摘要：城建档案是在城乡规划、建设和管理活动中直接形成的真实的历史记录，无论是在社会和城市管理上，还是在保障城市的生产和生活秩序上，都发挥着举足轻重的作用。但是随着经济的飞速发展、社会信息化水平的不断提高，传统的城建档案管理模式受到了严峻的考验，纸质档案已经不能完全满足政府部门和社会各类利用者的需求。城建档案数字成为解决这一现实问题的重要途径。
关键词：城建档案；数字化；扫描
1导言
城建档案作为城市建设和发展至关重要的参考凭证和根据，其记载着城市的建设历史与城市建设的重要信息。随着信息化的发展，实现城市建设档案管理模式向数字化管理模式转变，不但能解决当前档案管理中存在的诸多问题，还能缓解档案管理中各方面的压力，进而实现城建档案管理的健康稳定发展。
2城建档案数字化的内容
2.1档案材料的数字化
城建档案是包括文字和图纸在内的以纸张为载体的档案材料，要转换成以光盘作为载体的档案，首先要进行数字化。目前比较好的方法是使用扫描仪进行输入，其具有迅速、便捷等特点。将文字材料和图纸扫描成图像文件存贮在计算机或光盘中，便于今后利用和长期保存。
2.2做好电子城建档案信息的收集工作
随着计算机及网络技术的发展和普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于网络工作环境，电子文件将是未来馆藏数字档案最主要的来源。做好城建电子档案的收集与管理工作不容忽视，重点要抓好以下三个环节。第一，密切关注电子文件的形成和积累，研究工作规律，提出质量要求；第二，做好电子文件归档工作，制定归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件，按照归档要求及时归档，同时做好向档案馆移交的准备；第三，档案馆在接收纸质档案时，要同时接收电子档案，电子档案接收工作要按照档案馆统一的程式进行数据转换，并与馆藏档案的数字化工作融为一体，与数字化档案目录相一致。
2.3建立城建档案资料目录中心
档案资料目录中心是集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。目录中心的成立，不仅可以丰富馆藏，提供更广泛的信息利用服务，而且能够将城建档案工作和研究成果迅速反映给主管部门和主管领导，对下一步的规划和决策起着举足轻重的作用。
2.4开展在线展示、信息交互工作
为了扩大宣传范围，拓宽宣传途径，以通俗化、大众化的方式向社会展示城建档案的价值，增强人们的档案意识，城建档案馆应根据自身的实际需要在网络化环境下举办在线展览，通过图文并茂的方式将馆藏状况、性质以及专业动态、学术水平制成生动的网页形式，搬上互联网。让更多的利用者了解城建档案馆以及行业发展状况，以互动的方式与利用者和其他信息机构进行信息交流，及时取得各方面的反馈信息，使城建档案馆成为收集存储、提供利用、快捷的信息中心。
3城建档案数字化工作中存在的问题
3.1馆藏和新进馆城建档案数量庞大
某市城市建设档案馆自1983年开馆以来，征集和接收进馆的涉及某市城市建设各领域的规划管理档案、设计档案、建筑、市政公用设施竣工档案等各类纸质城建档案、资料多达15万卷（截至2017年底），每年接收和征集进馆的档案数量也有数万卷之多，页数更是无法详细统计。数字化工作人员数量和场地条件有限，达到所有馆藏档案数字化率百分之百，工作难度相当大。
3.2城建档案纸张类型、大小不一，数字化扫描难度大
由于城建档案中图纸多，证照多，资料多，导致在形成过程中单说纸张类型就有很多种。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆第一，对于纸张大小来说，除了常见的A4纸张，竣工档案中有大量的图纸都是晒出来的蓝图。蓝图的大小差别非常大，图幅种类也非常多，从A4到A0纸张大小相差16倍，更不要说市政类档案中还有很多超长的图纸；第二，对于纸张厚度来说，除了最常见的70克的A4纸，有些管理类档案中存在成册的很厚的牛皮纸封面，以及早年用很薄的信纸形成的手写稿；第三，馆藏上世纪四五十年代或者更早形成的，在接收进馆时就已经破损的档案纸张，在进行数字化扫描时难度更大，以上这几种情况，在数字化过程中都不能简单地运用高速扫描仪进行作业，增加了数字化扫描的难度。
3.3扫描人员流动性大，素质参差不齐，影响工作效率
扫描工作人员流动性大，新接手的扫描人员可能缺乏档案、规划、建筑等专业的相关知识，对城建档案的形成没有一个系统性的概念。他们在扫描中遇到的问题，比如目录与内容不能对应、文件重份或缺页、文件顺序颠倒等问题，可能就不能独立解决。如果把问题忽略过去，将错就错，又给后续的档案管理和利用造成影响。如果每个问题都去找质检人员提问，又降低了扫描速度，可能会影响到整个数字化流程的工作效率。
4做好城建档案数字化建设工作的若干思考
4.1前期的周密策划
城建档案数字化建设的前提条件是要有周密的规划，通过科学的规划能提升数字化建设的效率，还能让建设过程得以顺利开展。将纸质的档案进行数字化文档的转变，此项工作量大且耗费时间，因此需要档案管理人员对档案存放有详细的了解，做好资料的调查分类工作。在这样的前提下，对档案的数字化转换工作进行详细规划，按照一定的程序规范实施，掌握重点，区分主次，做好调查工作，进行合理规划。
4.2加强标准化建设
实现数字档案的信息资源共享，必须按照一定的标准与制度对文档进行数字化转化，因此建设城建档案管理的数字化，需要制定科学规范的制度体系，其实质是实现信息化标准规范体系与规范数字化档案管理。信息化标准规范体系是对信息收集与整合，让档案信息安全得到保证以及数字档案的格式统一准则和建立与管理数字档案网站，进行全面说明与引导。而数字化档案管理规范实质是由接收原则与管理准则组成的。加强标准化建设，让城建档案数字化建设的发展具有科学性与操作性，并为其提供有效凭证。
4.3创设与完善信息系统
其一，为防止设备的正常运作受到影响，减少不利因素，应创设稳定的设备运作环境，加强对装备的养护与管制。针对意外事件、环境变化制定出预警方案，让设施正常运作得以保证；其二，创设安全的网络系统，对档案管理人员的日常工作进行严格要求与审查，重视信息系统的安全性，严格核实文档使用者与管理者的身份，以让文档参与者的安全使用得到有效保证，避免出现文档信息被删改、窃取，让档案的安全性与稳定性得到有效保护。
4.4加强城建档案资源数字化建设
城建档案数字化建设的核心问题是加强城建档案资源的数字化建设。当前我国城市飞速发展，档案信息数量很大，其中有很多纸质档案。在实际工作中，纸质档案存档的形式很容易遭受破坏。如果运用数字化管理系统进行档案保存，不但能减少对档案的破坏，还能让档案的利用率得到大大提升。所以，要创设高效的录入建库体系，并让档案管理人员对各项档案进行细致分类与组合，以达到档案目录信息的数字化与档案专题化建设和收集。
5结束语
总之，时代在发展，科技在进步，城建档案工作的管理水平也要不断向前发展才能跟得上信息化社会的脚步。数字化扫描工作则是城建档案信息化的重要途径之一，这就要求城建档案工作者进一步提高城建档案数字化工作水平，更好地为首都的城市规划、建设和发展服务。
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[3]陈俏俏.城建档案管理数字化建设[J].中国科技博览，2016（2）.
论文作者:魏焕玲
论文发表刊物:《基层建设》2018年第36期
论文发表时间:2019/1/25
标签：档案论文; 城建论文; 工作论文; 档案馆论文; 纸质论文; 纸张论文; 档案管理论文; 《基层建设》2018年第36期论文;