电子文件与电子档案的管理问题与对策，本文主要内容关键词为：电子论文,对策论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近些年，档案工作者对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注，其原因是，一方面电子文件产生的数量急剧增加、形式不断翻新，而且有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案；另一方面不少档案工作者对电子文件的认识还比较肤浅，而且由于信息技术的发展太快，难以找到完全一致的、一劳永逸的解决方法。本文以我国对此问题的主要研究为基础，并以国外解决此问题的一些方法为参考，分析和介绍解决电子文件和电子档案管理问题的一些对策。
一、对电子文件的认识
信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如，OA（办公自动化）电子文件、E—mail（电子信件）电子文件等，它们多以文本、 图象、声音或影象等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。
计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。在中国较大的省、部级政府机关办公自动化网络中，每年约生成两、三万份电子文件。这些大量的电子文件，给人们的生活和工作带来了巨大的变化。中国的档案工作者逐步认识到，电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当也会给人们带来严重问题。
国家科委将CAD 电子文件的管理方法研究工作列入了国家“八五”规划。国家档案局于1996年成立了电子文件归档问题领导小组，并由国家档案局科研所牵头成立了课题组，组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究。《CAD电子文件光盘存储、 归档与档案管理要求》的国家标准已完成报批稿，正在进行试点工作。目前课题组正在制定我国的档案行业标准《电子文件归档与电子档案管理方法》。1998年初完成了该标准的草稿。在征求意见的同时，先后与上海市政府、杭州市政府、云南省政府、广东省政府、国务院秘书局等单位联合，在办公自动化网络系统中进行试点工作。
经上述工作，已经逐步明确的电子文件的主要特性及问题有以下一些：
应用发展的阶段性。办公自动化的应用是不断发展变化的过程。设备的规模不断扩大，例如上述一些单位的计算机网络，就是分别由三、四年前的十几台终端的小局域网，发展到现在的数百台终端的大型网络，甚至连接成网际网。处理的业务也由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程。在不同的应用发展阶段，电子文件的作用也不同，它们分别是草稿性电子文件（计算机只起打字机作用）、辅助性电子文件（纸质文件为主，电子文件为辅）、正式电子文件（电子文件为主，纸质文件为辅）、无纸电子文件（使用中完全取消纸质形式的电子文件）。
设备依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。决定其设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅设备更新因素，就会给电子文件的长久保管带来很大困难。一般的计算机几年后就可能被更新，而一些耐久性的光盘等电子文件载体也许可以保存几十年甚至100年。 若干年后很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取设备了。
电子文件信息与载体的相分离性。电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。于是很难象纸质文件那样确定哪个是“原件”。这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。
电子文件的易更改性。对电子文件的更改能做到不留任何痕迹，所以为保证其安全、正确需要解决很多的技术难题。
电子文件的多媒体集成性。文字、图形、声音、影象等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多。甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很多问题。
电子文件非实体归档的可能性。不论电子文件实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。由此而来的问题是一旦网络毁坏，电子文件就可能永远丢失了。
电子文件对背景信息和元数据的依赖性。背景信息是指伴随着电子文件的生成和运作过程产生的人员和机构等方面的信息。对于普通纸质文件来说，一般的原件上或附带的表格中直接记录了单位交接、报批签署等背景性内容，也就是说文件本身已包含了背景信息。电子文件则不同，背景信息与文件内容信息常常被分离保存，如果背景信息丢失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。元数据是指构成电子文件数据的数据，例如格式信息、字型、字体、数据字典、数据库描述，逻辑与物理模型、系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据。元数据由于具有隐含性而使人往往忽视了它的存在，可是一旦元数据被丢失或破坏，电子文件原始的形态就会改变，甚至会失去可读性。可见保证背景信息和元数据的完整与正确是至关重要的。
值得重视的电子文件特性还有不少，例如信息共享性、非直读性、标准化依赖性等。制定电子文件归档管理办法的标准时，必须针对上述性质采取措施。
二、电子文件归档管理上遇到的问题
据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电子文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了。下面对一些主要问题进行分析介绍。
1.网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源
电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。 我国政府上网工程也已经启动， 1999年各个部委开始在互联网络中建立正式站点和主页。一些较大部委积累的符合开放条件的电子文件将会陆续进入互联网络。网络化带来的突出问题是，多数办公自动化网络的建设没有档案部门参加，而多数档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。可以想见，这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少。例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10%的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3 年后从未发现过病毒的网络只剩约10%；而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，电子文件的丢失将难以避免。
2.技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难
日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限。但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。
3.保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多
影响电子文件的真实性、完整性、可靠性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。实际工作中，影响这些性质的因素有，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据；一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。
4.电子文件的法律效力尚不明确
通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的，例如纸质文件、文件的缩微品等。电子文件由于没有固定的载体，制定相应的法律认定条文就遇到很大困难。这也就是光盘、磁盘、磁带及其他多种新型材料为载体的电子文件未能及时制定法律认定条文的原因。
三、问题对策
面对大量的电子文件，档案工作者不能消极等待，而必须积极行动，针对电子文件管理中的问题采取措施。以下是国内外对电子文件管理所采取的一些主要措施的归纳和介绍。
1.档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理
各国的档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的。鉴于电子文件的特点，一些国家已开始采取措施，使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等国，按档案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以说就是考虑了档案管理的要求从文件生成起建立起的文件档案，并且编制了通用软件包，实现了电子文件与纸质文件的统一管理。
我国档案工作主管部门也在积极寻求对策。其设计中对策的主要目的是把目前的公文办理和档案保管的分段管理状况，从对电子文件连续管理的角度统一起来，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成、运行到归档管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责；在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量；生成电子文件的专用软件必须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档；为确保归档电子文件的完整性和有效性，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上；具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施。涉密电子文件严禁上开放网络。
2.加快相关标准的制定
由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更细致、周全、易于操作。例如，挪威等国的“NOARK 文件登记簿标准”等，都是在ICA 的档案著录规则基础上针对电子文件管理的要求制定的规范。
我国也正在抓紧制定“CAD电子文件光盘存储、 归档与档案管理要求”和“电子文件归档及电子档案管理方法”两项标准。前者主要是对CAD电子文件的光盘存储和保管进行规范。 后者则是对公文类电子文件和电子档案，从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面作出较细致的规定。
3.有的国家对电子文件采取分布式管理
由于电子文件具有的特性，如果按传统方法集中到一个档案馆，会产生许多难以解决的问题，如频繁的设备更新耗费大量的资金使档案馆难以承受，而一旦设备落伍，将危及电子文件和电子档案的有效性，再如网络上可以实时进行电子文件的归档工作，而向档案馆的集中则必须定期进行，会降低效率、增加成本和产生一些漏洞。所以澳大利亚等国家在档案法中规定“对于具有持久价值的电子文件，档案馆不要求部门将电子文件的载体送交档案馆保存。但当电子文件保留在产生它的部门时，应由档案馆对这些电子文件进行登记，并加以控制。”此方法被称为“电子文件的分布式保管”。
目前我国对电子文件和电子档案的分布式管理尚未认可，但在一些分布式的办公自动化网络中，对电子文件的实时归档方面也采取了类似的方式。
4.使电子文件归档时改变结构，脱离原来的软、硬件环境，以便长久保管
针对电子文件的设备依赖性，一些国家采取了相应措施，使电子文件脱离了原来的软、硬件环境，以利于长久的保管要求。例如，挪威承担了北欧国家共同的“电子文件管理工具（TEAM）”项目的开发。该工具软件包将ORACLE数据库文件以展开方式存储，由于去掉了原数据库复杂的索引结构，使电子文件保管时不再受原数据库的条件限制。在日后需要使用这些电子文件时，可通过SQL结构化查询语言检索， 只是效率较低，不过通过SQL还可重建原始数据库的逻辑结构。
我国目前还未发现采用此类方法的尝试。原因可能是我国幅员辽阔，情况较复杂，用一个软件包对多种数据库的电子文件进行展开处理非常困难。另外，被展开存储的电子文件，能否不改变地恢复成原来的模样，尚存在问题。
5.对电子文件法律效力问题的解决
目前对电子文件的法律效力问题还未有很明确的解决方法。但是，鉴于电子文件已经大量产生，不少国家对此问题作了规定，一般是以严格的管理程序保证电子文件的凭证作用。例如加拿大等国家规定，符合国家规定的管理程序产生的电子文件具有凭证作用。不过在实际案例的操作中，并不是所有的法庭都认可电子文件的凭证作用。
目前我国对电子文件的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子文件记录应当对该部门的活动具有凭证作用。很多国家当前也是采用了这种对策。看来，这个问题的解决除了行政办法外，还要依靠更加严格的技术措施才行。
6.对电子文件真实性问题的解决
由于电子文件可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文件的真实性要采取专门技术措施。例如，有的办公软件用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理。还有的办公自动化网络中，可自动对每份电子文件的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。
总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视。有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。