档案信息资源宏观配置管理研究，本文主要内容关键词为：信息资源论文,档案论文,配置管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案信息资源的丰富和变化都是在一定的时间和空间中进行的。如果着眼于时间序列进行分析，可以发现，随着时间的推移，档案信息资源财富都会发生量上的扩张和质上的演进。如果着眼于空间联系进行分析，可以发现，一定档案部门的档案信息资源随着空间的变迁也会发生量与质的横向转移、联合、组合和交换。由此，我们可以从时、空两个坐标上寻求档案信息资源纵横发展变化的状态和轨迹。
近年来，我国档案界花了不少力量着重从时间序列探讨了一系列与档案部门馆藏建设有关的问题，如馆藏目标、馆藏体系结构、馆藏档案的管理等，并在这方面已经取得了理论成果。但是，我们认为，在描绘跨世纪的档案事业发展战略的宏伟蓝图时，仅靠已有的这些研究成果还是不够的。况且已有的研究成果中，还都没有能够充分意识到从空间角度进一步加强档案馆（室）横向联合的迫切性（包括档案信息资源优势互补的迫切性），就是有部分专家已经有此认识，但也苦于没有有效的办法来推动这种横向联合的实现。具体到档案信息资源的优势互补和互通有无，目前可以看到的唯一方法似乎就是建立档案信息目录中心。虽然这种理论设想的提出已有若干年头，但是由于与此相关的很多具体理论问题仍没很好解决，因此，这种做法在具体的实践中也是步履艰难。我们认为，随着用户潜在档案信息需求的逐步显现、档案信息需求数量的不断增长和档案信息需求内容的日益丰富[（1）]，从更广阔的空间联系角度尝试着探讨档案信息资源配置管理已成为跨世纪档案事业发展战略研究的不可或缺的内容之一。这不仅可以从理论上丰富我国档案馆藏建设和国家档案事业管理的内容，而且也可以在一定程度上改善我国档案信息资源的整体结构，发挥各类档案信息资源的综合和互补效应，并增强档案部门的档案信息提供能力。
一、档案信息资源配置管理的理论基础
不同地区、专业领域和部门档案馆（室）的档案信息资源构成状态在数量和质量上都有很大不同，即在一定程度上表现出不同的空间分布状态，从而形成了地区的、专业领域的或部门之间的档案信息资源“差”。这是进行档案信息资源配置管理的基础。
从不同的侧面考察，这种档案信息资源差的具体内容可以归结为几个方面：
档案信息资源的内容差。
档案信息资源的数量差。
档案信息资源的质量差。
档案信息资源的配置差。这里的档案信息资源配置差主要是针对档案馆（室）档案信息资源的微观配置状况而言的。档案馆（室）的档案信息资源微观配置状况是影响和制约档案信息资源宏观配置管理的重要因素之一。由于各档案馆（室）的档案信息资源配置也受到自然、社会的因素，特别是地区、行业、部门档案工作政策、档案管理水平、档案人员的信息服务观念、领导人员的档案意识水平、对档案工作的人、财、物投入力度等，都会极大地影响档案馆（室）的档案信息配置状况，从而使各档案馆（室）的档案信息资源配置状况呈现出一定程度的差异。这种差异直接地使各档案馆（室）开展档案信息服务的基础条件也出现先天性差异。
在划分和了解了上述档案信息资源差主要内容的基础上，我们可以概括出它们用以比较的一般存在方式。我们可以将上述列举的档案信息资源差异均抽象为相对于一定的用户档案信息需要或需求目标而存在的一般差异形式：档案信息资源亏负差与盈余差，或者称之为档案信息资源短缺与档案信息资源过剩（或浪费）相对于一定的用户档案信息需要而言，各档案馆（室）不同档案信息资源的短缺与过剩是并存的。
档案信息资源亏负差。即档案馆（室）的档案信息资源相对于一定时期内的用户档案信息需要存在着质、量或结合度方面的欠缺。档案信息资源的亏负差往往最终都是以或多或少牺牲用户的利用目标作为代价。
档案信息资源盈余差。即档案馆（室）的档案信息资源相对于一定时期内的用户档案信息需求在质或量的方面超过需要而有“剩余”。档案信息资源盈余差可能造成档案信息资源的闲置，档案馆（室）对闲置的档案信息资源馆藏还要付出管理成本，从而造成管理效率上的损失。
分析亏负差和盈余差这两种档案信息资源存在的一般形式，并拟将其作为档案信息资源宏观配置管理的理论基础，在认识上和思想观念上必须重点解决三个问题。
第一，所谓档案信息资源亏负差和盈余差都是相对于一定时期内用户的档案信息需要而言的。这就有必要去深入分析用户的档案信息需要层次和需要类型，使各档案馆（室）在判定某一时期内档案信息资源状况时能够有一个参照体系。借鉴信息学家kochen对用户信息需求研究的有关理论成果，我们认为，用户的档案信息需求也可分解为三个层次，即：
在上述三个层次中，可以考虑作为档案信息资源状况判断参照系的是第三层次。对档案馆（室）而言，它不仅要利用已有的档案信息资源条件，而且要积极创造条件（如通过档案信息的宏观配置管理）去满足用户表达出的档案信息需求。我们所以考虑将用户档案信息需要的第三层次作为主要参照系，原因就在于这一层次对档案馆（室）而言比较具有实际操作意义，档案馆（室）也可据此层次进一步分析预测用户档案信息需求的规律，并将用户的档案信息需求规律作为配置档案信息资源的重要依据。
第二，长期以来，在我国档案工作的指导思想上一直是重管轻用、重积累轻开发。虽然80年代中后期以来这种思想已经有了较大转变，但当我们在此提出以“用户的档案信息需要”作为判断档案信息资源状况的参照目标时，肯定还会有不少同志会提出疑问。为什么仅以服务用户为唯一标准？是否可以提出一个双重标准？在档案界早就有这样的观点：档案馆（室）除了开发信息资源满足用户档案信息需要这一服务性功能和目的外，还应体现文化积累的功能。对此观点我们当然也是赞同的。但是，值得注意的是，从最终意义上看，档案信息积累的目的仍然是为了打破时间限制更好地发挥其效用，而且这种效用的表现也是多方面的（并且可能主要是表现为历史文化遗产作用），此时，用户主体既可以是整个国家主体，也可以是群体或个体用户主体。因此，我们认为，以是否能满足用户的档案信息需要作为判断档案馆（室）档案信息资源状况的主要标准还是可行的。
第三，各档案馆（室）档案信息资源状况所存在的相对盈余或相对亏负通过档案信息资源宏观配置管理后可以形成为一种“势能”，并可以被作为一种“资源”而被合理调节或利用，这对提高我国档案信息资源的开发利用效率，发挥其整体功能效应和最大程度地满足用户的档案信息需要都将产生积极作用。
二、档案信息资源宏观配置管理的方式
档案信息资源宏观配置管理，主要有行政配置管理和市场配置管理两种方式。行政配置管理是指有关档案行政主管部门通过行政权力、行政手段和行政机制来实现对档案信息资源的配置管理。市场配置管理，则是指档案信息资源主要是通过信息市场、技术市场的机制来实现配置管理。二者相比，前者更能体现我国档案事业发展的战略意图和国家行政主管部门的总体管理思想；后者更能体现档案信息的供求关系并促进档案信息资源的合理使用。应该说，围绕上述两类档案信息资源配置管理的不同方式，近几年来档案界也有研究，只是研究的系统性以及研究成果所产生的实际指导效应还有待进一步加强。
档案界一般认为，目前我国档案信息资源计划配置管理的主要形式是在制定档案工作各项政策时体现档案信息资源共享思想，并在实际管理操作上用建立档案馆网（包括实体网、智能网、技术网等几个层次）的做法来推动这一政策思路的实现。应该说，这种做法是符合信息社会化对我国档案事业发展的要求的，而且它已经在一定范围内产生了较为积极的影响。在今后如何建设档案馆网，特别是其中的档案信息目录中心这一智能网层次，以有效实现档案信息资源计划配置管理，乃是跨世纪档案事业发展战略研究不可或缺的重要内容之一。我们认为，在档案信息目录中心这一智能网层次的建设中，应重点采取有效措施突出其所具备的汇集功能、检索功能和管理功能。[（2）]
首先，档案信息目录中心应汇集各档案馆（室）编制的档案信息目录，通过档案信息目录的汇集，一方面可以实现对全国档案信息资源的宏观组织，另一方面也可为档案信息资源的共享提供充分的物质来源，这其中较为关键的环节就是建立各档案馆（室）档案信息目录报送的制度和规范。应该说，在过去的档案事业管理中，这种报送制度与规范还是缺位的。因此，从长远看，在档案工作标准化和现代化的具体组织工作中，也应将其列为重点考虑的内容之一。
其次，档案信息目录中心也应该是对全国各地区、各专业系统和各部门的档案信息内容进行系统检索的中心。在过去和现在，我国为数不少的档案馆在发挥档案信息社会作用的过程中，往往都带有极强的地方或专业色彩，跨地区、跨行业的档案信息社会化服务还远远不够，档案信息的社会化程度也很有限。各部门的档案室一般也仅发挥了档案的第一作用，而没有意识到或客观上也不具备发挥档案信息第二作用的条件。档案信息目录中心的建立，对打破各档案馆信息服务的界限，推动档案信息社会作用的发挥无疑都将产生积极影响。
最后，档案信息目录中心在发挥档案信息资源中心作用的同时，又起到组织和管理中心的作用。它行使组织管理职能，保证档案信息目录中心的正常运作，并最终承担档案信息资源行政配置管理的各种具体工作任务。
档案信息资源的市场配置管理是通过信息市场、技术市场的机制来实现档案信息资源的配置管理。在过去我国的档案管理业务研究中，无论是对文书档案、科技档案，还是对其它各类专门档案管理活动的研究，重点都是从管理业务流程的角度研究文件与档案的纵向运动规律。但是，却忽视了从文件与档案流动或配置的角度研究文件与档案的横向运动方式和规律。近年来，国内已有不少学者提出了科技档案和某些专门档案进入技术市场、信息市场的问题，但是，这些研究一般都是建立在档案部门如何改革，档案工作如何适应市场经济发展这一基点之上的，重点是去研究了档案是否是特殊商业？档案能否进入市场？利用档案是否可以进行有偿收费服务以及如何进行有偿服务等问题，而没有充分考虑到市场机制对档案信息资源的配置管理作用，更没有对与档案信息资源市场配置管理相关的理论问题进行深入研究。因此，在跨世纪的档案事业发展战略中加强这些问题的研究，既是理论发展的需要（可以丰富文件运动理论的研究内容），而且也是实际工作的要求（可以推动档案信息供—求优化耦合的实现）。
我们认为，由于档案信息资源的市场配置管理方式更利于体现信息市场、技术市场的供求关系，根据市场供求间接和自动地配置档案信息资源，更便于充分和合理地开发使用档案信息资源，因此，这种配置管理方式可以推动档案信息资源的“质量”配置和“效益”配置。从这一视角展开档案信息资源市场配置管理问题的研究，就有下列问题亟待深入探讨：一是在我国现有的档案馆（室）中，有哪些档案部门主体可以成为信息市场、技术市场的卖方或中介方主体，并参与档案信息资源市场配置管理活动；二是在我国现有的档案信息资源中，有哪些档案信息资源客体可能成为信息市场、技术市场的具体交换对象，即市场配置管理机制主要对哪类档案信息资源发挥配置作用；三是各档案部门主体参与市场配置档案信息资源活动的内在动力和基本条件，即档案部门在提供档案信息使用价值满足用户需要的同时，还应具备自身价值增殖的内在动力源泉。档案部门要同时实现上述提供使用价值和价值增殖的目标，其本身也应具有一定的市场信号的接受与反应机制，这就涉及档案馆（室）内部组织机构的设置和管理机制的调整问题。而这些问题的研究目前仍是一片空白；四是在信息市场、技术市场运行中，有关档案信息收费和服务收费的若干政策问题。目前有关部门提出的收费政策主要是针对档案服务收费设置的，而对档案信息资源配置中的档案信息价格未有规定；五是研究信息市场中档案信息资源有效配置实现的条件、制约因素等。
档案信息资源行政配置管理与市场配置管理两种方式是相辅相成的。从近阶段看，行政配置管理方式是主要方式，它将对涉及我国档案信息资源配置管理的一些重大的、全局性的和长远性的问题进行干预和指导。市场配置管理是档案信息资源配置的重要补充形式，它首先对某些档案信息资源的配置发挥作用（如科技档案信息资源），在条件成熟后（如信息市场成熟，用户需求激增等）也会逐步推开。
标签：档案目录论文;