确立绩效评估体系进一步完善国家图书馆科学管理，本文主要内容关键词为：国家图书馆论文,科学管理论文,绩效论文,评估体系论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
笔者于2000年参加《文献和信息——图书馆绩效指标》国家标准的起草工作，2001年参加了《国家图书馆绩效评估指标体系》的研究工作，对图书馆绩效评估指标有一些理解和认识，本文结合《国家图书馆绩效评估指标体系》的起草过程谈一些认识。
一、绩效评估的含义
绩效评价方法最初运用于企业管理，是约束与激励企业发展的重要手段和有效方式，此种方法已经被各行各业所借鉴。所谓绩效评估，绩系指经营者业绩，效系指企业经营效益，评价是指为达到一定目的，运用特定指标，对照统一的标准，采取规定的方法，对事物做出价值判断的一种认识活动。企业绩效评价是指运用数理统计和运筹学方法采用特定的指标体系，对照统一的评价标准，按照一定的程序，通过定量定性对比分析，就企业一定经营期间的经营效益和经营者业绩，做出客观公正和准确的综合评判。
图书馆绩效评估是采用定性和定量的方法，对图书馆各项工作和预定目标进行评价和测度。绩效评估以图书馆的整体状况和工作为主要内容，以指导、推动、协调图书馆的发展为最终目标，通过确定的衡量标准和指标，全面评估图书馆的投入产出的基本情况，以达到低耗、优质、高效的目标。
二、建立图书馆绩效评估体系的意义和作用
随着计算机网络化的发展，文献信息工作发展迅速，新的工作内容和服务项目不断出现，如何评价图书馆工作的效率与成果，科学地收集整理数据，合理准确地评价不同类型图书馆的绩效，已经引起各国图书馆的高度重视。建立图书馆绩效评估体系，开展图书馆绩效评估工作，是图书馆追求高质量工作的需要，是图书馆提高和改变对外服务形象的需要，它表明图书馆的管理工作水平发展到了一个新的阶段。绩效评估是管理工作的重要内容与环节，是科学评价图书馆工作效率、质量、成本与效果的手段，是图书馆对每一项工作进行定量、定性客观评价的有效方法，是为各级领导提供实现预定目标、控制运行过程、防止出现重大决策失误、及时调整宏观政策的有效措施。
在过去的工作中，评价图书馆绩效，没有科学的评估体系和便于操作的办法，往往依据表面现象，凭直观经验，靠个人感觉；其次评价图书馆工作只讲投入，不讲产出的结果和效益。因此，建立绩效评估指标体系，主要是解决依据科学的计算方法来评价图书馆的一切工作；注重和强调产出的效益；为重大决策提供依据；进行同类型工作比较，找到差距，提高管理水平，不断改进工作；实现绩效评估工作日常化、制度化、规范化。
我国图书馆界于20世纪80年代开始研究和引进图书馆评估管理，并制定了各系统的评估指标体系。例如：《普通高等学校图书馆评估指标体系》、《公共图书馆评估指标体系》。在公共图书馆和高校图书馆普遍开展了绩效评估工作，取得了较好的效果。
国家图书馆是一个国家图书馆事业发展的集中代表，全面反映国家图书馆的整体实力和综合效能，需要建立一套科学的、完整的、统一的评估标准和体系。国家图书馆绩效评估指标体系是反映国家图书馆整体工作水平的重要依据，对全国各种类型图书馆的绩效评估工作有重要的指导意义和规范作用。因此，国家图书馆绩效评估指标体系的研究制定与实施就显得尤为重要。国家图书馆于2001年开始着手建立《国家图书馆绩效评估指标体系》。
三、国家图书馆绩效评估指标体系建立的依据
国际标准化组织（ISO），于1998年4月1 日颁布了《文献和信息—图书馆绩效指标》，（ISO／11620）。此项标准对图书馆进行绩效评估指标、结构体系、测评方法均做了明确的规定，适用于各个国家的不同类型图书馆，对于指导我国图书馆建立绩效评估体系有重要的参考价值和指导意义。我国文献标准化委员会第八分会于2000年6 月开始起草此项国家标准。为了与国际标准接轨，在确立国家图书馆绩效评估体系时，我们结合工作实际，参考国际标准和国内情况，力图建立比较有特色的国家图书馆绩效评估体系。参考的标准和规范有：
1.《文献和信息——图书馆绩效指标》ISO／11620；
2.《全国公共图书馆（第二次）评估文件》；
3.《南京图书馆评估自测表》；
4.《情报研究与信息咨询工作评估指标体系》；
5.《普通高等学校图书馆评估指标体系大纲》；
6.《国家图书馆业务考核办法》。
四、国家图书馆绩效评估指标体系结构
在设计国家图书馆绩效评价体系的过程中，课题组认真分析了国家图书馆工作的特点和发展现状，认为建立绩效评估指标体系结构的指导思想主要有四点：
1、评估指标体系的设定应该与国家图书馆的总体目标相一致。
2、评估指标体系，按照“投入——运行——产出”的模式设计。
3.评估指标具有可测性、可操作性和实用性。
4、评估指标尽可能排除人为主观因素的干扰。
我们在设置《国家图书馆绩效评估指标体系》时，为了便于操作，设计了表格，把框架体系分级表现出来，概况介绍如下：
▲在内容上分为五大部分：
资源部分：馆舍面积、人力资源、设备、经费、馆藏。
基础业务工作部分：采选，文献资源加工、数据库建设、网上资料采集整理、专题资料库建设、典藏管理。
业务研究部分：业务交流、研究项目、科研成果、馆办刊物、学术论文、学术专著、参加学术会议、组织学术会议。
管理部分：党务建设、行政管理、业务机构、企业管理。
读者服务部分：服务条件、读者情况、文献流通、文献宣传、咨询服务、读者信息反馈、读者培训、综合评价指标。
▲在结构上分为五个层次，以下以业务工作中的数据库建设和读者服务中读者人数统计为例：（见表一）
表一
▲每项指标含九个内容：
编号、项目指标、定义、评估目标、适用范围、影响指标因素、统计方法、标准与说明。
例：（见表二）
表二
五、国家图书馆绩效评估指标体系各部分指标说明
1、资源指标
图书馆资源储备和建设是图书馆工作的重要基础，是图书馆实现功能、发挥其社会效益和经济效益的基础条件，也是图书馆整体绩效评估体系的投入部分。在传统图书馆中，用于藏书的经费和馆舍建设是事业经费的主要部分。在我国，图书馆是事业单位、公益型服务机构，靠国家投资，各级领导和管理人员对经费的计划和投入比较重视，而对其他部分的投资和产出的效益重视不够。随着信息社会的发展和我国市场经济的深入，现代图书馆的环境发生较大的变化，社会对图书馆的需求也发生了变化。尤其在网络环境下，图书馆资源建设和“拥有量”逐渐扩大，相关因素也逐渐增加。例如：图书馆的人力资源投入、图书馆计算机和网络硬件、软件的投入增多，图书馆的资金投入和资源结构的比例发生了重大变化。在设计国家图书馆绩效评估体系的资源内容方面，主要考虑投入的总体分布情况，力图对主要资源通过资产评估得到测算，为获得总体投入和总体产出的效果进行基本测算。
我们把资源部分内容的一级指标分为五项：馆舍面积、人力资源、设备、经费、馆藏。
（1）在馆舍建设中， 需要掌握和弄清楚馆舍建设的基本情况和实际利用情况，从宏观上有效地控制各种用房的比例，更好地发挥其效益。例如：书库与阅览室、服务场所与办公用房的合理比例；接待读者数量与读者服务场所的面积是否合理等，以便更有效地发挥馆舍面积的使用效率。
（2）在人力资源内容中，首先对人员的男女比例结构、 学历结构、职称结构、专业结构、工作经历进行了分类的指标设置。其次，对部处级领导、科组级领导的各种比例结构进行分类设置。第三，对不同业务岗位，例如：采访岗位、编目岗位、参考咨询岗位、阅览服务岗位的专业人员学历结构、职称结构进行分类设置。主要是为了有效地控制不同岗位人员的结构比例，使其更为合理和科学，保证业务工作的效率和质量，同时能够考核不同类型人才在岗位上发挥作用的实际效果。
（3）在设备资源的内容中， 首先设置了设备配备的基本概况指标，尤其是计算机设备和网络设备、安全设备、复制设备。其次强调了设备的使用率和维护情况，便于掌握设备的实际利用率和开展服务的效果。
（4）在经费内容中，主要分为经费的来源与实际支出， 主要是为了宏观控制各种经费使用的比例，了解特定时间内投入和支出的基本情况。
经费主要源自两个方面：国家经费补贴、自创经费。
支出主要有四个部分：采购费、文献加工费、业务设备费、业务设备维修费。
（5）在馆藏资源部分中，设置了不同类型、不同载体、 不同语种的文献为评估项，尤其是不同类型文献占总馆藏的比例，以便于掌握馆藏的总体组成。尽可能对网上信息资源的拥有和使用情况进行清楚的表述。我们认为：在对国家图书馆馆藏进行评估时，首先不宜依据其单纯的数量来进行评估；其次，不应以量化方式评价各类文献所占比例，来评估馆藏质量。例如：视听文献、缩微文献、甲骨等各自应占文献总量的比例，很难给出最佳指标。现有的各种评估体系中也没有参照值，特别象甲骨文献这类特殊文献，其增长幅度几乎为零，与馆藏的逐年增长幅度相比，可能其所占比例会越来越小。以其所占馆藏文献的百分比来衡量其优劣是不恰当的。国家图书馆对于馆藏中文、外文文献可以设定一个合适的比例。通过对近三年（1998——2000）我馆馆藏中外文文献比例的统计，结果三年的比例大体上相同，即：中文占51％，外文约占49％。根据这一比例，可再对图书馆服务现状做一调查，验证该比例是否合理，然后确定最佳比例。对于国家图书馆馆藏部分的评估，必须参照其采访条例作为评估依据。
图书馆资源建设与评估，是图书馆整体建设的硬件部分，也称为硬实力。对图书馆资源的评价，要考虑其各项投资和建设情况，但并非投资量大，花钱多，整体实力就强。评估的关键是图书馆投资所获得的资源是否发挥了最大效率。例如：购书经费比较充裕，也购进了大量书刊，但利用率不高，资源没有发挥效率。因此设置国家图书馆资源管理效率评估指标时，不但列出了馆舍、人力资源、设备、经费、馆藏等五个方面的指标，也对其内容结构比例、使用情况、质量标准提出了要求。例如：在设备指标中，提出设备年使用率和实际使用数，以评价其每一类设备的实际使用率，从中考核设备购置的合理性。
在资源管理指标中，我们也感到有些问题不好把握，需要在实践中不断完善：第一、人力资源管理，如何评估出员工对工作的满意程度，对领导的满意程度，员工是否发挥了最大潜力等；第二，财产管理中，对其中有使用权，没有“财产权”的馆藏和设备的管理；第三，馆藏评价中数量和质量指标如何综合评定。这些新问题，要在今后实践中不断完善。
2.文献采访指标
采选工作是图书馆藏书建设中最重要的基础工作，作为图书馆业务工作流程的首道环节，其工作的质量和流程的完善与否，直接影响到图书馆藏书的质量和图书馆工作的全局，最终决定为读者提供服务的水平。采用绩效评估的方法，对采选工作目标的完成情况和满足读者需求的程度进行评测，有利于加强对采选工作的监控管理，规范采选工作流程，提高采选工作质量和水平，从而更好地达到建立科学的藏书体系、履行国家图书馆的职能，改善服务效果和取得社会效益和经济效益的目的。
制定采选评估目标时，鉴于各类型图书馆的职能不同，任务不同，所以评估的要求也不同。国家图书馆的采选评估指标根据国家图书馆的特定职能和任务而设置，以区别于其他图书馆。 其次， 考虑到是面向21世纪的国家图书馆，评估目标的设定应能体现现代图书馆的特点，因此增加了部分新的评估项目，某些数量指标的设定，也有别于传统的评估指标。
文献采选部分主要从采选数量、采选质量、采选工作效率三个方面评估绩效。
采选部分的评估指标多设定为量化指标，这样较为直观也比较易于操作，采选部分评估指标，如年馆藏净增率、入藏率等，数量的设定基本是以国家图书馆1987－2000年的入藏情况测算的。而入藏量只反映采选的数量（册件），不反映入藏品种情况，所以仅设定这些反映馆藏结构的指标显然不合理。但由于以往我馆的采选统计只注重和要求统计册数，忽略种数统计，既乏数据又无参照指标，因此，需要待统计方法完善后，对这些指标进行调整。
采选入藏增量指标：包括馆藏净增量（年入藏量）、接收缴送量、交换文献量、征集数量、赠送文献量、接收调拨数量。采选入藏数量指标：包括入藏数量、购买数量、缴送数量、交换数量等项目。馆藏净增数量是重要指标之一，但不是越多越好，应该有宏观控制。文献购置经费分配比例反映购书经费的投入情况，根据不同类型文献、不同载体文献、不同语种文献设置指标，控制购书经费和数量，便于购书经费合理分配比例的宏观调控。
在采选指标中数量和经费的控制是一个方面，质量控制则更为重要。采选入藏指标中我们设置了藏书质量目标，反映入藏文献的完备和质量。例如：重点图书的入藏、核心期刊的入藏、电子出版物的入藏、连续出版物的缺藏、误采率等指标，全面反映文献入藏率、文献完备率。出版物受缴是国家图书馆的重要职能，设置不同类型文献的缴送指标，反映图书、期刊、报纸、电子出版物的缴全率，是检验缴送工作的依据。采选加工周期的成本控制非常必要，为此增加了采选加工周期、采选人均成本、采选人均工作量的指标。
3.文献加工指标
文献资源加工是图书馆的基础业务工作，是有效进行读者服务工作的基本保障。随着图书馆数字化的迅速推进，对文献资源加工的要求越来越高。因此，对文献资源加工工作的监控有助于保障图书馆工作的整体效益。
在设计指标内容时，我们着眼于对文献资源加工的效益和效率进行评估，就是说从宏观上对它的投入产出进行评估，而不是通常的工作质量检查。因此，我们主要对文献资源加工的质量、周期、成本、人均工作量进行评估。认为从这四个方面，基本可以反映文献加工人员的专业水平、工作态度、工作效率、工作强度以及成本投入等因素，从而间接反映对读者的服务水平和服务质量。考虑到正处于传统工作方式与数字化方式并行时期，对传统文献加工、数据库建设、网上资源采集整理、专题资源库建设都分别列项。
该部分指标包括：文献著录、文献标引、规范控制、连续物出版加工、提要加工、编目周期、编目成本、人均编目量、技术加工、加工周期、加工成本、人均加工量、目录组织周期、目录组织成本、人均目录组织工作量等。
4.典藏管理指标
没有资源的图书馆是不存在的。国家图书馆是国家总书库，文献信息的收藏管理，从宏观上反映了一个国家文献信息管理的总体水平。在网络环境下，目前增加了许多“虚拟馆藏”的文献信息，但反映一个图书馆的资源实力，主要看“拥有”资源的情况，而不是“占有”资源的情况。因而作为图书馆已经收藏的“有形”文献信息，仍然非常宝贵，对它典藏管理的水平进行评估，是为了监督对文献的保存管理是否科学，是否对珍贵文献实行了更有效的保护。
我们主要从两个方面进行典藏部分的评估，首先是文献管理的情况，库房和存放的条件、保护措施；其次是文献在流通过程中的利用和损毁情况。
该部分包括的指标主要有：文献管理环境部分——库房的管理条件、库房的布局、库房的环境、文献的保护措施；文献本身的管理部分——文献点收、文献防护措施、文献修复、文献补藏措施、文献复审剔除制度、文献利用率、文献丢失率、文献损坏率；以及工作人员的管理规范。最终目的是为合理配备工作人员、设备配置、文献保护措施和调整书库排架、提高书库利用率等提供决策依据。
5、读者服务指标
读者服务工作是图书馆绩效评估的集中展示，是图书馆工作绩效评估最直接的反映，是衡量和检验图书馆整体绩效的关键。图书馆读者服务绩效指标的数值高低与其他部分的工作绩效紧密相关。图书馆工作主要分为内部工作和外部工作。一切内部工作，包括采访、编目加工、典藏管理都是为外部工作做准备。图书馆读者服务工作的水平高低，一方面是检验图书馆内部管理和设备管理状况，一方面是检验图书馆读者服务的组织与管理工作。在设计国家图书馆绩效评估指标体系中的读者服务中，我们主要从读者类型、文献流通利用、服务条件、综合评价四个方面设计指标。
在读者类型方面，考虑到国家图书馆的特殊读者群，在读者类型方面设计比较细致，类型比较多，便于统计和分类，通过统计评估确立主体服务群，掌握其变化，为服务工作的决策提供依据。根据国家图书馆的实际工作，读者服务工作中设置了25个指标，其中：
（1）服务条件包括：开放时间、馆藏数量与面积比例、 馆藏数量与工作人员比例、馆藏数量与读者比例、闭架区读者流量。
（2）读者情况包括：读者类型、办证人数、读者人数。
（3）文献流通包括：闭架流通量、开架流通量、馆际互借量。
（4）文献宣传包括：是否进行书展、书评、网上发布等项活动。
（5）咨询服务包括：一般咨询、课题检索、查新检索、 编制二次文献和三次文献。
（6）读者信息反馈主要考察：到馆读者、 非到馆读者和媒体报道反映的服务质量。
（7）读者培训包括：日常指导、组织参观、图书馆知识讲座、 开设图书情报辅导课。
（8）综合评价的参数包括：读者的满意度、读者到馆次数、 开架文献比例、到馆人均成本、文献检索满足率、外借文献的保障率、参考咨询满足率、阅览座位的利用率、信息服务等。
6、业务研究指标
业务研究的成果反映图书馆人员的整体专业水平与综合研究能力的发挥，对图书馆的长远发展至关重要。结合国家图书馆近几年的实际情况，业务研究指标设置分为“活动”与“成果”两部分。
“活动”部分包括：业务交流、馆办刊物、参加国际性学术会议、参加国内学术会议、组织学术会议项目。
“成果”部分包括：研究项目、科研成果、学术论文、学术专著、学术获奖项目。
业务研究部分评估标准的设定主要参考最近五年的情况。
7、管理指标
绩效评估体系的第四部分设置管理项目指标，其中包括：党务管理、行政管理、业务管理、企业管理、环境管理等五个方面，以全面考核管理工作。其目的是为了监督考核管理者在实现图书馆的总体目标过程中，对管理措施落实的情况。主要解决以下三方面问题：
（1）管理工作中是否建立了合理与科学的管理手段和程序， 例如：馆领导在重大事项决策过程中，是否有合理的程序，是否听取了各方面意见，以保证重大事项决策不出大的偏差。
（2）是否严格执行和落实工作中制定的管理条例、规章制度、 各项标准。例如：文献工作中是否执行了相关的国际标准和国家标准？落实情况如何？必须通过科学的方法进行定期检查。
（3）高层管理者在工作中应受到目标、政策和制度的约束， 不能凭个人的主观意志，要按照规定的目标实施计划。
管理是一个机构在完成预定目标中的指挥中心，对管理者的决策能力和实施过程进行评估考核非常必要。在指标设置时，我们力图对管理层的管理过程进行评估，例如：重大决策制定的过程，是否真正听取了有关人员的意见。
六、国家图书馆绩效评估的实施办法
国家图书馆指标体系的设计是站在国家图书馆的现状和未来发展的高度，尽可能全方位、多角度地设置项目指标，确保重大项目不遗漏。在实际操作的过程中应该灵活掌握和实施，每次评估不必涉及全部各项指标。我们认为应该注意几个问题：
1.采取多种方法进行评估考核。其一，时间分段，每两年一次，或是五年一次。其二，评价考核内容，可以全面评价考核，也可以按照某一问题，某一专题进行评估考核，也可以选择几个项目进行评估考核，不必每次均进行全面的评估考核。
2.在确立评估考核的内容时，要事先解决和安排数据收集工作，把评估的数据与日常统计工作结合起来，确保数据的准确与客观。应该设计一些可操作的表格，便于数据的收集与整理。
3.把所有的工作都纳入绩效评估的体系中，建立规范的操作办法，结合本馆日常的管理工作，保证绩效评估的实施和效果。
建立绩效评估指标体系，主要目的不但要评出国家图书馆的总体效用，也要评出不同工作环节工作部门的效用。确立国家图书馆绩效评估体系，将其与国家图书馆的质量管理和科学管理结合起来，不断提高图书情报服务质量和科学管理水平。