科学技术工作者的时间管理，本文主要内容关键词为：工作者论文,科学技术论文,时间论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G316 文献标识码：A 文章编号：1672—7312（2005）06—0066—05
1 问题的提出
在知识经济初见端倪的现代社会，一个人不可能也没有必要无所不知、无所不为。作为科学技术工作者，可供自己支配的时间很多，如果缺乏时间观念，在科学研究方面任凭兴趣所致，在日常生活方面随意放松自己，再多的时间也会不知不觉从身边溜走。坦率地讲，随着生活节奏的不断加快，人们愈来愈重视时间的价值，并且认识到时间是一种特殊的资源。如何最充分、最有效地利用时间，在最少的时间里获得最大的收益，已成为现代管理的一项重要内容，也是科学技术工作者不容忽视的一项重要课题。时间和管理是不可分割的两个概念，从某种意义上讲，管理的效率实际上就是时间的利用效率。近年来，知识管理、科研团队等领域的研究如火如荼。其实，恰恰在科学技术工作者的自我管理这一层面上，知识管理、科研团队建设离不开时间管理的支持和保障。本文拟从科学技术工作者自身的时间管理出发，探索科学技术工作者如何充分利用有限的时间，高效地完成更多的工作。
2 研究科学技术工作者时间管理的意义
2.1 时间管理的内涵
时间、空间是人类认知体验中最基本的层面。时间概念使事件发生有了先后，从而为我们的生活建立了秩序[1]。
时间是世界上最充分的资源，每个人都拥有24小时的一天，然而时间又是世界上最稀缺的资源，每个人只能拥有24小时的一天[2]。时间看上去稍纵即逝：当我们在生活中努力配合它的节奏，却发现很难“找到合适的时间”、“能够按时”、“及时抢抓机会”。我们总感“时间不够用”，其实仅仅是“没有时间”去做我们需要并打算去做的每一件事情。基于此，我们有必要对时间的本质有深刻的认识。时间有四项独特性：一，供给毫无弹性；二，无法蓄积；三，无法替代；四，无法失而复得。哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性。”列宁曾说：“一切经济最后都归结为时间经济。”而管理时间是有技巧的，时间管理是有效率高低之分的[3]。
时间管理是指管理者对时间的管理。具体地说，就是管理者为提高时间的利用率和有效性，对时间的消耗进行计划、实施、检查、评价、反馈等程序的一系列控制活动。用德鲁克（Peter F.Drucker）的话说，时间管理就是“做正确的事”（to get the right things done）并且“正确地做事”（to do things right）。其中，“做正确的事”是指要把时间用在正向上，尽量少浪费（有效）。“正确地做事”是指在实施过程中力求“多、快、好、省”，尽量提高时间的效能（效率）。工作业绩是效率和有效的时间投入的函数。由于时间投入不仅在于数量多少，且更在于是否有效，所以，时间管理的关键是“做正确的事”。
“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，从某种意义来讲，时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自我管理”。
2.2 科学技术工作的特点
科学技术研究是一项以脑力劳动为主的创造性劳动。这种劳动的特征要求科学技术工作者不仅应当具有良好的思想品德和优化的智力结构，还要掌握科学的思想方法和有效的管理技巧。首先，科学技术工作者是知识经济时代的主力军，是社会经济发展所需知识和技术的创造者。对于这个群体的时间管理研究是为了更好地发挥好他们的聪明才智，为社会创造更多的物质财富和精神财富。然而，科学技术工作者往往又是充满个性而难以驾驭的。这缘于他们的工作主要是思维性活动，依靠大脑而非肌肉，劳动过程往往是无形的，而且可能发生在每时每刻和任何场所。加之工作并没有确定的流程和步骤，其他人很难知道应该怎样做，固定的劳动规则并不存在。因此，对劳动过程的监控既没意义也不可能。另外一点，在科研单位，科学技术工作者一般并不独立工作，他们往往组成工作团队。因此劳动成果多是团体智慧和努力的结晶，这给规划个人的时间管理和衡量个人的绩效带来了困难，因为分割难以进行[4]。
2.3 时间管理是科研管理的重要方面
现在，由于科研任务主要以申请课题的形式存在，改变了计划经济时代那种等上级下达以及向上级申请研究项目的“等，靠，要”思想，科学技术工作者要获得科研任务就必须自己申请课题，或者到社会上去寻找课题，无论从哪方面来讲都不是一件很轻易的事情。除了研究课题需要具有一定的学术水准和现实意义外，更重要的是在获得课题的过程中难免会遇到各种各样的学术、交际等问题，这就需要当事者投入大量的时间和精力。同时，现代科研工作越来越复杂，跨学科的课题是当代研究项目的主要特征，这需要大量具有不同学科背景的人员参与协调合作，正确处理好同其他研究人员的学术关系、利益关系、工作分工关系无不涉及到时间管理问题。
由此看来，时间管理是科学技术研究管理的重要方面。
3 科学技术工作者时间管理的原则与方法
3.1 时间管理的原则
时间管理堪称一门有效利用时间的艺术和科学。无论对于科学技术工作者来说，还是对于任何其他组织或个人而言，时间管理是效率管理的关键因素。善于管理时间的组织和个人在社会中能更具竞争力地面对来自各方面的挑战。基于时间管理，我们应该遵循以下基本原则。
（1）计划原则
计划是管理的首要职能。俗话说“磨刀不误砍柴工”。对于科学技术工作者自由支配时间较为充裕的特点来说，若花费少量时间进行计划，就可以节省更多的时间。每日的计划可以提高工作的有序性，并给自己规定最后时限，便于自我约束。考虑到脑力劳动对精力有较高要求的特点，每一位科学技术工作者都应该掌握自己的生活规律，把自己精力最充沛的时间集中起来，专心去处理最费精力、最重要的工作。否则，就可能会把最有效的时间切割成无用的或者低效率的零碎时间。
（2）节约原则
首先对时间进行有效分析，确定哪些事根本不必做，哪些事做了也是白费功夫。对于那些浪费时间和精力、完全没有必要去做的事情，即使列入了计划，也应断然取消；或者明确应该由别人干的工作，包括不必由你干，或别人干比你更适合的，则交给别人去干。其次，将能够合并起来的事情一次完成，从全局出发，综合考虑时间和工作的情况，合理地利用与分配时间，产生统筹的效果[5]。再次，注意排除浪费时间的因素。在日常生活和工作中，产生时间浪费的原因很多，如一个单位的制度不健全、环节过多、信息不灵、人浮于事、相互扯皮等等都会造成时间上的惊人浪费。最后，还要检查自己是否有浪费别人时间的行为，如有，也应立即停止。
（3）效率—效果原则
很多情况下，人们往往忽视目标或者忘记预期的效果，而把精力全部集中在具体的活动上，终日忙忙碌碌倒成为他们的目标。近年来，这种现象越来越普遍，这着实应该引起大家尤其是科学技术工作者的重视。实际上在英文中，效率是Efficiency，而效果是Effectiveness，二者还是有所区别的。科学技术工作者应支配自己的工作，而不是被工作所支配，通过有效率的工作达到预期的效果。
3.2 时间管理的方法
3.2.1 ABC控制法
ABC控制法又称“重点管理法”。在人们有组织的工作中，少数关键性的工作（大约20％）通常能够产生大部分的效果（大约80％），这就是帕累托原则，或2／8定律。因此，科学技术工作者应该把他们的精力集中在能够产生重大结果的那些“关键性的少数活动”上。因此，在把握时间的优先顺序时，按任务在工作中的重要、紧迫程度进行排队分类、区别对待是非常必要的。ABC法在时间管理中的应用， 就是把工作划分为最重要、重要和不重要三种情况，归入A、B、C三类。通过分析，对A类事务进行重点管理，对B类事务进行一般管理，对C类事务的管理再次之[6]。
其中：A类工作分量最重，时间最紧，影响最大，数量约占总量的10％～15％，价值约占总值的70％～75％，是必须处理、及时处理、亲自处理的工作，投入的时间必须最多，应该在80％左右。B类工作分量一般，不太紧迫，影响也一般， 数量约占总量的25％～30％，价值约占总量的15％～20％。这类工作，或自己去做，或授权别人去做，投入的精力不宜过多，在20％左右即可。C类工作既不重要、 也不紧迫、无暇顾及亦不会产生严重后果，数量约占总量的60％～65％，价值约占总量的5％～10％，这类工作不必介入。
3.2.2 艾森豪威尔法
艾森豪威尔法是美国将军艾森豪威尔（Dwight D.Eisenhower）提出来的一种简单实用的时间管理法则[7]。原理如下：
B级工作
A级工作
重要但不紧急 重要且紧急
D级工作
C级工作
例行公事
紧急而不重要
O
紧急性
这种方法先根据紧急性和重要性把工作分类，之后再根据轻重缓急采取对策：
A级工作：重要且紧急——必须亲自处理，立即处理。
B级工作：重要但不紧急——必须纳入工作计划，制定具体完成期限；也可以交给助手去做，但是要督导，不能放任自流。
C级工作：紧急而不重要——可以交给助手去做，事毕提交报告即可。
D级工作：既不重要，也不紧急，就是常说的例行公事——您要么束之高阁，要么交给助手去做。
运用艾森豪威尔法的关键是要将待完成的工作进行合理分类。实际上，一般人每天习惯于应付很多重要且紧急的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什么。其实最重要的是要做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修（有些人恰恰把这当成了“例行公事”）等；假若你不优先去做，随着时间的流逝，你人生远大的目标将不易达成。具体到科学技术工作者，也是同样的道理。
3.2.3 时间—价值弹性分析法
在经济学中，弹性即某一经济变量对另一经济变量变化的反应程度。其公式为：
(1)
上式即为变量y相对于x的弹性的定义[8]。经济学分析中比较常用的是需求价格弹性，即根据价格处于不同阶段时需求的价格弹性不同采取不同的定价策略，这种分析被广泛地应用于航班及游乐场所的定价中，一般会导致价格歧视策略的结论。此后，弹性分析还被应用于项目管理中[9]。
在此，我们将弹性分析引入科学技术工作者的时间管理中，选定时间t和价值v两个变量，定义价值的时间弹性为：
(2)
我们认为一项科学技术研究工作可以分为三个阶段S[,1]、S[,2]、S[,3]，其中，S[,1]为规划阶段；S[,2]是按程序实施阶段；S[,3]是总结收尾阶段。 考虑到当前科学技术研究课题多采用申报方式，此时S[,1]包括了申报阶段。
然后定义学术带头人的策略集P为按三阶段时间分配优先性的不同排列，即
P＝（p[,ijk]）
（3）
其中，i，j，k＝1，2，3且互不相等。
按照课题各个阶段的价值大小排列如下：
v[,1]＞v[,3]＞v[,2]
（4）
按照各个阶段所需时间的多少排列如下：
t[,2]＞t[,3]＞t[,1]
（5）
由式（2）式（4）式（5）可知，三个阶段的时间价值弹性按大小排列如下：
ε[,1]＞ε[,2]＞ε[,3]
（6）
参照弹性的经济学意义可知，在课题的三个阶段，对时间的变化最敏感，我们认为时间弹性越大的工作更具优先性。因此，可以知道学术带头人的最优时间分配策略是：
P[*]＝p[,132]
（7）
即学术带头人应优先把时间分配给S[,1]，这一阶段主要是课题的申报和课题的规划，如上文所提及，课题的申报对于科学研究来说越来越重要，而课题的规划同样不可忽视，所谓好的开始是成功的一半，在此，我们证明了这一点。其次，才考虑把时间分配给S[,3]，即总结收尾阶段，前一阶段S[,2]通过实验（自然和工程科学）和调查研究（社会科学）收集了大量的数据和其他材料并进行了初步的整理，因此这一阶段将重点分析所得的结果并寻求合理的结论。最后，学术带头人才考虑S[,2]。这基本上符合我们观察到的事实。
4 时间管理的与时俱进
4.1 时间管理的若干技巧
时间管理技巧体现在如何灵活运用时间、高效率地工作和协调指挥等方面。一是时间安排要有机动性，以便于应付个人无法控制的事件发生。二是实行有效的授权，如果某件事由助手来做更能节省时间，又能保证质量，就把工作交给他。三是合理组织各项任务，对所要做的工作进行组织，取消那些在整个工作过程中不起任何作用的步骤，将若干个不同却又有些相似之处的步骤结合起来，根据省时、效能的原则重新安排或变更工作的顺序[9]。
此外，能够有效使用与支配时间的科学技术工作者应该努力培养如下素质：
（1）具有果断处理问题的能力；
（2）具有最佳使用人才的能力；
（3）具有识别关键问题并做出决策的能力；
（4）拒绝在“办不到的”事情上浪费时间；
（5）具有强烈的时间观念。
4.2 时间管理与流程再造
流程再造理论最早由美国人迈克尔·哈默（Micheal Hammer）和詹姆斯·钱辟（James Champy）在1993年提出，所谓企业流程再造就是对企业的整个流程进行根本性的重新思考，并采取行动加以彻底的改革，以求迅速改善成本、质量、服务等方面的重大问题[10]。企业流程的再造不是小修小补，而是彻底反思现有的整套工作流程，而反思的焦点在于关键流程。流程再造中会考虑各种生产要素的投入，在此我们主要考虑科学技术工作者的时间投入和分配。
基于上文的时间—价值弹性分析和流程再造理论，我们认为，科学技术研究特别是科研团队时间管理中的流程再造就是：在压缩时间成本、消除无效时间的基础上改造流程，并进而利用时间—价值弹性分析的方法使得时间在工作流程各阶段得到合理的分配。具体而言，其思路如下：
（1）确定现有的工作流程图，进一步细分为子流程，注明各子流程的时间成本。按照有效时间和无效时间的划分对流程进行改造，消除无效时间。
（2）对工作流程进行分析，对可以并行的流程按照并行工程的方法进行整合，形成新的工作流程。
（3）重复（1）、（2）。
（4）按照时间—价值弹性分析的方法分析各流程的时间弹性， 确定各流程的时间优先分配序列。
4.3 善于利用节约时间的科学技术成果
鲁迅说过，“节省时间，也就是使一个人的有限的生命更加有效，也即等于延长了人的生命。”有作为的科学家、发明家深刻懂得时间的价值，惜时如金，只争朝夕，对于他们所从事的工作专心致志，锲而不舍，达到痴迷的程度[11]。令人遗憾的是，现实中，广大科学技术工作者中不是每个人都能够做到经常计划并合理安排自己的时间。看上去，这是因为大多数人整日为了所热爱的事业而操心忙碌。更为确切的原因或许是，他们被繁忙的日常事务所纷扰，无暇也没有精力和积极性去考虑合理安排自己的时间。但有一点应该是大家有所共识的，那就是要善于利用节约时间的科学技术成果。
这些成果包括：计算机、复印机、投影仪、数码相机，以及电话、网络等各种通讯手段。个别学者、教授对利用电子邮件（E-mail）进行学术沟通，以及使用投影仪放幻灯片（Power Point）辅助课堂教学都颇有微词，甚至为自己的保守和懒惰进行辩解，是值得大家警醒和深思的。另一方面，越来越多的科学技术工作者学会了利用“计算机文献检索系统”进行学术研究，这已成为他们不可或缺的科研手段。毋庸置疑，各种设备、设施的作用是巨大的，但是，它们并不能解决最基本的时间管理问题。相反，一个人即使被最复杂、最尖端的现代设备包围着，也很可能没有什么工作效率[12]。
归根到底，一个人的时间效率主要是由两个因素决定的：实用的方法和科学的训练。这也正是本文的立足点。