摘要：重点建设项目档案管理是工程质量管理的重要内容，在国家基本建设中具有重要的地位和作用，加强对重点建设项目档案管理的质量控制，是摆在我们面前的一项长期而艰巨的任务。文章基于重点建设项目档案的形成特点，指出了做好重点建设项目档案管理质量控制工作的前提条件，并从制度建设、法律手段、关键环节以及人员培训四个环节对其控制措施进行了论述。
关键词：经济建设；重点建设项目；文件资料；档案管理；质量控制
重点建设项目工程是我国经济建设中对生产力提升、人民生活水平提高或对生态环境有重要影响的工程，具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂的特点，因而形成的档案种类多、数量大、价值高。这些档案既是重点项目的真实记录，也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据，还是企业档案的重要组成部分，它既为工程项目的建设、维修、管理、改（扩）建服务，又为长远的经济建设服务。但正是因为它的上述特性，导致其档案管理工作存在一定的难度。因此，如何针对其特性，对其档案管理进行有效的质量控制，保证重点项目档案的完整、准确、齐全，达到国家档案管理标准，充分发挥其作用，是对档案工作人员的严峻考验。
1、重点建设项目档案的概念
重点建设项目指经省、设区的市人民政府批准的，对本行政区域国民经济和社会发展有重大影响的建设项目。具体来讲是指利用国家和地方财政预算内拨款、自筹资金、银行贷款等多种方式，以扩大生产能力为目的而进行的新建、扩建、技术与工艺改造等基本建设工程，设备设施的更新以及科研项目的研制生产等建设项目。在围绕上述重点项目开展的实践活动中大量的项目文件材料应运而生，这些文件材料经过系统的收集、整理、分类，归档后形成重点项目档案。
由此可见，重点项目档案是指项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、图纸、计算材料，以及声像、电子等各种形式与载体的材料，即项目的立项报批文件、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件，生产技术准备、试生产文件，工艺、设备文件，涉外文件、器材管理文件、竣工文件（项目验收文件）以及财务管理文件等。重点项目档案是整个项目活动的真实记录，也是全面鉴定项目质量和日后使用与维护的重要依据，是企业的无形资产，也是项目管理的重要组成部分。企业应充分认识到重点项目档案在企业各项工作中的重要性，从企业现实工作和长远发展的客观需要出发，利用重点项目档案的原始性以及作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件，充分发挥其技术效用、社会效益和经济效益。
2、重点建设项目档案的形成特点
2.1 档案形成来源广泛
一个重点项目的实施并非只是一个部门、一个专业领域力所能及的，尤其对于大型重点项目而言更是如此。从外部来讲，一个重点项目需要多部门、多领域、多地区乃至多国的参与；从内部来讲，它需要有本单位各有关职能管理部门和项目管理部门来协调实施运作。这就使重点项目档案文件材料的形成来源具有广泛性。
2.2 档案形成周期长
重点项目档案形成的另一个特点就是周期较长，尤其是中型以上的建设项目，从立项到竣工验收至少要经过3年，甚至需要更长的时间。
2.3 档案形成类别和载体形式多样
重点项目档案的形成涉及许多不同门类的档案，如文书档案、基建档案、科研档案、会计档案、设备仪器档案等；其形成的文件材料有纸质、声像、电子、照片、实物等多种不同形式的载体。
2.4 档案形成动态变化多
重点项目档案在其形成过程中存在着变动、更改的可能；有的建设工程项目从完成到最后拆除需要经历漫长的时期，这期间随着使用部门的需要及生产经营活动的变化，其所有权性质、结构等方面都有可能发生相应的变化。因此，围绕建设工程项目的管理、使用、维修等活动所产生的档案其内容也处在不断的变化和补充过程中。
综上所述，重点项目档案的特点是由项目本身的形成特点所决定的，其形成具有阶段性和延续性特点。首先，项目档案的形成具有阶段性，大致可以分为前期准备阶段、中期实施阶段、后期竣工验收和使用维护阶段；其次，项目档案的产生具有延续性，一些项目往往要经过较长的时间才能竣工，其档案文件材料的产生也是随着整个工程项目的进程而逐步形成的，并一直延续到项目结束。了解和掌握重点项目档案形成的阶段性和延续性特点，将有助于我们更好地遵循其形成规律，做好重点项目档案的质量控制。
3、做好重点建设项目档案质量控制的前提条件
3.1 强化领导意识，纳入制度管理
领导对重点项目档案管理工作的认知程度在很大程度上决定了重点项目档案管理工作是否能够顺利开展，而重点项目档案的质量控制又直接取决于领导的重视程度。因此，为强化领导的档案意识，在重点项目立项时就应明确规定主管领导分管档案工作，把重点项目档案工作列入领导的议事日程，纳入领导责任制、项目法人责任制；要成立重点项目管理工作领导小组，档案部门作为项目管理工作领导小组成员开展工作，把档案工作纳入项目议事日程和各项工作环节，从制度上确保档案部门在实施对各部门文件材料的形成、收集、积累和归档工作时，能够进行有效的监督、检查和指导，以保证项目档案归档工作的顺利进行。
3.2 密切配合，营造良好的档案社会环境
做好重点项目档案管理工作不仅仅是档案部门和档案人员的事，还需要各相关部门的密切配合。就重点项目的实施和管理来讲，在单位内部会涉及项目具体实施部门和各相关职能管理部门，这些部门因为项目工程的实施而相互关联；另外在重点项目实施过程中除了建设单位外还要有设计、监理、施工等单位的参与。上述部门共同构成了重点项目档案的主体，它们必须相应地承担起档案文件材料的收集、积累和归档移交的职责，各司其责，相互配合，来共同承担对项目档案文件材料形成过程的管理职责。因此，档案人员要利用各种机会，采取多种形式宣传项目档案管理工作的重要性、必要性，宣传贯彻相关的法规制度，使全体参与重点项目的部门和人员都熟悉和了解档案工作相关的规章制度，明确各自在实际工作中的职责和作用。只有领导乐于支持，档案形成部门乐于合作，档案利用者乐于利用，才能不断增强全体参与部门和人员的档案意识，努力营造良好的档案社会环境，才能保证档案管理各项制度在整个项目过程中的执行效果，有助于形成合力，共同促进重点项目档案管理质量的提升。
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4、做好重点建设项目档案管理质量控制的有效措施
4.1 加强制度建设，实现规范管理
建立健全重点项目档案管理制度是企业管理的一项重要内容，也是推动企业项目档案管理规范化的根本保证。只有建立健全项目档案管理制度、规范工作流程，充分发挥档案管理工作的效能，才能使重点项目档案管理工作实现制度化、规范化和标准化。
（1）建立健全规章制度。为确保重点项目档案归档案卷的质量，首先要建立健全重点项目档案管理规章制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化管理，这也是保证重点项目档案管理工作顺利进行的有效途经。具体包括：一是将档案管理制度纳入企业管理制度，建立岗位责任制，明确管理部门和人员职责。二是建立健全重点项目档案管理工作的各项规定、制度、措施。在重点项目立项开始就要依据国家和行业有关标准，结合本单位的实际制定具体的管理办法，完善档案管理体系；根据每个重点项目的不同特点制定文件材料归档范围和归档计划，同时加强对专（兼）职档案员的培训与指导，保证归档文件材料的齐全、完整、准确。三是档案管理人员执行制度要到位，对档案管理的主要环节要严格按照相关规定执行，包括文件材料的形成、积累、归档等环节，要使其符合规定的要求，使重点项目档案管理工作真正做到有章可循。
（2）规范工作流程。程序化是制度化的延伸、补充和具体化，是落实制度的重要保证。应建立重点项目档案工作流程，形成指导工作的标准和规范。工作流程包括：项目档案立卷整理流程、招投标文件归档流程、设计文件收集流程、施工文件收集流程、竣工图归档流程、设备仪器开箱随机文件归档流程、单项验收文件归档流程、监理文件收集流程、归档项目文件案卷质量验收流程、项目档案归档移交程序等。
4.2 运用法律手段，实施质量控制
实施重点项目档案管理合同化是约束参建各方的法律依据，是做好重点项目档案管理质量控制的有效手段。建设单位要充分运用好这一手段，在与参建各方签订合同时必须将档案文件材料整理归档要求纳入到合同条款中，将文件材料归档职责、归档程序、归档范围、归档要求等加以明确，以此作为制约档案收集、归档的法律依据。如建设单位应对各个参建单位实行竣工档案归档保证金制度，将归档文件材料的质量考核作为归还参建单位保证金的条件等。
4.3 抓住关键环节，进行质量控制
以我院建设工程项目为例，一般建设项目周期都较长，涉及的领域和部门较多，各方面的关系复杂。在实施项目全过程管理中，档案部门必须提前介入、及早干预、参与始终，按节点分阶段进行质量控制。要重点抓住三个重要环节（三个阶段），实施同步管理。一是项目前期准备阶段。这个阶段的主要工作是拟定项目建议书，进行可行性研究，规划报批，进行设计和概算及招投标等。从这个阶段就要开始实施项目档案管理工作与建设项目同步管理，要对建设项目档案管理工作进行通盘考虑，统筹规划，提出要求，对形成的各类文件材料要按照统一领导、统一制度、分级管理的原则，做好收集、积累、归档工作。为此，我们首先以《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》为标准，结合我院的实际拟定了档案管理办法和具体措施，并依据我院建设项目招投标的各个分项与档案形成部门共同研究拟定了各分项目文件材料归档范围一览表和归档责任部门明细表，明确了文件材料的归档部门、归档范围、归档时间和归档责任人，将项目档案管理纳入项目工作计划和项目管理程序中，按照项目进度的时间节点把握项目进程的各个环节，收集积累项目文件材料，避免文件材料的流失和损毁，同时还将文件材料的收集纳入质量管理体系，确保项目文件材料收集的齐全完整，使应归档文件材料“粒粒归仓”。二是项目中期实施阶段。这个阶段主要产生设计文件、图纸，合同、协议，工程施工、工程洽商、变更等大量重要的文件材料，这个阶段需要做到档案收集工作与项目建设同步、与项目检查同步、与项目阶段验收同步。档案部门要按照项目的进度进行跟踪检查，按阶段接收文件材料。在此阶段，档案部门要与档案形成部门密切配合，积极参与到建设项目管理中，及时了解工程的进度、动态信息及文件材料的形成情况，依据实际情况拟定归档进度一览表，认真履行档案部门的监督、检查、指导的职责，发现问题及时整改，确保归档文件材料的质量。三是项目后期竣工验收阶段。这个阶段档案部门要作为验收小组成员参与项目的验收工作，做到档案工作与工程项目竣工验收同步进行。验收小组将组织对项目全过程中形成的全部文件材料进行审核验收，对各阶段、各部门产生的文件材料进行汇总、分类、整理、把关。第一，按照归档范围检查归档文件材料是否齐全（包括变更文件材料的补充归档），是否为原件，保证归档文件材料的完整性；第二，检查归档文件材料中有关责任人的签字、盖章手续是否完备，保证归档文件材料的准确性；第三，检查归档部门移交的归档文件材料 是否进行了系统化的整理和编目，保证归档文件材料的系统性。对那些归档不完整、不准确的文件材料要提出问题和解决的办法，并责令相关部门进行必要的补充完善，直到移交的文件材料符合归档要求，确保归档文件材料的完整性、准确性、系统性和有效性。通过抓住上述三个关键环节有力地推进了我院重点项目档案管理工作，为日后的项目档案管理工作奠定了良好的基础。
4.4 加强人员培训，提高管理水平
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理和服务性工作。提高档案管理人员的综合素质是做好档案管理工作的关键，档案管理人员素质的高低直接影响档案管理的成效与质量。因此，档案人员要加强学习，增强责任感和使命感。档案部门要定期组织档案管理人员参加各种形式的学习和培训。一是要学习国家相关法律法规和制度标准，增强法制观念，树立爱岗敬业的观念；二是要认真学习档案管理专业知识，夯实专业基础，扩大知识领域，拓展知识范围，掌握各门类档案的管理方法，熟悉档案业务各环节的工作内容，学习和掌握现代化管理手段。鼓励档案人员把理论知识应用到实践中去，研究和解决档案工作中遇到的新情况、新问题，不断总结经验，不断改进，不断提高。同时，档案人员在与相关部门的协调和配合中，要努力培养和提高自身的管理和协调能力，使重点项目档案管理工作真正迈上新台阶。
5 结束语
总之，做好重点建设项目档案管理工作，对其管理质量进行有效的控制，能够保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，对竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务发挥着重要作用，是一项利在当代、功在千秋的工作，同时也是一项比较复杂、收集整理难度较大的工作。这就要求深入了解和掌握重大建设项目档案的特点，积极探索项目档案的形成规律，同时要求建设单位、施工单位、设计单位及监理单位要相互配合，在制度建设上，要完善项目档案管理制度，建立档案机构，加强人才队伍建设，以切实地做好重大建设项目档案的管理工作，更好地服务项目建设，并提高建设质量。
参考文献：
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[3]周蓉，张红菊.浅谈工程项目管理中档案资料质量的控制[J].工程技术：全文版，2016（6）：00211-00211
论文作者:罗伟光
论文发表刊物:《基层建设》2016年20期
论文发表时间:2016/12/8
标签：档案论文; 重点项目论文; 文件论文; 项目论文; 材料论文; 管理工作论文; 部门论文; 《基层建设》2016年20期论文;