宋品
淮北矿业股份有限公司童亭煤矿 安徽淮北 235137
摘要：办公室是一个综合性的机构和部门，发挥承上启下、沟通左右、联系内外的作用，其工作效率的高低直接决定单位的企业管理水平。
关键词：企业办公室；效率；素质；提高
办公室是一个企业的窗口、形象和面孔，是保证企业工作正常运转和日常运转的日常办事机构，是协助领导及其他科室处理政务、管理事务、搞好服务的综合职能部门，是联系职工群众以及外部单位的重要窗口，是企业的参谋部和内务部，处于四面八方的中枢地位，办公室工作能否高效运转关系到领导决策和工作部署是否落实，政令是否畅通，关系到搞好服务的质量，关系到企业的形象和威信。下面结合自身工作，对如何提高企业办公室工作效率谈一些粗浅认识。
一、办公室工作的性质和特征
办公室既是一个综合管理部门，又是一个具体的办事机构，其工作关系千丝万缕，错综复杂，事务性的工作很多，办文、办会、办事、收文、接待等琐碎零散的事应接不暇。因此，有人认为办公室只是领导机关的办事机构，办公室就是打杂。其实办公室工作责任重大、工作繁杂，它具有五个显著特点：一是政策性强。办公室上传下达许多涉及企业机密的文件，处理稍有不慎就有可能给工作带来重大的损失。二是事务庞杂。办公室工作千头万绪，包罗万象，其职责是参与政务，处理事务，搞好服务。因此，草拟文件、信息调研、保密信访以及档案管理等都是其工作的范畴。三是工作要求严格。办公室是一个单位的“窗口”，处理工作事务要求规范有序，办公室人员的言行举止代表着单位的形象，容不得出半点差错。四是劳动强度大。办公室经常是人少事多，白天有处理不完的日常事务，晚上还要常常伏案“爬格子”到深夜，累得腰酸背痛，疲惫不堪。五是被动多于主动。办公室工作归根到底就是要做好“服务”文章，而服务多属在领导授意下去完成某事，这就难以避免处在被动状态。
二、提高办公室工作效率，需要进一步增强办公室人员的服务意识
办公室工作千头万绪，任务十分繁杂，不仅要一丝不苟地抓好信访、保密、档案、后勤保障等各项工作，更要突出重点、扭住关健，从大处着眼、从细处着力、分项求突破、整体上台阶。
1、综合协调谋全局。加强综合协调，是维护单位一盘棋高效运转的现实需要。协调工作抓得好，办公室各项工作就会“左右逢源”；协调工作抓得差，就会影响办公室正常运转。因此，综合协调作用非同小可。办公室要在职能范围内立足全局抓大事、把握细节抓小事、想方设法抓难事，统一筹划工作，提升机关效能；要善于把握分寸，件到方圆有度，既坚持原则，该“方”的地方不糊涂，又机动灵活，该“圆”的地方不呆板；要善于综合各方意见，在领导和基层之间，在部门与同部门之间架起一座理解信任、配合协作的桥梁，努力形成同轴共转、齐抓共管的生动局面。
2、参谋助手求高度。办公室人员要始终把当好参谋助手放在突出位置，在力求高度、不断创新上下功夫，参在点子上，谋在关健处。一要紧扣中心抓信息。要紧紧围绕企业党政的中心工作，准确、全面地反映本单位的工作思路、主要措施和实际效果，及时发现和宣传典型。报送信息，要变“粗放型”为“集约型”，抓好宏观性、预测性、典型性信，孰变“通用型”为“特色型”，发表“独家新闻”；变“零散型”为“系统型”，产生“二加二大于四”的效果。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆二要突出重点抓调研。始终抓住党政工作的重点、领导抓的主要工作，认真搞好综合性调查研究，积极为领导提供决策依据，总结实践经验，不断提高办公室的参谋服务水平。
3、督促检查重实效。督查工作是增强执行力、确保政令畅通的重要手段，是推动工作落实的有力举措。办公室人员要牢固树立抓落实的意识，始终把督促检查作为一项经常性的工作抓紧抓实抓到位。要钻进去、沉下去，不能走过场、摆空架子，更不能虎头蛇尾，不看结果；要坚持原则，切实增强督查实效。要做到局领导布置的工作有检查、有督促、有实效，确保决策部署落到实处。
4、服务基层尽职责。要做好为基层服务，必须要准确掌握基层的工作情况，改变过去那种坐家等服务为走出去有重点、有目的地进行跟踪服务，及时分析所掌握的材料，为解决基层存在的问题出谋献策。同时，要全心全意为职工群众服务。办公室工作人员必须把自己的全部工作看作是为职工群众服务的过程。在每一个过程中，每个人只有尽义务的责任，而没有要待遇、发牢骚和出怨气的权利。因此，要想服务得好，就要设身处地为他人着想，把困难留给自己，把方便让给别人，这是每个办公室工作人员应有的职业道德素养。
三、提高办公室工作效率，需要进一步增强办公室人员整体素质
办公室人员素质的高低，决定了办公室工作效率的高低。如何提高办公室人员素质，在工作中，办公室人员要加强四个方面的培养。
（一）要细心抓工作。办公室工作无小事，事事关系工作大局，要做好办公室工作，没有严谨细致的工作作风是不行的，一点小小的疏忽，带来的可能是无法弥补的损失；一个低级的错误，也许会铸成不可挽回的局面。办公室人员在工作中必须切实做到严谨细致，养成严谨的工作习惯，牢固树立“细节决定成败”的思想，凡事都要做出详细周密的安排，不留漏洞；要稳扎稳打，确保不出现任务问题；要以科学的求真精神、务实的工作态度，对业务多思考、多钻研，把每件小事做好，做实，要以默默无闻、甘于奉献的心态对待每一件工作。
（二）要倾心抓落实。再好的计划，再好的制度，再好的措施办法，如果落不到实处，都只能一句空话、一纸空文。办公室肩负督查督办职能，抓好落实提高执行力是办公室应尽的工作职责。因此，办公室在抓落实的同时，要广泛联系上下，沟通思想，不要怕得罪人而不敢抓敢管，要力戒浮而不实和形式主义工作作风。只有把每一件事都落到实处，把每一项工作尽力做好，才能起到督查督办的作用，才能把服务落到实处，才能提高企业上下的执行力。
（三）要潜心做学习。办公室作为企业综合材料的中心，既要为领导的科学决策提供参考，又要反映企业的工作业绩。要增强学习的自觉性和紧迫感，牢固树立终身学习的观念，克服为学习而学习的思想倾向，既要精学，又要博学；既要现在“实用”，又要今后“有用”，努力使“笔头”成为“插头”、“人脑”变成“电脑”，不断扩充知识存量、丰富知识内涵、更新知识结构，全面提高业务能力。
（四）要公心办实事。由于办公室是综合协调部门，即要对上对下，又要对内对外，接触的部门范围大，人员多，关系复杂。因此，办公室人员要心底无私，公道正派，坚持对上负责与对下负责相统一，原则性与灵活性相统一。办文依程序，办事讲原则，服务讲礼仪。做到有事立办，急事急办，特事特办。加强自身修养，淡泊名利，守得住清贫，受得了委屈，经得起诱惑，树立廉洁从政的良好形象。
总之，办公室工作要想实现效率的提升，必须善于积累经验，发挥理性思维的作用，要有持之以恒的精神，对于工作要有始有终。要抓细节，做到心细，认真对待工作中的每一件小事。不断提升办公室人员的管理素质和管理能力，才能最终实现办公室工作的高效率。
参考文献：
[1]熊晓林，张晨曦.浅谈新形势下如何提高办公室工作效率[J].地方政府管理，1993，05：53-54+50.
[2]何宗仁.如何提高办公室工作效率[J].鸡西大学学报，2006，06：11-12.
论文作者:宋品
论文发表刊物:《基层建设》2015年23期供稿
论文发表时间:2016/4/6
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