摘要：在我国快速发展的过程中，我国逐渐进入了信息化时代，为了最大限度地开发档案信息资源，使企业档案能够在企业的发展中发挥更大的作用，使企业档案事业实现跨越式发展的崭新目标，就需要重视企业档案信息标准化建设，实现企业档案标准化，进而开创企业档案管理工作的新局面。本文着重对标准化对企业档案信息化建设的重要性进行分析，在此基础上对标准化在企业档案信息工作建设中的目标及任务进行总结。
关键词：企业档案；信息化建设；存在问题；对策
引言
在企业日常档案管理过程中，依据计算机等信息技术来实现企业档案管理的数字化、智能化，提高档案管理的效率和科学性，这就是企业档案信息化。企业档案信息化是企业信息化的重要组成部分，因此加强企业档案信息化建设不仅关系到企业的发展，还是整个信息时代社会发展的必然趋势。但是当前的企业档案信息化建设过程中出现了信息化观念落后、人才不足、缺乏档案信息化的规划与标准规范等问题，阻碍着企业档案信息化管理与建设的进一步发展。由于企业的类型多样，性质多种，所以企业档案信息化建设模式也会因此不同，笔者结合多年的工作实践经验，以生物制品企业为例来探讨企业档案信息化建设。
1企业档案信息化建设存在的问题
1.1企业档案管理信息化技术落后
国内很多企业的档案信息化建设还处在初期阶段，档案信息化建设工作面临的最大问题是信息化技术的不成熟，企业在信息化建设过程中经常出现这样那样的问题，比如说，信息化运行过程中，管理软件无法高效掌控企业档案管理工作的要求，而且很多企业在档案存储技术上存在很大的问题，企业现代化信息设备也得不到更新，信息化技术收集资料的能力和措施都不够完善，导致企业档案信息化建设技术落后，停滞不前。
1.2并未制定统一标准和有效安全保障
当前的多数生物制品企业并未制定统一的信息化管理和建设标准规范，从而导致在档案管理的工作中各个部门缺乏统一的协调，各自为政，无法实现部门工作之间的有效衔接。同时，生物制品企业没有形成完整的档案收集、归档和管理的企业档案管理体系，影响着企业档案信息化管理建设。同时缺乏必要的安全保障，导致一些企业信息与资源被破坏、丢失和被盗，严重影响着企业安全和发展。
1.3管理模式不完善
如今，很多企业还在采取传统的档案管理模式，没有形成单独的档案管理部门，也没有专业的档案管理工作人员，这样的档案管理模式必定是落后且不完善的，有碍于企业的进一步发展。也有企业初步实施了企业档案的信息化建设，但仅仅局限于用计算机技术在归档文件的在案编辑和归档管理上，企业内部没有建立统一的档案管理信息化平台，信息管理工作的效率得不到提升，导致整个企业的工作效率都会受到影响。
2企业档案信息化应注意的问题
2.1档案数据库的建立
档案数据库的建立既要与本企业档案分类、档案实体排列等纸质档案管理情况相适应，又要符合档案权限设定的具体情况。如果企业档案馆保管着多个全宗的档案，文件夹第一层要设置为全宗名或全宗号，第二层设置每个全宗包含的类别。确定最底层文件夹下数据库建立的原则是要考虑不同内容的档案利用者范围及其利用权限问题。如果文件夹分层不够清晰，数据库过大，就会造成档案权限设置的困难。
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2.2明确档案信息化规划细则
企业档案信息化的管理和建设是一个长期且复杂的过程，不可能一蹴而就，需要一个客观具体的总体规划和详细的实施细则为指导，才能实现企业档案信息化的稳步发展。因此，生物制品企业的管理者需要同档案管理领导协作，基于国家相关部门颁布的企业档案管理条例和企业的发展规划与实际工作，制定相应的企业档案管理信息化政策和体系，并从宏观的顶层设计和微观的应用细节方面出发，进行档案信息化实施细则的规定，包括目标、步骤、措施、要求、发展计划等，从而扎扎实实推进生物制品企业档案信息化建设。例如，生物制品的研发周期一般长达10年，而且通过率较低，这就需要生物制品企业拥有超高的专业知识及领先的技术手段，当企业耗费大量的资源、经济、时间后取得成功时，企业就要对这历史性的时刻及过程进行详细的记录，明确档案信息化规划细则可以根据生物制品产业链的三个阶段进行记录，三个阶段分别是：研发、测试、销售。所以，生物制品企业在对档案信息进行规划时，从这三个方面进行细化，使企业文化完整的保存下来。
2.3有效提升档案信息管理人员的专业素质
首先，相关的档案管理人员应该定期接受专业的信息化管理培训，档案信息化管理涉及到的一切基本操作和管理技能都应该包括在内，比如说计算机基础、档案信息化管理知识、档案信息化管理实际操作等都应该培训，让每一位工作人员都能够做到理论知识和实际操作皆具。其次，企业内部各部门的业务和文件类型，每一位档案管理人员都应该熟练将其分类和管理，熟练掌握企业的每一项业务，提高企业档案信息化管理工作的效率和质量。
2.4制定档案信息化标准规范
标准规范是企业档案信息化建设与管理的基础与重要条件，更是保障档案信息资源安全性的重要途径。基于此生物制品企业的档案管理人员要制定企业档案信息化建设的统一标准和规范，建立健全档案信息化工作规章制度和标准规范体系，并完善档案的监管制度，明确工作人员各自的职责，实现责任到人，以便提高档案管理的效率。另一方面，档案管理人员也应该明确档案信息化的弊端，从法律、法规、技术等方面考虑，建立档案信息安全保障体系，包括防火墙、杀毒软件、电子加密技术等来保障企业档案信息的完整性和安全性，防止企业重要信息资源的泄露。例如，企业主管部门应该为企业建立专门负责企业档案信息管理的部门，加强对企业档案信息化建设的宏观管理和业务指导，如，我公司属于生物制品行业，主要从事兽用疫苗的生产、研发，公司发展规模及运营都较庞大，在对企业档案信息管理中，公司的主管部门便十分重视该过程，所以专门制定了企业档案信息化管理业务标准，使企业档案信息化建设有了一套标准的参照体系。无论是对企业的发展或者企业规模的扩大都有着十分重要的影响，在厂家与企业合作中，厂家会十分看重企业的背景档案，通过企业档案来了解企业背景文化，如，在生物制品企业中是否具备先进的实验仪器、领先的技术工艺等，在生物制品行业兴起过程中，都有哪些研发成果及主打产品，让厂家具体了解企业文化。那么如何制定档案信息化标准规范呢？下面笔者给大家提一些个人建议，首先，制定档案保密制度，确保企业档案的保密，防止企业档案及重要资料泄露，造成不可估计的损失，其次，再结合公司自身的档案管理需求，对档案的登记制度进行制定，确保档案的全面性、严谨性，方便企业内部进行查阅审读，除此之外，还可以对电子档案系统进行升级完善，能够将档案进行分类整理，提高档案管理的效率。
结语
随着社会的发展，我国也逐渐进入了信息化时代，档案信息出现了膨胀式增长，与此同时企业也加大了档案信息化建设方面的投入，企业档案信息的数字化、网络化管理已广泛开展，与此同时也出现了企业信息化多系统与档案管理系统相融欠缺等问题，使企业档案工作面临了严峻的挑战，因此，为了使档案管理的作用得到充分发挥，相关工作人员就需要不断探索，勇于创新，促进档案标准化建设，实现企业档案标准化建设，开创新时代企业档案工作的新局面。
参考文献：
[1]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.
[2]张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2014.
论文作者:李红
论文发表刊物:《基层建设》2019年第1期
论文发表时间:2019/4/2
标签：档案论文; 企业论文; 信息化建设论文; 生物制品论文; 档案管理论文; 信息化管理论文; 标准规范论文; 《基层建设》2019年第1期论文;