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摘要：面对经济和社会的快速发展，办公室里产生了越来越多的数据和信息。庞大而复杂的数据和信息给高效开展工作带来了困难。然而，计算机技术的快速发展为办公室工作提供了方便快捷的处理工具，极大地提高了工作效率。越来越多的现代公司将计算机技术应用于现代办公室是惯例。可以提高企业的工作效率，提高市场竞争力。本文就计算机技术在办公自动化中的应用进行阐述,简要分析办公自动化的内涵、构成要素和基本功能,对计算机技术在办公自动化中的应用和意义分析,并对未来办公自动化发展趋势做展望。
关键词：计算机技术；办公自动化；应用；分析
导言：21世纪是高度发展的信息化世纪。计算机技术的发展和互联网的普及表明，人们已经逐渐进入快速发展的信息时代。如今，在我们的日常生活、工作和学习过程中，计算机一直扮演着重要的角色，成为不可或缺的重要工具之一。特别是当我们面临异常复杂和繁重的办公室业务时，计算机技术发挥的作用是不可估量的。在以计算机技术为主导作用下的办公自动化的帮助下,处理、加工以及存储信息都能够做到一步到位,实现一体化办公,由此可以极大地促进工作效率和质量的显著提升。
1办公自动化概述
办公自动化是信息时代的重要产品。通过引进先进的计算机技术，在办公室建立了自动化信息处理系统，以实现自动化办公。员工使用各种计算机软件、硬件、办公设备和通信设备来维护、更新、存储、处理、传输和收集信息，并将企业信息处理系统、自动化办公系统和官方业务管理系统集成到计算机网络中。从本质上来讲,办公自动化是一个利用、传递、处理、变化和收集信息的过程,由办公环境、办公信息、技术工具、办公制度、组织结构、工作人员等要素构成。
办公室自动化使用各种现代计算机设备，以计算机技术为核心，并使用行为科学、系统科学和通信技术来自动化办公室工作、使用、存储和收集图像、字符和图形。数据、语音等各种信息资源的办公工作，以员工为主体，以计算机科学技术为理论指导，综合运用网络通信技术和计算机技术实现办公自动化。办公自动化将各种信息资源、办公室和工作人员紧密结合在一起,构成一个完善的人机信息系统,以企业内部的计算机网络系统为重要平台,高效、安全、友好的进行信息沟通交流,完成各种办公事务,有效地提高办公效率。
2计算机技术应用于办公自动化的意义
2.1降低办公成本
传统办公条件下,办公成本相对较高,需要消耗人力、设备、办公用具等,随着工作量的增长,需要投入的办公成本就会成倍增长。近年来,随着计算机技术的发展,在办公自动化中应用计算机信息网络技术,传统文件流转、信息交互、文件审批等办公流程完全可以基于网络展开,实现“无纸化”办公。计算机技术减少了传统办公过程中所需的部分人力、设备开支,并且可以重复利用,大幅度降低了办公成本,有利于实现集约化办公。
2.2提升办公效率
计算机技术的利用能够大幅度提升办公效率,尤其是在文件编辑、关键字查找、统计分析、邮箱利用以及公文审批方面等更具优势,跨越时间和空间界限,大幅度提升整个办公过程的准确度以及效率,近年来各种信息系统的出现就是高效利用计算机网络和办公自动化技术的典型代表,未来一站式办公、跨系统办公,是解决当前“数据孤岛”问题的关键,是有效实现信息横向、纵向交流的重要途径,也是将来办公自动化发展的总趋势。
2.3优化办公环境
传统办公环境中需要放置大量的存储文件、管理档案等的办公设施,有限的办公空间显得相对紧凑,随着计算机办公自动化技术的应用,文件仅仅需要在网络上进行远程存储(或备份)或者在本地硬盘上进行存储即可,计算机主机、打印机以及网络成为主流的办公配置,整个办公环境简约和现代化,多余的办公空间可以摆放盆景等,起到舒缓办公压力的作用,办公空间得到优化,有助于放松办公人员心情,提高办公效率。
2.4激发办公创造力
随着计算机办公自动化技术的应用，办公人员不仅可以按照标准化的办公流程工作，还可以根据工作需要进行独立的办公设计。特别是在一些办公自动化软件和网络的应用过程中，只有按照既定的设计步骤进行应用，相应的过程才能完成，办公人员不需要过多地坚持传统的酒吧框架。办公室工作人员可以投入更多精力在业务上，这有助于解放思想，提高办公室的积极性，实现工作的创新。
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3计算机技术在办公自动化中的应用
3.1计算机技术给予办公自动化充分硬件、软件支持
在企业全面工作流程中,办公自动化涉及的业务主要是与信息相关方面的工作,此部分工作均要对计算机展开应用,也就是说不管是计算机硬件方面的设备,还是计算机软件方面的资源,均是办公自动化不可或缺的重要内容。其中,办公自动化特定软件以财务管理软件、设备管理软件等为主;支持软件主要有计算机数据库系统、SQLserver2008及Access等;系统软件则以计算机操作系统为主。
3.2计算机技术促进文档管理实现自动化
在办公文档管理期间引入计算机技术,在计算机网络系统平台上开展文件审阅、批复等工作,办公人员可依据办公实际情况对办公步骤展开调整,针对文档修改历史痕迹、操作时间、批阅历史痕迹等均能够予以留存。办公人员接收到公文后,第一步于文档管理系统中开展录入,然后把文档传输至你办人、承办人,最后一步将文档予以保存归档。归档完毕后,可通过文档不同等级开展查询,而文档管理系统相关管理人员可对不同用户查询权限进行设置。于此期间引入计算机技术,能够实现收发文管理自动化,依据各种等级、权限,对一系列信息、文件开展共享、使用及保存。
3.3引入计算机技术创建信息平台
二十一世纪信息时代,企业加大自身信息宣传、交流力度是十分有必要的,基于此,诸多企业通过对先进技术进行引入,以创建起企业自身特有的信息平台,就好比电子公告、电子论坛及电子杂志等,通过信息平台企业能够对企业相关信息诸如企业章程、技术交流及公告事项等进行第一时间公布,帮助办公人员迅速掌握企业发展动态。
3.4提高内部的协作
计算机技术在办公自动化中的应用,有效的提高了企业内部资源的利用率,使其工作更具灵活性,同时工作的适应性也得以大幅度的提升。因为无论是在企业还是机关单位中,都需要进行公文编辑、收发各种办公文件及进行各种工作审批等大量的流程化作业,这些工作是不可或缺的,同时也需要耗费大量的时间。计算机技术在办公系统中应用,实现了办公的无纸化,这些流程化作业也可以实现自动化,不仅有效的节约了办公的时间,提高了工作效率,而且还可以有效的降低人为因素导致的差错或是延误的发生,确保了企业或是单位内部达到良好的协作。计算机技术还可以应用到许多日常管理日程上来,通过计算机技术可以将这些日常管理工作做好,确保了企业或是单位整体运作的正常进行,为各项工作的顺利实施奠定了良好的基础。
3.5利用计算机技术实现自动化的工作流程
在办公自动化中利用计算机技术,可以实时的监控和跟踪整个办公流程,协调各个部门、各个岗位之间的工作内容,提高企业人力、物力和财力等资源的利用率,提高办公效率。每个企业都有很多流程化的工作,例如公文的汇报、请示、审批、沈发文以及处理等,这些工作的流程多是固定的,通过利用计算机技术,可以实现自动化的工作流程,减少人为失误,优化资源配置,提高工作效率。计算机技术在办公自动化中的应用,可以在企业系统平台上自主设置用餐管理、用章管理、接待日程、领导日程等内容,结合日常的办公事务如图书管理、物品管理、车辆管理、会议管理等,实现自动化的事务管理工作。
3.6建立信息数据库
信息和数据处理的多样性是实现办公自动化的基础。企业的办公自动化系统首先有自己的数据库。它需要设置数据库的管理权限来为企业设置和加密更重要的信息。不同职能岗位的员工需要有不同的权限设置。为了确保数据库操作的安全，需要设置专门的管理和维护人员，而数据库的建立和维护需要由管理员操作，而其他人员没有操作权限。如果需要修改数据，则需要管理员权限。数据库的建立基本上是为了方便办公室数据的传输、处理和资源共享。它的安全要求非常高。可以通过信息系统安全评估来建立评估标准。所有活动都是按照标准进行的。在信息评估过程中，需要一些技术和工具，可以根据企业的不同需求进行选择。信息评估可以为信息提供安全的操作环境。正确的评估方法可以提高信息的准确性和可靠性，并为企业的办公环境提供安全支持。在办公自动化环境下,企业的信息安全是一个重要的工作,不容忽视。
4结束语
总而言之, 我们知道计算机技术在办公自动化中的应用的一些问题, 同时也让我们了解到了办公自动化对于经济发展的重大意义, 因而这就要求我们在不断革新计算机技术的同时也要注重办公自动化技术的进步, 这样对于我国经济的发展就有种极大的推动作用。
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论文作者:孙亮
论文发表刊物:《防护工程》2018年第23期
论文发表时间:2018/12/12
标签：办公自动化论文; 计算机技术论文; 信息论文; 工作论文; 企业论文; 办公室论文; 人员论文; 《防护工程》2018年第23期论文;