摘要：随着我国经济发展步伐的加快，医疗事业也得到了快速的发展，作为医院发展管理的基础与大数据转型的重要构成部分，医院电子档案的精细化管理对社会的安定和谐起着重要作用。然而，由于我国大部分医院对于档案管理工作意识薄弱，尚未形成一套相对完善的档案管理工作机制，并未真正意识到电子档案的重要性，导致医院中一些重要的信息资源无法实现共享，大大降低了信息资源的利用率。因此必须完善电子档案的管理工作，真正将各项相关工作落实到位。本文针对目前医院电子档案管理中存在的各类问题进行分析与探讨，并提出相关改进建议，以供参考。
关键词：医院电子档案；精细化管理；建议
前言
作为一种重要的记载主体，医院电子档案管理主要指运用计算机技术将医院的诊断记录、医疗活动等进行归档保存。而精细化管理是服务质量精细化与社会分工精细化的时代需求。精细化管理是科学管理的第二个层次，第一层次为规范化，第三层次为个性化。与一般的电子档案有所不同，医院电子档案的信息存储具有高密度性和机读性，由此医院应树立起对档案管理的警惕意识，重视档案管理中出现的各种问题。随着科技的发展，档案管理与电子技术相结合的现代医学档案管理模式对档案的严密性与安全性提出了更加严格的要求，仅依靠档案管理人员传统的管理经验与管理方式已经不能满足医学档案管理的需求[1]。因此必须分析电子档案管理的特点与存在的问题，并采取有效措施来完善医院档案管理系统，真正落实好各项管理工作，保障档案系统的安全有序运行。
一、新型医学档案管理的特点
（1）特点与性能的全新性。电子档案具有共享性、便捷性、高密度性的特点，有效节约了档案登记的时间，优化了录入、编制等过程，节省了储存档案的空间。从而使查询手续与阅读的效率提高，有利于实现信息资源共享，提升了医院档案的管理效率。
（2）依赖于计算机系统。由于电子档案管理系统采用的是计算机数字信息技术，在管理时自然离不开计算机这一载体。由于电子档案必须通过计算机进行编码和加密，因此，其对计算机系统具有较强的依赖性。
（3）载体与内容相分离。电子档案不再依靠唯一的纸质保存形式，因此档案的内容能够自由地在任意一台计算机中进行传输。由此可见，相比于传统档案，电子档案的载体与形式是相互分离的。
二、医院电子档案管理存在的问题
（1）管理范围模糊。有别于传统档案的物质形态，电子档案的内容丰富，存储量大，所有的管理程序必须由计算机网络来实现。然而档案管理人员在实际的工作过程中，并不明确自己所要做的工作包括哪些，哪一类文档、数据需要进行保存，应该使用何种介质进行保存，是否需要备份等。这都是由于分工不明确造成的，由此带来了一系列的问题，如档案的遗失、信息丢失等，给医院与社会造成较大的影响和损失。
（2）缺乏对档案的重视。在大多数档案管理人员的意识中，档案管理就是对档案进行保存，使其对电子档案的重视程度较低，未形成现代的档案管理思维，这对医院的管理带来了较为不利的影响。为了增强档案管理人员对电子档案的重视度，消除因循守旧，封闭固化的传统管理思想，必须对文件与档案进行分类管理。同时应撰写岗位说明书，明确管理人员的岗位职责，实现电子档案管理的网络化与电子化。
（3）操作与使用过程中产生失误。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆由于各个医院对于电子档案的运用处于起步阶段，因此不仅出现硬件设备较为缺乏的现象，而且相关的专业人员也不足[2]。电子档案在管理与建设的过程中，常常因人才与设备的缺乏而造成各种损失，导致对电子档案进行存储与利用时出现各种问题，破坏了电子档案的原始性。电子档案的管理离不开具备专业与熟练信息技术的人才，只有专业的技术人员才能运用现代化的信息技术来对各类档案信息进行输入、维护、管理等，降低信息遭到窃听、伪造、泄露的几率。
（4）资金投入不足。电子档案是一项需要长期投入的工程，但是医院主要的资金投入都放在了医疗仪器与设备的购置上，对于电子档案的建设投入较少，如专业软件配置、硬盘、防磁柜等，因此电子档案的硬件与软件环境并未得到及时有效的改善与提升。
三、优化医院电子档案管理的策略
为了提高医院电子档案管理的科学性化有效性，必须重视电子档案管理过程中存在的一系列问题，并采取相应的措施以加强管理，保证电子档案管理的安全有效。
（1）提高档案管理的安全性。只有保障电子档案管理的安全性，才能使电子档案充分实现其价值。电子档案的保密机制必须严格制定和执行，对于特别重要或价值高的电子文档应制作成缩微胶片拷贝件等形式进行保存，在对每一份电子文档进行备份后，再将其存储于可实现脱机保存的载体上，保证电子档案的完整性避免数据遗失或遭到破坏。
（2）树立新的管理意识。在现代化经济时代的浪潮下，医院的主要管理者应增强对电子档案管理的认识，改变传统的思想观念[3]，意识到信息化的档案管理模式是时代发展的必然趋势，因此必须总结经验，掌握规律，对于档案管理过程中涉及到的各项职责进行明确，增强责任意识，建立并完善各项规章制度。将现代化的管理方法与医院实际相结合，做好电子档案的搜集归类于保存工作。
（3）提高系统技术。电子档案的管理离不开系统技术的支持，与传统的纸质档案相比，电子档案更具严密性，在存储的过程中需要严密的管理制度与信息技术作为保障，从而实现对电子档案的原始性与真实性的坚定。医院应提高对电子档案的安全性的维护，加强对档案的管理，落实责任制，使每一位档案管理人员各司其职，从而保证信息转换过程的真实性与可靠性。
（4）增加资金投入。为了实现电子档案管理的精细化，医院应增加资金投入，首先，应对原有的较陈旧的电脑进行更换，选择性能更加良好的防磁柜、刻录机。其次，档案室内应配有空调、灭火器等设施，以保证电子档案的运行安全。另外，为了保证电子文件传输过程的安全性，必须配备相应的安全软件，如技术加密技术和防火墙技术等，使电子档案能够在安全的环境下有效地运行。此外，为提高电子档案管理的效率，医院应更换更加高效的电脑管理系统，从而更加方便快捷地对各类行政档案与业务资料进行收集、整理、归档。
（5）加强管理团队的素质建设。医院档案管理人员的素质对档案管理的水平会产生较大的影响。在实际的工作中，由于管理人员自身的职业素质或专业技能的不足造成的纰漏仍普遍存在，由此带来的问题影响了电子档案管理的有效性与严密性[4]。因此，提升医院档案管理者的职业技能具有一定的必要性。为了提升档案管理者的职业水平，医院可采取定期培训的形式来教授相关的档案管理技能，同时对档案管理人员在实际工作中遇到的问题进行及时地解答，还可以通过相互讨论来制定解决措施，从而提升电子档案管理人员的素质，优化医院的电子档案管理工作。
四、结语
随着知识信息化时代的到来，计算机技术已渗透到各个领域当中，医疗行业也不例外。在运用新技术的过程中难免会遇到各种问题与挑战，为此医院档案管理者必须对当前电子档案管理中存在的问题进行系统全面并且深入地分析，同时针对存在的问题制定出相应的解决办法，从而不断提高和完善医院电子档案的管理水平。本文通过分析现阶段医院电子档案管理存在的几点问题，提出了提高档案管理的安全性，树立新的管理意识，提升系统技术，增加资金投入与加强管理团队的素质建设这五点建议，从而促进我国医疗事业的持续稳定发展。
参考文献
[1]王瑾.医院电子档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务，2014（21）：192.
[2]刘梅.推动医院电子档案管理工作发展的几点建议[J].中国卫生产业，2015（27）：12-14.
[3]李淑春.大数据背景下医院电子档案管理研究[J].科学中国人，2016（11）：129.
[4]贾月婷.医院电子档案的重要性与创新[J].黑龙江史志，2014（24）：73.
论文作者:沈航
论文发表刊物:《基层建设》2016年13期
论文发表时间:2016/10/26
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