电子文件生命周期理论置疑，本文主要内容关键词为：生命周期论文,理论论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“人的理性并不表现在对原则问题不抱怀疑，而表现在永远持怀疑态度；并不表现在执着于据说的公理，而表现在对一切都不想当然。”
——吉尔伯特·赖尔
近年来，国际档案界提出电子文件生命周期理论，作为研究和管理电子文件的基本出发点。然而这一理论尚存在不足，各国的档案工作者确实很有必要对这一理论的提出和发展方向进行再思考。
一、传统文件生命周期理论及其立论基础
文件生命周期理论产生于本世纪50年代左右，对它的研究发端于国外档案学者对文件和文件中心的理论解释，后来扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理。文件生命周期理论研究文件从形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究在文件的整个生命过程中，文件属性与管理人员的主体行为之间的关系。
这一理论产生之初的目的是具体而专指的，但是80年代以后，这一理论逐渐的深入下去，学者们似乎想用它去揭示文件这一事物发展变化的客观规律，并用以指导文件和档案的管理工作。阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯1982年出版的《文件的选择》和1987年出版的《文件生命周期研究》，可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作，在这两本书中，他深入探讨了文件的价值属性与运动阶段、保管场所和管理方式之间的关系，提出研究该理论的意义“不仅仅是为文件中心提供理论基础”，更重要的是“为了发现是什么原因促使文件从一个阶段向另一个阶段过渡，以及分析我们要遇到的各种因素，这样可以获得一种具体标准——即每个文件阶段所包括的期限，并避免用一种毫无区别的尺度去概括各种文件现象。”（注：韩玉梅主编，《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社1995年第1版，16—25页。）
文件生命周期理论的立论基础是文件价值形态的变化规律，对此，美国的谢伦伯格就曾将成为公共档案的文件的价值归纳为对于原机构的原始价值和对于其他机构及非政府使用者的从属价值。（注：〔美〕T·R·谢伦伯格，《现代档案——原则与技术》黄坤坊等译， 档案出版社1983年第1版，151—160页。）依据这种“价值论”， 文件生命周期的划分有两大流派。第一种，将其划分为三个阶段，根据文件办理的性质。文件存留地点、文件的作用分别被不同的学者描述成：文件的现行期、半现行期、非现行期（加拿大学者库蒂尔和卢梭）；在承办单位存留阶段、在文件中心存留阶段、在档案馆永久保存阶段（阿根廷学者安娜·施蕾歇）；文件承办形成阶段、文件的行政用途阶段、文件的历史阶段（阿根廷学者巴斯克斯）。第二种，按照文件的管理程序将其划分为四个阶段：文件的形成阶段，文件的使用与维护阶段，文件的鉴定和选择阶段，文件档案管理阶段（美国学者詹姆斯·B·罗兹）。
如果说传统的生命周期理论是立足于文件及档案本身的价值及其价值形态的变化规律，并根据不同价值的不同实现规律指导特定阶段的管理活动的话，那么我们可以称之为“从内到外”的理论建构方式；这代表了一种普遍的而且符合人类认识基本规律的思维方式，那就是在认识事物本身的特点的基础之上，探讨事物发展变化的一些规律性的东西，并依据这一规律指导我们的活动。但是，电子文件的生命周期理论的提出却有悖于这种认识方法。首先让我们来看看电子文件的生命周期理论是什么。
二、电子文件生命周期理论及其立论基础
国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年一份有关电子文件管理的报告中提出，在文件产生之前，电子文件的生命周期（The Life Cycle of Electronic Records）就已开始， 并将其划分为三个阶段：概念阶段（concept stage）、产生阶段（creation stage）、维护阶段（maintenance stage）。
概念阶段是指电子信息系统的设计、开发和安装阶段。在这一阶段完成对机构内部信息流和信息处理的分析，以及对适当的技术的挑选、获取和安装。为了保证文件的内容、上下文关系和结构能提供关于文件形成者的可靠凭证，并保证有档案价值的电子文件被挑选和保存下来，电子文件管理的功能需求必须在这一阶段——电子信息系统设计阶段形成并加以详细说明以嵌入系统之中。
产生阶段是指具体的电子文件在这种可靠的电子环境中产生出来的阶段。这一阶段也是至关重要的，一个系统可能满足信息利用的需求，但如果该系统不能保证文件在系统中始终能够完整而可靠被获取的话，那么这一设计就毫无价值。这一阶段是电子文件产生并作为真正的“文件”保管起来的阶段。
维护阶段是指文件产生之后直至它被销毁或永久保存的整个过程。随时间的改变，文件的作用会有所变化，开始时，文件被产生者使用以支持决策和办理业务；接下来，它会在一段时间内被其他活动需要，并满足凭证要求；最后，它会因为法律、文化和其它的研究目的而被保存下来。对于文件在现行期的维护应该注意在满足了文件形成者需求之后要利于以后文件作为档案的保存和利用，同样，档案保管阶段则应保证文件能够继续提供可靠而原始的活动证据。（注：ICA Study8:Guide For Managing Electronic Records From an Archival Perspective,1997，国际档案理事会电子文件委员会研究报告8：《电子文件管理指南》1997年。）
三、电子文件生命周期的划分和传统文件生命周期的划分的区别十分明显，这主要表现在如下几个方面：
（一）传统文件生命周期起始于文件产生之时，而电子文件的生命周期却在文件产生之前就开始了，这是把电子文件管理功能需求的总结、表达和技术实现作为了电子文件的开端。
（二）电子文件的第二个阶段“产生阶段”，几乎是一个时间的点，电子文件在设计良好的文件保管系统中产生并获取的过程将是瞬间完成的，更有甚者，这一过程也很有可能是以一种“批处理”的方式完成，那么对于每一单份文件而言，这一过程就更是“可以意会而不能言传”的了！
（三）电子文件的第三个阶段几乎涵盖了传统的整个生命周期，因为实际上是在维护阶段实现了文件的三种不同价值。我们是不是可以说，电子文件的生命周期理论已经完全脱离了传统生命周期理论生长的土壤——文件的不同价值形态以及不同价值形态之间的转换呢？那么，电子文件生命周期理论又是根植于哪里的呢？如果说这一理论不是从事物本身的特点出发塑造理论的话，那么，电子文件生命周期理论来源和走向又是如何的呢？
我们也许可以从软件工程学中软件生命周期的描述中窥见电子文件生命周期理论提出的思维痕迹。
软件生命周期一般划分为三个阶段，第一个阶段是软件计划阶段，这是整个软件设计的最初阶段，这一阶段的主要任务是，给出软件的范围、资源、费用及开发时间表，同时，在对用户需求进行调研之后，给出软件需求分析说明，以指导其后的开发和维护工作，因此该说明必须由用户和设计者共同完成。
第二个阶段是软件设计阶段，该阶段根据需求分析说明文件，形成各种设计中间阶段的相关文件，并最终完成软件的设计工作。
第三个阶段是软件维护阶段，主要修改已完成软件的错误，还包括软件功能的增加和已完成软件的完善修正。（注：岳丽华、纪金龙、黄刘生编著，《软件技术基础》，中国科学技术大学出版社，1994年9 月第1版，410—412页。）
对比电子文件生命周期和软件的生命周期，可以发现两者之间确实存在着某些相似的东西，实际上，电子文件生命周期理论很可能是传统文件生命周期理论和软件生命周期理论的混合物。软件生命周期的前两个阶段可以说构成了电子文件生命周期的第一个阶段，传统文件生命周期的所有三个阶段和软件生命周期的第三个阶段构成了电子文件生命周期的第三个阶段，而就是在这两个阶段之间一个关键性的时间点——电子文件的产生和获取阶段成为承上启下的第二个阶段。这样一种阶段的划分对于现在正在进行的电子文件的自动化管理的设计和实施工作确实具有重大的指导意义，我们的管理行为确实可以依据这三个不同阶段分别采取各有侧重的措施，但是，难道因此就可以反推出这是电子文件生命周期的三个阶段吗？确切地讲，这样一种产物被概括成“电子文件自动化管理设计和实现的全过程”也许更合适一些。
计算机的自动化程序执行一直都是人们的愿望，但直到1948年冯·诺依曼提出“程序内藏式”的计算机模式，人们才看到实现自动化的希望。不管有意识还是无意识，人们做事或解决问题都有一套固定的做法，文件和档案的管理也一样，这个做法由一系列已定型的基本动作和规范组成，自动化实现的关键就是，将这一套动作和规范整理出来，用类自然的程序语言完成程序的编写并将程序输入计算机，在需要完成这项工作的时候，计算机会自动读取已经过编译的相关指令并依次执行，从而实现自动化。电子文件生命周期所描绘的就是这样一个过程，第一个阶段进行系统的设计和安装，在管理对象形成之后，第二个阶段就是依据已编制的程序和另外一些辅助性的制度进行自动化的管理。那么我有这样的疑问：“我们是否能把这样一个自动化实现的过程称作电子文件的生命周期呢？”“这样一种从人类管理活动出发去描摹管理对象的内在规律的方法是否科学呢？”
我的思考尚不很成熟，但我想这样一种理论建构的方法有失轻率。
电子文件生命周期理论的提出的潜在原因是，当代档案学者对于传统文件生命周期理论不同阶段划分所造成的泾渭分明的文件和档案管理的界线的否定，他们认为电子文件的管理中，有许多传统生命周期后期，即档案管理阶段的工作应该提前到文件生命周期的最初甚至是之前来完成，由于这样一种管理方法和传统的文件生命周期理论有一些相悖的地方，它必然呼唤自己的理论基础，因此人们自然会考虑重新建构电子文件的生命周期理论，这样一种思路很可能是正确的，但理论的建构应该遵循客观和科学的规律。
文章写好之后有幸阅读了美国戴维·比尔曼的一些文章，他认为，其实所谓的文件生命周期一直都是文件管理系统的生命周期，电子文件的出现激化了这一矛盾，实际上应该反思和完善的是传统的文件生命周期理论。
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