新形势下高校资料室的发展对策，本文主要内容关键词为：资料室论文,新形势下论文,对策论文,高校论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G258.5 文献标识码：A
1 传统管理模式中院系资料室的“先天性不足”
1.1 管理上
目前大多数高校院系及重点学科资料室，行政上录属于所在的院系或部门管理，业务上隶属于学校图书馆管理，这种行政、业务分开的隶属关系，使院系资料室有时“无所适从”，严重妨碍了系级资料室的发展。这是造成高校中相当多的资料管理松散，图书资料利用率低的一个重要原因。
1.2 文献资源的建设与开发上
其一，由于资料室各自为政，在购置文献资料上与图书馆之间、各系之间都有重复，造成了资金使用的浪费。另外，资料室收集的文献资料，有的是有目的、有计划的订购，有的是为建设重点学科而额外采集的，有的则是科研人员为项目的需要而临时补充的，文献资源建设的质量难以保证。其二，资料室受到系、所、重点学科等服务范围的制约，一律不对外服务，使得需要外单位图书资料支援的教师和科研人员，就很难借阅到所需的文献资料。在进入21世纪学科相互渗透交叉的今天，资料室这种封闭式管理，是不利于学校的教学和科研的。
2 从发展的眼光看新组建的学院资料室的优势
学院资料室是在系系合并的基础上组建而成的，它同样具有系级资料室的许多优势。学院资料室应该削弱其弊端，发挥其优势，使其向有利的方面转化。
2.1 系级资料室的藏书建设有显著特色。众所周知，藏书是高校图书馆、也是高校专业资料室赖以生存和开展工作的物质基础，藏书建设需要一个累积的过程。高校图书馆的藏书体现是“博和多”层次，而系级资料室则为某些特定专业师生服务，定位为“专深”、“单一”。而近几年来，校图书馆也碰到了经费不足的矛盾，它虽能体现自身藏书的特点，却很难体现出专业资料室的藏书特性。
2.2 多渠道的经费来源。一般讲，高校资料室除了学校直接拨经费外，各系、所、重点学科在经济上给予了强有力的帮助。就拿我们学院为例。数学、物理两专业，每年都从重点学科基金、行政经费和创收经费中拨出部分款来订阅期刊，购置图书。近两年，还购置了一部分教学光盘，丰富了资料室的藏书，方便了广大教职工。去年，院系合并，组建学院资料室，学院又从行政经费中拨出款，购置书架，准备更新资料室的部分硬件设备，计划购买电脑，筹建电子阅览室。这些说明，学院资料室这种自筹资金、财力投资来加强图书资料建设的做法，是对校图书馆由于资金不足造成图书短缺的有利补充。
2.3 从近几年学校招收研究生的情况看。学院资料室又是培养研究生的重要基地。我们学院有好几个专业，近几年招了不少研究生，资料室不仅对教师、毕业班学生开放，还对研究生开放，给他们提供方便，保证了这部分书的流通及较高的利用率，又为教学及科研提供了必要的文献保障。随着研究生人数的不断增加，新组建的学院资料室已担负着越来越重要的角色，如果没有院系资料室，单凭校图书馆现有的图书，是很难成为培养研究生基地的。
2.4 读者固定、集中，是院系资料室的一大特点，也对院系资料室的建设起着举足轻重的作用。一方面，院系资料室利用自编的图书、期刊室藏目录，为教师提供“快”、“便”的文献服务，有些资料室还编制二次文献，为教师提供更高水平的服务，受到教师的欢迎。另一方面，院系领导对资料室重视，在经济上给予支持；教师们的科研又促使资料室文献服务更加深入。
院系资料室既然有上述这些优势，那么怎样使这些优势向有利的方面转化，使其成为学院资料室在21世纪里赖以生存的前提和保障，这就是学院资料室目前要考虑的主要问题。
3 新形势下高校学院资料室的发展对策
系与系合并，组建学院资料室，并不能看成是两、三个系的图书资料合在一起，就算完事了。我们要清楚地看到，学院资料室成立，所面临的问题还很多，如果我们不去正视问题，不去考虑切实可行的办法，不发挥自己原有的优势，在21世纪里学院资料室要生存、要发展是很困难的，最终会被图书馆所取代。这是所有高校院系资料室工作的同仁们所不愿意看到的。下面，笔者就学院资料室如何生存、如何发展等几方面的问题，来谈谈自己的看法。
3.1 建立和健全学院资料室的各项规章制度，编制图书期刊室藏目录，完善目前的手工检索系统。图书的流通工作包括图书出借制度、书库管理、借还书统计等。学院资料室是在原有几个系资料室基础上合建而成，合建之前，各室的借阅制度有所不同，合建之后，就要建立一套切实可行、方便教工又便于管理的规章制度，并要按制度严格执行。
3.1.1 缩短出借期限，健全借书制度。
据了解，有的系资料室，多年来，没有制定规章制度，有的制定过，却执行不下去，致使一部分教师手中有七、八十本到一百多本书，长期占有，只借不还，造成图书流通率下降，有些教师因借阅时间太长，不易记起，又几经住房搬迁，造成图书大量丢失，室藏资源受损，另外，因专业书籍有明显的周期性，若期限定的太短，不利发挥应有的作用。针对这种情况，我们学院资料室第一步做了归还所借的图书、期刊，遗失找不到的书，按有关赔偿制度赔偿，手续办清后再重重新办理借阅手续，并按新制度执行：每年每位教工可借阅图书十五本，到年底须全部归还，需要再借的，须到资料室办理续借手续，到年底不归还的，第二年停止借阅一切资料。期刊借阅规定：中文期刊出借一个星期，外文期刊可借二个星期，过刊借阅二个星期。研究生的借阅与教工一样；毕业班的学生做论文期间可借参考资料，每人每次只准借图书或期刊一本，时间限定两天，两天内归还者方可再借。这样做既方便了广大教工和学生，又提高了图书流通率。
3.1.2 编制图书期刊室藏目录，完善手工检索系统。
这是学院资料室业务工作的基本内容之一。它能帮助读者从浩如烟海的书刊中快速、准确地找到信息、资料，是一种不可缺少的检索工具，这样做既提高了资料室已藏文献资料的利用率，又能从一定程度上缓解因经费不足造成的缺藏资料中的信息遗留矛盾又能为发展各资料室之间、资料室与图书馆之间的合作编目创造条件。同时资料室应不断完善目前的手工检索系统，建立有分类目录、字顺目录、著者目录和主题目录四位一体的目录检索体系，方便教工从不同角度、多途径检索到自己所需要的书。另外，资料室还要加强对书库的管理。书库是放置图书的重要场所，书库要做到图书归位准确，类别分明，即便是那些没有学过分类法的读者入库，也能按类索书，既快又准确地找到自己要找的书。
3.2 各学院要加强对资料室的领导，指定专人负责关心资料室工作人员的思想动态、工作环境、学习进修、职称评定等问题，调动资料室工作人员的积极性，使他们能安心工作，全身心地投入。学院还要投入一定的资金，来加强资料室的硬件、软件设备。
3.3 资料室要加强藏书建设，调整藏书结构，有针对性地做些资料搜集工作，加强资料室服务工作的主动性。
3.3.1 资料室的藏书质量直接影响图书的流通。学院资料室收藏的图书资料必须建立在本院的专业特色、教学任务、科研成果进展和学科发展等基础上，在新形势下，学院资料室更要关注新专业的发展变化，不断调整藏书结构，方能满足不同读者的文献需求。藏书建设需要经费的支持，学院领导要在经费上往资料室倾斜，每年能拨出一定数额的款来购买新书，积少成多，不断地增多教师所需的信息。
3.3.2 相对而言，资料室是为本院师生服务的，其所藏资料不求多，而求精，所以，在经费有限的情况下，更应选择性地采购资料。一般讲，专业期刊及工具书应尽可能收集齐全，并可根据情况适当搜集一些教学参考书。作为院系级资料保存单位，应特别注意收全本院师生发表论文和成果的各类文献，因为其它任何单位都不可能在这方面下功夫，而这正是院系资料室应重点保存的，另外，还有各专业学术会议的会议资料、本院系研究生、博士生论文等，形成具有院系特色的资料库。
3.3.3 院资料室对本院各专业教师的教学工作、科研工作都比较了解，故资料员就不能等他们找上门来才为其服务，应主动承担有关资料收集工作。平时应根据各专业科研任务和研究课题，有针对性地做些题录或跟踪服务，如有可能的话可直接参加有关的课题小组，为师生的教学科研提供方便。这样资料室的作用便在实际工作中发挥出来，真正体现出资料室的价值。
3.4 推进新世纪高校图书资料管理模式的更新
图书资料上丰富的智力沉淀，重要的信息资源，运用数字化技术以贮存和传递文献信息，进一步增强图书资料的共享性和时效性，已成为时代对图书资料工作的迫切要求。根据统计，全世界目前每年出版的图书约几十万种，期刊十多万种，每年编发的科学技术文献达几百万册，而且各学科之间又相互渗透，文献资料也在相互渗透、交叉。这样既给科研工作提出了新要求，也给图书借阅、搜集整理、查找资料工作带来诸多不便。不但传统的资料搜集、储藏、编目方式已跟不上时代的要求，而且传统的手工查阅方法也面临着时间和效率的挑战，由此看来，实现图书资料的数字化管理已势在必行。
3.4.1 图书资料的数字化管理的特点
图书资料的数字化管理是以计算机为主体对图书资料管理的各个环节实行控制下的自动管理机制。这项工作是一项综合技术，通过计算机程序的自动控制，把图书资料的采购、验收、登记、编目、检索、利用等联成一体，使图书资料管理的各项业务操作系统化、自动化。它是采用计算机、光盘、网络、多媒体等现代电子技术，逐步改变图书资料传统的管理模式，作用在于提高图书资料的利用率，使图书资料管理与现代化接轨。
3.4.2 图书资料数字化管理的要求
在实现图书资料数字化管理的过程中，简单地把图书资料数字化管理理解为设备和技术上的现代化是不恰当的，从现在起，应该认识到，首先必须要实现图书资料管理观念上的现代化，其次是管理人员素质上的现代化和配套设施的现代化。观念上的现代化，即要澄清的一些模糊观念：认为图书资料数字化管理只是对本馆馆藏、本室室藏数字化，将所有刊物或音像制品全部经过数字化处理，就实现了从传统的图书资料到数字化管理的转变。其实，这只是数字化管理的一部分，图书资料数字化管理是一项巨大的工程，客观上要求突破各馆各室封闭运行的管理体制，使馆际之间、各高校资料室之间、以及图书馆与资料室、与用户之间信息传递更加便捷，图书馆之间、资料室之间可以相互联结、互通有无、资源共享。
3.4.3 数字化时代对管理人员的素质要求
图书资料实现数字化管理，对管理人员的综合素质（包括知识、技能和观念）提出了新的要求：在知识方面，不仅要进一步巩固已经掌握的学科专业知识，还要了解电子出版物的产生、生产、控制、传递和利用机制，掌握有关电子信息资源的组织、管理和处理等方面的知识，熟练操作计算机和网络通信在图书资料管理中的应用知识等。在技能方面，要具备电子信息资源的采集、存贮、组织、控制和提供利用的技能，网上信息资源组织和筛选的技能，对各种形式（光盘、软盘、磁带、磁盘、联机）和各种类型（书目、数据、数值、事实、全文、图像、多媒体）的电子信息资源进行技术适用性评估和价值判断的能力，对电子信息资源进行深层次的开发以便形成新的服务内部的能力。