浅析科研机构野外考察经费闭环管理
——以西部某研究所为例
杨 璐
（中国科学院寒区旱区环境与工程研究所，甘肃 兰州 730000）
摘 要： 野外考察是资源环境类研究所基本工作方式，有别于一般城市出差，其支出金额大、票据不易取得等特点需要经费管理能适应野外考察的独特性和复杂性。目前在该方面的经费管理重事后核销，轻前期、中期监控，部门之间的协作配合也缺乏连贯性，针对该种情况提出解决方案，将闭环管理引入，规范科研经费的管理。
关键词： 野外考察；科研经费管理；闭环管理
1 研究背景
为了解、记录、研究、解决被考察地区自然、地理、生态、环境、资源等问题，课题组常会组织多层次野外考察，该过程也是多种经费使用过程，从样品袋、羊粪到大型的专用设备购置，租用专业无人机、船只等应有尽有，整个过程中经费支持是野外考察顺利完成的重要保障。
野外考察一般历时长、支出金额大，多发生在人迹罕至之地，条件艰苦，城区易取得的各类票据，在这里常难以获得，这使得在费用处理阶段，常因为缺乏足够票据形成证据闭环，从而对经济活动的真实性产生疑问。
试验材料是由安徽农业大学试验农场提供的中强面筋小麦品种扬麦7号，小麦初始含水率16.8%(干基)，无霉变粒、破碎粒，收获后贮藏在(4±0.5)℃冰箱中。
在野外考察活动中，目前管理更多的着力点在事后报销，前期、事中的监控乏力；审批部门各自为政，野外考察作为一项完整的经济活动因各部门职能不同被割裂成不同的“块”，每个部门负责自己对应的一“块”，管理中缺乏将这些块串联起来的“血脉”。
自20世纪70年代能源危机以来，一些发达国家就进行了大量的节能研究和实践工作，同时积极开展新型绿色建材的开发使用及太阳能、风能、地热能等可再生能源的利用等，建成了一批“节能建筑”等示范性工程，节能效果显著[1]。
2 现状及问题
在费用确认核销阶段，财务处首先对票据进行连续性、真实性、合规性、合法性审核，满足条件的予以报销；有瑕疵的提出建议和意见，补充后予以报销；对于不合理的费用，按照制度办事坚决不予报销；其次审核野外考察和课题的预算执行情况，并将之反馈给课题负责人；最后还应提出日后经费使用中应注意的要点，使课题负责人及时掌握本课题经费使用情况、预算执行情况等最新信息。
野外考察结束，是科研人员整理研究的开始阶段，也是一次野外考察活动票据整理、费用计算以及费用审核报销阶段。费用支出后，因审核部门不认可、票据不合理、相关手续不全等常引出不少诟病之处，如：等待时间长、需要频繁往返各部门、报销程序不顺等。
为了保证野外考察顺利实施，同时也使经费真实、有效、合理使用，就需要建立新的经费管理机制，理顺部门间的协作和制约关系。
课堂上，利用教学内容进行情境创设，多让学生进行pair work或者group work等活动。比如在学习四年级上册Unit 7 How much？时，可以组织学生进行义卖活动，通过学生之间的物品义卖活动，来拓展学习问价、还价的方式。课后，可以通过设立班级口语角、英语小故事比赛等，来让学生充分运用所学知识进行交流，真正达到语言学习的目的。
3 解决方案
对照 《野外考察预算单》《野外考察申请审批单》《经费使用明细情况表》，科研处审核野外的合理性、合法性；人事处、研究生部审核野外考察参与人员的真实性，了解工作进程，确认人身安全；在野外考察当地雇佣的临时工，返回研究所后应提交相关手续和材料备案；国有资产管理处对设备或大宗材料进行审核。有了各种前期铺垫，各部门可以进行快速有效的判断和审核。
3.1 野外考察初期
通过这些方式，在野外考察初期规范经费使用，改变各部门只重事后审核的现状，在初期对经费使用有整体了解、控制，更有利于在日后工作中的服务、管理、监督。
因在野外有许多不可控事件，过多干涉会影响科考工作，增加野外人员工作量。面对突发状况，古代尚有“将在外军令有所不受”之说，在执行野外考察任务期间，根据实际情况可调整经费的用途或金额，如在经费预算总额不变的前提下，根据实际情形增加运费、劳务费，适当减少材料费；或因突发事件增加额外支出等时，需对额度范围（该额度在编制《野外考察预算单》时在财务处指导下设置）之外的大额支出做出说明。经费使用以野外考察任务完成为主要目的，尽可能遵从预算，但不必完全受预算制约。
科研处主要审批该次野外考察的必要性；人事处和研究生部分别对野外考察职工、研究生进行审批，了解职工、学生的工作学习动向，亦便于做好安全工作；若需聘用临时工，人事处需核准该聘用事宜，了解聘用人数，聘用方式，聘用时长，劳务内容等；国有资产部门主要负责审批专有设备和大宗耗材等的配置，对专有设备的使用进行备案等。在整个过程中，如果有问题，各部门可将原因、建议反馈至财务处，再对相应事项进行调整。
在该阶段，应将野外考察的所有费用一次性整理为一份或多份报销单据，按照实际情况填制《经费使用明细情况表》，对该次野外活动的出行时间、人员、地点、聘用人员、设备材料的使用等，进行夯实确认，将经费按照用途分类，并计算出准确金额。对照初期的野外考察预算，在符合预算规定浮动范围内的经费予以报销，超出预算浮动范围的经费，或无预算的经费支出，以考察日志为基础进行说明和描述后准备相关材料按照各部门工作内容进行签字审批，最后到财务处办理报销付款业务。
财务处应将各种规章制度进行宣传，根据各类经费使用要求，明确其在报销环节需要的材料，为野外考察收队后的账务处理提供便利。
一次野外考察经济活动准备开始，应由财务助理根据课题任务书中经费使用要求为指导，填制《野外考察预算单》，考察期间以此规范经费的使用，尽可能使经济活动在起始的经费预算阶段就服从项目整体预算管理控制。
3.2 野外考察期间
预算制定完毕，填写 《野外考察申请审批单》。明确出行时间、地点、人员、是否需要聘用临时工（如需要，计划聘用人数）；是否需要购置专用设备（如需要，应购置何种设备）等，由领队签字确认。带《野外考察预算单》和《野外考察申请审批单》办理相应审批手续。
相比大江大河和骨干河道，县乡河道和老百姓生活密切相关，河道治理需兼顾的内容较多，主要包括水安全（防洪排涝为主）、水资源（灌溉供水为主）、水健康（水质改善为主）、水景观（营造局部休闲空间为主）、水文化（彰显当地文化为主）等，相应的治理措施有清淤疏浚、清障、水系沟通、岸坡整治、堤防加固等。
针对野外考察多位于人迹罕至之地，正规票据难以获得的特点，需要制定相应措施，做到“防范于未然”。根据现状提出“考察日志管理”解决方案，具体操作如下：
1）在考察期间，考察组内部应有1-2人专门负责经费的管理、使用，以及票据整理。
2）研究所设置简单的统一模板，对野外考察期间观测的对象、检测的数据等每天或间隔一定时间进行记录或拍照，记录完毕后记录人签字确认。费用报销阶段，在保证数据安全、保密的前提下，可以截取部分日志或照片作为报销凭证。
该方案可提供野外考察真实性证明，更是在艰苦地区不宜取得发票，或长期驻扎在某处，没有更多的其他费用证明野外情况时，报销审核的有力证明，亦不会过多增加科研人员的工作量，在完成野外任务的同时，也可为野外考察提供佐证。
供给侧改革可以通过促进外贸业结构优化来实现驱动外贸转型升级与外贸经济的持续健康发展。我国出口产品处于结构不平衡的状态在广州外贸也有体现。供给侧改革可以通过促进外贸业结构优化来实现驱动外贸转型升级与外贸经济的持续健康发展。其路径可行性体现在外贸供给侧改革所强调的供给方面，通过供给端发力促进广州外贸的结构持续优化。具体可以通过3条路径实现：
3.3 野外考察结束
各部门核准后，由部门负责人或授权人签字，持野外考察预算单》和《野外考察申请审批单》复印件、借款单据方可到财务处办理借款事宜。
提出将经费的使用为“血脉”，以预算为起点和终点，形成以财务处为主体的多部门协作、制约，对野外考察整个经济事项进行闭环管理的方案，操作如下：
在目前野外考察经费管理和使用中，考察初期由领队（一般为课题负责人）签字提出申请，科研处审批即可。科研处的审批更多只表示“知道要出野外”，其他部门也只在事后需要报销费用时才会涉及。是否需要其他部门审批，如果需要，要哪些部门审批，审批什么内容等都没有明确，使得事前监督管理形同虚设。野外考察期间除了考察组内部安排，几乎没有基于研究所角度的管理和监督。
报销阶段，财务处应提高效率、明确制度，根据现有的法律法规、审计税务、院内规章制度进行审核；野外考察中出现的新问题，财务处应整理反馈给其他部门，并牵头更新现有制度，使制度更加合理。
这里应强调一个事后的监察执纪部门——监察审计处，现在的监察审计游离在野外考察活动之外。财务处在审核过程中，制度的问题可与其他部门沟通协作，完善制度、加强部门联系；发现科研经费使用不合理，如多次少票多报费用、短时间内多次报销大金额办公用品等，即使手续完整，财务处根据常理判断其合理性和真实性有问题时，则需要监察审计部门介入，对经费使用进行审计，由纪检部门对涉及人员提出警告等。
有了监察审计的参与，一方面能更好的规范科研经费使用，另一方面针对新的审计要求，帮助财务处规范日常审核，帮助其他管理部门及时修订、完善制度与工作方式，更加合理、有效的管理科研经费。
4 结束语
与企业财务不同，科研机构财务更多应立足于服务科研。在现有科研管理制度下，所有的规章制度、法律法规、审计税务要求等，都是为了保障科研经费有效、合理、合法的使用。管理松散容易造成科研经费浪费、使用不合理等；但是过多过细的要求会分散科研精力，增加科研人员的工作量，因此好的经费管理关键在于把握好“度”。
作为一名科研院所财务人员，要明确科研财务是科研经济活动中一个重要环节，监督管理必不可少。若缺失有效的事先、事中控制管理，在最后的报销阶段所有问题集中爆发，极不利于财务科研经费的规范管理。
为了在服务科研与做好监督管理之间寻找一个最佳结合点，要强调财务在管理中的服务职能，是帮助科研人员合理、合法、合规使用经费，不是在“卡”科研人员。最好的方法就是理清思路，设计一个全面涵盖相互配合的流程，抓住流程中的关键点，明确制度、要求，使大部分重要问题在初期或中期就得到有效控制、解决，这样才能更好地服务科研活动，营造风清气正，团结奋进的科研环境。
惠东县巽寮国际滨海旅游度假区南区的巽寮湾融玺项目S3～S5示范楼场地原始地貌为剥蚀残丘，面临大海，地势北东侧高南西侧低，地面高程在10～64 m之间，相对高差54 m，坡度在10°～25°之间，坡面分布有宽缓沟谷。坡面及坡脚分布较多花岗岩风化球滚石，体积较大，区域前缘地势平缓，如图1中(a)所示。危石距离其下方的道路的水平距离为8～33 m，距离下方的小镇中心约80 m，危石失稳威胁下方的建筑、车辆及行人的安全，需对孤石进行稳定性计算。
也许这就是缘分吧，他们之间，有着简单的糊涂的缘分。易非挥了挥手，让向南回家了。她一个人坐在月光朗照的小花园里，树影婆娑，和她的影子叠在一起。
参考文献：
[1］冯艳华，吕梅，魏学强.强化发票的全寿命“闭环”管理[J].科研，2016（11）.
[2］董礼.基于信息化背景的高校财务内部控制建设研究[J].商业会计，2016（11）.
[3］任丽梅.油气企业科研财务精细闭环管控的途径[J].天然气技术与经济，2014（5）.
[4］魏双蕊，董建军.原始凭证证据链条财务闭环管理[J].中国外资，2013（20）.
[5］刘慧.内部控制评价的作用和意义[J].中小企业管理与科技逊刊，2010（7）.
中图分类号： F127
标签：野外考察论文; 科研经费管理论文; 闭环管理论文; 中国科学院寒区旱区环境与工程研究所论文;