档案馆灰色文献二次开发利用研究
——以档案编研成果为例
周铁梅
（广西民族大学，广西 南宁 530006）
摘 要 ：文章通过分析档案馆档案编研成果中未公开出版发行的灰色文献的特点与价值以及这部分文献在不同形式下的利用受阻现象，发现了阻碍档案编研成果中的灰色文献利用的主要原因，并从档案馆增强公共服务意识、拓宽档案灰色文献可利用范围、增加档案灰色文献利用渠道以及加快建设档案编研成果利用标准4个方面进行优化利用服务的思考。
关键词 ：档案馆；灰色文献；编研成果；开发；利用
0 引言
信息时代，灰色文献以各种形式广泛存在于各组织机构，例如政府部门、企业、高校、公益文化性机构、科研机构以及互联网和个人手中。通常，利用者容易检索到通过正式渠道出版发行的各类文献资料，但却很难通过常规渠道获得那些非公开出版发行、非秘密且局限流通的灰色文献，如科技报告、技术规范与标准、学术论文、会议资料、内部刊物、个人手稿等，因而容易形成灰色文献利用的困境。由于利用的局限性，无法发挥出档案编研成果真正的价值，因此对档案馆此部分灰色文献进行二次开发利用研究具有重要意义。
1 档案馆档案编研成果中的灰色文献概述
1.1 灰色文献与网络灰色文献定义
1997年举行的第3次灰色文献国际会议对灰色文献下的定义为：灰色文献（gray literature）是指不受商业出版者控制的，由各级政府部门、学术机构、工商业界生产的各类印刷或电子形式的文献资料［1］。互联网改变了传统灰色文献的传播与获取的渠道，网络灰色文献已成为灰色文献的重要组成部分。网络灰色文献指互联网上存在的不经营利部门控制，通过常规网络出版发行渠道很难获得的电子资源，包含了传统灰色文献的电子形式及依托于网络产生的新类型，如：时事动态、聊天资料、e-print和作者自存档（author self-archiving）资料等［2］。
1.2 档案馆档案编研成果中的灰色文献界定
目前，学界对于档案编研成果中的灰色文献没有明确界定，根据灰色文献和网络灰色文献的相关定义，笔者认为档案编研成果中的灰色文献是指除了已公开出版发行和在电视或互联网上商业播放的部分，那些只在档案馆内部发行以及不经商业出版者控制的在互联网或社交媒体平台上有限传播的各种形式的编研成果。以下将简称为“档案灰色文献”。
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1.3 档案灰色文献的特点
（1）数量丰富。档案馆众多编研成果中，其中的绝大部分只是作为内部发行。数据显示，在北京市所有国家级档案馆的档案编研成果调查中［3］，笔者统计到北京市档案馆以及北京16城区的国家档案馆档案编研产品数量自各档案馆编研以来总计671个，其中内部印发数量为507个，公开发行的数量为151个，数量对比悬殊，可见档案馆编研成果中灰色文献资源占据了绝大部分。（2）参考价值高。档案编研成果多是基于大量档案史料的选取与整合，特别是那些完全基于或者较多基于档案史料进行编研产生的成果具有很高的真实性，在具体领域的运用中具有很高的参考价值。例如北京市怀柔区于1991年编研内部印发的《怀柔县自然灾害史料》记述了怀柔县建县以来自然灾害资料，对当时怀柔预防自然灾害的发生,提供了史料依据［4］。（3）传播范围小。档案编研产品中的灰色文献虽然数量庞大，但是传播范围小、传播渠道窄。首先是纸质形式普遍印发数量小，多是在几十册到几百册，只有少数成果可达千册，可利用对象范围小。其次是网络档案灰色文献的限量发布，多数档案馆只在网站上提供档案灰色文献的目录或简介，由于内容和渠道的限量与狭窄使得这些灰色文献不能得到很好的开发利用。（4）形式灵活。档案馆编研成果中的灰色文献相比正规出版发行的编研成果，形式上更为灵活多样。可以是简短精练的档案管理手册、档案会议论文集，也可以是网上档案展览、微视频、口述材料、档案故事等新形式的文献。但应注意档案编研成果应是具有一定数量、体例和结构并含有利用价值的纸质文献、电子文献和数据库。
2 不同形式下档案灰色文献利用受阻现象
2.1 传统形式下档案灰色文献利用受阻现象
传统形式是指传统的纸质文献形式以及以磁带光盘等独立介质载体存储文献的电子文献形式，构成了灰色文献中数量最多的部分。
标准与规范的缺失主要体现在没有全国范围内的档案编研条例或准则，首先对档案馆应向社会公开的档案编研成果范围进行规定；其次，对各档案信息网站和社交媒体环境下的网络形式档案编研成果的发布内容作出规定；再次，对档案网站档案编研板块的设置没有规范要求；最后，对网上以档案展览、档案图片汇编等为主的图片利用形式没有标准的技术规范规定。
档案编研成果中的许多灰色文献，很多为了特定目的或解决某个问题而围绕某一领域或主题与相关机构合作编研的，涉及当地经济、生态、农业、气象、地质灾害等专业领域，因此，主要利用对象便以合作编研机构以及相关领域的特定人群为主，或是其他渠道获知编研成果的学术科研人员，利用对象单一。
2.1.2 知识产权意识强烈
档案部门作为编研主体，拥有档案编研成果的版权与支配权。由于档案编研成果的知识产权问题，通常利用者想要获取那些不公开发行的传统形式档案编研成果只能主动通过非常规渠道。档案馆只会将部分内容特殊的编研成果例如党史材料、会议材料、战争材料等在特定时间以主动发送的形式向外提供利用。如北京密云区档案馆在2005年编研的《密云地区抗日斗争史料选编》，在2005年纪念抗战胜利60周年之际当地档案馆向全县各机关单位进行主动发放。
2.1.3 获取途径繁琐
从表3可以看出，高温养护时，胶凝材料固铅试样各个龄期的浸出结果均低于地下水环境质量Ⅲ类标准0.05 mg·L-1的要求。水泥固铅试样各个龄期的浸出浓度要明显低于标准养护时的浓度。30 ℃养护下水泥试样28 d龄期的铅离子浸出浓度较3 d和7 d龄期降低的幅度更大，使得水泥试样28 d龄期的铅离子浸出浓度大幅降低，可见利用水泥固化稳定化铅离子更适合在30 ℃下进行[9]。
由于不能通过正常交流渠道获得未公开发行的档案编研成果，使得这些文献成为“深海资源”，要想获取实属不易。首先，了解档案编研成果的现状难，如果档案馆没有及时进行或更新编研成果的统计工作，会使利用者很难找到所需文献。其次，利用者就算知道档案编研成果的存在情况也只能通过申请、复印、购买等形式获得所需文献。
2.2 网络形式下档案灰色文献利用受阻现象
2.2.2 网站页面不统一
2.2.1 内容具有局限性
我院祛瘀及清热类中药致新的和严重的不良反应298例分析 ……………………………………………… 刘 洋等（8）：1091
首先是数量上不能与纸质文献编研成果更新同步，数量较少，存在于网站上的只是局部或是被挑选过的，主题多数局限于当地历史文化等相关信息。其次，内容呈现不够完整，在网站实际调研中发布在网站上的电子编研成果，只有个别网站提供数字化的档案编研成果全文阅览，其余档案馆网站多数只提供编研成果的介绍、目录和部分的编研成果。利用者不能真正实现有效的网络利用。
网络形式的档案灰色文献主要通过档案信息网站向外界传播信息，优点是传播快速、利用对象没有太大局限性，但在实际利用中也存在一些问题。
档案网上展览作为网络档案灰色文献的重要形式，是一种集文字和图片共同汇编以网站作为平台的档案展览与利用形式，虽然网上展览能够让利用者直观方便地查看相关主题的档案原件，但在实际情况中，由于相关技术不够标准化，网络展览中的档案原件图片很多存在内容不清晰或是不能放大观看具体的局部内容等情况，降低了利用者的体验感。
意识问题的强烈是指档案馆知识产权意识强烈，档案编研成果是档案部门开发利用馆藏档案的集中成果，那些不公开出版发行的档案编研成果中使用的很多档案是各档案馆专有的特色档案，在公开获取与利用上有一定主观阻碍。再者，利用者通常要通过申请、购买等方式获得这部分灰色文献，也间接体现了档案馆强烈的知识产权意识。意识问题的薄弱则是指档案馆公共服务意识薄弱，虽然档案馆的宗旨是向公众提供档案利用服务，但是在编研成果的开发利用中却鲜有档案馆考虑到公众的真正需要，事实上这两种意识存在一定的内在联系。
目前，档案信息网站是利用者获取网络档案灰色文献的主要渠道，由于各档案馆档案信息网站的设计板块与功能上存在差异，编研成果栏目不突出，导致用户在不同网站上查看利用编研成果时易造成困难。例如北京市档案馆在网站页面上直接可查“编研成果共享”，而广东省档案馆的查找路径为“档案文化—编研成果”，而天津档案信息网的查找路径为“档案业务—档案编研工作”等。
3 档案灰色文献开发利用受阻原因分析
对传统形式与网络形式中档案灰色文献的利用受阻现象进行分析，针对体现出来的特性与共性可以总结出阻碍这部分档案灰色文献开发利用的总体原因。
土壤重金属Cd、Pb、Cu、Zn和Ni全量采用HNO3-HClO4-HF三酸法消解，原子吸收分光光度法测定。重金属形态分析采用Tessier连续提取法[8]提取土壤样品中Cd、Pb、Cu、Zn和Ni 5种重金属的5种赋存形态：可交换态、碳酸盐结合态、铁-锰氧化物结合态、有机物和硫化物结合态和残渣态。
3.1 意识问题的强烈与薄弱
2.2.3 技术处理不够标准化
3.2 可利用信息内容局限性
档案灰色文献在网站上以网络形式向用户提供利用时，普遍都存在信息内容具有局限性。表现在提供的编研成果是经过选择的、局部的，电子文献成果不能与大量传统纸质文献成果同步。在实际网站调研中发现北京档案信息网、天津档案网和四川档案网都只提供档案编研的成果目录；而以上海档案信息网和湖北档案信息网为代表的19个国家省级档案网站也仅提供档案编研成果的介绍。数量少、内容不全面的文献信息显然不能满足人们的利用需求。
3.3 利用渠道单一与分散
传统纸质档案灰色文献的利用主要是通过申请、购买、复制等途径进行实物利用或是对其电子形式进行网上的局限利用，渠道较为单一。而在网络时代，直接产生于网络的档案灰色文献会在当地档案信息网站或微信微博上面提供局限利用，渠道分散。
3.4 标准与规范的缺失
2.1.1 利用对象单一
2.2.3 混播比例对混播植物MDA含量的影响 单播禾草MDA含量最高，分别比B1 、B2、B3和B4处理高27.86%、44.35%、66.40%和46.42%，与B3处理差异极显著(P<0.01)，与其他处理差异显著(P<0.05)。B2处理禾草MDA含量比B3处理高30.14%(P<0.05)，其余处理间差异不显著(表3)。除B1处理苜蓿MDA含量显著(P<0.05)高于B3和B4处理外，其余处理苜蓿MDA含量均无显著差异(表4)。
王 宇 男，1991年2月出生，安徽宿州人.天津大学智能与计算学部硕士研究生，主要研究方向为无线(长距离)mesh网络.
4 档案灰色文献开发利用策略思考
4.1 增强公共服务意识
意识问题是解决所有问题的根源，由于档案的特殊属性，档案馆注重编研成果中的知识产权于情于理，但强烈的知识产权意识是影响公共服务意识的主要障碍。要分清档案编研成果利用问题中的主要矛盾与次要矛盾，主要矛盾是提高档案馆的公共服务水平问题，次要矛盾则为档案馆对未公开发行的档案编研成果具有强烈的知识产权意识问题。要明确公众才是运用知识创造经济的主要力量，明确公众的主体地位，要主动了解公众的档案需求，从公众的角度出发，要把手中的“难得文献”积极适时向公众提供利用。
4.2 拓宽档案灰色文献可利用范围
数量有限和内容局限的档案灰色文献不能满足利用者的真实需求，要通过各种形式增加档案灰色文献的知晓度与利用率。首先要加快各省市档案编研成果的统计，由于档案灰色文献不公开出版，利用者无法从正规渠道得知自己所需和感兴趣的档案编研成果，而统计工作是社会公众了解档案编研的重要途径，也是进一步利用工作的基础，目前能通过网络调研知晓的只有北京、天津和四川进行了档案编研成果的统计工作。
4.3 增加档案灰色文献利用渠道
互联网可承载网络上直接产生的档案灰色文献的同时自身也作为传统档案灰色文献开发利用的途径，要将传统形式的档案灰色文献的开发与利用与档案网站和社交媒体紧密结合起来，进行数字化与网络化处理。此外，对于已有的网络形式档案灰色文献，可借鉴其他领域建立专题数据库的方法，实现一站式检索服务。如国外出名的欧洲灰色文献信息系统，以及美国政府的灰色文献门户网站gray LitNetwork等，它们可提供信息检索服务、灰色文献全文传递服务、灰色文献目录索引服务、灰色文献的动态报道服务等。
4.4 加快建设档案编研成果利用标准
河北省《档案工作条例》第4章34条：地方国家档案馆应当加强对馆藏档案内容的研究，编辑出版档案史料，在不同范围内发行。档案馆除了对档案编研工作要进行规范之外，档案编研成果的利用也应受到重视，特别是编研成果中未公开发行的灰色文献，具有多方面价值，对社会发展和公民教育都具有重要意义。但各种利用阻碍，导致成果价值并未得到有效传播与利用。因此，要建设档案编研成果利用标准，要对档案编研成果中的灰色文献的利用范围、网络环境下的内容形式、网页设计、技术要求等进行规范，以增强用户的利用体验。
我院临床药师2016年至2017年会诊回顾性分析……郭剑伟，法艳梅，余 梅，彭红艳，吴姗姗，杨玉仙（12）
参考文献
［1］STOCK C.Gray Literature in an open context：from certainty to new challenges［EB/OL］.（2003-08-22）［2019-07-10］.https://archivesic.ccsd.cnrs.fr/documents/archives0/00/00/08/93/sic_00000893_01/sic_00000893.pdf.
［2］徐刘靖，刘细文.国外网络灰色文献开发利用模式及服务方式研究［J］.图书情报知识，2006（1）：78-80.
［3］黄夏基，梁艳.信息时代档案编研的“恒”与“变”［J］.档案学通讯，2016（4）：39-44.
［4］那栋伟.国内网络灰色文献的开发和利用［J］.现代情报，2011（3）：99-102.
Study on the secondary development and utilization of gray literature in archives:taking the results of archives compilation and research as an example
Zhou Tiemei
（Guangxi University for Nationalities,Nanning 530006,China）
Abstract ：By analyzing the characteristics and value of gray literature not published and published in the archives compilation and research results of archives,and the phenomenon of hindering the utilization of gray literature in different forms of archives,this paper finds out the main reasons that hinder the utilization of gray literature in archives compilation and research results,and from the point of view of archives,we should strengthen the consciousness of public service and broaden the available scope of archives gray literature.Thoughtson optimizing the utilization service from four aspects:increasing the utilization channel of archival gray literature and speeding up the construction of the utilization standard of archival compilation and research results.
Key words ：archives;gray literature;compilation and research results;development;utilization
中图分类号 ：G275
文献标志码： A
作者简介 ：周铁梅（1993—），女，贵州贵阳人，硕士研究生；研究方向：档案学理论与实践。
（责任编辑 顾培培）