本单位的档案工作以外，还要指导和督促其他参建单位档案的收集、整理和归档工作，并与各参建单位签订合同时明确档案管理责任，档案工作不达标，不予支付阶段工程款。
2.2健全管理制度，强化统一管理
古语说：“不以规矩，不成方圆”，做任何事都要遵循一定的法则，档案工作的“规矩”就是档案管理工作中的规章制度。水务工程应以《档案法》和水务档案相关规定要求建立并完善各种规章制度，例如《水务档案归档立卷制度》、《水务工程档案工作人员岗位责任制》、《水务档案保密制度》、《水务档案库房管理制度》、《水务档案鉴定、销毁、移交制度》等，通过这些制度明确档案管理的责任、义务和权利，以规范档案工作。水务工程参建单位多，档案分散管理问题较多，这种情况下应加强统一管理，由项目法人成立档案工作领导小组，统一指导和协调各单位的档案管理工作，并落实各单位管档责任，形成高效的档案管理网络。
2.3 保持档案同步，管档善始善终
大中型水务工程涉及部门和人员较多，经历较长的建设时间，工程资料繁杂，容易遗漏，影响档案全面收集。而小型水务工程开工很快，施工时间短，加之形成的文件数量较少，档案工作人员容易疏忽。所以无论工程大小，档案工作人员应寻求技术人员的帮助和配合，了解水务工程的工作流程和各阶段的具体安排，然后根据每个阶段的特点，提前制定档案分类方案、收集范围、归档内容、整理编制方法等措施，以确保各阶段档案收齐和完整。对于周期较长的工程可采用分阶段收集法，短期工程可采用追踪收集法，对难收集的单位可采用强制收集法。另外，还可根据单位工程、分部工程的特点，在工程阶段验收时检查资料的完整性和归档质量。
2.4 加强业务培训，提高队伍素质
由于水务档案涉及面广，又有一定的专业要求，所以水务档案管理对工作人员的素质提出了较高的要求，必须加强培训。通过培训要让档案工作人员明白水务工程中哪些环节会形成文件资料——明确收集范围，其中又有哪些具有保存和利用价值——明确归档内容，同时掌握档案收集、整理和归档的程序要求。培训可以采取多种方式，如“请进来”和“走出去”。根据档案管理要求，还要对文件格式、书写要求等进行规范，例如签名字迹颜色、文件规格大小等细节都应交代清楚。更重要的是转变和更新观念，档案工作人员对于工作中存在的问题，要敢于提出意见和建议，并勇于在工作中探索和创新，磨练过硬的技能，打造良好的服务作风。
2.5 促档案信息化建设，提高档案管理效率
随着水务档案资料的不断累积，信息量越来越大，传统档案管理要耗费大量的人力和物力，所以信息化是提高档案管理效率的必然的选择，而且信息化本身与办公信息化联系在一起，有利于保持档案管理与建设的同步[2]。档案管理信息化应重点加强以下内容：一是确定信息化目标，然后统一规划和实施。二是加大投入，信息化对软硬件有一定要求，由于计算机更新换代快，必须根据水务工程任务需求投入资金。三是重视信息系统的安全性，网络环境安全威胁较多，所以信息系统要加强安全防护措施，确保档案信息的完整性和安全性。四是加强电子文件和声像档案资料的收集。五是对档案工作人员进行培训，提高他们适应信息化工作的技能需要。
3 结语
随着水务工程在城市基础设施建设中作用越来越重要，水务档案管理也要适应水务工程建设和发展的需要，面对所存在的问题和不足，应积极主动寻求解决之策，只有把基础筑牢，才能为提高水务工程质量提供可靠的保障，并为城市建设和可持续发展提供有力的支撑。
参考文献：
[1] 丁端锋，张祥，鲍善军. 加强水务项目档案管理工作的对策建议[J]. 治淮，2015（03）：52-53.
[2] 何桂儿. 浅议完善水务工程档案管理机制[J]. 河南科技，2014（02）：199.
论文作者:朱月燕
论文发表刊物:《基层建设》2015年27期供稿
论文发表时间:2016/3/17
标签：水务论文; 档案论文; 档案管理论文; 工程论文; 工作论文; 工程建设论文; 单位论文; 《基层建设》2015年27期供稿论文;