加强办公室档案管理的创新思路
文/秦皇岛市廉政教育培训中心 孟洋
【摘要】 档案是有价值的文字、声音、图像的载体，作为记载企事业信息的单元，档案一直是管理工作的重点。在信息技术高速发展的时代，传统档案管理办法已经不能满足工作需求，因此我们必须将档案信息化管理提到日程上来，以电脑技术为支持，构建全国统一的信息管理平台，希望能以此提高各单位的工作效率和准确率，支持单位发展。笔者首先介绍了档案管理信息化的概念，继而给出了工作的创新办法，希望能对档案信息化管理发展作出自己的一点贡献。
【关键词】 信息时代；办公室档案管理；创新研究
档案管理信息化极大地提高了工作效率和查阅信息的准确率，减免了因人为因素造成的误差，因此它是非常值得推广的工作办法。然而，由于加入了信息技术，工作人员的专业素养也必须及时跟上，要熟练各种管理系统的操作，也要掌握有关档案的多种电脑操作，在熟练的基础上力求更快，以良好的专业能力和职业素养面对工作挑战。员工也要积极创新，管理部门更要带头创新，摒弃老旧条规。这样部门的综合能力会有显著提高。
一、信息化时代档案管理工作概述
（一）档案管理信息化的概念。档案管理信息化是指将信息技术应用到接受、采集、保存档案信息的管理过程中去，并提供档案信息资源的利用服务。总的来说，就是从传统的实物记录存档转变成现代化和数字化管理。这种管理工作必须在档案行政管理机构的统一组织和规划下进行。
（二）档案管理信息化的特点。档案管理信息化有三个主要特点：（1）它的工作步骤一定要遵守由上级部门和国家机构建立的法律法规和各项条例。（2）档案管理信息化的工作内容主要是将传统方式记载的文件存档转化成电子版的文件档案，信息化时代，其明显的特点就是各个政府机构、学校和企业的实物存档变成电子版档案。（3）档案管理信息化比传统档案管理模式更具强大优势，易于保存和调用，使工作更方便。
（三）档案信息化管理建设的任务。档案信息化建设的任务就是将现代信息技术作为主题方法，对信息资源进行管理和开发。信息化管理部门为工作人员规划相关的信息管理工作，通过工作提高他们的信息处理技能，提高工作效率，这是管理信息档案的必须载体。
（四）档案信息化管理建设的内容。1.基础设施建设。先进的软件与硬件设备可以让档案信息化管理更完美地完成，减少了因为硬件和软件本身问题给管理工作带来的困扰，最终能完成建设国家级统一档案管理信息平台的终极目标。要实现这个目标，硬件和软件的基础设备必须两手抓，同等重视。2.标准规范建设。建设一个行业标准对于行业发展是非常必要的。档案信息化管理需要一个科学合理的行业标准，使工作遵守规范，这个标准要根据中国现在的行业实情和现有状况来制定，所以每个部门都要努力调查自己的实际情况，将结果结合，最终制定出行业标准。3.档案信息资源建设。建立完全的档案信息资源是完成档案信息化管理的必要前提。这个资源来自于各个部门的数据库、国家数字档案库和公共信息资源库，这些资源必须结合统一，才能保证资源正确。从此而来的档案信息资源会成为信息资源建设的强大基础。4.应用系统建设。档案信息化管理的流程建设需要以专业技能为基础，如果技术不过硬就不能很好地完成信息管理建设。而高端技术是由正确的应用系统支持的，应用系统要有简洁的界面和强大的功能，并且能兼容多个电脑系统，满足工作中的需求，尽量智能化。5.人才队伍建设。档案管理信息化需要大量专业现代信息技术人才，专业的人才对团队任务的完成有显著帮助，所以培训锻炼一批专业技术人才是目前的当务之急，一支具有优秀能力和高度团队配合的队伍，会让信息管理工作如虎添翼。培训人才，首先要有一个培训规划，对每一个环节的工作人员进行特殊培训，还要对所有成员进行计算机相关的信息培训，因为掌握计算机技术是必需的。这样，整个团队的信息技术化水平会有所提高。
自以为瞒天过海，常常暗自庆幸，他哪里想到，他的一切举动尽在妻子掌握之下。那么她拍这些照片要干什么呢？其动机似乎不完全是为了拿到自己背叛的证据。既然有了确凿的证据，为什么迟迟不向自己摊牌呢？仔细回味，妻子似乎没什么反常啊？她怎么会如此镇定？看来他低估了妻子的能力，低估了妻子的心机。
二、信息化时代档案管理创新的对策
（一）创新思想观念。传统观念总会有老旧的情况，会跟不上时代需求，因此及时创新档案管理信息化的理念，会对工作产生积极的影响。我们需要以重视档案的收集价值为基础，提高实用的价值，在现在这个信息高速发展的社会，档案管理人员必须拥有开放的思路和创新想法，时刻更新管理条例。
教师要注意改变自己当下单一的教学模式，采用灵活多变的方式实施中长跑教学。这样才能够调动学生的积极性，让学生以积极的姿态参与到教学活动之中。教师可以采用游戏教学法、小组合作教学法、情景模拟教学法的方式实施教学，利用多元化的教学手段让学生对该课程充满参与的积极性。
（二）创新优化服务。建设网络平台，摒弃手工编辑存档不方便查阅调取的缺点，使查阅文件更加快捷，不必安排过多工作人员，节省了人才资源和大量财力物力，提高了工作效率。可以实现随时随地查阅文件、上传文件。
（三）加强档案资料的保密工作。由于档案管理信息化运用了信息技术，不仅有信息技术带来的便利，也带来了现代信息技术的安全隐患，电子文档很容易被黑客或病毒攻击，造成数据丢失和泄露，所以要对保密工作加强重视。
三、结语
我国企业和事业单位都离不开档案管理，因此档案管理方法必须与时俱进，即将传统纸质记载档案转化成信息时代的电子版档案，然后依照网络技术构建全国一体化的档案信息平台，使得文档的上传、保存、查询都更方便快捷。新时代的档案管理工作需要创新精神，更需要专业技能和职业精神的支持。
4.提高市场融资能力。为了深圳企业更好地发展，政府应该多方位为各类企业提供便捷通道，提高企业的融资能力。对于上市公司，公司本身应该不断优化股权结构，增强盈利，适当拓宽融资渠道，比如采用配股、增发、发行可转换债券等再融资的方式；对于未上市公司，政府应该鼓励并积极引导那些能达到上市条件的公司准备上市工作，可以制定相关政策为其创造优厚的条件，辅助其成功上市，提高企业融资能力；而对于未能满足上市条件的中小企业，则应鼓励其积极拓宽融资渠道，采用非上市或海外上市的方式募集资金。
【参考文献】
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[3]王晓帆，刘惠，田新赞.新形势下档案管理信息化建设的创新思路探析[J].办公室业务，2016(24)：79.
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