文件物质实体的双重构成与文件群体运动——“文件运动模型”再思考之三，本文主要内容关键词为：文件论文,之三论文,实体论文,群体论文,模型论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
天津师大刘新安教授曾经著文提出：档案物质实体具有双重结构①。他认为，这种物质结构是由“文件物质实体”和“档案历史联系的记录”两种要素共同组成的。对此，笔者举双手赞成。我相信：对文件是物质实体的判断(不管是纸质等传统文件，还是电子文件)，在全世界都不会存在多少异议。对“档案历史联系记录”的物质性，在我国赞成的人也非常多。问题是“文件”呢？尤其是现行运动阶段的文件是否也同样具有双重物质结构呢？刘新安教授没有明确表态。我则认为，这种双重物质结构并非仅仅档案独有；事实上所有运动阶段的文件(包括档案在内)，都具有这种双重物质结构。正因为如此，文件的运动必然呈群体状，自始至终进行着群体运动。这也是我构思文件运动模型的基础。
一、从全球角度研究，档案与文件本来就无本质区别
为什么我认为文件的物质构成与档案毫无二致呢？理由之一，档案与文件之间，本来就无本质的不同。当然，在我国有许多人是坚决反对我的这个观点的。不过，本文并不想炒冷饭，重新燃起关于档案与文件关系的讨论战火。我只想提醒大家再次关注著名档案学家谢伦伯格的下述论断：“‘档案’一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义。它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。被采纳的定义都应该提供一个基础，使档案工作者能够在这个基础上有效地应付他们为之服务的政府所产生出来的各种材料。凡是有损他们工作效力的定义，就不应该接受。”②
我想对这段名言至少可以有如下解读。
(一)从全球角度观察，“档案”其实是一个具有很大弹性的概念，实在无法精确定义其内涵，尤其是其能够与文件概念明确相区分的内涵。
我国档案学界有不少人，鉴于档案是档案学研究的主要对象，把档案概念看得很神圣，殚精竭虑试图科学、精确地阐述他们对档案概念内涵的认识。然而，我认为这种努力的效果其实不佳，至今没有出现一个能令世界各国大多数档案学者都能够接受、放之四海而皆准的答案。只要拿我国学者定义的标准衡量其他国家档案界心目中的档案概念，并将之与文件概念相区分，就会发现存在许多问题，并非客观真理。
比如我国有相当多的学者认为，档案作为真实的历史记录，必然具有非现行性。文件则为现行活动的工具，具有现行性，不是历史的记录。苏州大学吴品才教授指出：档案运动阶段的“文件所能呈现的价值形态已非现行价值，其文件本质已是社会实践活动真实的历史记录，这是作为档案必须具备的属性，而档案这一属性的具备决不是凭空产生的，它是伴随着其前身现行文件现行使命的完成后才拥有的。出于活动开展需要而形成的现行文件在推动其形成活动开展的过程中，伴随其现行使命的完成，活动的告一段落或终结而使文件成为其形成活动真实的历史记录，亦即文件一经制作形成如果未经现行期或现行期未终结，那么该文件就永远不是其形成活动真实的历史记录，也就永远不可能是档案。”③
但是，只要文件正式诞生了，它就起码是其草拟形成过程的真实历史记录。这一点吴品才同志自己也是承认的④。正因为如此，法国、西班牙等拉丁语系国家档案界，明确地把现行文件包括在档案概念之中，并且把具有现行性的档案(也就是我国学者认为的现行文件)称之为“现行档案”。
两者相比，我们不可能断然下结论说，中国学者的观点是完全正确的，而法国等拉丁语系国家学者的观点是错误的；反之也不行。我们只能指出，这充分说明，档案概念具有很强的弹性，无法明确定义其内涵。
(二)对档案概念可以因客观需要的不同而有不同的界定。
档案概念的弹性，正如谢伦博格指出的那样，其实来之于不同国家的不同国情。档案与一个国家的政治法律行政制度，有密切的关系。因而在不同的国家，对档案就可以有不同的定义，以便适应各个国家的不同需要。
法国、西班牙等拉丁语系国家为什么把现行文件认定为档案？笔者曾经在这些国家的现行机关考察过。在那里，根本没有“归档”概念，也更不会用“归档”在所谓的“现行文件管理”与“档案管理”当中切上一刀，把两者区隔成两个阶段，或者两种工作。也就是说，在那里的现行机关中所谓的“文件管理”和“档案管理”是高度一体化的。与此相适应，现行文件也就理所当然地被称为“档案”，甚至产生形成文件的机关业务部门，在西班牙也同时被冠以“办公室档案馆”的头衔。
在我国，由于“归档”概念和做法有长久历史且深入人心，而且“文件管理”与“档案管理”分开管理已经成为我国建国后档案工作的传统，故许多学者力主“文件”与“档案”是两种不同性质的事物。
既然如此，我国的学者在探讨档案概念内涵时，应该指出它仅仅只适合于我国的国情，从全球角度衡量不可能放之四海而皆准。
(三)“需要”是决定性的因素。
谢伦博格认为，“档案的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要”。这说明，“需要”或者说“客观需要”对揭示档案的本质特点十分关键。“文件”之所以要作为“档案”保存下来，当然是因为还有再次利用的“需要”和可能。没有再次利用的“需要”，当然不可能有文件向档案的转化。
然而，现在的“问题是每个国家的情况并不相同，人们的需要因而也多种多样。有的国家(如法国)觉得有必要使文件从一开始形成或收到就称为档案；有的国家(如美国)觉得把保存在档案馆里，不再销毁的文件称为档案更妥当；我国则认为在文书处理程序完毕的同时就将文件视作档案进行管理更合理……于是不同的国家根据本国的客观情况和各不相同的主体需要，为文件向档案的转化定出了各自认为正确的条件或标准。这些条件或标准各不相同也就不足为怪。但是这个现象也同时说明：只要人们有需要，也就是只要客观上有需要，文件就可以被认定为档案，而不管其运动到什么阶段，文书处理程序有否完毕，具有什么样的价值(不管是第一价值，还是第二价值；仅仅保存几天或者几小时的价值，还是永久价值；现行价值还是非现行价值)。正因为如此，‘有意识保存’才是文件向档案转化唯一最重要的条件和标志。”⑤
也就是说，档案与文件从社会本质而言没有任何区别，⑥不同点仅仅在于：档案是人们有意识保存起来的文件，即得到了保存的文件。至于什么时候、什么情况下可以保存则也应视需要而定。
(四)没有必要把对档案概念外延和档案运动阶段的界定，看作是永世不可改变的，而是应该可以随形势以及客观需要的发展而发展的。
既然档案概念定义与各国的国情和需要密切相关，那么一旦客观情势的变化导致人们的需要变化了，档案概念随之发生一定的变化和发展也就是
合理的。文件管理和档案工作的发展，尤其是电子文件的出现和风起云涌，导致在西方国家出现了文件管理的连续体模式和文件连续体理论；在我国，早在上个世纪八十年代中叶也在正式的会议文件中提出了“文件管理与档案管理一体化”的要求⑦；近年来在电子文件管理中更提出了“全程管理原则”和“前端控制原则”，得到了普遍的认同。而上述原则的贯彻或连续体模式的推广，势必导致在电子文件管理中真正实行“文件管理与档案管理一体化”并且再也无法明确区分“文件”与“档案”两个运动阶段。既然如此，我认为仍然坚守我国传统的档案概念已经显得不合时宜了。更科学而明智的做法则是：让档案概念也“与时俱进”。
总之，笔者认为以上对谢伦博格名言的解读，可以从一个方面解释我为什么认为文件的物质结构是与档案一致的。但是，更为重要的是，必须证明文件从产生形成之初就具备有机(历史)联系，并且是文件物质结构不可分割的组成部分。
二、文件背景信息与文件有机(历史)联系
在刘新安教授对档案的物质结构进行研究之前，上个世纪八、九十年代，国际档案学理论界，为了应对电子文件带来的冲击对文件的构成因素也进行了研究。我们都明白：要保证文件的效力和证据价值，首先必须保证它是真实的和完整的。这一点，在传统纸质文件时代历来是通过其载体的原始性来保证的。然而电子文件载体与信息之间不固定的关系，使得人们有必要完全忽略载体，直接研究由什么要素构成的文件才是值得信赖和价值完整的文件。作为对该研究成果的总结，国际档案理事会的电子文件委员会于1997年为文件(既包括电子文件，也包括传统文件)下了新的定义：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所组成，而不管其形式和载体如何。”根据该定义，文件的构成要素有三个：内容(content)、背景(context)和结构(structure)，缺一不可，否则就不能称之为文件。其中“内容”很容易理解，“指文件所包含的表达作者意图的信息”，没有“内容”，文件就不成其为文件；“结构”指“文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式，以及载体等方面的信息”。⑧没有“结构”，文件信息就成了无法正确理解的乱码。
“背景”则指文件形成的环境以及所处的环境，包括法制与行政环境、软硬件环境以及来源信息。可以说，环境对理解任何在该环境中形成产生的信息的价值都极其重要。比如在路上碰到一块刻有花纹的破瓦片，你可能将其丢入垃圾箱；但是如果你了解到这是一块远古时代产生形成的瓦片，你的态度就会截然不同。因而，背景信息对保证和证明文件的真实性、完整性、可靠性、长久可读性、可理解性以及证据价值不可或缺。其中，对人们理解、利用文件和保全文件的证据价值最为重要的，是来源信息。
所谓“来源”，在这里我认为主要指人们形成文件的社会实践活动及其过程。文件(records)是适应交流、传递、贮存、利用信息的需要而在人类的社会活动中直接产生的。任何文件的生成、处理、运转，必然与人们(people/agents)对某项事务的办理相关。对该事务的办理，也可以称之为形成文件的业务活动(business)，它当然构成了文件的来源⑨。与此同时，它也决定了文件所拥有的和将要拥有的各种有机(历史)联系。
文件作为人类社会活动的真实记录和见证，与形成它们的人类活动之间存在一种共生而又对应的关系。由于同一项人类社会实践活动中的各种人和事物之间必然存在着相互依存、交织渗透或互为因果的有机联系，并且这种联系实质上是通过信息的交流与传输实现的，因而在担负这种信息交流与传输重任的文件之间，也必定存在着同样的有机联系，亦即历史联系。有鉴于此，我们可以说：除了在处理同一项业务活动过程中形成的所有文件相互之间的联系以外，还有：业务活动与文件的联系；业务活动承担者(即文件形成者和处理者)与文件的联系。它们是与文件的形成产生过程同步共生的。正因为如此，(由业务活动承担者进行的)“业务活动”所诱发形成的“与文件有关的各种有机联系”，是文件来源信息的重要组成部分，因而也是文件背景信息的重要组成部分。可以说，正是透过这些有机联系，人们才能清晰地窥视形成文件的真实情况和背景。这不仅对文件日后的利用者十分重要，对现行文件的形成者(包括拟稿、核稿、签发人等)、法定受文者(包括批办、承办人等)等亦同样重要。
也正是有鉴于此，背景信息从文件形成之初就应该是文件不可分割的重要组成部分，因而作为文件背景信息重要组成部分的“文件之间客观存在的历史关系”也应该从一开始，就是文件不可分割的组成部分。
三、背景信息的记录与物化
刘新安教授认为：档案历史联系必须得到物化，才能成为档案物质结构的组成部分，这样才能便于读者长期利用。他说：“物化档案历史联系的方法主要有两种，首先是将档案的历史联系物化于档案内文件实体的排列，传统档案整理就是这一技术的典型范例。另一种方法是将档案的历史联系形成独立的记录物质。但不论用何种方法记录档案的历史联系，其结果都必须将档案的历史联系物化为一种物质。”⑩
那么文件呢？文件之间客观存在的历史关系是否从文件形成之初就也得到物化了呢？刘新安教授指出：“档案的历史联系来源于文件之间的历史关系，是对文件之间客观历史关系的反映。因此，无论是纸质，还是电子档案，它们的历史联系的形成都要经历对客观存在的文件之间历史关系的认识、判断和记录的过程。所以，档案所具有的历史联系既不等同于客观存在文件之间的历史关系，更不能与客观存在的历史相提并论，它决定了档案只能是历史的记录。”(11)我想，其言下之意是：文件之间客观存在的历史联系(也就是有机联系)，在文件的现行运动阶段虽然也存在，但是只有到了档案阶段才经历了人们对之认识、判断的过程，正式得到记录，具有了物质形态，成了档案双重物质结构的组成部分。
对此，我有不同看法。文件的背景是客观存在的。我认为：文件一开始产生形成，其背景就如影随形，并且与之相关的信息就开始得到记录或物化。当然不可否认，在传统纸质文件管理过程中，这种背景信息的记录或者物化是相对不完整的、也不规范；甚至在初期原始的文书处理过程中，可能完全没有得到记录。但是，随着人类社会的进步和文书工作的步入正轨，这种物化过程也逐渐萌生和得到发展。比如，在一些“文件管理与档案管理高度一体化”的西方国家现行机关(比如西班牙的政府机关)，这种对背景信息的记录或者物化过程就表现得比较明显。在那里，每一项业务在开始处理并为之形成(或者收到)第一份文件时，该项业务的承担者(责任者、操作者)就会取一个卷皮(文件夹)将文件放进去，一个案卷(expendiente①)在文件刚刚诞生之初就建立了起来，档号(signatura②)也同时得到标引，卷内文件目录也同时开始编制，此后所有将要在该项业务中形成或者收到的文件都会依序入内。该项业务办理完毕，案卷随之完成其组卷过程，其卷内文件目录也就同时编写完毕。该案卷在业务部门(也称为“办公室档案馆”)存放3-5年以后再向机关档案室移交。我认为，文件之间的有机联系实际上已经记录在上述案卷、卷内文件目录和档号之中，它们是已经物化的文件有机联系，因而也是文件物质形态的组成部分。
在我国，对现行文件阶段客观存在的文件有机联系的物化或记录则很不明显，主要表现为文书处理过程中附加的“文书处理单(批办单)”或者直接附加于文件的批语以及一些文书处理标记等。它们反映了文件的部分背景信息，从其中也可以寻觅到一些文件之间的有机(历史)联系。
在电子文件管理过程中，对包括有机(历史)联系在内的文件背景信息的记录则基本完整，全部自动(或在人工帮助下)记录在元数据之中。不过，在人们尚未对元数据进行规范管理之前，元数据往往散存于形成处理电子文件的业务系统，比如日志库、操作系统、应用程序和数据字典等之中，而且处于自生自灭的状态。在电子文件元数据标准出台以后，对文件背景信息的记录和捕获将走上正规。国际标准化组织已经在2007年颁布了电子文件元数据标准ISO 23081，Part2，其中提出的模型将元数据分成了三大块：业务(business)、人员/机构(agents)和文件(records)，并且将三者之间的“关系”列为著录的重点之一。在我国，笔者也参与了好几个国家级以及地方级项目的电子文件元数据标准(或者规范)的起草工作或顾问工作，这些项目规范的元数据元素也大多如此。可以预期，在这些标准作为国家标准或者行业标准、地方标准正式颁布以后，对“文件之间客观存在的历史关系”的记录，将完全得到规范并全面推广贯彻执行。
应该强调指出，根据电子文件元数据国际标准以及我国上述元数据标准草案的规定，对包括“文件之间客观存在的有机关系”在内的文件背景信息的著录，从文件开始拟稿形成(或者收到登记)之初就应自动开始，而不管该文件此后是否会作为档案保存。就是说，与每一份文件相关的有机(历史)联系都应该得到实时著录，尽管该文件暂时没有或者永远不会进入档案阶段。
四、“文件有机联系”的物化与文件群体运动
“文件有机联系”物化的结果，必然使文件的运动显示出群体性和整体性，而以有机(历史)联系为纽带的“文件档案信息集合”，就是文件的群体结构。
从理论上讲，任何文件的生成都与处理某一件事务相关；对该事务的处理，既构成了文件的来源，也是将在处理该事务过程中形成的所有文件牢牢地吸引在一起的核心；也决定了文件一旦形成即刻以之为核心，与同一事务来源的其他文件共同构成一个群体进行运动。也就是说，任何文件在它形成之初，本来就应该从属于、或者说组织在某一个全宗或者系列、以至案卷中进行群体运动。然而在文件管理实践中，只有当“文件的有机联系”得到了记录或物化，才使得文件真正搭建起了其有机的群体结构，也才使文件能够更加牢固地组织在文件群体中进行运动。有关的问题，在笔者撰著的《文件群体运动与文件管理档案化——“文件运动模型”再思考兼答章燕华同志之二》(12)已有论及，这里就不再赘述。
综上所述，文件之间客观存在的有机(历史)联系是文件背景信息的重要组成部分，必须从文件形成之初就得到记录或物化，成为文件物质结构的必然成分。这正是文件群体运动的基础，也是我们构思文件运动模型的基础。
注释：
①系西班牙语。
②也系西班牙语。
①⑩(11)刘新安：《档案物质实体的双重构成》，《档案学通讯》，2003(5)。
②T.R.谢伦伯格.黄坤仿等译[M]《现代档案——原则与技术》，档案出版社，1983。
③吴品才：《必须正视文件生命周期理论的局限性》，[J]《档案管理》，2004(1)。
④吴品才：《文件运动理论研究中几个概念的再辨析——与何嘉荪教授商榷》，[J]《档案管理》，2007(2)。
⑤参见何嘉荪：《从世界范围研究文件与档案的本质区别——从电子文件的网络实时归档说起》，[J]，《北京档案》，2000(7)；[J]中国人民大学[复印报刊资料]《档案学》，2001(1)转载。
⑥请参见注释5所列笔者的论文，对该问题有详细论述。
⑦笔者于1985年亲身参加了由教育部和国家档案局联合在成都召开的档案教育工作座谈会。会上，中国人民大学档案系提出的会议文件明确提出了此一要求，引起了全体与会者的强烈反响和认同并在会后展开了全国性的大讨论。
⑧冯惠玲主编：[M]《政府电子文件管理》，中国人民大学出版社，2004。
⑨只有人/机构(文件形成者)，而没有人的活动(形成文件的活动)，是不可能形成文件的。故人的活动或者说业务活动才是形成文件的真正来源。
(12)何嘉荪：《文件群体运动与文件管理档案化——“文件运动模型”再思考兼答章燕华同志之二》，[J]《档案学通讯》，2007(4)。