关键词：档案；科学化管理；实现路径
档案是历史的真实记录，收集着大量的信息。文书管理是整个文书管理工作的重要组成部分。档案管理的质量不仅直接影响到档案单位整体档案管理的质量，而且关系到整个单位的档案管理水平。档案资料是今后工作的坚实基础，是领导决策的重要基础。
1 科学技术对档案管理工作的促进作用
首先在检索过程中利用计算机技术能够提升档案的查找速度，提高查找的准确率，节约了工作者的速度，提高了服务的质量。其次在存储过程中产生了极大的便利。因为电子档的存储和保管的体积大大缩小，以压缩版格式提供的档案材料既节约了空间，也保证了档案原件的可利用性，延长了档案的使用寿命。再次有了科学技术的加入，档案管理工作中信息数据的传递更加方便。而且能大大节约信息传递的时间和周期，减少档案传递过程可能的损耗。这对提升档案管理工作的效率是有极大好处的。最后，在建立了计算机检索端口以后，档案资料能快速复制和复印，这为档案管理的管理和再利用带来很大的好处。
2 目前档案管理工作中存在的问题
1）档案归档不够齐全。由于近年来科技不断进步，办公室自动化程度也不断提高。计算机、复印机和扫描仪等大量技术产品的普及，大大提高了文书收集和处理的效率。同时，现代办公设备所形成的档案材料与传统档案方式所形成的档案材料之间也存在着冲突。目前单位档案管理存在两种倾向：一是部分单位的档案只存在于电脑和光盘中，无法以印刷文字材料保存，因此难以实现长期保存。二是部分单位只储存文字资料，不储存光盘，不利于保管重要档案。
2）文书工作和档案管理工作相互脱节。文书工作是文书管理工作实施的基础，而文书管理工作是文书工作的延伸，两者之间有着密不可分的关系。然而，在实际工作中，文书工作和档案工作往往是分开和管理的。从某种意义上说，这增加了文书工作和档案管理之间的距离。由于文秘人员的档案意识普遍薄弱，档案工作者很少涉及文书工作，两者在趋同过程中往往存在脱节。目前，部分单位公文的格式和处理方法仍有不少不规范之处。例如，文书的纸张格式不一致，文书的使用不合理，程序不规范，编号不准确。有些单位有更多的部门由文书组成。各部门的文书人员无法正确理解存档的重要性。不愿将组织良好的档案置于档案部门的统一管理之下，也导致了一些档案的缺乏。
3）档案管理人员的整体素质不高。人是档案管理的主观因素。档案的质量取决于档案工作人员的质量。该股的一些档案管理人员没有接受过专业档案方面的培训。他们对档案的分类和归档没有足够的了解，也没有任何重要的资料。虽然档案管理部门的一部分人员有资格担任这一职位，但很少参加相关的档案继续教育和培训，也无法及时更新自己的知识结构和档案管理水平，特别是随着计算机技术和网络技术的不断发展。利用计算机实现文书管理是一个必然的趋势，但一直未能正确掌握计算机技术。有些档案人员缺乏档案意识或档案管理知识，导致文书的归档不符合规定和方法。档案保管期限的划分甚至出现混乱，或者档案的收集工作尚未完成。
3 动态化发展对档案管理工作的影响
1）信息资源更加形象化。音频、视频、动态图等电子资源的出现让信息资源更加形象化。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆很多信息内容从文字描述变成了图文结合的形式，让档案管理的信息资源形成动态和静态的两种形式。动静资源之间的互补可以让信息资源更加形象化。
2）信息资源传递更加全面简洁。在档案管理工作中，信息资源内容繁杂。如果是直接的纸质档案信息很可能在修改和整理的过程中出现“污”档案的现象，造成不美观或者难以辨识的困难。
3）信息资源的利用率被提升。档案中信息资源的动态化可以让资源的传播面更加广泛。而且借助了科学技术手段，档案资源的传播广度和深度都有了很大的变化。那么，档案资源的利用基础也会发生不同的变化，资源的利用率会被大幅度的提升。
4）现档案管理的流畅。档案管理工作本身是非常繁琐的。如果要查阅相关内容则需要从海量信息中进行筛选。然而在实现了档案管理的动态化以后，整个档案管理工作将会变的轻便而简洁。整个档案管理工作的流程会更加有序。甚至有的时候只要轻轻一点就能完成信息资源的收集、筛选、传播等各个具体的内容。
4 利用科学技术实现档案管理动态化的策略
1）管理工作者具备现代意识。科学技术的发展的确对档案管理工作影响深刻。在现代社会，要想有发展的前景就需要有良好的发展意识。随着企业、事业单位办公自动化的发展，大量的录音、录像、视频等新型电子文书被收纳到档案管理内容之中。然而，档案管理的动态化并不是简单地为传统的管理穿上网络的外衣。而是要从思想根源上来形成档案管理动态化发展的认识。这种认识可以在平时的工作中获取，也可能是通过企业或者单位的培训教育，通过改为工作的培训来取得档案管理动态化认识的进一步发展。
2）设置合适的管理体制。信息自动化的发展实现了人机的结合。在档案管理中，业务人员利用科学技术来开展档案管理工作，这需要在动态化管理中形成高度集中的原则，还要将高度集中原则与使用方便原则结合起来。在档案发展的过程中要注重业务技术的规范、标准。在整个管理部门内实现资源管理的集中处理，不允许自建系统而造成资源的浪费。而且很多的体制内容是可以写进管理制度和章程中的，将其变成一种制度而巩固下来。
3）占有先进的技术和设备。先进的技术和设备是实现档案管理动态化的条件基础。企业或单位要准备先进的硬件和软件设备。电子文书归档和利用的起点要高，要有发展的空间。在保管、翻拍、复制等活动中要尽可能使用新的技术手段。这就需要单位或者企业从基础设施和人才两个角度来进行发展规划。购买设备和技术的时候要考虑到实际情况，搞好基础设施的利用。做好了这些基础性的工作才能够有档案管理动态化的首要条件。要结合当前档案管理工作的需要来进行人才技术的培养，加强档案管理人才队伍的建设。
5 结束语
总之，在科学技术的影响下，档案管理工作动态化发展已经有了很大的可能。而且有了技术和设备的支持会让我们的档案管理工作发展得更快。无论是对企业、单位、还是个人来讲，档案管理的动态化发展具有重要的作用。我们要坚持档案管理工作的改革创新，以创新求发展，以发展求生存。为我国社会信息资源的现代化发展作出贡献。
参考文献
[1]李建华.浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择[J].兰台内外，2018（06）.
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[3]潘之柱.提高档案管理科学化水平的策略分析[J].办公室业务，2018（04）.
论文作者:任仲田
论文发表刊物:《工程管理前沿》2020年3期
论文发表时间:2020/4/3
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 文书论文; 动态论文; 信息资源论文; 工作论文; 《工程管理前沿》2020年3期论文;