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从50年代起，我国大部分高校设立了系级资料室。这种在特定历史条件下形成的分散式体制越来越不适应目前高校教学、科研的需要，不仅在高校图书情报工作中显现出许多自身难以克服的弊端，而且还将影响今后高校图书情报事业的发展。事实表明，改革现行分散式体制势在必行。
1 改革高校资料室分散式体制的必要性
在高校科研、教学改革深入发展的今天，师生们对情报信息的需求量迅速增长，高校图书情报工作的职能发生了重大变化，情报服务职能显得更为重要和迫切。现行分散式体制影响了高校图书情报工作的有效开展和情报职能的充分发挥，其普遍存在的问题主要有以下四个方面：
1.1 院系资料室藏书单一，不能适应当今读者对文献信息的检索需要
1.2 文献重复订购和现代化设备重复购买，降低了全校文献经费的使用效益
以武汉大学为例，该校图书馆正朝着现代化、网络化管理的方向努力，各院系资料室也跃跃欲试。但是，各院系资料室若只安装计算机终端，仅能查阅校图书馆的资料，远远不能满足读者的情报需求，还需购置一套网络工作站。而院系资料室要购买一套比较先进、设备比较齐全的工作站以及相关软件，所需费用约10万元。如果全校30多个资料室均照此办理，则所需费用将高达300多万元。其实，在同一所学校里，完全没有必要为重复购买网络工作站和软件耗费大量资金，使本来就有限的文献经费得不到有效利用。
1.3 高校图书情报专业队伍分散，情报服务职能难以发挥
分散式管理，使全校图书情报专业队伍过于分散，大量人力投向基础服务工作，年复一年地借借还还、守摊守点、文献重复订购和分编等占去了各系图书情报人员大量时间；加之，他们长期得不到有计划的专业培训，业务素质难以提高；现代化服务手段又不具备。这些都使他们既没有时间、也没有能力和条件从事情报信息服务和生产情报产品，不能满足高校教学、科研及社会对情报信息的需求。
1.4 各自为政，人少任务重，不利于校内文献资源共享
资料室行政上属于各院系领导，各自为政，不利于打破学科界限，进行横向的、综合的、有效的协作。另外，资料室人员少，一般一个人照管着一个大书库或期刊阅览室，既要负责流通、阅览，又要整架，还要编制二次文献或处理其它一些事务，客观上没有足够的人力、物力承担对全校师生服务，更谈不上对社会开放。其收藏的专业文献处于封闭状态，得不到有效利用，阻碍了校内文献资源共享。
2 建立学科文献情报中心——高校资料室的发展模式
高校资料室应如何发展，这一问题在图书情报界长期争论不休。有人建议维持原有体制，成立权威性管理职能机构，统一规划和协调全校各院、系、所资料室的业务工作，以解决分散式管理带来的弊端；有人建议取消系级资料室，建立一个收藏几个相近学科文献、为全校有关或相关专业师生提供书刊资料服务、受校图书馆全权领导的专业分馆。
笔者认为，成立文献协调机构，只能从宏观上对各院系资料室进行规划、协调，而对一些实际问题的解决无济于事：(1)不能解决全校图书文献的重复订购；(2)不能解决各院系资料室藏书单一、人员少的现状；(3)无法避免高校图书情报现代化设备和软件的重复购买。可见，校内协调机构不仅不能解决分散式体制给高校图书情报工作带来的一系列矛盾，还会造成“婆婆多了难办事”的局面。
另外，将高校资料室办成专业分馆也不太适宜。目前，我国大多数高校院系资料室，主要从事专业书刊的采购、分编、流通、阅览等基础服务，实质上就是一种“小而全”的专业图书馆，与校图书馆的工作形式完全重复。而在高科技领域，人们对情报信息的依赖性很高，高校师生迫切需要一个能为其提供专项情报服务的职能机构。因此，在对高校资料室管理体制实行改革的今天，不能沿袭图书馆现有的机构形式，应跳出传统的购书——藏书——借书的服务模式，建立一个有利于情报职能充分发挥的学科文献情报中心。
按照学科的系统性和相关性原则，可在高校建立若干个学科文献情报中心，取消一些系级资料室。以武汉大学为例，可设立以下学科文献情报中心：
·人文科学文献情报中心(以收藏中文、新闻、历史、哲学等学科文献为主)。
·社会科学文献情报中心(以收藏政治、经济、管理、法律等学科文献为主)。
·生化文献情报中心(以收藏生物、化学、环境科学等学科文献为主)。
·数理文献情报中心(以收藏数学、物理、电子、计算机科学等学科文献为主)。
各学科文献情报中心收藏的专业文献比较专深，包括正式和非正式出版物，其业务和组织均归属校图书馆馆长领导。它以强化情报职能为宗旨，不开展一般的图书外借与阅览服务，采用现代化信息技术设备，聘用有一定知识水平和研究能力的图书情报人员针对全校有关或相关专业的教学、科研人员及研究生提供专项情报服务。学科文献情报中心和校图书馆彼此分工、相互配合，有效地保证高校师生多方面、多层次的文献信息需求，使全校师生既能从图书馆中获得系统的理论知识和综合性参考资料，又能从学科文献情报中心获得最新的科学信息以及各项情报产品。
3 建立学科文献情报中心应考虑的几个问题
3.1 “脱节”问题
有人担忧，取消系级资料室，成立归属校图书馆领导的学科文献情报中心，会造成图书资料与教学、科研的“脱节”。笔者认为，图书资料与教学、科研脱不脱节，不在于服务机构是归系领导还是归校图书馆领导，而在于图书情报人员能否提供主动服务，了解师生的情报需求。成立学科文献情报中心后，一部分从原先重复的基础服务工作中解脱出来的图书情报人员，就会有较多的时间和精力为师生提供多功能和高层次的情报服务。另外，随着图书情报现代化、网络化的普及和情报服务手段的提高，师生可通过安装在家庭、办公室、教室、实验室里的电脑终端，快速方便地获取文献信息，不会因为服务机构地理位置变化而引起文献信息获取上的不便。
3.2 自筹经费问题
高校一些经济效益好的院系，一般都会在图书经费上给资料室以大力支持。系资料室取消后，这一可观的经费来源也会随之终止。针对这一问题，可建议学校财务部门根据各院系创收多少，按适当比例提取图书资料事业费，划拨给相应的学科文献情报中心，统一规划使用。为充分调动院系对文献建设的积极性，可实行各学科经费专款专用。这样，各院系的自筹图书经费就可得到更有效的利用。
3.3 馆舍问题
建立学科文献情报中心，学校是没有经费为其新建馆舍的。各校可根据自己的实际情况，参考以下方案解决：(1)利用原有系资料室的房舍进行组合调整。一般院系资料室都设在各院系办公大楼内，而各院系办公大楼又是按相近学科布局的，可将原有资料室的房舍进行适当调配，作为学科文献情报中心的馆舍。(2)利用旧办公大楼作馆舍。(3)多方筹资兴建馆舍。