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摘要：电子文档对传统档案工作的影响是长期的，各级档案人员必须更新观念，立足现实，创造条件，引进先进的管理技术，培养高素质的档案管理队伍，逐步实现档案工作从传统管理模式向现代化管理方式的转变。只有这样，才能做到电子档案和传统档案管理的有机结合，有效地提高档案利用效率。
关键词：电子文档；档案；影响；对策
1.电子文档含义
人们在社会生活中不断谋求发展，在工作上力求不断提高工作效率，电子文档具有的方便快捷的优势，成为了文件管理的重要形式。电子文档所承载的载体多以计算机硬盘、磁盘和光盘为主，文字材料可以经过计算机和通信网络等进行保存和处理。
2.电子文件对档案管理工作的影响和作用
档案管理工作就是人们对事业单位的数据信息以及文件资料等档案进行管理的活动，电子文件和电子文档的出生使得档案管理工作的模式和方法发生了巨大的变化，对档案管理工作也产生了深远的影响。下面文章就会简要介绍。
2.1对档案管理工作人员的影响
由于电子文档要依赖于计算机才能发挥其作用，因此，对于现在档案管理工作人员而言，熟练地掌握并运用跟电子文档有关的相关办公技术就成为必备的技能。也就是说，现在档案管理工作人员不仅要有专业的档案管理知识，还要有熟练的电脑技术以及通过电脑对事业单位的电子文档进行处理的能力。
2.2对档案管理保存环境的影响
跟纸质档案有很大的不同，电子档案的保管也由于其存储方式和存储环境的变化而发生变化。电子文件和档案由于使用的载体是一些对温度、湿度和存放环境有着独特的要求的材料，使得电子文档的保存也对电子静电、磁性干扰和挤压碰撞方面有特殊的要求。因此，现在电子档案的保存除了要考虑其本身载体工具的质量外也要考虑其载体工具的适宜保存环境的因素。
2.3对档案管理方式的影响
电子文件的整个工作管理过程都要通过电脑来实现，因此我们现在对档案的管理就要根据其电子文件各自特点的不同而采取不同的管理方法和模式。首先，我们都知道电子文件由于其复制容易，传递速递快，且其更容易受到攻击，这样就导致了企业对于电子档案的完整性和安全性方面要重点关注；接着，虽然现在电子文件有很多优势并且其使用范围和领域都一直在扩大，但是一些事业单位出于保障性和安全性考虑，对一些重要的文件和技术资料也会使用纸质文档进行管理和归档，这就说明在没有更好的保证文档的完整性、安全性以及长久性的方法之前，我们现在档案管理就处于电子档案与纸质文档共存的局面。因此，我们在管理事业单位档案的时候就要面对两种不同档案的管理方式和现状；最后，我们以往在处理档案的时候，对于一些时间久远的资料文档就会移交到其他专业部们来进行管理，这样很不利于查找，而电子文档的出现则解决了这种困扰。电子文档利用网络的普及，可以很容易的把所有资料文档进行整合并共享，事业单位其他工作人员也能够利用公司内部网络平台对其进行了解并查询，有利于档案管理工作的系统性、全面性以及规范性的建设。
2.4对档案管理安全性的影响
由于电子文档的处理离不开计算机和网络，所以对于档案的归档和电子文件处理过程中的安全性和完整性就带来了不便。由于电子文件上所存信息和载体之间可以随意拷贝、分离，使得电子文档的保密性、完整性以及原始性就有了很大的问题。此外，由于电子文件的传输要依靠网络，所以保障电子文件传递过程中的安全性就成为档案管理工作工作人员要考虑的问题，尤其是要考虑各种病毒的侵袭和黑客的攻击等方面，而且对于计算机硬件的设备和设施问题也有可能造成档案资料的遗失或者损毁，因此，我们对于文档管理的硬件设施也不能忽视。
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3.加强电子文件管理的措施
3.1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件档案管理战略
新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.2解决好电子文件的保存问题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
3.3建立电子文件全过程管理制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪个环节的职责不清，制度不明，都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。电子文件形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性、完整性的重要措施。
3.4实行纸质和电子文件双套归档
目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题，在这些问题没有得到有效地解决之前，纸质文件和电子文件“同时服役”的状况存在合理性和必要性。一方面在没有充分的技术保障、相关立法和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件；另一方面，电子文件的归档也有其积极的意义，这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象，不应看做不必要的重复。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统，二者既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。原则上电子档案的管理应纳入现行的档案管理体系，能够并轨的就实行并轨。比如，归档时间可基本相同，价值鉴定、著录标引实行统一操作等；不能并轨的就分别操作，如分别保管、分别利用等。
3.5提高电子档案信息安全意识
由于电子文件具有上述特点，对利用过程中的控制比纸质档案要困难得多，档案工作人员又缺乏足够的知识和经验，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识。目前对提高电子档案应持谨慎态度，在无确定把握时可限制利用方式（如限档案室内阅览、转换成纸质文件等），以防出现泄密、信息失真、损失、病毒入侵等方面的问题。具有保密要求的电子档案，禁止在有互联网的计算机上阅览。
3.6档案人员知识结构的变革迫在眉睫
我国档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案管理工作迎接信息技术革命最根本的对策。
4.结语
总之，信息化技术的不断发展，使得档案管理工作面领着更多的挑战，信息化管理模式必须得到档案管理工作者的重视，档案管理工作本身存在着特殊性，其在具体的实施过程中将会受到各种因素的制约，因此还需要在实践的过程中不断完善，从中总结成功的经验。档案管理要将电子化的档案管理与传统的档案管理相结合，充分发挥二者的优势，实现档案管理的一体化发展。不断提高档案管理的工作效率，促进档案管理更好更快的发展。
参考文献：
[1]杨中元.电子公文在高职院校办公室工作中的应用[J].职业，2015，（15）.
[2]马学华.高职院校电子文件管理应关注的主要环节[J].办公自化，2014，（6）.
论文作者:翟丽芹
论文发表刊物:《基层建设》2017年4期
论文发表时间:2017/5/22
标签：文件论文; 档案论文; 电子论文; 档案管理论文; 纸质论文; 电子文档论文; 管理工作论文; 《基层建设》2017年4期论文;