连金民
山东省潍坊市奎文区人力资源服务中心 山东 潍坊 261041
摘要：流动人员人事档案管理是为当前社会人力资源管理和利用创造条件，提供相关人事信息数据的重要活动，在促进人才科学流动和优化人力资源配置方面起着不容忽视的作用。本文主要是根据奎文区流动人员人事档案管理现状、存在的问题，提出了针对性、操作性强的解决对策，并研究了全区流动人事档案下一步发展方向。
关键词： 流动人事档案 现状 对策 发展方向
一、我区流动人事档案范围
流动人事档案是人事档案的重要组成部分，主要包括：非公有制企业及社会组织聘用人员的档案；辞职辞退或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；自费出国留学及其他因私出国(境)人员的档案；自由职业或灵活就业人员的档案；其他实行社会管理人员（律师、社工）的档案。其中非公有制企业和社会组织聘用人员的档案、与企事业单位解除或终止劳动关系人员的档案、未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案、自由职业或灵活就业人员的档案是我区流动人员人事档案的主要来源。
二、我区流动人事档案的分类
我区流动人事档案主要由企业招工类、大中专毕业生档案类（包括留学人员）、下岗失业人员类、聘干类四部分构成，其中企业招工和大中专毕业生档案是我区流动人事档案的主要组成部分。
三、我区流动人事档案存在的主要问题
（一）个人对人事档案意识淡薄，往往需要的时候才去查找个人档案。个人档案是社会保险行政机关认定缴费年限、退休年龄、有毒有害岗位时间的重要凭证，也是人事管理严格用人单位在招用、提拔使用时的必要审查材料。个人对人事档案意识淡薄，往往需要办理养老保险、调动手续、单位政审时才查找自己的档案。
（二）部分单位认为只要与劳动者签订了劳动合同，并为其缴纳了社会保险就可以，劳动者的人事档案无所谓。
部分用人单位对员工的人事档案管理不够重视，基本上是由会计或出纳兼职本单位的人事专员，认为只要为员工们缴纳了社会保险就可以了，员工的人事档案可有可无，存在无所谓的思想。人事专员的缺失及单位对人事档案管理不够规范，造成员工调离、办理失业登记时，档案关键材料缺失的现象时有发生。
（三）人事档案经办机构服务标准不统一，各地办理手续不一致。改革开放以来，一大批人才从国有单位流向中外合资机构、非公有制经济组织和新社会组织等，人才流动服务应运而生，对促进人才合理流动和市场化配置发挥了重要作用。随着改革的深入，加之流动人员数量较大、流动性较强，在其人事档案管理服务中各地仍然存在手续繁琐、标准不统一的问题，与流动人员的期待和经济社会发展需要还有一定的差距。
（四）人事档案接收标准不统一、档案内容缺失，甚至存在死档等问题。由于人员的流动、单位更换频繁等原因，弃档不用档案的人员越来越多，据统计，全区代理的5万余份流动人员人事档案中，死档就有2000余份，导致原有的档案属性不能如实反映每个人的情况；加之人事档案管理模式封闭，人事档案部门实行封闭式管理，只有组织部门使用，个人不接触档案，往往造成员工档案内容的缺失或损坏，这种管理模式已不适应民主化进程。
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四、加强我区流动人事档案管理的对策
（一）加大对流动人事档案的宣传，拓宽人事档案的查询渠道。
流动人事档案由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人社部门授权的单位进行管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。人事档案管理机构要充分利用报纸、电视、微信公众号、网站等媒体，结合组织用人单位、招聘平台进街道、进社区、进园区、进校园开展的“春风行动”、“就业援助月”等大型专题招聘会上设置档案主题宣传，实现线上线下同步宣传流动人员人事档案的构成，人事档案管理的意义、作用、政策法规和人事档案管理机构信息等。针对档案管理服务机构信息公开不够、流动人员不知道去哪里存档的问题，及时公布档案管理服务机构目录和人事档案办事指南；针对人事档案查找难问题，通过逐步实现“互联网+档案管理服务”，通过爱山东人社服务平台、开发手机APP等方式，完成基础数据库与网络对接工作，逐步实现流动人员人事档案线下存管、线上服务模式，可在线查阅档案、网上办理业务。
（二）规范用人单位档案转递手续，简化企业办理人事档案流程。扎实推进流动人事档案“一次办好”改革。用人单位在与职工解除劳动关系后，必须及时履行转移职工档案的义务。职工档案随其劳动关系转移而转移，由与之建立劳动关系的用人单位保管。严格落实《企业职工档案管理工作规定》第18条规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的（组织人事）部门。如果用人单位与劳动者解除或终止劳动关系时，不按规定转移职工档案，对劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。
（三）进一步规范管理服务流程，加强档案标准化建设。作为人事档案的主管部门要高度重视流动人员人事档案管理，制定工作规划，建立健全工作机制，积极将流动人员人事档案管理服务体系纳入“三化”建设之中。尽快统一我区流动人员人事档案服务内容、服务流程，规范流动人员人事档案接收、利用、材料补充和转出等手续。
（四）我区人事档案推行一次性承诺制。由于流动人员就业流动性强，其人事档案可能会在多家档案管理服务机构之间转递，如材料补充不及时，就可能出现档案材料不全的问题，从而影响档案再次转递。对此，从既方便群众办事又维护档案严肃性考虑，提出实行档案接收告知承诺制，对缺失不同情况的材料分别提出处理意见：对缺少非关键材料的，可采取先存后补方式予以接收；对缺少关键材料的，采取一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，有效避免人事档案在转递过程中存在的接收难问题。
五、我区流动人事档案下一步发展方向
（一）数字化、信息化的运用，逐步推行数字化人事档案。适时推动流动人事档案数字化建设，逐步建立数字档案资源库，为档案“一窗式办理”提供基础。积极配合全国档案信息化建设进程，逐步形成“一点存档、多点服务”的全国一体化服务格局。
（二）利用互联网推行网上经办系统，实现人事档案调动手续网络化。通过爱山东人社服务平台、山东省公共就业和人才服务等平台，逐步实现内部管理信息化，依托信息系统建设，逐步打造窗口受理、后台办理、系统自动备案，网上可以核查的闭环模式，实现数据一次采集全面共享使用。逐步破除档案在省内转接中存在的壁垒，形成线下存管、线上服务的新模式，畅通数字化档案流转通道。
参考文献
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[4]浅析信息化时代高校档案管理的创新思路[J]. 关玲. 贺州学院学报. 2013(02)
论文作者:连金民
论文发表刊物:《防护工程》2019年13期
论文发表时间:2019/11/13
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