电子文献采购、接收与推出使用中的问题及其工作流程，本文主要内容关键词为：工作流程论文,文献论文,采购论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着现代信息技术的发展，电子文献的载体与使用形式经历了单机版光盘数据库、局域版光盘数据库到网络版数据库，其内容包括文摘类数据库、全文数据库以及信息类数据库等。面对电子文献的载体形式及使用方式的特殊性，以及内容的多样性，如何科学地选择、组织并及时地推介给读者是图书馆面对不同于传统文献载体处理的工作流程。目前各馆对电子文献处理过程还没有形成一个较为科学和统一的工作流程，处在较为混乱的状态，为此有必要探讨、制定包括光盘数据库、网络数据库、电子期刊等电子文献从采选到为读者提供服务的工作流程，以形成科学、有续、规范的工作程序，最大地发挥电子资源的效益。
1 目前电子文献工作过程中存在的问题
电子文献的工作过程同样要经历采选、验收、编目、读者服务等流程，与印刷型文献相比，其特殊的使用形式和多样的载体特点，决定了其更为复杂的工作过程。近几年以网络数据库为主的电子文献大量涌现，如何科学的选择、组织和利用电子文献还显得较为无序，主要表现在以下几个方面。
1.1 电子文献决策与购买中的问题
传统的印刷型书、刊已形成较为成熟的采选和质量控制体系。而如何对新兴的电子文献进行采选决策，以及如何统筹整体的馆藏资源建设，目前从理论到实践都还较为置后，决策体系和引进责任比较混乱，有馆长决策型，有以采访部门为主的决策型，还有将电子文献的决策、购买、处理归属在参考咨询部等。这些工作模式没能从采的源头就开始对这种特殊的文献进行有机的整合，在引进决策程序上有失偏颇。
1.2 电子文献验收与推出使用中的问题
无论是光盘载体的电子文献还是网络型电子文献同样需要采购到货后的验收程序。计算机集成系统作为图书馆文献处理的中心应该记录电子文献从采到验收的工作状况和文献的订购与签到情况。目前对电子文献的验收与订购状况往往采取另行处理的办法，在计算机集成系统中无从反映，不仅使电子文献的验收与订购情况没有系统的记载，也给以后的资源整合与揭示设置了障碍。
目前，图书馆不同的业务部门应该如何负责电子文献的读者服务以及如何推出使用也比较混乱，除了一些主页上的数据库列表外，电子文献的读者服务和推出使用还不够充分，某种程度上降低了电子文献的使用效益。
1.3 电子文献揭示中的问题
公共书目检索系统作为图书馆的文献检索中心，各种类型与内容的电子文献也应在书目检索系统中及时反应。但目前电子文献的书目揭示还不够完整和充分，还没有较为统一的认识和工作流程，保证所有的电子文献在书目检索系统中能够充分揭示。
1.4 电子文献工作过程中的部门协调问题
电子文献的工作过程作为一种新的工作流程，其所涉及的部门更多也更为复杂。尤其是网络型电子文献工作过程是一种无实物载体进行的跨部门工作，要求各部门之间配合更为密切与协调。在目前电子文献的工作过程中，尚缺乏部门之间的工作职责划分与工作流程规定，由于电子文献在某一部门不能及时处理，使其最终为读者服务受到影响。
2 电子文献的工作流程
电子文献概括起来主要有光盘版数据库、网络版数据库以及电子版全文期刊等。其馆藏建设的学科范围广泛，而且载体形式多样，安装与使用的技术含量也更高，其工作过程涉及采访、编目、系统、参考咨询、流通阅览部等各个工作环节。面对这种新的文献形式，需要对其整体工作过程进行有机的整合与统一规范，以保障我们的工作能跟上现代信息技术的发展，为读者提供高质量的电子文献服务，其工作过程可分为购买决策与订购、接受、推出使用3个阶段，具体过程如下：
2.1 电子文献的引进决策与订购
电子文献的引进决策不应由某一部门或某人负责，应该建立规范的决策程序保障电子文献引进的科学性，首先应该成立由多方参加的馆藏发展与建设小组，电子文献的引进决策是其责任之一。为了保证引进决策的正确，人员组成可由正副馆长、采访部、参考咨询部、技术部等相关人员组成，对于一些重要的大型电子文献要责成有关人员写出评估报告，参考海外图书馆对这项工作的做法，可在参考咨询部设专人负责此项工作，并同时又是馆藏发展与建设小组的组成人员。
当有新的网络数据库、光盘数据库、电子期刊等需要决定是否购买时，可由采访部电子文献采访人员负责所有电子文献的最初信息与资料的接受，包括CALIS等组织的集团采购的接受信息与联系，并报馆藏发展与建设小组判断其是否有使用价值，以决定是否试用等。当馆藏发展与建设小组决定对考虑的电子文献进行试用，由采访部电子文献采访人员与商家或集团购买组织者联系获取该光盘或网络数据库以及电子期刊的访问地址和使用权限，并负责询问产品价格，但由馆藏发展与建设小组负责与商家进行价格谈判。同时要求参考咨询部电子文献评估人员对其进行评估，可就电子文献的学科内容、检索方式与结果、数据库界面等方面进行综合评价，并写出评估报告交馆藏发展与建设小组，对其进行讨论。可由该小组组长召集和协调会议，根据参考咨询部的评估报告，以及小组中不同人员的角度和观点进行讨论，最终得出一个全面、综合、科学的购买决定。馆藏发展与建设小组决定购买该电子文献后，通知采访部进行购买，这时采访部进一步确定价格和合同条款，并发出订单，最终由图书馆馆长签署购买协议。
2.2 电子文献的接收
(1)光盘数据库的接收。当接受新订的光盘数据库时，首先采访部负责电子文献验收的工作人员要在计算机管理系统中进行登记，对订购单创建验登记录，进行光盘验登，如是到过的光盘，直接进行验登，并通知技术部光盘已到，将所有的光盘与相关资料送交技术部。技术部负责安装光盘数据库，并将使用手册和有关说明资料转交参考咨询部，通知参考咨询部测试数据库，同时复制光盘数据库的封面等信息送交编目部，以备编目人员编目使用。参考咨询部要为数据库的使用做相关的工作，通知技术部测试完毕，准备数据库使用说明，并将使用手册和有关说明资料给编目部。
(2)网络数据库的接收。当采访部从数据库商家接到访问地址后，采访部通知系统部，告知该数据库地址，并由系统部将该数据库添加到图书馆主页的馆藏电子文献列表中。同时采访部在计算机管理系统中更新记录，通知参考咨询部该数据库已购买，并将数据库地址及有关参考资料交参考咨询部。参考咨询部准备数据库使用说明，并将数据库资料转交编目部。
(3)电子期刊的接收。当电子期刊开通后，包括以打包形式购买的电子期刊，采访部要在计算机管理系统中添加电子期刊地址，并通知系统部、期刊阅览部。系统部将电子期刊题名加入图书馆主页中的电子期刊数据库列表，采访部要向期刊阅览部提供关于电子期刊的详细信息，为期刊阅览部准备电子期刊的架签做依据。
2.3 电子文献的推出使用
电子文献的使用方式不同于传统文献，首先应在图书馆主页设有电子文献的链接列表，所有的电子文献都在链接列表中反映，工作流程如下：
(1)光盘数据库的推出使用。当光盘数据库的接收工作完成后，在向读者推出该数据库时，系统部首先要将新增的光盘数据库加入图书馆主页的数据库列表。与此同时，参考咨询部负责编写数据库说明，并加入主页数据库列表中。编目部编目和更新目录数据，编目完毕后将数据库的使用指南等资料送还参考咨询部保存。
(2)网络数据库的推出使用。系统部接到采访部的开通通知后，系统部建立该数据库的链接，将该数据库增加到图书馆主页中的数据库列表中。参考咨询部负责编写数据库说明的馆员更新数据库列表中的使用说明。编目部建立完整的书目记录，并著录856字段。编目完毕后将所有的用户手册和参考资料交参考咨询部。
(3)电子期刊的推出使用。首先系统部将电子期刊题名加入主页的电子期刊列表。编目部对新的电子期刊进行编目，包括增加856字段。期刊阅览部在现刊库中增加新的标签，以表明该印刷版期刊同时拥有电子版或标明只有电子版的期刊。这时如果是印刷版停订而被电子期刊取代，采访部可将印刷版的封面用彩色复印机复印后交期刊流通部，期刊阅览部要在现刊库中粘贴这个封面，并在书架上保留一段时间。
在进行以上工作的同时，参考咨询部还应该对馆藏电子文献进行学科揭示，并视有关数据库的重要性、检索的难易程度等进行用户教育培训。至此，电子文献从决定购买到向读者宣传教育，形成了一个完善的工作流程。这里涉及的电子文献工作过程只是一个总体的工作过程，各馆在实际工作时需根据各自的情况，制定更细致的规范与工作程序，从而保证电子文献能够科学地选择并及时为读者提供高质量的服务。
收稿日期：2003-12-10