摘要：现代化信息技术的创新发展，改变了人们的生活和工作方式，在档案管理中结合网络信息技术，使用电子档案形式来代替传统的纸质档案，能够有效提升档案管理质量。本文主要分析了电子档案归档的要点和措施，并研究了电子档案的管理措施。
关键词：企业；电子文件；归档管理；
我国现代化信息技术创新发展，对于档案管理工作的开展也提供了有效的助力。在企业发展当中不管是业务活动还是企业的生产经营，都会产生越来越多的档案文件，如果使用传统的纸质档案管理手段，不仅会影响档案的保存效果，还会影响档案文件的价值发挥。在档案管理工作中使用电子文件归档与管理方法，能够提升档案管理工作的真实性和完整性。
一、电子文件归档
1.电子文件归档要点分析
电子文件归档主要包含有在线归档和离线归档两种形式。离线归档主要是适用于比较大的文件档案归档操作，把电子文件以及相关源数据信息保存到相应的脱机载体上来。在线归档操作则是应用档案系统在线上传输电子档案的相关信息。电子文件档案的归档都有时间限制，例如定期集中归档、实时归档或者是随时归档这三种不同的要求[1]。针对于企业中包含额产品档案、固定资产投资档案等信息，需要使用双保存方式，也就是纸质档案和电子档案各保存一份，确保两种不同保存形式的完整性。随时归档操作则是企业单位采用的光盘等保存形式。实时归档则是针对企业内部使用信息系统进行相关操作时，产生的一系列系统文件。电子档案归档的范围包含了企业发展的各个方面，一切能够反应员工职能的有价值的电子文件，都需要归纳到归档范围当中。
2.电子文件归档质量要求
电子文件首先的归档保存要求就是要确保完整性，凡是企业单位在归档范围当中的电子文件，需要及时有效的进行归档。还需要确保电子文件的真实性，在归档过程中，电子文件以及纸质文件的内容一定要保持一致，这样才能够确保电子文件的内容真实性。要求电子文件在归档过程中要保证电子文件的规范性。电子文件需要使用同一有效的通用文件格式，能够有效避免电子文件对于保存环境产生的依赖性。在整理电子文件过程中，要确保电子文件能够整齐有序的进行排列，所有归档的电子文件都要做好统一分类，这样才能够方便后期的文件查找和应用。
3.电子文件归档策略
首先在企业的发展过程中，需要加强对文件归档管理工作的开展仪式，在企业规划中加入电子文件归档工作，并积极形成完善的电子文件归档管理措施，把工作职责落实到人，这样才能够有效提升电子档案归档质量。要针对一部分重要的电子文件进行备份，采取灾备方案来提升电子档案备份的安全性，并遵守企业内部形成的电子文件归档规范进行操作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆当企业的业务活动或者是生产经营活动产生了电子文件时，需要积极采取有效的安全保护措施，确保文件不会被随意的更改。
二、电子档案管理措施
1.电子档案管理的重要意义
电子档案管理工作的开展，能够让企业内部的档案信息资源更加有序化进行。工作人员要科学合理的针对电子档案进行分类和备份，开展一系列排序管理工作，能够让杂乱无章的档案变得更加整齐有序，有效提升了企业内部档案收集管理工作能力，同时也为后期档案的调取和应用提供了有利条件[2]。在档案管理工作中进行电子档案管理，跟纸质档案保存相比要更加维护档案内容的完整性和安全性。电子档案更加容易保存，并且可以进行有效的保护措施，保障档案的安全。
2.电子档案的保管要求
在企业的发展过程中，产生的电子档案需要确保具备完整性和可读性。在工作人员接收电子档案时，一定要严格按照档案管理部门的相关规定进行档案交接，档案的交接双方都需要进行签字保存，这样才能够确保档案的真实性和完整性[3]。在档案进入到档案部门进行统一管理之后，就需要进行详细的记录，确保后期电子档案能够被及时的查询和检索到。要定期的检查电子档案和电子文件的可读性，有必要时可以针对保存载体进行转移，一切档案管理工作的开展都要以确保电子档案和电子文件能够长期使用而开展的。电子档案的转移也需要具备相应的档案记录，重要的电子档案还需要进行备份，从而避免电子档案的损毁和丢失，对于企业发展带来的损失。
3.电子档案的权限管理
针对电子档案需要明确出权限管理，档案的利用者，就需要对电子档案的安全性负责，避免电子档案被修改、损毁和外泄、档案管理部门需要积极针对电子档案做好记录台账，针对不属于开放范围之内的电子档案，普通员工不能随意的调取，需要经过相关工作部门的审核才可以调取使用。
结语
在现代化企业的发展过程中，电子档案管理工作已经成为了日常管理工作的重要一部分。通过使用电子文件归档和电子档案管理工作方式，能够让企业的电子档案管理更加规范，有效促进企业的稳定发展。
参考文献
[1]毛云霞,陈世杰.中小型科技企业的电子文件归档与管理[J].办公室业务,2018(16):134-135.
[2]王瑾,冯萍萍.企业电子文件归档范围与电子档案保管期限研究[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集,2017(00):269-273.
[3]徐伊莉.企业电子文件归档与电子档案管理[J].机电兵船档案,2017(05):66-67.
论文作者:孙静静
论文发表刊物:《基层建设》2019年第4期
论文发表时间:2019/5/23
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