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【摘要】工程建设项目档案是工程建设管理的重要内容，是对工程建设项目立项、审批、招投标、设计、采购、施工、监理以及竣工验收全过程活动的真实记录，是工程建设和竣工验收的必备条件和凭证。项目文件材料收集的是否完整、准确，不仅关系到工程建设的正常开展，同时也对日后生产管理、工程维护，以及项目改建、扩建起着举足轻重的作用。文章结合质量管理体系中的过程管理方法，提出了关于做好电力系统工程建设项目档案管理工作的方法。
关键词: 工程建设; 档案收集范围; 档案管理；过程控制
工程建设项目档案是工程建设的重要组成部分，是对工程建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理以及竣工验收全过程活动的真实记录，是工程建设和竣工验收的必备条件和凭证。项目文件材料收集的是否完整、准确，不仅关系到工程建设的正常开展，同时也是日后生产管理、工程维护，一级项目改建与扩建起着举足轻重的作用。做好工程档案资料的收集工作，保证在竣工的同时向业主单位提供合格、系统、完整、准确的工程档案资料，是档案资料收集工作者责无旁贷的义务和重要的工作任务。
基于过程的质量管理方法是ISO9001(2000)质量管理体系中的一项内容，而过程控制实施过程划分可分为事前控制、事中控制、事后控制。
1 事前控制
明确各单位、各责任人的职责
电力工程项目的建设工期较长，从工程的立项开始，就会产生各种不同类别、不同性质的档案资料。因此，在工程立项开始，就必须明确各单位、各责任人的职责。总承包企业应在与建设单位、分包商签订的工程合同中明确订立有关工程档案管理条款，明确有关对文件材料整理与归档的责任、归档的份数、归档的时间等。根据建设单位和国家档案管理部门对原件归档的要求，确定原件归档的份数。定期召开参见单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案资料在收集和积累过程中的实际问题，不断的总结经验和教训。使档案管理工作者对档案资料有目的地进行收集，有秩序的进行整理，有制度地进行管理。
1.2 建立档案管理制度，档案工作到有章可循
由于电力工程建设项目涉及单位多，项目档案管理工作面广、量大，各参建单位归档工作的要求和做法不尽一致，要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适应和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档，以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。
任何一个电力工程项目建设，从工程项目的提出、可行性研究、现场踏勘、可研审查、初步设计、初步审查、签订设备合同、设计、施工、竣工验收到最后的投运，每个阶段，都将产生大量的档案资料，包括：各类合同、各部门的批复文件、各类设计图纸等。
2 事中控制
总承包单位的档案工作必须与工程建设同步，保证各阶段档案资料的收集工作。遵循工程建设和档案资料形成的基础规律，坚持档案资料收集工作与工程建设同步进行，环环扣住，步步追踪，是搞好工程建设档案资料收集工作的重要保证。
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2.1 工程设计阶段
电力工程项目从立项到设计阶段，产生的档案资料按部门可分为以下内容。
（1）设计单位：设计任务委托书、可行性研究报告、可研批复、初步设计说明书、初设批复文件、设备技术规范书、征地红线图、施工图等。
（2）政府部门：对站址、线路路径的批复等文件。
（3）总承包单位：订货合同、招投标文件等。
电力工程涉及面广，牵涉林业、交通、国土等多个政府部门，同时电力线路经常会跨越几个县市，甚至几个省，如果没有个部门的批复，工程将不能开展。因此，在设计阶段对各部门档案资料的收集工作，是工程进入下一个阶段工作的必要条件。
2.2 工程设计阶段
这一阶段的档案资料主要是围绕工程建设的各项工作产生的。在工程施工前期准备阶段中，主要产生的档案资料有：施工承包合同、施工图会审记录、施工组织设计方案、工程开工报告等。在工程施工过程中，施工单位会提交各种施工任务书、工程施工记录、质量事故报告、隐蔽工程中间验收报告。设备到货后，施工单位会同各有关部门进行开箱验收，相应的会产生各种设备的装箱单、设备资料、文件资料、产品合格证、开箱记录、验收记录以及各种往来文件等。这个阶段的工作是一项面广、量大、专业交叉、涉及部门多、周期长的工作，其所产生的大量技术文件、图纸、照片、资料都是反映整个工程各阶段面貌的原始记录，它记载着每一个阶段的真实情况。这些档案资料是电业生产厂家进行后期生产、维护、改造、扩建不可缺少的依据。只有完整收集该阶段的档案资料，进行系统的整理、科学地管理，才能为电力生产厂家提供有价值的参考档案。在工程施工过程中，档案管理员要经常深入现场，熟悉整个工程的进展情况，与工程技术人员配合，知道（她）他们监督和检查形成的档案资料是否符合归档要求，从归档资料的数量到编制竣工图图幅、图标的标准，图纸的折叠尺寸、规格，文字材料的纸张质量、书写的要求、案卷装订的标准，以及封面、卷内文件的组成等方面，都一一提出具体的规定要求，并体现到制度中，及时发现和就正在档案资料积累和形成过程中存在的问题，并贯穿于工程建设的始终，保证工程档案资料的质量。
2.3工程竣工验收阶段
竣工验收表明工程即将结束。在这一阶段所形成的档案资料包括：竣工图、竣工验收报告、调试报告、试运行数据、验收会议记录、启委会会议记录、竣工技术总结、工程决算书、工程遗留问题的处理办法、工程总结报告等。此阶段是档案资料收集工作最关键环节。在以往工程中，时常会出现参建单位由于不及时递交竣工验收的相关档案资料而导致档案丢失的情况，所以这个时候总承包单位的档案管理员应了解档案资料收集、竣工图编制的有关规定。根据《档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、《电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法》等要求进行工作，会同工程、财务等相关部门严格按照合同要求和有关规定对档案材料进行清点、验收，并对竣工资料的格式、质量等情况进行验收，对不合格的竣工资料、档案，管理人员应及时提出具体修改意见，限期整改。
3 事后控制
电力工程顺利投产，并不意味着本工程档案工作的终结。如何利用好这些档案资料，更好地让其企业管理，为下一个电力工程服务，是档案管理人员应该着重考虑的问题。近年来，电子版档案资料不断增加，如设计单位所提交的电子版施工图、竣工图，施工单位提交的调试报告、现场照片等，使得档案快速向数字化方向发展和积累。数字化技术的应用，不仅使档案的检索变得更加便利，而且能将电力工程以文章、图片、视频等多种方式展示出来。对于电子版档案资料的收集将是今后档案管理工作的重点。
4结语
做好档案管理工作，可以降低和节约生产成本，提高经济效益。总承包单位在承接一项新的工程时，首先会查询以往类似工程的相关资料，为项目的管理提供参考。同时，套用部分原有工程的资料，将节省大量时间及人力物力，加快工程的进展。电力工程档案材料的收集，是一项艰苦细致的工作，需要极强的责任心。同时，电力工程具有很强的专业性，档案管理人员要知难而进，熟悉电力工程的项目特点，了解电力工程建设流程、生产规程规范，采取积极的措施和科学管理方法，加强业务学习，提高自身素质，以实现对工程档案管理的控制，满足工程总承包单位档案管理的需要。
参考文献：
[1]荣华, 孟彦敏. 分析电力工程建设总承包项目档案全过程管理[J]. 科技展望, 2016(5).
论文作者:罗茜
论文发表刊物:《城镇建设》2019年第05期
论文发表时间:2019/6/21
标签：档案资料论文; 档案论文; 工程建设论文; 工程论文; 阶段论文; 文件论文; 工作论文; 《城镇建设》2019年第05期论文;