企业公文管理常见问题分析及对策
王卓勃
（国家能源集团神华准格尔能源有限责任公司选煤厂，内蒙古 准格尔010300）
【摘 要】 论文结合工作经验，总结公文管理中的常见问题，针对问题提出解决对策。
【关键词】 公文管理；问题分析；对策
1 引言
企业常用公文主要是用于办公管理工作，服务生产经营等各环节，保障生产经营秩序畅通、提高办公效率和企业执行力。常见的种类有请示、报告、决定、批复、通知、通报、函、会议纪要等。主要适用于向上级机关请求指示、批准；适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；适用于答复下级机关的请示事项；适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员；适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；适用于记载、传达会议情况和议定事项等。
2 企业公文流转中常见的问题分析
2.1 公文起草不规范
公文起草一般均由业务部门起草后提交，但由于业务部门一般没有专业的文书，对公文管理方面没有经过系统的培训，简单把事情说清楚、提交后就是文件结束了，后续工作都是办公室的责任的思想，导致内容没有逻辑性、前言不搭后语、语句不通、错字频出等现象，公文的提交质量太差，需要和提交部门不断进行核实沟通，严重影响公文的流转效率。
2.1.1 文种使用不当
例如，“请示”“报告”不分而乱用；“通报”“通知”不分随意分类；“意见”“批复”“决定”不分而错用。
Q陈老师，我儿子5周岁，是活泼爱动的孩子，很有想象力，最近特别喜欢我们邻居家一个10周岁小姐姐，总是时不时地偷偷看一下，然后再特别害羞地转过头。昨天晚上说，“那个姐姐不喜欢我，因为她总是不看我。”我要怎么引导和解释他现在这一阶段的特点呢？
对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
所谓主题内容不明确是指公文主题意思不明确，尤其是请示类文件，没有按照一事一请进行提交，或者按照一事一请原则进行，内容逻辑混乱，没有明确的意见或上级答复的具体内容，导致请示类文件没有具体的请示事项，无法进行批复。
2.2 依据不规范
①依据文件规范性。如“根据公司关于……的通知”，甚至出现依据《公司关于……的通知》，但查找后无此文件，依据文件可能真实存在，但是全凭起草人员记忆引用，依据文件与实际文件名称不一致。②依据内容不规范。如向上一级部门（公司）反映情况、提出建议，或请示有关主管答复事项时，提前不进行政策方面的解读和征求上级部门的意见，请示内容与当前政策不符，最终导致请示频繁被驳回或无法批复，影响公文的流转效率和办公效率。
2.3 内容描述不清楚
公文处理人员不及时处理“我的待办”中的公文，没有按照时限要求及时办理文件（部门办理简单事项一般为3 个工作日，复杂事项为5 个工作日），超时文件频繁被录入超时统计系统。对于没有及时处理公文的人员，各办公室文书应做好文件督办，及时反馈办理结果，提高办文效率、保证办文质量。
2.4 发文用印不规范
㉛Vanessa S．Browne － Barbour，“‘Mama’s Baby，Papa’s Maybe’:Disestablishment of Paternity”，Akron Law Review，263(48)，2015，p．265．
陈重穆和宋乃庆[15]曾说：“‘淡化概念’不是不重视概念．而是如何使之产生更好地掌握整个知识，真正理解概念．”即是指“淡化”概念中繁琐的纯文字叙述的教与学，并不是“淡化”史宁中教授讲的概念形成过程中的“第二次抽象”即“符号表达”，因为概念形成过程中的“第二次抽象”即“符号表达”是数学的实质或本质.在陈重穆、宋乃庆看来，数学的实质不能“淡化”，而应是“注重实质”，也可以说，对数学的实质应适当“强化”．
2.5 公文处理不及时
①单位名称不规范。公司已经明确了各单位的全程和简称，但是仍有部门或单位乱用名称，如：单位名称是神华……股份有限公司，但是在文件中出现好几个名称，提交人自己清楚是在说同一个单位，但是从公文严谨性和规范性来说，存在歧义，甚至有可能表述成另一家单位。②滥用简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；在内容中由于项目名称或依据内容语句较长，在撰稿时随意进行简化，通篇出现相关规定、根据通知、某某项目等词组，让人不知道这些内容从哪得来，是否属实。③用词不严谨。流水账式撰写会议记录,内容不明了或存在歧义，不进行分类整理，甚至通篇存在错别字,影响公文的效率和执行效力。
3 加强公文管理的对策
3.1 提高认识，高度重视公文管理在企业生产经营管理中的重要性
各类型问题的存在，其根本原因就是企业管理人员和公文办理人员对公文管理不够重视，存在公文管理中的一切事项都是办公室主任和文书的事情，都属于领导的事，与自己没有关系的思想，部门对公文工作疏于管理，文件只在领导、办公室人员内流转，相关人员公文系统内文件长期积压、处于待办、待阅状态，所以必须让全员正确认识公文管理的重要性。
3.2 完善制度，明确各部门的职责
3.2.1 要明确公文管理的组织与职责
随着知识经济和人工智能时代的来临，人力资本越来越成为决定经济和社会发展的关键因素，而教育水平无疑是公认的影响人力资本水平的决定性因素。中华人民共和国成立以来，我国一直十分重视教育的发展，整体教育水平有了显著提高。但地区间教育资源分布不均衡，教育水平差距较大。为协调地区间发展，缩小地区间差距，实现教育基本公共服务均等化，中央财政通过转移支付不断加大对地方教育的投入，尤其是对西部落后地区教育的财政投入，其成效值得深入和持续关注。本文借助收敛性分析方法，通过探索性空间数据分析和空间计量方法，分析中国现行财政制度建立以来，中央财政转移支付是否有效促进了中国地区间教育水平差距的缩小。
公文正式印制前，公文管理部门应当进行再审核，重点审核文件格式是否准确、发文程序是否规范、是否签发人签字，附件材料是否对应准确，格式是否统一、规范等。
3.2.2 拟制公文应当进行事先沟通协商
公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等[1]。公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
中原竹资源较南方竹主产区相对匮乏，竹林相关研究相对较少，本文在广泛查阅以往相关研究的基础上，主要从竹林结构、南竹北移、新品种、病虫害防治、竹产业、发展前景展望6个方面，主要以河南省为例，综合阐述中原竹业的发展和研究情况，以期为今后中原竹业的发展提供科学参考。
①印章和单位名称不统一。落款和印章不一致，党章和行政章错用，或者本来属于行政类文件却来个联合发文，本来属于党的文件但是发成了行政文。②越权行文。所谓越权行文是指公文内容超越本单位的职能范围，或本来不属于自己单位管辖的范围，但是自行“揽活干”，与相关兄弟单位有业务来往的事项，经自行沟通后直接走自己单位的请示。或者属于兄弟单位（部门）联合办理的事项，不经过沟通或会签自行发文，导致发文后才出现交叉问题，责任分不清。③多事一请。所谓多事一请是指一个请示中有多个请示内容。例如，报送的请示件中涉及多个事项，虽然属于上级一个部门管辖的范围，但是请示事项没有联系，上级难以在公文中进行批复。
2.1.2 主题内容不明确
对公文处理流程做详细规定，明确公文种类及格式、行文规则、执行程序，简化操作流程与操作方法，保障制度的规范性、指导性和可操作性，使公文管理各个环节都有据可依。
3.2.3 规范公文处理流程
3.2.4 做好公文管理归档工作
公文处理人员“我的待办”中作废文件要及时联系办公室文书作删除处理。对于闲置文件超时限不处理，办公室将适时予以通报。做好文件发放、保管工作，严防出现丢失、泄密事件。各单位要建立文件发放登记、文件销毁机制，对于生产经营涉及的文件与核心材料等杜绝随意发放、外传、丢弃。
3.3 加强审核，保持公文安全高效流转
①严把行文关。不越级发文、一事一请、党政分开、请示与报告分开、不随意定密级和扩大发布范围等原则。②严把文字质量关。核稿人员要认真进行文件审核，对文件内容进行逐项核实,确保表述准确、结构严谨、逻辑清楚、语句通顺、主题明确。③严把公文格式关。办公室是公文主责部门，检查公文格式是否符合公文管理的有关规定，检查格式是否准确，使用文种、语气是否恰当，保证公文的规范性[2]。
3.4 加强督办管理
①提高公文管理认识。各单位（部门）办公室主任、文书作为公文管理第一负责人，要把握“准确、及时、安全”的公文处理原则。熟悉公文管理相关规范，提高公文审核能力。不定时关注公文流转情况，杜绝公文“漫游”。②推广应用电子公文处理平台。目前企业基本都有自己的OA 办公系统，基本实现公文的电子化流转, 办文效率极大提升；企业内部要做好内部OA 系统公文处理工作，保障文件流转效率，明确公文处理各环节办理时限，加强公文督办力度，提高文件流转过程管理，高效办文办事。
2、要善于依靠群众。一是在内容和形式上贴近群众，要坚持以人为本，以群众需求为中心，进一步创新宣传工作形式和内容，使卫生计生宣传真正能够“接地气”、“有底气”、“聚人气”。二是要善于组织群众来宣传群众。通过各类典型推选、百姓讲坛、群众文娱活动等加大卫生计生宣传，充分发挥群众宣传的示范引导作用。三是要善于利用社会组织开展宣传活动，如计生协会、各类志愿者组织、爱心服务团队，让更多的群众参与这类组织，不断扩大群众基础。
4 结语
公文管理对规范企业管理、提高办公效率、提高企业执行力、节约办公成本意义重大。企业必须提高认识，不断完善公文管理制度、加大办公人员培训力度，提高认识，运用好电子信息化OA 办公系统，使企业生产经营有章可循、有据可查，提高办公效率和企业的执行力。
【参考文献】
【1】张镇,鲜德清.中央企业公文处理实用手册[M].北京:石油工业出版社,2016.
【2】李军.公文审核中的常见问题及对策研究[J].秘书之友，2018(02):28.
Analysis of the Common Problems in the Management of the Official Document Management and Countermeasures
WANG Zhuo-bo
(Coal Preparation Plant,Shenhua Jungar Energy Co.Ltd.,National Energy Group,Jungar 010300,China)
【Abstract】 Combined with the working experience,this paper summarizes the common problems in the management of the document,and puts forward the solutions to the problems.
【Keywords】 document management;problem analysis;countermeasures
【中图分类号】 F272.9
【文献标志码】 A
【文章编号】 1673-1069（2019）10-0040-02
【作者简介】 王卓勃（1986-），男，内蒙古鄂尔多斯人，助理政工师，从事办公室文书、秘书研究。
标签：公文管理论文; 问题分析论文; 对策论文; 国家能源集团神华准格尔能源有限责任公司选煤厂论文;