摘要：近些年来，自然灾害与社会上的突发性事件时常发生，这些事件的发生严重威胁了档案的安全性，而对档案进行异地备份能够有效解决档案安全问题。文章围绕档案异地备份的方法进行探讨，寻求有效的档案异地备份策略，以期更好地保证档案的安全。
关键词：档案保管；档案异地备份；档案安全
档案管理的工作重心是对档案进行保护与提供利用。在进行档案管理时，将全部馆藏档案集中于某一个地方的做法是不明智的，存在一定的档案安全隐患。如果遇到突发性事件或是自然灾害，可能会使档案受损严重，甚至不能修复。由于档案特有的不可再生性，档案的安全问题就显得十分重要。在现阶段，国际公认最安全有效的档案保护方法就是进行档案异地备份。在进行档案的异地备份时，档案馆必须提高档案的备份意识、确定好备份的范围、选好相关的备份介质、技术、地点，从而有效保障重要档案的安全，避免档案信息的丢失或损毁。
1提高档案异地备份意识
突发性事件与自然灾害的发生具有不可预测性，一旦发生，会给档案造成无法弥补的损害。因此，档案管理部门应提高档案异地备份的意识，确保档案的安全性[1]。首先，档案管理部门的领导要从以往的灾难事件中吸取教训，高度重视档案的异地备份工作，尽快根据本单位的实际情况制定相关工作计划，定期听取档案异地备份工作的工作汇报，以便及时解决有关问题，保障档案备份工作的顺利开展。其次，要加强档案备份工作的理论研究，认真借鉴国内外现有的理论成果；加强档案管理人员的人才队伍建设，以便适应实际管理工作的需要。最后，应建立健全各档案管理单位的协调机制，并根据具体情况制定有关的规章制度，保证档案异地备份工作的顺利进行。除此之外，档案管理人员要提高自身的档案保护认识，以正确的心态对待档案的异地备份保管工作。
2确定异地备份档案的范围
在开展档案的异地备份工作中，确定好需要进行备份的档案范围显得十分重要。范围过大，会浪费大量的人力、物力与财力；而如果备份的范围过小，则可能会使部分重要档案没有进行备份，造成档案流失。如何确定档案备份的范围，需要根据各地区的具体情况来制定。各地区中需要进行异地备份的重要档案要包括以下三种：第一种，档案馆拥有的具有本馆特色且具备永久保存价值的馆藏档案；第二种，在档案馆的永久保管档案里保管级别被划为一级的档案，与第一种有所交集；第三种，除掉一级保管档案以外的二级、三级档案。除去这三种类别外，个别档案馆如果有实力，可以根据自身的经济基础和技术能力，考虑备份其他比较重要的档案。只有准确划分档案的备份范围，才有可能保证档案馆重要档案的安全性，才能实现档案异地备份工作的目标。
3选好档案备份的介质、技术与地点
选择进行档案备份的介质，需要全面考虑各方面因素，其中包括档案信息的特点、介质的存储量、数据的安全性要求、以及本馆的经济状况等各个方面[2]。在现阶段，磁盘是运用最为广泛的备份载体；缩微胶片成本高，查看不易，但安全性好且保存时间长。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在选择备份介质时，各档案馆要根据自身实际进行选择，从而选出最合适的档案备份介质。档案异地备份的有关技术也要有多种方式，且应依据实际使用情况来选择技术手段。现今的信息技术发展迅猛，更新换代的速度很快，因此，在进行档案的数据备份时，要尽量选择多种技术手段备份档案，保证备份信息的可读取性，以减少在长期的档案保存过程中信息的贬值风险。选择档案保存的地点也十分重要，应选择与原保管城市地理特征不同、距离相对较远的城市，而且该城市的保管条件要比原城市更为先进。最好是两个城市的距离间隔在300千米以上，不在同一个流域、电网与地震带的城市为佳，以确保档案的安全。在进行档案异地备份的选址时，要全面掌握地理特征、城市间距等各因素，最好能够请专家对该城市进行综合评估，制定有效方案，保障异地备份的档案资料的安全性。除此之外，备份的地点其保管条件要符合档案保管的要求，保证保管的温度、湿度适宜，做好防磁、防水和防光措施，从而延长档案的使用寿命。
4选择好异地备份的形式
档案的异地备份方式，主要有四种：第一种，档案馆之间互相备份。馆与馆之间相互备份的方式成本低廉、安全性较高，但是很难保证合作的长期、稳定，因此，如果使用该种备份形式，要十分注重与合作单位的相互沟通，签署一定协议明确好合作双方的义务，以保证档案备份工作的顺利进行。当前，大部分省、市档案馆就采取这种备份方式。第二种，自建或者共建备份基地。这种方式的优点在于，该备份基地能够依照档案馆的具体情况进行设计、建造，管理自由度与操作自由度比较大，受到的档案管理限制少。但是投资较大，且该基地发运营维护也需要投入较大的人力、物力与财力。第三种，充分运用网络技术建立“异地备份系统”，实时进行备份，在遇到紧急情况时，能够保证档案信息的服务正常进行。第四种，可以利用移动存储技术对档案进行离线备份或者在线备份。这种备份方式投入少，机动灵活而且简单易行，在突发情况下十分方便转移。各档案馆要根据自身档案的具体状况选择恰当的备份形式，从而更好地保证档案信息的安全。
5明确好档案备份的日常管理与维护费用及措施
档案的维护问题是异地备份工作的一个难点，管理者面临着档案维护人员的确定、维护责任的范围界定以及如何保证档案维护资金等问题的困扰[3]。档案的异地备份需要根据技术的发展与可利用条件的不断变化进行调整，保证备份介质与技术的使用性，最终确保档案的可用性。因此，在进行档案的异地备份管理时，要明确维护人员的责任和义务，维护费用的承担着与责任者，保证档案异地备份的工作顺利开展，保证档案信息的安全。
6结语
综上所述，档案的异地备份要提高档案异地备份意识，根据本馆的实际情况确定异地备份档案的范围，选好档案备份的介质、技术、地点以及异地备份的形式，明确好档案备份的日常管理与维护费用及措施，确保重要档案的安全性。
参考文献
[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案,2013,No.25006:48-50.
[2]张金金.关于地质档案异质异地备份管理的思考[J].黑龙江史志,2015,No.34710:66.
[3]邓岚.档案数据容灾备份管理的意义和策略[J].中外企业家,2015,No.51028:58-59.
论文作者:王蕾1,张洁2
论文发表刊物:《电力设备》2017年第16期
论文发表时间:2017/10/26
标签：档案论文; 备份论文; 异地论文; 档案馆论文; 工作论文; 介质论文; 技术论文; 《电力设备》2017年第16期论文;