关于企业档案概念外延部分的表述，本文主要内容关键词为：外延论文,概念论文,档案论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
〔提要〕 企业档案概念延包括普通档案和专门档案。“普通档案”和“专门档案”有各自的明确定义，它们分别来源于“通用文件”和“专用文件”。这样表述企业档案的外延有其合理性。
〔关键词〕 企业档案 概念 外延
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改革开放以来，全国各地企业大力推行档案综合管理，这与企业由生产型转向生产经营型的趋势相适应。1987年3月，国家档案局、国家经委和国家计委联合批准颁发了《国营企业档案管理暂行规定》。这一规定的制订和贯彻，大大促进了企业档案工作的发展。同时，随着企业档案综合管理的深入，在实际工作中也遇到了不少新问题。如实行企业档案综合管理后如何对档案进行分类？如何解决文书档案、科技档案、专门档案之间的交叉重叠？等等，诸如此类的问题，以及一些企业档案综合管理中遇到的具体问题。在此，笔者试图从最基本的问题——企业档案的概念入手，着重点放在企业档案概念外延部分的表述上，即着重探讨企业档案概念外延的具体内容。只有明确了企业档案概念的外延，才能进一步对企业档案进行正确的分类，才能使企业档案综合管理具有坚实的理论基础。
《国营企业档案管理暂行规定》提出，企业档案是企业在各项工作活动中形成的以科技档案为主体的全部档案的总和，包括科技、生产、计划、统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团等方面的档案。这一概念首先明确了企业档案是企业在各项活动中形成的各类档案的综合体，其次是指出其构成是以科技档案为主体，包括计划统计、经营销售、财务管理、劳动工资、教育卫生和党政工团工作等方面的档案。从严格意义上来说，“企业档案”这一概念应是对企业档案本质属性的反映，是研究企业档案以及企业档案工作现象及其运动规律的出发点。从所定义的“企业档案”概念的外延看，它应是企业内部所有档案的总和；从概念的内涵看，应具有“直接形成于企业各种活动，并记载和反映企业各种活动真实面貌”的本质属性；从下定义的一般方法，即“被定义概念＝种差+属概念”这一公式中，可看出企业档案相邻的属概念是“档案”，其种差应是“在企业活动中形成”这一特性。《规定》（简称）里“企业档案”这一概念基本上是符合形式逻辑关于下定义方法的要求，基本上反映了企业档案的本质属性。但“企业档案”概念的外延，则只是各方面档案的罗列，而且科技档案与计划统计、经营销售等方面的档案，也不是同一划分层次上的档案种类，即并非严格意义上的种类划分。
在此顺便提及，其他关于企业档案种类划分的提法还有：第一种是把企业档案划分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等几大块；第二种是把企业档案划分为文书档案和科技档案，科技档案再分为技术档案和管理档案，技术档案包括产品、工艺、设备、基建等档案，管理档案包括经济、质量、经营等档案。第一种提法不仅把几种不同划分标准的档案并列起来，而且没有包括除此之外在企业活动中形成的其它专门档案。第二种提法则是把各种专门档案归于科技档案这一大类中，混淆了它们之间的关系。由此看来，以上这些关于企业档案构成部分的划分方法，都存在着这样或那样的问题，这也说明企业档案概念外延的具体表述尚未规范化。
如何才能使之得到正确的划分呢？这就需要先分析企业档案几个组成部分即文书档案、科技档案、专门档案之间的关系。
由于文书档案、科技档案、专门档案是随着档案实践工作、档案学理论的不断发展而先后产生的，因而它们的划分不可能是遵循同一标准，它们各自是根据不同的产生领域、不同的内容特征分别进行定义的，即它们不是同一分类层次上的档案种类。所以在实际工作中产生了互相交叉，难以区分的现象。文书档案与科技档案交叉的现象早就存在，而且在管理的实际工作中也已有一些对策，在此暂且不提。单分析专门档案与文书档案、科技档案之间的混乱不清现象。现以“经营档案”为例说明。目前在各个企业中对“经营档案”的归属有不同作法①，既有因其包括大量的会议文件、法律文件、经营决策等方面的文字性材料，而把它归为文书档案的；也有因其包含各种来自生产技术、质量监测、计量部门的合同、协议、订货单以及产品质量技术水平统计与分析材料等而把它归为科技档案的；更有因其含有各种与会计档案相近的统计报表，而将其归为会计档案的。这几种作法无疑都是错误的，混淆了“经营档案”这一专门性档案与文书档案、科技档案的区别。除此之外，关于“经营档案”这一概念的表述在目前情况下也是有争议的。有的主张定为“经济档案”，包括一切反映企业内部各种经济活动的档案；有的主张形成“生产经营管理档案”②，因为自企业由生产型转向生产经营型以后，企业内部不仅形成了大量记载生产、计划、质量、技术等方面的档案材料，而且还形成了记录和反映各种经营管理活动的档案材料，这两方面的档案材料所反映的生产和经营两个过程和环节是紧密联系着的，因而可以考虑形成“生产经营管理档案”。由以上的争论可知，目前“经营档案”这一专门性档案尚无确定的概念。可进而言之，关于专门档案的概念以及各种专门性档案概念的规范性至今还存在着不少的问题。
即然文书档案、科技档案、专门档案之间存在着交叉、重叠的现象，而且“专门档案”这一概念又没有明确的统一定义，那么，我们如何来正确划分企业档案概念的外延呢？能否这样设想，将企业档案划分为普通档案和专门档案两部分，然后给“普通档案”和“专门档案”作出明确的定义，再对各类专门档案的概念作出具体的定义，以求达到正确表述企业档案其外延部分的目的。
我们知道，文件在未归档之前，可分为“通用文件”和“专用文件”。通用文件是指通行于各机关、团体、企事业单位，使用范围较为普遍的文件，如命令、指示、决定、通知、请示、报告等。专用文件则是指由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的文件，如司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。它们只能在一定的领域和范围内使用。值得一提的是，这里所指的“专用文件”还应包括科技文件材料，它是广义上的“文件”含义，而并非公文。通用文件和专用文件是根据不同的使用范围划分的，它们分别是普通档案和专门档案的来源。由此，我们可以对“普通档案”和“专门档案”作出较准确的定义了。
所谓普通档案，是指各机关、团体、企事业单位在活动中形成的，记载和反映各项活动内容并保存起来以备查考的通用文件。实际上普通档案也就是文书档案。而专门档案，是指“某一专业机关或部门在自身业务活动中形成的，反映本业务活动内容的，有一定利用价值的大量同类专用文件。”③与专用文件相应，专门档案不仅包括各种具体的专门性档案，如会计档案，司法档案等，还应包括科技档案。因为科技档案也符合专门档案的定义所给的条件。但为了避免“科技档案”与“专门档案”之间出现概念上的交叉冲突，以及避免出现不是同一划分层次的问题，可以直接把“科技档案”划分为“产品档案、基建档案、科研档案、设备档案”等几大类。不难发现，这几类档案都是具有很强的专业性，可分别作为不同门类的专门档案。也就是说，专门档案的外延包括产品档案、基建档案、科研档案、设备档案以及会计档案、司法档案等一些具体的专门性档案。对这些不同门类的专门性的档案，应进一步进行探讨，明确各自的概念、对象、特点及条件等。比如“经营档案”与“生产经营管理档案”，“会计档案”和“财务档案”、“财会档案”，这些都应加以规范化。只有当这些具体门类的专门档案的概念规范化之后，才能对企业档案进行科学的分类。
综上所述，我们对企业档案概念外延部分的表述是，企业档案概念外延包括普通档案和专门档案，普通档案即文书档案，专门档案包括基建档案、产品档案、科研档案、设备档案、会计档案、司法档案等。这符合形式逻辑关于划分类别的规则。当然，这并非企业档案具体的分类大纲，但可作为分类的基础，其合理性有四个方面的理由：
首先，这是根据同一标准即“使用范围”将企业档案划分为普通档案和专门档案，避免了以往各种类档案按不同标准划分而出现的交叉重叠，混淆不清的现象。此外，第二层次的划分，即专门档案各种类的确定，也是根据“产生领域，内容特征及专门格式”这一标准来划分。
其次，经过划分后，企业档案的两个子项，即“普通档案”和“专门档案”是相互排斥的。“专门”对于“普通”而言就是“特殊”。这两种不同的档案种类无论在内容特征上，还是在格式上都是互不相容的。若是按以往的划分方法，划分为文书档案、科技档案、专门档案等几大类，就有可能因子项的相容而犯逻辑错误，引起概念的混乱，失去划分的意义。
再次，划分后各子项即“专门档案”和“普通档案”的外延相加，是等于母项“企业档案”的外延的。因为除这两个子项外，属概念“企业档案”再没有包含别的种概念。普通档案和专门档案组成了一个企业内所有档案的总体，只有对它们进行集中统一管理，才能完整、系统地反映整个企业在生产、经营活动以及与之相联系的各项管理活动的真实面貌。不能把普通档案和专门档案裂开来，不能各自设全宗进行保管。由此可见，以企业档案为全宗，进行普通档案和专门档案的综合管理，是十分必要和切实可行的。
最后，通过逐级划分，把“企业档案”划分为“普通档案”和“专门档案”，再把“专门档案”划分为不同的种类，避免采取过去那种越级划分的方法，即把企业档案划分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等几大类的作法。这样，把属划分为种，逐级划分，依次进行，就为进一步制订企业档案的分类大纲奠定了基础。拟定大纲时，可考虑将普通档案分为党群类，政务类，教育卫生类等，而专门档案可分为质量管理类，经营管理类，生产管理类，产品类，设备类，基建类，科研类等。
当然，对企业档案外延的划分并非就是分类，分类应是“根据某一对象的本质属性而进行的划分”，因此，外延的确定是基础，依据；而分类大纲则是更进一步的划分。有必要并且有可能制定本专业系统的统一的分类大纲，各企业再据此拟定具体的企业档案分类大纲。
企业档案工作还有待深入，关于企业档案各方面的基础理论还不是很成熟。笔者希望通过对企业档案概念外延部分的探讨，能得到各位同行的指正。
注释：
①参见《档案学通讯》1990年第5期第30页。
②参见《档案学通讯》1989年第3期第50页。
③参见《档案学通讯》1989年第2期第9页。