论档案信息是经济可持续发展的最优资源要素，本文主要内容关键词为：最优论文,可持续发展论文,要素论文,档案论文,经济论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“知识经济”和“可持续发展”是当前两个倍受人们关注的热门话题，档案界研究这些问题，不仅可以开拓档案学研究的新视野，而且可以帮助社会各界正确认识档案信息资源与经济可持续发展的关系及其对经济增长的可能贡献，从而为档案事业的全面发展奠定良好的社会基础。本文拟从经济的可持续发展角度论述档案信息资源的作用。
档案信息与可持续发展看似两个不同的概念，但二者有着十分密切的内在联系。这种内在联系可以概括为：一是在经济可持续发展的要求中，档案信息作为一种十分重要的信息资源，正在逐步成为经济发展的“最优资源要素”之一；二是为了实现经济、社会、生态的可持续发展，人们必须利用档案信息来及时、全面、准确地掌握人口、资源、环境与发展的关系和现状；三是为了实现对经济可持续发展的服务功能，档案信息资源的配置本身也有一个可持续发展的问题。
1、经济的可持续发展必须以档案信息作为重要“原料”
在对经济发展中人类所依赖的资源条件进行分析时，国际上流行的做法是把资源划分为资本、劳动和信息（或称为技术）三个组成部分。资本资源是指包括自然资源在内的各种物质资源的总和，如土地资源、矿藏、机器设备、基础设施和原材料等。劳动资源是指运用于生产过程的体力和智力的总和，也可称为人力资源。随着科技的不断进步和经济可持续发展的要求，智力资源比体力资源越来越显得重要；信息资源是指工艺性能、操作技巧、组织管理水平、发明创新等以内储或外化形式存在的人类精神财富的总和。
但这种三分法并不完全可取。这主要是因为：首先，人类劳动资源中的智力资源部分在很大程度上是与信息资源密不可分的，我们可以将其看作是一种信息资源的内储方式；其次，这种划分未从经济发展的阶段性上总结出不同阶段人类所依靠的核心资源条件，或称为最优资源条件。我们认为，在人类经济发展的不同阶段，上述三个资源要素中都有一个要素是处在特别重要的位置上，它决定着该阶段经济发展的水平，也决定着该社会发展阶段经济、社会的基本特征。正是由于在相当长的时间内，人类主要是依赖了资本资源和劳动资源条件中的体力资源来发展经济，因此，这就不可避免地导致了地球环境的全方位污染和生态平衡的严重失调。也正是基于对上述问题的深刻认识，在1980年世界自然保护大纲中明确提出了经济可持续发展的新概念。
档案信息作为人类社会活动的真实记录，在经济的可持续发展中，它具有与资本、劳动等资源条件的明显不同，也与一般的信息资源条件存在明显的区别。档案信息作为一种重要信息资源可以反复使用，并且在使用过程中，它还可以大幅度地提高劳动力和资本的使用效率。这具体表现在：
第一、档案信息在经济可持续发展中的开发功能。无论是从宏观上看，还是从微观上看，要实现经济的可持续发展，经济活动的主体就有必要不断地创造出新的经济活动空间，研制出新的产品、具备新的经济发展思路。从表面上看，虽然档案信息所能提供的大都是一些关于经济活动状况的历时性信息，但是这些历时性信息可以成为经济可持续发展中各种新思想、新产品、新市场等的诱发线索。并且这种诱发线索具有一般信息所不具备的真实性和可信性。
第二、档案信息在经济可持续发展中的增值功能。增值功能是指开发利用档案信息能提高企业的劳动生产率，扩大企业的经济效益。大量事实表明，在企业的经营管理活动中，利用档案信息可以大量节约费用，减少损失，降低消耗，产生巨大的经济效益。
第三、档案信息在经济可持续发展中的控制功能。无论是宏观经济发展战略的落实，还是企业微观管理活动的展开，都需要利用档案信息实施对其执行过程的监督控制，从而保证计划目标与实施效果的一致。
第四、档案信息在经济可持续发展中的选择功能。可持续经济发展目标的实现，有多种具体手段。为了从众多的方案中优选出实现经济可持续发展目标的最优方案，就必须对大量信息进行比较分析。此时，档案信息虽然不是在直接地创造经济效益，但它保证了经济可持续发展目标与具体操作方案的一致性和科学性，因此，档案信息也是一种十分重要的管理要素投入。
在我国，档案信息对经济发展的贡献已被大量的实践所证明。同时我们也应注意到，档案信息对经济增长的推动与经济持续发展的思想也是相互吻合的。档案信息对经济发展的贡献不是以牺牲生态和社会环境作为自己的手段，而是“完全依靠数据、概念、符号和表象即时传播和散布”，〔1〕加速物质、能源、资金、人员的合理高度流动， 促进生产、科技、商贸的增殖，达到社会——经济——资源系统的和谐进化与发展。所以，从这一角度看，档案信息也是一种“超符号化经济”力量。
2、可持续发展战略的制定必须以档案信息作为依据
可持续发展在体现公平性、可持续性与共同性原则的条件下，鼓励经济增长，但要求注重经济增长的质量，节约资源，减少污染，要以保护自然为基础，与资源承载力相协调，实现经济、社会、生态的可持续性发展。为了实现这一目标，人类必须利用一切可以利用的手段和方法处理社会——经济——生态这一复杂系统内部的各种关系，这其中也包括对档案信息资源的开发利用这一手段的运用。档案信息资源的自身特点具备了为人类可持续发展提供信息服务的条件。这主要表现在：
第一、综合性。实现社会、经济、生态的整合是可持续发展的基本要求。这就需要在社会、经济、生态的协调发展中利用社会、经济、生态等各方面的信息来研究三者的现状和变化发展趋势，从而为今后可持续发展战略的制定提供依据。档案信息产生在人类社会活动的方方面面，其来源具有广泛性和多样性，其内容具有丰富性和联系性，这就为可持续发展战略的制定准备了足够的信息依据。
第二、累积性。“人类应既满足当代的需要，又不危害子孙后代的生存利益”，这是可持续发展的中心思想。这就要求可持续发展战略的制定，既要与时代合拍，又要具有一定的超前性。档案信息是我们分析未来的重要信息基础。只有在对档案信息进行充分研究分析后，人类才能进行可持续发展的目标与方向的选择和相关的总体谋划。
第三、共享性。从目前来看，在人类已经认识到的三大资源中，比较容易实现真正共享的资源是信息资源。国际社会已经展开的广泛的信息交流活动充分说明了这一点。这种信息交流使地球成为一个空间距离十分“狭小”的“村落”，并使整个国际社会有可能在实现人类社会可持续发展的共同目标中协调行动。在广泛的信息交流中同样也包括了档案信息的交流。在国际档案界，也出现了一系列与推进档案信息资源共享有关的活动，主要表现在：各国档案信息资源的逐步开放；档案归还原主国的国际趋势；日益频繁的档案信息交换等等。
3、档案信息资源配置中应注意可持续发展问题
为了更好地实现档案信息资源为经济可持续发展服务的功能，档案信息资源的配置本身也有一个可持续性观念的问题。我们认为，档案信息资源配置中的可持续发展的观念应包括以下主要思想内容：
第一、要在文件信息向档案信息的转化过程中运用可持续发展的观念进行文件和档案信息价值的判断，即用可持续发展的观念指导我们进行档案信息的人口控制。在过去和现在，我国档案界比较习惯于在反对“有文必档”的思想指导下从事档案信息的输入控制，并提出在判定文件信息能否转化为档案信息时必须考察三个条件，即：文件是否已经办理完毕；文件是否具有保存价值；文件是否经过必要的整理。档案人员对上述三个标准的考察条件也坚信不移。但是，在具体从事文件信息的价值判定时，却往往会碰到一个十分棘手的问题，这就是：究竟哪些文件具有保存价值以及具有多大程度上的保存价值。由于档案人员的知识背景、认识能力、工作经验等方面都有一定的差异，因此，他们对同一份文件信息所作出的价值判定往往会出现很大的不同，这就会使文件在其办理完毕后能否获得新的“生命”带有极大的人为性和偶然性。为了解决这一问题，档案界提出在判定文件信息的价值时必须采用“保存从宽，销毁从严”的策略。应该说，这一策略已经包含了一定的可持续发展的思想。但在具体操作上，其模糊性也是显而易见的。我们认为，在新形势下，十分有必要对在特定历史时期形成的并被长期使用的反对“有文必档”的做法进行一番反思。现代化的信息技术手段已为我们提供了有效控制数量巨大的档案信息的条件，而且，只有不断扩大对日益丰富的文件信息的存储和积累，才能为人类的可持续发展创造条件。因为，信息的存储和积累乃是人类得以生存发展的必要前提。
第二、要在档案信息价值判定中兼顾档案的第一价值和第二价值，即在注意到档案信息对本单位作用的同时，还有一个档案信息的社会作用问题，因为档案信息也是人类社会的共有财富。
第三、要在档案信息的来源和内容特色上多下功夫，以丰富的信息资源条件满足经济——社会——生态协调发展对信息的需要。从微观上看，对一个企业来说，能够为其经济的可持续发展发挥较大作用的档案信息是企业的竞争性档案信息。对我国绝大多数企业来说，竞争性档案信息是一个十分陌生的概念。 该概念最初是从英文competitiveintelligence翻译衍化而来的。80年代中后期，在日本和西方很多国家，为数不少的企业单位为了在经济发展中保持优势，都着力开展了关于竞争环境、竞争对手和竞争策略的信息研究工作。与传统的情报工作相比，竞争性情报工作更强调其对抗性和智谋性，而且在其信息内容上也比较偏重于对企业所处外部环境进行研究，其主要目的是为了使企业在市场竞争中保持优势。伴随着企业竞争性情报工作的出现，档案界也应作出积极的响应。这种积极的响应不是简单的追赶潮流，而是有其十分重要的现实意义：我国经济正进入世界经济体系，国际经济技术竞争的日益激化和经济可持续性发展的内在需要迫切要求档案工作本身也应作出相应的调整，配合企业的竞争性情报工作，逐步建立起企业的竞争性档案信息源，并做好一系列的基础工作，这有助于档案部门在发挥文化累积功能的同时，也能面向经济建设主战场，为企业经济和我国经济的长期持续发展作出贡献。从目前世界上已经开展竞争性情报工作的国家来看，其收集的大量竞争性信息都是与人类生存和发展密切相关的，也体现了竞争性情报工作服务于经济可持续发展的目标。因此，从这一角度看，逐步建立起我国企业的竞争性档案信息和竞争性档案信息工作，不仅可以直接在经济发展中创造可观的经济效益，同时也可以为研究我国经济的可持续发展战略积累信息资料。
第四、要树立起档案信息资源可以进行“流动”的新观念，这是减少档案管理投入，增加信息产出的社会可持续发展的内在要求。我国各级各类档案部门在配置档案信息资源的过程中，比较通行的做法是在突出“部门特色与行业特色”的掩护下各行其事，很少进行纵横方向的协调。这就使档案信息资源配置中存在的质量与数量差异、局部与整体差异、亏负与盈余差异无法得到消除。〔2 〕为了在档案信息资源的宏观配置中也体现出可持续协调发展的思路，充分发挥档案信息资源为社会可持续发展服务的功能，就十分有必要在档案信息资源的开发利用中“互通有无”，从而以一定的档案管理成本投入，创造出更多的信息产出。档案信息资源的“流动”可以采取多种形式，既可以采取实体性档案信息的流动方式，也可以采取智能性档案信息流动的方式；既可以通过行政协调实现档案信息的流动，也可以逐步地通过信息市场和技术市场的媒介实现这种流动。如果档案部门都能在推动和参与档案信息的流动中真正把档案信息资源的开发利用工作都当作一种“产业”来对待，那么，这也就进一步体现了档案事业建设中的可持续发展方向，而且，这种档案信息产业也必将成为我国经济与社会可持续发展的重要物质内容。
第五、企业管理者要树立起档案信息是一种重要的社会资源的新观念，而且这种社会资源的不断利用和对经济增长的贡献必将对人类未来的持续发展发挥重要的作用。档案信息资源是随着人类社会的发展而不断得到丰富的，它也已经或即将应用于人类社会生活的各个领域，成为人类社会发展的巨大推动力量。这种力量主要体现在档案信息具有作为生产力的社会功能。对档案信息的开发利用，可以极大地使劳动资源、劳动对象和劳动者本身发生根本性的变化。人们在对档案信息的针对性开发利用中，可以提高自身的生产力水平，进一步加深对劳动资源和劳动对象的认识。因此，从这个意义上看，档案信息资源是“使自然资源转化为财富的经济、社会和科学的手段。”〔3 〕作为一种重要的社会资源，档案信息资源具有十分突出的动态性特点。这种动态性特点主要是档案信息资源具有纵向发展和横向转移两个属性。从纵向发展来看，档案信息资源既有历史积累的一面，又有开发创新的一面。所谓历史积累是指档案信息资源配置中的连续性，所谓开发创新是指档案信息资源与经济和社会发展需要相结合的活化加工。横向转移，是指档案信息可以不受地缘、区域以至国界的限制，它是可以流动的资源要素。档案信息资源的动态性特点的上述两个表现，要求各级管理者、特别是企业管理人员，应站在积累社会资源和保证社会可持续发展的高度来对待档案信息资源的配置工作，在档案信息资源的配置中给予必要的管理投入，纠正长期以来形成的把档案工作看作是一种单纯的消耗性工作、事务性工作和辅助性工作的观念，树立档案工作是一种产业性工作、科学性工作和专业性工作的新观念。
注释：
〔1〕阿尔文·托夫勒，《力量转移——临近21世纪时的知识、 财富和暴力》，新华出版社，1996年版
〔2〕周毅，《档案信息资源的宏观配置研究》， 《档案与建设》，1997年5期
〔3〕刘文辉、张福生，《资源与财富大国》，山西经济出版社，1996年版，第10页