关键词：档案局；电子信息档案；构建管理系统
新时代，我国经济又好又快发展，科技化水平不断提高，档案局在档案管理的方式方法也要与时俱进，适应时代的发展步伐，不能落伍，制约档案局未来的发展，因此互联网＋”电子信息档案应运而生，充分利用信息技术将档案潜在的价值进行更深入的挖掘，进而推出一些精品档案，从而达到为社会提供更多的有利用价值的档案信息的目的。通过利用互联网则能够使得原本一份的纸质档案变成电子化档案，可以复制很多份同时提供给更多的人进行有效的利用，实现电子档案模块化、系统化、并行性、资源共享性等特点。档案管理系统则能够实现档案的全文、目录和远程检索，实现更加快捷、更加高效的查询到我们所需要的档案信息。这样，档案局制定的具有先进性、功能健全、稳定发展的管理系统，就能够实现档案管理的电子化、信息化和规范化，从而有效的满足档案局电子信息档案的有效管理并且提高档案局的为民服务水平。
1.遵循的原则
1.1自动化原则
对于一些自动生成类的文件，比如说，档案局关于涉及到自动生成类型的文件资料，在对这些档案资料进行整理管理的过程中，会涉及到档案的收集过程、档案分类整理过程、档案的装订、存档及查阅利用等流程，档案局在对这些原始数据资料进行充分挖掘后，就能够实现档案的自动化利用和管理。
1.2规范化的原则
信息化时代，对于档案局来说，网络安全问题不容忽视，电子信息档案看似安全实则是存在安全问题隐患的，非常容易出现问题，因此，为了保证电子化信息档案的完整性、真实性、可靠性才，有效的解决安全隐患问题，就需要在构建管理系统的同时，充分考虑到档案管理的功能需求等方面相结合，进行电子信息档案的统一化、规范化管理，进而提高电子信息档案的使用价值。
1.3一体化的原则
为了提高档案局档案管理的效率和效果，需进行档案管理的一体化管理，进而能够保证档案的真实性、完整性及可靠性，能够完整的展现出档案整个的生命周期，有效的避免电子信息档案管理当中可能出现的一些意外性的因素。
2.需求分析
为了实现档案局电子信息档案资源的合理性配置，特构建出了档案查询、库房统计、归档统计等为一体的档案管理系统，其需求有以下几点：
2.1总需求分析
信息化是电子信息档案管理的最主要的特点和标志，能够有效的实现管理手段现代化、管理过程精细化、管理效能高效化。在构建管理系统的时候，需要结合上当前档案局的组织结构、工作方式方法、模式、职能分工、安全需求等实际情况，从而从根本上实现档案局电子信息档案管理的一体化发展，保证管理系统达到最优、最全面和最完整的目的。
2.2功能需求分析
我局设计、采用的管理系统，是要完成档案整理归档、装订、入库及移交从而实现对电子信息档案的入库工作，另外还需要设置档案的添加录入、查询、修改及删除等类型的操作，同时该系统还应该支持各种类型档案信息、数据及数量等的查询和统计工作，为其他业务工作的开展提供便利。
3.非功能性的设计
电子档案管理系统不尽要实现档案的功能性业务要求，为了确保电子信息档案的高效、便捷、使用性，因此，还要充分考虑本系统的非功能性要求，也就是说该系统应该涵盖业务层、操作层、架构层这几大方面。
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3.1操作层
首先，进入系统，最先看到的就是界面，设计的系统应该提供能够简洁并且便于操作的人性化界面，快速完成各项请求，对系统当中的各个功能点进行合理性的分配和使用，一目了然。
3.2业务层
业务层主要是实现档案局档案的统一化、规范化业务流程，对其中的各项功能进行合理性的拆分，各功能之间进行有效的关联，进而实现功能的合理化配置。
3.3架构层
将系统当中的所有事项进行宏观的有效的控制，对访问数据进行优化和缓冲管理，从而保证系统当中与档案存储和利用有关的信息及时更新。
4.功能性模块
4.1归档功能模块
档案局的电子信息档案归档管理就是对平时整理的纸质档案进行及时的入库及归档的操作，涉及的内容主要可分为库房管理、档案接收归档、档案的移交、档案撤销等业务流程。
4.1.1档案库房管理。
要配备专门的档案室进行档案的管理，该模块实际上指的就是针对现有的电子信息档案进行库房信息的添加录入、修改、删除，同时还要有编辑档案、移库、入库等各种类型的操作功能，同时需要定期进行库房信息的维护，涉及库房名称、库房标号、库房面积等，该功能模块能够保证系统当中的每个参数都可以进行独立性的修改及删除，实行动态化管理，确保数据的准确性。
4.1.2移交。
该功能模块主要指的是对移交过程中对出现问题、遗漏的时候，进行重新移交，在该系统的界面就会通过移交、查询等功能去对相关业务类型、移交清单号等进行有效的查询，从而进行针对性的整改。
.1.3接收及撤销归档。
该功能主要是完成对移交过来的档案进行归档存档操作，在此过程中，要保证数据的完整性，既要将移交清单号、移交人员、移交信息查询等设置好，这样档案管理人员就能够对档案进行完整的入库和归档操作。在该管理系统当中库房管理的实现能够通过用户的点击去增加按钮，这样就能够实现库房新增、库房信息的修改，而点击删除按钮的时候，就能够将库房的信息删除，而当进行编辑档案点击的时候操作者就会进入到编辑页面当中，这样就能够对档案的内容进行修改、删除和新增等类型的操作。前期相关功能设计完备后，再进行档案的入库时，操作者只需要输入档号，则能够快速完成入库。
4.2查询及统计模块
电子信息档案最大的特点就是方便档案信息的查询操作，作为电子信息档案管理系统管理者，要能够对归档工作量、档案查询、库房管理进行有效的功能性统计。其中库房管理查询只需要输入架号、库房号及格号就能有效的查询出相应的电子信息档案。档案查询功能，只需要输入需要查询的档案类型、档案归档时间等就能找到相应的档案位置，并提取使用。对档案工作量进行统计的功能，只需在相应的模块当中输入查询的信息就能够查询到相应的统计信息。
5.结语
为了实现档案局电子信息档案管理的高效化，我局构建出相应的电子化管理体系，从而实现对档案资料的采集、归档、统一化管理，一方面降低档案局电子信息档案管理的成本，另一方面提高档案局的服务水平，充分利用“互联网＋”优势，完成档案管理的科学化、规范化操作和管理，转变传统纸质化管理，为档案局的工作人员提供更多的便利条件，同时还会在很大程度上提升档案局的管理和服务水平。
参考文献
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［５］ 陈志强．基于网络环境下的档案信息安全对策［Ｊ］．科技管理研究，２０１０
论文作者:曲国成
论文发表刊物:《科技中国》2018年4期
论文发表时间:2018/8/10
标签：档案论文; 电子信息论文; 档案局论文; 库房论文; 档案管理论文; 功能论文; 管理系统论文; 《科技中国》2018年4期论文;